Kepada Siapa Ini Mungkin Bermasalah: Kapan dan Bagaimana Menggunakannya dengan Benar

Suatu ketika, sebelum hampir semua orang memiliki akses ke Internet di telapak tangan mereka, adalah umum untuk memulai korespondensi bisnis dengan salam Kepada Siapa yang Berperan. Tapi waktu telah berubah.

Kami akan melihat apakah Anda harus menggunakan To Whom It May Concern, menjelajahi beberapa alternatif, dan membicarakan satu-satunya jenis korespondensi di mana salam ini masih dapat diterima.

Haruskah Anda menggunakan To Whom It May Concern?

Kami tidak dapat memikirkan banyak alasan bagus untuk menggunakan Kepada Siapa yang Berperan dalam email atau surat. Tapi ada beberapa alasan kuat untuk tidak melakukannya.

Sebagai permulaan, ungkapan itu kuno dan pengap. (Jika Anda berkonsentrasi, Anda hampir dapat mendengarnya diucapkan dengan aksen mewah yang terpengaruh, bukan?) Ini adalah sisa dari masa ketika korespondensi bisnis memiliki nada yang jauh lebih formal. Hari-hari ini, bagaimanapun, kami bertujuan untuk gaya percakapan yang alami.

#Kiat Pekerjaan: Jika Anda menargetkan perusahaan tertentu, dapatkan nama sebagai titik kontak. “Kepada Siapa Yang Dipedulikan” tidak lagi berfungsi! #jaringanlangsung

— Erin Kennedy, CPRW (@ErinKennedyCPRW) 7 November 2017

Dalam beberapa korespondensi, To Whom It May Concern mungkin menyiratkan tingkat kemalasan di pihak pengirim. Jujurlah—apakah Anda benar-benar tidak tahu siapa yang menjadi perhatian email atau surat Anda, atau lebih karena Anda tidak mau repot untuk mencari tahu? Berhati-hatilah agar To Whom It May Concern tidak menunjukkan kurangnya perhatian di pihak Anda.

TERKAIT: 7 Tips Berguna tentang Cara Menulis Email Profesional yang Sempurna dalam Bahasa Inggris

Tiga Alternatif Untuk Siapa Ini Mungkin Bermasalah

Anda hampir selalu dapat menemukan salam lain. Mari kita lihat beberapa opsi.

1 Yang Terhormat [Orang Tertentu],

Anda cerdas. Anda memiliki seluruh Internet (termasuk LinkedIn) di ujung jari Anda. Jika Anda tahu Anda menulis surat langsung kepada seseorang (manajer perekrutan, misalnya), kerjakan pekerjaan rumah Anda dan cari orang yang relevan. Ya, surat Anda mungkin diteruskan ke orang lain, tetapi orang-orang itu akan melihat bahwa Anda cukup peduli untuk menemukan orang yang tepat untuk dituju.

Jika pencarian Internet Anda tidak mengungkapkan nama kontak, Anda selalu dapat menggunakan opsi retro—angkat telepon dan lakukan panggilan. Tidak perlu sembunyi-sembunyi menanyakan nama orang tersebut, jadi jujurlah. Jika Anda mencari nama kontak pekerjaan, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti “Hai! Saya melamar posisi manajer pemasaran dan saya ingin mempersonalisasi surat lamaran saya. Bisakah Anda memberi tahu saya siapa yang bertanggung jawab atas perolehan bakat untuk pekerjaan itu?

2 Yang Terhormat [Peran], atau Yang Terhormat [Departemen],

Jika Anda tidak dapat menemukan nama individu, Anda dapat sedikit memperluas dan merujuk peran orang tersebut atau departemen tertentu. (Misalnya, Manajer Perekrutan yang terhormat, Departemen Penerimaan yang terhormat.)

Terkadang, meneliti nama kontak bukanlah penggunaan waktu Anda yang terbaik. Manajer perekrutan, misalnya, tidak menghabiskan lebih dari beberapa menit untuk melihat resume, jadi fakta bahwa surat lamaran Anda tidak memiliki personalisasi mungkin tidak akan dianggap sebagai tanda bahaya. Setidaknya Anda menghubungi departemen yang tepat. Luangkan waktu Anda untuk menulis surat lamaran yang luar biasa.

3 Halo, atau Salam,

Jika Anda tidak menjangkau seseorang, atau jika pesan Anda dapat dilihat oleh beberapa orang, Anda tidak akan salah dengan halo yang sederhana. Ingatlah bahwa Halo dan Salam sedikit lebih santai daripada opsi lain yang kami daftarkan, jadi itu mungkin bukan pilihan terbaik untuk hal-hal seperti surat pengantar atau korespondensi bisnis formal lainnya.

Kapan boleh menggunakan To Whom It May Concern?

Katakanlah Anda sedang menulis surat rekomendasi untuk seorang kolega. Dia akan membuat banyak salinan untuk dibagikan pada wawancara, dan surat-surat itu dimaksudkan untuk dilihat oleh siapa pun yang tertarik untuk mempekerjakannya. Dalam hal ini, karena korespondensi umumnya dianggap formal, dan karena tidak ada satu pun penerima atau departemen khusus, To Whom It May Concern bekerja.

Beberapa kasus di mana Kepedulian Yang Mungkin Sesuai:

• Surat rekomendasi/referensi
• Keluhan resmi yang diajukan ke perusahaan
• Surat pengantar
• Surat minat / calon pelanggan

TERKAIT: Cara Mengakhiri Email: 9 Sign-Off Tidak Pernah Gagal dan 9 yang Harus Dihindari

Namun, dalam kebanyakan kasus, cobalah untuk mempersempit fokus Anda daripada memberikan jaring yang luas. Tanyakan pada diri Anda “Siapa yang menjadi perhatian email ini?” Jika Anda dapat dengan jujur ​​menjawab “Siapa saja”, maka jangan ragu untuk menggunakan Kepada Siapa Yang Berperhatian. Tetapi jika Anda dapat pulang, baik secara individu (Mr. Smith) atau departemen (Departemen Penerimaan), selalu gunakan pendekatan yang lebih spesifik.