Cara Menulis Risalah Rapat, Beserta Contohnya

Mencatat notulensi rapat mungkin terasa biasa atau penting, tergantung pada agendanya, namun yang terpenting adalah tulisan Anda jelas dan akurat. Bagaimana pun perasaan Anda tentang peran Anda sebagai transcriber, mencatat notulensi rapat yang efektif adalah hal yang penting dalam jangka panjang bagi organisasi mana pun yang mengadakan rapat.

Pada artikel kali ini, kita akan membahas cara menulis notulen rapat seperti seorang profesional sehingga semua orang yang terlibat memahami dengan jelas apa yang terjadi selama rapat hanya dengan membaca notulennya. Berikut beberapa tip dan templat untuk membuat notulen rapat menjadi mudah.

Apa itu notulen rapat?

Risalah rapat merupakan catatan tertulis mengenai suatu rapat atau sidang. Risalah biasanya terstruktur dan formal sehingga dapat dibagikan setelah pertemuan dan menjadi dokumen sejarah di masa depan.

Bagi mereka yang tidak dapat menghadiri rapat , notulensi akan mempercepatnya. Risalah juga menawarkan pertanggungjawaban terhadap item tindakan yang dibahas selama pertemuan.

Yang lebih penting lagi, jika suatu organisasi menghadapi situasi hukum apa pun, notulensinya berfungsi sebagai catatan resmi yang membuktikan uji tuntas, etika, dan kepatuhan terhadap peraturan.

Siapa yang membuat notulen rapat?

Sekretaris paling sering membuat notulen rapat. Organisasi nirlaba, lembaga pemerintah, sekolah, perusahaan publik, dan serikat pekerja biasanya diharuskan mencatat notulen rapat resmi. Namun, banyak perusahaan lain juga menggunakan notulen rapat untuk menyimpan catatan resmi.

Cara menulis notulen rapat

Gaya dan isi notulensi rapat akan bervariasi tergantung pada organisasi dan strukturnya. Apapun itu, Anda harus selalu menyertakan informasi dasar, seperti tanggal, waktu, dan peserta. Namun banyak organisasi juga akan mendapat manfaat dari memiliki item opsional lainnya seperti dokumen tambahan dan item tindakan. Baca terus untuk mengetahui apa yang harus disertakan dalam notulen rapat Anda.

8 elemen dasar notulen rapat

Ini adalah item penting untuk disertakan dalam notulen rapat Anda:

1 Tanggal

2 kali

3 Lokasi

4 Peserta

5 Topik dibahas

6 Gerakan

7 Hasil pemungutan suara

8 Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya

Apa lagi yang harus disertakan dalam notulen rapat?

Kebanyakan organisasi akan menambahkan setidaknya satu atau dua elemen lain dalam catatan rapat mereka. Selain hal-hal penting, catatan rapat Anda dapat mencakup dan disusun dengan cara apa pun yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Berikut beberapa elemen khusus yang dapat Anda sertakan dalam notulen rapat Anda:

• Dokumen tambahan
• Item tindakan
• Tujuan pertemuan
• Hal-hal yang akan dibicarakan lain kali
• Pembaruan status proyek dan hasil pemungutan suara
• Langkah selanjutnya, seperti penelitian dan tindak lanjut
• Bagian untuk menentukan peserta yang merupakan tamu, bukan pemilih, atau pembicara
• Koreksi atau perubahan risalah rapat sebelumnya

5 tips menulis notulen rapat

Setelah rapat ditunda, gunakan catatan Anda untuk menulis dan mengedit notulen rapat, lalu membagikannya. Ada baiknya untuk menuliskan notulen rapat Anda segera setelah rapat selesai sehingga Anda tidak melewatkan apa pun.

1 Bersikaplah konsisten

Akan membantu jika menggunakan templat setiap kali Anda membuat notulen rapat. Dengan begitu, semuanya ditata dengan cara yang sama, dan Anda tidak perlu membuang waktu untuk menambahkan judul dan poin-poin . Hal ini berguna nantinya ketika orang lain dalam organisasi perlu mereferensikannya. Beberapa organisasi bahkan mencantumkan agenda dan peserta yang diharapkan dalam catatan rapat untuk efisiensi.

2 Catatlah

Saat Anda mulai berperan sebagai sekretaris, Anda mungkin mengalami kesulitan dalam membuat catatan. Jika Anda mengalami hal ini, pertimbangkan untuk merekam rapat. Anda dapat melakukan ini dengan ponsel cerdas, perangkat perekam audio, atau kamera apa pun. Nantinya, Anda bisa menggunakan layanan transkripsi kecerdasan buatan atau sekedar mendengarkan kembali rekamannya sebagai penyegaran bila diperlukan. Namun, sebelum merekam, pastikan peserta Anda tahu bahwa mereka sedang direkam.

3 Jadikan catatan Anda dapat dilihat selama rapat

Terkadang, rapat bersifat kolaboratif . Hal ini terkadang terasa kacau dan menyulitkan untuk melacak semuanya. Membuat catatan dapat dilihat di proyektor atau membagikan layar atau dokumen Anda selama rapat memungkinkan rekan satu tim Anda berkontribusi pada catatan tersebut.

4 Ringkaslah

Saat Anda menulis catatan rapat, rangkumlah . Anda harus mendokumentasikan informasi sebanyak mungkin, tetapi jangan menulis semuanya kata demi kata. Tidak perlu mencatat semua yang dikatakan dalam catatan rapat. Anda juga mungkin mengalami kesulitan untuk mengikutinya jika mencoba menulis seluruh percakapan kata demi kata. Sederhanakan dan perjelas apa yang terjadi selama pertemuan.

5 Labeli komentar dengan inisial

Jika beberapa orang dalam rapat mempunyai masukan mengenai suatu masalah, sebaiknya gunakan inisial peserta untuk menunjukkan siapa yang berkontribusi. Anda juga dapat menggunakan inisial untuk menunjukkan siapa yang akan bertanggung jawab atas langkah selanjutnya. Teknik steno ini adalah cara yang efisien untuk memperjelas percakapan dengan banyak orang.

5 templat untuk notulen rapat

1 Risalah rapat dewan

Telepon untuk memesan

Difasilitasi oleh ketua dewan.

[Nama Ketua Dewan] dipanggil untuk memerintahkan pertemuan rutin [organisasi Anda] pada [waktu pertemuan] pada [tanggal pertemuan] di [lokasi pertemuan].

Kehadiran

Difasilitasi oleh sekretaris.

Sekretaris melakukan absensi. Hadirin sebagai berikut:

• [Nama]
• [Nama]
• [Nama]

Orang-orang berikut ini tidak hadir:

• [Nama]
• [Nama]
• [Nama]

Persetujuan menit

[Nama Sekretaris] membacakan risalah rapat terakhir. Risalah tersebut disetujui.

Masalah terbuka

• [Masalah #1]
• [Masalah #2]
• [Masalah #3]

Bisnis baru

• [Item bisnis baru #1]
• [Item bisnis baru #2]
• [Item bisnis baru #3]

Penundaan

[Nama fasilitator rapat] menunda rapat pada [waktu rapat berakhir].

Penyerahan dan persetujuan berita acara

Berita Acara disampaikan oleh: [Nama Sekretaris]

Risalah disetujui oleh: [Ketua dewan atau nama fasilitator rapat]

2 Templat pertemuan informal

Telepon untuk memesan

Rapat [nama organisasi] diadakan di [lokasi pertemuan] pada [tanggal pertemuan].

Peserta

Anggota pemungutan suara yang hadir antara lain:

• [Peserta #1]
• [Peserta #2]
• [Peserta #3]

Tamu yang hadir antara lain:

• [Tamu #1]
• [Tamu #2]
• [Tamu #3]

Persetujuan menit

Mosi untuk menyetujui risalah [tanggal rapat sebelumnya] sebelumnya dibuat oleh [nama sekretaris] dan didukung oleh [nama wakil].

Laporan

• [Nama laporan] dibawakan oleh [nama presenter]
• [Nama laporan] dibawakan oleh [nama presenter]

Gerakan utama

• [Nama gerak] digerakkan oleh [nama penggerak] dan diperbantukan oleh [nama orang yang mendampingi]. Mosi tersebut [dilakukan atau gagal] dengan [jumlah suara] mendukung dan [jumlah suara] menentang.

Penundaan

[Nama fasilitator rapat] menunda rapat pada [waktu penundaan].

3 Templat rapat dengar pendapat publik

Tanggal pertemuan:[Tanggal pertemuan]

Waktu pertemuan:[Waktu pertemuan]

Sekretaris:[Nama Sekretaris]

Perkenalan

[Nama pemimpin rapat] memperkenalkan rapat:

• [Poin pembicaraan]

Panggilan masuk

Anggota yang hadir:

• [Peserta]

Gerakan #1

Komentar:

• [Inisial atau nama pemberi komentar] [komentar] [label seperti: ide, item tindakan, atau kesimpulan]

Gerakan #2

Komentar:

• [Inisial atau nama pemberi komentar] [komentar] [label seperti: ide, item tindakan, atau kesimpulan]

Ide

• [Ide]

Langkah selanjutnya

• [Langkah selanjutnya]

Kesimpulan

• [Kesimpulan]

4 Catatan pertemuan klien

Proyek:[Nama proyek]

Peserta:[Peserta]

Tanggal dan waktu:[Tanggal dan waktu]

Agenda

• [Topik untuk didiskusikan]
  • [Tujuan]
  • [Poin-poin penting]

Catatan

[Informasi penting tambahan apa pun yang dibahas selama pertemuan]

Hasil

[Keputusan penting]

Item tindakan

• [Nama penanggung jawab] [Langkah selanjutnya]
• [Nama penanggung jawab] [Langkah selanjutnya]

5 menit manajemen proyek

Tanggal dan waktu:[Tanggal dan waktu]

Hadir:[Peserta]

Absen:[Anggota proyek tidak hadir]

Lokasi:[Tempat pertemuan]

Proyek:[Nama proyek]

Topik

1. Pembaruan dari [tim]
2. Kemajuan pada [proyek]
3. Hasil dari minggu sebelumnya

FAQ notulen rapat

Apa itu notulen rapat?

Risalah rapat mendokumentasikan apa yang terjadi selama rapat. Dokumen tersebut sering kali dibagikan dalam organisasi setelah rapat dan berfungsi sebagai dokumen referensi di masa mendatang.

Mengapa notulensi rapat penting?

• Buat catatan sejarah
• Tunjukkan kemajuan dari waktu ke waktu
• Menawarkan perlindungan hukum bagi organisasi
• Patuhi peraturan daerah
• Jelaskan mengapa suatu organisasi membuat keputusan
• Berfungsi sebagai pengingat tugas atau proyek
• Bertindak sebagai bukti tenggat waktu
• Menginformasikan kepada anggota yang berhalangan hadir

Apa saja yang harus disertakan dalam notulen rapat?

• Tanggal
• Waktu
• Lokasi
• Peserta
• Topik yang dibahas
• Gerakan
• Hasil pemungutan suara
• Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya