Cara Menulis Risalah Rapat, dengan Contoh

Mencatat risalah rapat mungkin terasa biasa atau kritis, tergantung pada apa yang ada dalam agenda, tetapi selalu penting bahwa tulisan Anda jelas dan akurat. Bagaimanapun perasaan Anda tentang peran Anda sebagai juru tulis, merekam notulen rapat yang efektif adalah hal penting jangka panjang untuk organisasi mana pun yang memiliki rapat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana menulis risalah rapat seperti seorang profesional sehingga semua orang yang terlibat memahami dengan jelas apa yang terjadi selama rapat hanya dengan membaca risalah. Berikut adalah beberapa tip dan template untuk membuat notulen rapat menjadi mudah.

Apa itu notulen rapat?

Risalah rapat adalah catatan tertulis dari rapat atau dengar pendapat. Risalah biasanya terstruktur dan formal sehingga dapat dibagikan setelah pertemuan dan berfungsi sebagai dokumen sejarah di masa depan.

Bagi mereka yang tidak dapat menghadiri rapat , notulen dipercepat. Risalah juga menawarkan akuntabilitas untuk item tindakan yang dibahas selama pertemuan.

Lebih penting lagi, jika sebuah organisasi memasuki situasi hukum apa pun, risalah berfungsi sebagai catatan resmi yang membuktikan uji tuntas, etika, dan kepatuhan terhadap peraturan.

Siapa yang mengambil notulen rapat?

Sekretaris paling sering mengambil notulen rapat. Organisasi nirlaba, entitas pemerintah, sekolah, perusahaan publik, dan serikat pekerja biasanya diminta untuk mencatat notulen rapat resmi. Namun, banyak perusahaan lain juga menggunakan notulen rapat untuk mempertahankan catatan resmi.

Cara menulis notulen rapat

Gaya dan isi risalah rapat akan bervariasi tergantung pada organisasi dan bagaimana strukturnya. Terlepas dari itu, Anda harus selalu menyertakan dasar-dasarnya, seperti tanggal, waktu, dan peserta. Tetapi banyak organisasi juga akan mendapat manfaat dari memiliki item opsional lainnya seperti dokumen tambahan dan item tindakan. Baca terus untuk mengetahui apa yang harus disertakan dalam notulen rapat Anda.

8 elemen dasar notulen rapat

Ini adalah item penting untuk disertakan dalam notulen rapat Anda:

1 Tanggal

2 Waktu

3 Lokasi

4 Peserta

5 Topik yang dibahas

6 Gerakan

7 Hasil pemungutan suara

8 Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya

Apa lagi yang harus disertakan dalam notulen rapat?

Sebagian besar organisasi akan menambahkan setidaknya satu atau dua elemen lain dalam catatan rapat mereka. Di luar hal-hal penting, catatan rapat Anda dapat mencakup dan disusun dengan cara apa pun yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Berikut adalah beberapa elemen khusus yang dapat Anda sertakan dalam notulen rapat:

• Dokumen tambahan
• Barang Aksi
• Tujuan pertemuan
• Hal-hal yang akan dibahas lain kali
• Pembaruan status proyek dan hasil pemungutan suara
• Langkah selanjutnya, seperti penelitian dan tindak lanjut
• Bagian untuk menentukan peserta yang merupakan tamu, bukan pemilih, atau pembicara
• Koreksi atau perubahan notulen rapat sebelumnya

5 tips untuk menulis notulen rapat

Setelah rapat ditunda, gunakan catatan Anda untuk menulis dan mengedit notulen, lalu bagikan. Ini membantu untuk menulis notulen rapat Anda segera setelah rapat berakhir sehingga Anda tidak melewatkan apa pun.

1 Konsisten

Ini membantu untuk menggunakan template setiap kali Anda membuat notulen rapat. Dengan begitu, semuanya ditata dengan cara yang sama, dan Anda tidak perlu membuang waktu untuk menambahkan judul dan poin- poin . Ini berguna nanti ketika orang lain dalam organisasi perlu merujuk mereka. Beberapa organisasi bahkan menempatkan agenda mereka dan peserta yang diharapkan pada catatan rapat untuk efisiensi.

2 Rekam

Ketika Anda mulai dalam peran sekretaris Anda, Anda mungkin mengalami kesulitan mengikuti pencatatan. Jika Anda mengalami ini, pertimbangkan untuk merekam rapat. Anda dapat melakukan ini dengan ponsel cerdas, perangkat perekaman audio, atau kamera apa pun. Nantinya, Anda bisa menggunakan layanan transkripsi kecerdasan buatan atau sekadar mendengarkan kembali rekaman tersebut sebagai penyegaran saat dibutuhkan. Namun, sebelum merekam, pastikan untuk memberi tahu peserta Anda bahwa mereka sedang direkam.

3 Buat catatan Anda dapat dilihat selama rapat

Terkadang, rapat bersifat kolaboratif . Ini terkadang bisa terasa kacau dan menyulitkan untuk melacak semuanya. Membuat catatan dapat dilihat di proyektor atau membagikan layar atau dokumen Anda selama rapat memungkinkan rekan tim Anda untuk berkontribusi pada catatan tersebut.

4 Ringkas

Saat Anda menulis catatan rapat, buat ringkasan . Anda harus mendokumentasikan informasi sebanyak mungkin, tetapi jangan menulis semuanya kata demi kata. Tidak perlu merekam semua yang dikatakan selama catatan rapat. Anda juga mungkin mengalami kesulitan untuk mengikuti jika Anda mencoba untuk menulis seluruh percakapan kata demi kata. Sederhanakan dan klarifikasi apa yang terjadi selama pertemuan.

5 Labeli komentar dengan inisial

Jika beberapa orang dalam rapat memiliki masukan tentang suatu masalah, penggunaan inisial peserta dapat membantu untuk menunjukkan siapa yang berkontribusi apa. Anda juga dapat menggunakan inisial untuk menunjukkan siapa yang akan bertanggung jawab atas langkah selanjutnya. Teknik singkatan ini adalah cara yang efisien untuk memperjelas percakapan banyak orang.

5 template untuk notulen rapat

1 Risalah rapat dewan

Panggilan untuk memesan

Difasilitasi oleh ketua dewan.

[Nama ketua dewan] dipanggil untuk memerintahkan rapat rutin [organisasi Anda] pada [waktu rapat] pada [tanggal rapat] di [lokasi rapat].

Kehadiran

Difasilitasi oleh sekretaris.

Sekretaris melakukan roll call. Orang-orang berikut hadir:

• [Nama]
• [Nama]
• [Nama]

Orang-orang berikut tidak hadir:

• [Nama]
• [Nama]
• [Nama]

Persetujuan menit

[Nama Sekretaris] membacakan notulen rapat terakhir. Notulen telah disetujui.

Masalah terbuka

• [Masalah 1]
• [Masalah #2]
• [Masalah #3]

Bisnis baru

• [Barang bisnis baru #1]
• [Barang bisnis baru #2]
• [Barang bisnis baru #3]

Penundaan

[nama fasilitator pertemuan] menunda pertemuan pada [waktu pertemuan berakhir].

Pengajuan dan persetujuan notulen

Berita Acara disampaikan oleh: [Nama Sekretaris]

Risalah yang disetujui oleh: [nama ketua dewan atau fasilitator rapat]

2 Templat pertemuan informal

Panggilan untuk memesan

Rapat [nama organisasi] diadakan di [lokasi rapat] pada [tanggal rapat].

hadirin

Anggota pemungutan suara yang hadir antara lain:

• [Peserta #1]
• [Peserta #2]
• [Peserta #3]

Tamu yang hadir antara lain:

• [Tamu #1]
• [Tamu #2]
• [Tamu #3]

Persetujuan menit

Mosi untuk menyetujui risalah [tanggal pertemuan sebelumnya] sebelumnya dibuat oleh [nama sekretaris] dan didukung oleh [nama kedua].

Laporan

• [Nama laporan] dibawakan oleh [nama presenter]
• [Nama laporan] dibawakan oleh [nama presenter]

Gerakan utama

• [Nama penggerak] digerakkan oleh [nama penggerak] dan disokong oleh [nama pengiring]. Mosi [dilaksanakan atau gagal] dengan [jumlah suara] mendukung dan [jumlah suara] menentang.

Penundaan

[Nama fasilitator pertemuan] pertemuan ditunda pada [waktu penundaan].

3 Templat rapat dengar pendapat publik

Tanggal rapat: [Tanggal rapat]

Waktu pertemuan: [Waktu pertemuan]

Sekretaris: [Nama Sekretaris]

pengantar

[Nama konduktor rapat] memperkenalkan rapat:

• [Poin pembicaraan]

Absen

Anggota yang hadir:

• [Peserta]

Gerakan #1

Komentar:

• [Inisial atau nama pemberi komentar] [komentar] [label seperti: ide, item tindakan, atau kesimpulan]

Gerakan #2

Komentar:

• [Inisial atau nama pemberi komentar] [komentar] [label seperti: ide, item tindakan, atau kesimpulan]

Ide ide

• [Ide]

Langkah selanjutnya

• [Langkah berikutnya]

Kesimpulan

• [Kesimpulan]

4 Catatan pertemuan klien

Proyek: [Nama proyek]

Hadirin: [Hadirin]

Tanggal dan waktu: [Tanggal dan waktu]

Jadwal acara

• [Topik untuk didiskusikan]
  • [Objektif]
  • [Poin kunci]

Catatan

[Informasi penting tambahan yang didiskusikan selama pertemuan]

Hasil

[Keputusan utama]

Barang Aksi

• [Nama orang yang bertanggung jawab] [Langkah selanjutnya]
• [Nama orang yang bertanggung jawab] [Langkah selanjutnya]

5 menit manajemen proyek

Tanggal dan waktu: [Tanggal dan waktu]

Hadir: [Hadirin]

Absen: [Anggota proyek tidak hadir]

Lokasi: [Tempat pertemuan]

Proyek: [Nama proyek]

Topik

1. Pembaruan dari [tim]
2. Kemajuan pada [proyek]
3. Hasil dari minggu sebelumnya

FAQ menit rapat

Apa itu notulen rapat?

Risalah rapat mendokumentasikan apa yang terjadi selama rapat. Mereka sering dibagikan dalam suatu organisasi setelah rapat dan berfungsi sebagai dokumen referensi di masa mendatang.

Mengapa notulen rapat penting?

• Buat catatan sejarah
• Tampilkan kemajuan dari waktu ke waktu
• Menawarkan perlindungan hukum bagi organisasi
• Patuhi peraturan daerah
• Jelaskan mengapa suatu organisasi membuat keputusan
• Berfungsi sebagai pengingat tugas atau proyek
• Bertindak sebagai bukti tenggat waktu
• Beri tahu anggota yang tidak dapat hadir

Apa yang harus dicantumkan dalam notulen rapat?

• Tanggal
• Waktu
• Lokasi
• Peserta
• Topik yang dibahas
• Gerakan
• Hasil pemungutan suara
• Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya