Cara Menulis Surat Pengunduran Diri Dengan Jangka Waktu Pemberitahuan: Tips dan Pedoman

Mengundurkan diri dari pekerjaan bisa jadi hal yang menyenangkan. Anda mungkin beralih ke peluang yang lebih baik, melanjutkan pendidikan lebih lanjut, atau mewujudkan impian seumur hidup untuk memulai perusahaan Anda sendiri. Meskipun energi Anda mungkin terfokus pada masa depan, penting untuk mengelola keluarnya Anda dari perusahaan saat ini dengan baik. Anda ingin keluar dengan baik-baik, terutama jika Anda ingin menerima referensi positif dari manajer atau kolega Anda di masa depan.

Salah satu bagian dari keluar dari pekerjaan dengan baik adalah menyelesaikan pekerjaan Anda sendiri dan membantu majikan Anda dalam peralihan pekerjaan setelah kepergian Anda. Hal ini menjadi lebih mudah jika Anda memberikan jangka waktu selama mungkin antara saat Anda secara resmi memberi tahu atasan Anda bahwa Anda mengundurkan diri dan hari terakhir Anda bekerja—dengan kata lain, berikan jangka waktu pemberitahuan yang panjang. Berikut cara menulis surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan untuk melakukan hal itu.

Apa yang dimaksud dengan surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan?

Surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan merupakan pernyataan resmi niat Anda untuk meninggalkan perusahaan setelah jangka waktu tertentu. Periode pemberitahuan memberi Anda cukup waktu untuk mempersiapkan rencana offboarding Anda, dan memberikan cukup waktu bagi kolega dan manajer Anda untuk mempersiapkan keberangkatan Anda dengan membagi tanggung jawab Anda.

Periode pemberitahuan terkadang ditetapkan dalam kontrak yang Anda tandatangani di awal masa kerja Anda. Gali kontrak Anda dan lihat untuk memastikan Anda tidak melanggar surat pengunduran diri Anda. Penting untuk tidak mengingkari periode pemberitahuan yang Anda ikuti, meskipun secara tidak sengaja. Jika Anda melakukannya, manajer Anda dapat menolak memberikan referensi positif kepada Anda. Dalam skenario terburuk, hal ini dapat menyebabkan perusahaan menuntut Anda karena pelanggaran kontrak.

Panjang periode pemberitahuan yang umum

Tempat kerja biasanya mengharuskan Anda memberikan pemberitahuan beberapa minggu sebelum Anda mengundurkan diri—sedikitnya satu minggu atau paling lama empat minggu. Standarnya adalah pemberitahuan sekitar dua minggu sebelumnya.

Hal ini tentu saja berbeda-beda tergantung perusahaan dan peran. Biasanya, semakin senior Anda di perusahaan, semakin lama periode pemberitahuannya. Bagi para eksekutif, terdapat lebih sedikit orang (jika ada) di perusahaan yang dapat menggantikan mereka setelah mereka keluar, dan perusahaan mungkin harus mencari seseorang dari luar untuk mengisi peran tersebut, yang dapat memakan waktu beberapa minggu atau bulan. Periode pemberitahuan yang diharapkan bagi para eksekutif bisa sampai tiga bulan atau lebih.

Menyusun surat pengunduran diri Anda dengan periode pemberitahuan

Format surat pengunduran diri Anda dengan jangka waktu pemberitahuan harus berupa surat bisnis formal. Karena ini adalah dokumen resmi, maka harus memuat poin-poin yang tercantum di bawah ini. Anda harus mempertahankan nada profesional dan dapat menggunakan Grammarly untuk memeriksa kejelasan dan keringkasan, serta tata bahasa, tanda baca, dan nada yang benar.

Anda tidak perlu menjelaskan alasan pasti pengunduran diri Anda, namun sebaiknya Anda mengatakan bahwa Anda ingin meninggalkan perusahaan dengan persiapan yang baik untuk menangani tugas yang menjadi tanggung jawab Anda. Menawarkan periode pemberitahuan untuk menyelesaikan tugas Anda sendiri dan membantu mentransfer pekerjaan Anda ke kolega Anda akan meminimalkan gangguan pengunduran diri Anda.

Unsur-unsur yang harus disertakan dalam surat ini adalah:

• Tanggal
• Nama perusahaan
• Nama orang yang Anda tuju surat tersebut (manajer langsung Anda)
• Pernyataan resmi tentang niat Anda untuk mengundurkan diri
• Tanggal kerja terakhir yang Anda inginkan
• Apresiasi terhadap perusahaan dan kesempatan bekerja di sana
• Tawarkan bantuan dalam transisi
• Namamu

Anda dapat menggunakan generator surat pengunduran diri AI Grammarly untuk membantu Anda menulis draf pertama surat pengunduran diri Anda. Cukup masukkan penerima surat Anda dan beberapa rincian tentang situasi Anda, dan dapatkan draf surat yang dapat Anda perbaiki lebih lanjut.

Contoh surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan

Apakah Anda sedang menulis surat pengunduran diri dengan pemberitahuan satu bulan atau surat pengunduran diri dengan pemberitahuan dua minggu, Anda dapat menggunakan contoh surat pengunduran diri di bawah ini sebagai titik awal untuk Anda sendiri.

[Tanggal hari ini]

[Nama perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

Yang terhormat [Nama Manajer],

Setelah mempertimbangkan dengan cermat, saya ingin memberi tahu Anda tentang keputusan saya untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan]. Saya ingin tetap berada di kapal selama jangka waktu pemberitahuan yang memungkinkan saya mengalihkan tanggung jawab saya secara memadai. Dengan demikian, hari terakhir saya bekerja adalah [Hari Kerja Terakhir, biasanya dua minggu atau lebih setelah tanggal surat].

Saya memahami bahwa keputusan saya dapat menyebabkan gangguan pada [Nama Perusahaan], dan saya berkomitmen untuk meminimalkan potensi gangguan tersebut. Saya siap, dalam [beberapa minggu hingga hari kerja terakhir] ke depan, untuk mendokumentasikan proyek saya, membagikan file pekerjaan saya, dan bekerja sama dengan Anda untuk memastikan kelancaran serah terima tugas dan tanggung jawab saya. Jika ada hal lain yang dapat saya lakukan untuk membantu perusahaan selama masa transisi ini, jangan ragu untuk memberi tahu saya.

Saya telah belajar banyak dan menikmati waktu saya bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan untuk bekerja di sini dan atas semua dukungan dan bimbingan selama ini. Saya berharap [Nama Perusahaan], rekan-rekan saya, dan Anda terus sukses dan mendapatkan yang terbaik di masa depan. Saya berharap untuk tetap berhubungan.

Terima kasih atas pengertian Anda.

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

Tips untuk surat pengunduran diri Anda dengan jangka waktu pemberitahuan

Anda sebaiknya menulis surat pengunduran diri Anda dengan mempertimbangkan rekan kerja dan pekerjaan yang Anda tinggalkan. Bagaimanapun, Anda memberikan periode pemberitahuan untuk memberi diri Anda waktu membantu mereka selama sisa waktu Anda bersama perusahaan. Berikut adalah beberapa tip praktis dalam menulis surat pengunduran diri Anda, serta saran untuk membuat surat pengunduran diri yang hangat dan ramah yang akan membantu Anda mencapai nada tersebut.

Pastikan itu format surat

Format pengunduran diri Anda dengan jangka waktu pemberitahuan harus berupa surat. Artinya, surat tersebut harus mencantumkan siapa yang dituju, tanggal, perusahaan, dan tanda tangan Anda. Jika Anda mempunyai kop surat pribadi, surat pengunduran diri Anda bisa ditulis di situ.

Ambil nada formal namun hangat

Surat pengunduran diri adalah dokumen hukum yang mungkin memiliki aturan khusus di perusahaan Anda, tetapi juga merupakan surat perpisahan Anda kepada perusahaan dan kolega Anda. Pertahankan nada bicara Anda tetap formal. Anda dapat menyampaikan bahwa Anda memahami bahwa kepergian Anda dapat menimbulkan stres bagi kolega Anda yang harus memikul tanggung jawab Anda di masa mendatang dan bahwa Anda ingin bekerja, selama masa pemberitahuan, untuk meminimalkan stres tersebut.

Koreksi surat Anda

Akan memalukan jika surat Anda penuh dengan kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa. Koreksi surat Anda sebelum Anda mengirimkannya. Anda bahkan dapat meminta teman atau kolega tepercaya untuk memeriksanya agar mendapat perhatian lain. Gunakan asisten menulis seperti Grammarly untuk memastikan surat Anda benar secara tata bahasa, menggunakan tanda baca yang benar, dan ditulis dengan ringkas.

Temukan saluran komunikasi yang tepat

Terkadang kebijakan perusahaan menentukan saluran komunikasi tertentu untuk mengajukan surat pengunduran diri Anda. Tanyakan kepada manajer langsung Anda atau perwakilan SDM, atau lihat buku pegangan perusahaan untuk mengetahui apakah ada. Bagi beberapa perusahaan, surat yang dikirim melalui email boleh-boleh saja, sementara yang lain lebih memilih surat yang diformat dengan kop surat pribadi yang dimasukkan ke dalam sistem tertentu.

Lihat apakah ada periode pemberitahuan yang ditetapkan

Terkadang kontrak di awal masa kerja Anda menjelaskan berapa lama periode pemberitahuan yang harus Anda berikan jika Anda mengundurkan diri. Tinjau surat pengunduran diri Anda dengan cermat untuk memastikan bahwa Anda tidak melanggar apa yang Anda berikan dalam surat pengunduran diri Anda. Jika Anda berangkat lebih awal dari jangka waktu pemberitahuan yang ditentukan dalam kontrak, Anda berisiko berangkat dengan persyaratan yang buruk atau perusahaan berpotensi menuntut Anda karena pelanggaran kontrak.

Berikan periode pemberitahuan sebanyak yang Anda bisa

Jika tidak ada jangka waktu pemberitahuan yang ditetapkan di perusahaan Anda, ada baiknya untuk memberikan jangka waktu pemberitahuan selama mungkin sehingga rekan kerja Anda tidak harus tiba-tiba mengambil pekerjaan yang sedang Anda lakukan, yang dapat menyebabkan mereka stres. Untuk mengukur periode pemberitahuan yang dapat diterima di perusahaan Anda, lihat berapa lama orang lain di level Anda memberikan periode pemberitahuan mereka, atau tanyakan kepada manajer langsung Anda apa yang mereka sukai. Periode biasanya adalah dua minggu.

Akhiri dengan nada positif

Beberapa kalimat terakhir surat Anda mungkin merupakan kata-kata terakhir dari Anda yang akan dibacakan oleh manajer atau kolega, dan dapat menjadi pesan perpisahan kepada kolega. Penting untuk terdengar positif, sehingga waktu Anda di sana akan tetap positif dalam ingatan mereka. Anda dapat mengakhiri dengan mengatakan bahwa Anda berharap perusahaan tersebut terus sukses di masa depan, bahwa Anda berharap untuk tetap berhubungan, atau bahwa Anda akan menggunakan produk perusahaan atau menyemangati mantan rekan kerja Anda dari samping. Mengakhiri surat pengunduran diri Anda dengan cara ini menyampaikan kepada manajer dan kolega Anda bahwa Anda berpisah dengan ramah dan penuh harapan.

FAQ tentang surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan

Bagaimana cara menulis surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan?

Untuk menulis surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan, tujukan ke manajer langsung Anda. Nyatakan bahwa Anda akan mengundurkan diri dan kapan hari terakhir Anda. Ucapkan terima kasih kepada perusahaan atas semua dukungannya selama masa jabatan Anda di sana dan tawarkan bantuan dalam transisi. Pastikan itu dalam format surat formal.

Apa saja tips menulis surat pengunduran diri profesional dengan jangka waktu pemberitahuan?

Saat menulis surat pengunduran diri dengan periode pemberitahuan, jaga agar salinannya tetap ringkas dan nadanya hangat serta bijaksana. Anda bisa mengatakan memutuskan untuk keluar adalah keputusan yang sulit, Anda berharap perusahaan terus sukses, dan sertakan pesan perpisahan untuk rekan kerja Anda. Perjelas kapan hari terakhir Anda di perusahaan.

Bagaimana saya bisa menggunakan AI untuk membantu menulis surat pengunduran diri dengan jangka waktu pemberitahuan?

Anda dapat menggunakan generator surat pengunduran diri AI Grammarly untuk membantu menulis surat pengunduran diri. Cukup masukkan beberapa detail penting dan dapatkan surat pengunduran diri profesional yang berformat baik dalam hitungan detik.