Tulis Tinjauan Kinerja yang Efektif: Panduan Langkah demi Langkah

Salah satu aspek terpenting dari peran manajer adalah memberikan umpan balik yang menginformasikan, mendidik, dan memberdayakan anggota tim untuk tumbuh dan sukses. Hal ini paling penting dalam tinjauan kinerja. Tinjauan kinerja adalah kesempatan paling terstruktur bagi manajer untuk mengevaluasi kinerja karyawan, memberikan umpan balik lisan dan tertulis, dan menetapkan tujuan untuk pengembangan di masa depan.

Jika dilakukan dengan baik, hal ini juga akan menumbuhkan komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan serta membuat karyawan merasa dihargai dan memahami dengan jelas cara untuk lebih berhasil dalam peran mereka. Baca terus untuk mengetahui cara menulis dan melakukan tinjauan kinerja yang konstruktif dan berdampak.

Apa itu tinjauan kinerja?

Tinjauan kinerja adalah evaluasi kinerja kerja yang formal dan terstruktur, termasuk pencapaian dan area yang perlu ditingkatkan, serta memberikan umpan balik untuk pengembangan profesional.

Tinjauan kinerja dapat berupa evaluasi kinerja tahunan komprehensif yang dilakukan oleh seorang manajer, tinjauan 360 derajat yang lebih holistik yang mencakup umpan balik di tempat kerja dari supervisor, rekan kerja, dan bawahan, atau tinjauan antar rekan yang mencakup umpan balik berharga mengenai kerja tim dan kolaborasi. keterampilan dari rekan kerja yang bekerja erat dengan karyawan tersebut. Tinjauan kinerja juga dapat diperluas ke lingkungan pendidikan, di mana tinjauan sejawat dapat memberikan dampak yang besar.

Dalam semua kasus, tinjauan kinerja adalah alat penting yang dirancang untuk mendorong pertumbuhan dan kesuksesan melalui perbaikan berkelanjutan dan penyelarasan tujuan individu dan bisnis.

Tinjauan kinerja juga dapat berfungsi sebagai alat penting untuk mendokumentasikan secara formal perilaku atau kinerja yang tidak memuaskan, dengan tujuan menentukan arah perbaikan atau berpotensi menyebabkan penghentian.

3 komponen kunci dari tinjauan kinerja yang efektif

Tinjauan kinerja yang efektif dibangun berdasarkan tiga elemen penting yang menjamin evaluasi yang komprehensif, adil, dan produktif:

1 Tujuan yang jelas

Karyawan Anda seharusnya diberi tujuan dan tanggung jawab SMART yang jelas—tujuan dan tanggung jawab yang Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu—melalui komunikasi internal jauh sebelum peninjauan kinerja. Tujuan yang jelas ini adalah peta jalan karyawan Anda menuju kesuksesan dalam perannya. Ini juga merupakan pedoman Anda untuk mengevaluasi kinerja; fokus tinjauan Anda haruslah bagaimana kinerja mereka sehubungan dengan tujuan yang diberikan kepada mereka.

Contoh tujuan kinerja yang jelas

• Tingkatkan skor kepuasan pelanggan departemen Anda dari 81% menjadi 85% dan tingkatkan skor kepuasan pelanggan departemen Anda dari 85% menjadi 90% dengan menerapkan dua inisiatif layanan pelanggan baru dalam enam bulan ke depan.
• Kembangkan dan luncurkan fitur produk baru yang menjawab permintaan teratas pengguna kami, seperti yang diidentifikasi dalam survei terbaru tim pada akhir Q3.
• Menurunkan tingkat pembengkakan proyek dari 15% menjadi 5% dengan meningkatkan alokasi sumber daya pada tahun berikutnya; perkenalkan pemeriksaan kemajuan mingguan selama kuartal berikutnya untuk membantu memastikan hal itu terjadi.

2 Umpan balik yang seimbang

Umpan balik yang seimbang mencakup pencapaian dan area yang perlu ditingkatkan. Keduanya penting dalam tinjauan kinerja.

Setiap karyawan menikmati pengakuan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Tinjauan kinerja adalah waktu untuk merayakan pencapaian tersebut secara detail. Pengakuan ini menumbuhkan rasa kebanggaan pribadi, meningkatkan semangat kerja, dan menginspirasi keinginan berkelanjutan untuk pertumbuhan profesional dalam perusahaan. Pujian atas pencapaian juga mempermudah penerimaan kritik yang membangun, yang penting untuk membantu karyawan Anda tumbuh dan maju dalam perannya.

Baik umpan baliknya positif atau negatif, umpan balik tersebut harus didukung dengan contoh dan data nyata, seperti catatan, email, atau hasil yang dapat diukur. Pendekatan berbasis bukti ini memberikan kejelasan, mendidik karyawan tentang dampaknya, dan menunjukkan pengetahuan dan investasi Anda dalam upaya dan kesuksesan mereka.

3 Bersikaplah spesifik, relevan, dan dapat ditindaklanjuti

Bayangkan jika satu-satunya umpan balik yang Anda berikan selama tinjauan kinerja adalah, “Anda perlu meningkatkan pekerjaan Anda.” Tanpa mengidentifikasi aspek-aspek yang memerlukan perbaikan, konteks atau hubungan dengan peran atau tanggung jawab karyawan, atau panduan tentang cara meningkatkan atau langkah apa yang harus diambil selanjutnya, masukan Anda tidak berharga untuk peningkatan, pertumbuhan, atau perkembangan karyawan atau untuk membantu Anda dan tim Anda mendapatkan yang terbaik dari anggota tim Anda.

Inilah sebabnya mengapa umpan balik harus selalu spesifik, relevan, dan dapat ditindaklanjuti:

Umpan balik yang spesifikmembuat karyawan memahami dengan tepat apa yang Anda bicarakan.

Umpan balikyang relevanmemastikan Anda memberikan umpan balik sesuai pengaruh karyawan dan relevan dengan diskusi yang sedang berlangsung.

Umpan balikyang dapat ditindaklanjutimemberi karyawan pemahaman yang jelas tentang langkah selanjutnya, apakah itu meningkatkan kinerja mereka atau mempertahankan kinerja terbaik mereka.

Pernyataan yang lebih spesifik, relevan, dan dapat ditindaklanjuti seputar perlunya peningkatan kinerja dapat berupa, “Saya melihat laporan Anda sering kali mengandung ketidakakuratan dalam analisis data. Misalnya, laporan terakhir memiliki tingkat kesalahan 10%. Untuk meningkatkannya, saya sarankan untuk memeriksa ulang penghitungan Anda dan menggunakan alat verifikasi data kami sebelum mengirimkannya. Mari kita juga menjadwalkan waktu untuk meninjau alat-alat ini bersama-sama.”

Contoh umpan balik yang efektif

• “Keterampilan presentasi Anda meningkat secara signifikan. Laporan triwulanan yang Anda sampaikan bulan lalu jelas, ringkas, dan diterima dengan baik oleh tim eksekutif.”
• “Meskipun keterampilan teknis Anda kuat, masih ada ruang untuk perbaikan dalam manajemen proyek. Saya merekomendasikan untuk fokus pada estimasi garis waktu dan alokasi sumber daya pada kuartal mendatang.”
• “Selama tiga bulan terakhir, saya mengamati bahwa Anda secara konsisten memenuhi tenggat waktu proyek, namun sering kali mengorbankan semangat tim. Misalnya, dalam kampanye pemasaran baru-baru ini, anggota tim melaporkan bekerja lembur selama dua minggu berturut-turut. Ke depannya, saya ingin Anda fokus pada peningkatan keterampilan delegasi Anda. Mari kita adakan pertemuan untuk membahas strategi pembagian tugas secara lebih merata dan untuk mengeksplorasi teknik manajemen waktu yang dapat membantu menjaga efisiensi dan kesejahteraan tim.”

7 langkah untuk menulis dan melakukan tinjauan kinerja

Menulis dan melakukan tinjauan kinerja yang bermakna membutuhkan waktu dan usaha. Namun imbalannya jauh lebih besar daripada biayanya. Selain memberikan penghargaan kepada karyawan Anda atas pekerjaan mereka dan memberikan umpan balik yang berguna mengenai kinerja mereka, tinjauan Anda akan mendorong komunikasi terbuka yang berkelanjutan, membantu mendefinisikan ekspektasi dengan jelas, dan meletakkan dasar bagi kesuksesan masa depan bagi anggota tim Anda.

Untuk menyederhanakan upaya Anda dan mencapai hasil optimal, ikuti tujuh praktik terbaik tinjauan kinerja berikut:

1 Minta karyawan untuk melakukan evaluasi diri

Evaluasi diri karyawan, di mana karyawan memberikan tinjauan tertulis atas pekerjaan mereka, adalah salah satu dari beberapa metode evaluasi karyawan yang ampuh yang menguntungkan karyawan dan manajer.

Bagi karyawan, refleksi diri ini adalah kesempatan untuk menyoroti pencapaian yang mungkin luput dari perhatian, mengenali area yang perlu ditingkatkan, dan mendapatkan kesadaran diri yang lebih besar.

Bagi manajer, ini adalah kesempatan untuk melihat kinerja dari sudut pandang karyawan dan mendapatkan informasi yang akan membantu memberikan penilaian kinerja yang lebih akurat dan holistik.

2 Kumpulkan data komprehensif untuk mendukung evaluasi Anda

Menggunakan data untuk membantu merumuskan tinjauan Anda adalah salah satu strategi penilaian kinerja yang paling ampuh.

Data memberikan bukti nyata tentang kinerja karyawan terhadap tujuan SMART atau peran dan tanggung jawab yang terdokumentasi. Berbekal data, Anda akan mendapatkan wawasan yang lebih jelas tentang kinerja karyawan Anda, sehingga memungkinkan Anda menyusun evaluasi yang obyektif, penuh informasi, dan konstruktif. Data juga dapat memberikan contoh nyata untuk disertakan dalam tinjauan tertulis dan poin diskusi ketika Anda melakukan tinjauan kinerja.

Saat mencari data tinjauan kinerja, kumpulkan dari berbagai sumber: Umpan balik rekan, ulasan klien atau pelanggan, hasil proyek, catatan kehadiran, angka penjualan, dan metrik kinerja sebelumnya memberikan lebih banyak pandangan 360 derajat dan lebih sedikit peluang untuk bias yang tidak disengaja.

3 Tulis tinjauan kinerja

Setelah Anda menggabungkan tujuan SMART, catatan evaluasi diri, dan data, Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang kinerja karyawan. Gunakan informasi ini untuk menulis tinjauan kinerja.

Mulailah dengan hal-hal positif sebelum beralih ke area yang perlu diperbaiki. Pujian yang tulus membantu melunakkan tanggapan negatif apa pun. Targetkan rasio 3:1 dari tiga komentar positif untuk setiap masukan yang membangun, dan pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Keseimbangan ini memastikan bahwa karyawan merasa dihargai dan mengenali area yang perlu ditingkatkan.

Untuk hasil terbaik, pastikan untuk menetapkan area perbaikan sebagai peluang pertumbuhan, bukan kegagalan. Gunakan model “dampak-situasi-perilaku” untuk menjaga agar umpan balik tetap objektif. Anda harus menjelaskan:

• Situasinya
• Perilaku yang diamati
• Dampaknya terhadap tim atau organisasi

Gaya komunikasi “tunjukkan, jangan beri tahu” ini membuat masukan Anda lebih relevan dan mudah dipahami. Terakhir, sertakan data, statistik, dan contoh yang relevan dalam dokumen tertulis, dan catat data atau contoh tambahan apa pun yang mungkin ingin Anda pelajari selama pertemuan tinjauan kinerja.

Mencari panduan lebih lanjut? Lihat contoh tinjauan kinerja dan cara memperkuat tulisan Anda.

4 Melaksanakan rapat tinjauan kinerja

Rapat peninjauan kinerja dapat menimbulkan gabungan antisipasi dan kecemasan bagi karyawan, terutama ketika bonus dikaitkan dengan tujuan individu atau terdapat masalah kinerja yang diketahui harus ditangani. Oleh karena itu, penting untuk menciptakan suasana tenang, profesional, dan konstruktif di awal pertemuan.

Mulailah dengan memilih lokasi rapat yang tenang dan nyaman di mana tidak ada gangguan atau potensi karyawan lain untuk mendengar percakapan Anda.

Mulailah rapat dengan percakapan singkat dan santai untuk membantu karyawan rileks: sapaan hangat dan sedikit olok-olok dapat menenangkan saraf. Kemudian jelaskan dengan jelas tujuan dan struktur review.

Saat Anda melakukan peninjauan dan menyampaikan umpan balik yang seimbang, mulailah dengan hal positif. Soroti pencapaian dan kontribusi tertentu. Jelaskan secara detail dan bagikan data yang Anda miliki untuk menggarisbawahi kesadaran Anda akan upaya mereka.

Jika Anda harus mengatasi masalah sensitif, seperti kinerja pekerjaan yang buruk, masalah perilaku, atau konflik di tempat kerja, berhati-hatilah dalam pendekatan Anda. Secara umum, pendekatan langsung yang dipadukan dengan empati adalah yang terbaik. Bersikaplah spesifik ketika mengatasi permasalahan, fokuslah pada perilaku dan hasil daripada karakteristik pribadi. Berikan saran perbaikan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk membimbing karyawan secara efektif.

Gunakan salah satu teknik umpan balik karyawan yang paling penting: Dorong percakapan dengan mengajukan pertanyaan terbuka yang mengundang perspektif karyawan. Contohnya adalah, “Apa pendapat Anda tentang apa yang saya bagikan?” Hal ini menunjukkan bahwa Anda menghargai masukan mereka, dan ini menciptakan pengalaman kolaboratif yang lebih menarik bagi karyawan tersebut. Sepanjang pertemuan, dengarkan secara aktif, buat catatan, jika perlu, dan tunjukkan minat yang tulus terhadap masukan mereka.

5 Gunakan teknik komunikasi yang efektif

Seharusnya tidak ada area abu-abu dalam komunikasi tinjauan kinerja. Komunikasi yang efektif adalah perbedaan antara tinjauan dengan umpan balik yang jelas, pemahaman tentang langkah selanjutnya, dan hasil yang positif dengan karyawan yang kecewa, bingung, atau mungkin tidak puas yang tidak jelas tentang bagaimana melanjutkannya dengan sukses. Berikut lima cara untuk memastikan komunikasi yang jelas dan efektif:

• Gunakan teknik mendengarkan aktif: Pertahankan kontak mata dan berikan isyarat verbal dan nonverbal untuk menunjukkan keterlibatan.
• Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas serta hindari jargon atau ambiguitas saat mendiskusikan metrik atau ekspektasi kinerja.
• Latih empati: Akui perspektif dan emosi karyawan selama percakapan.
• Ringkaslah poin-poin penting dan mintalah konfirmasi, untuk memastikan Anda dan karyawan Anda selaras.
• Gunakan latihan bermain peran untuk berlatih menangani topik sensitif. Anda dapat merekrut seorang kolega untuk memainkan peran karyawan dan menawarkan berbagai tanggapan terhadap umpan balik konstruktif Anda mengenai masalah kinerja hipotetis.

6 Jadwalkan tindak lanjut pasca-review

Setelah tinjauan kinerja, atur pertemuan lanjutan untuk memantapkan diskusi dan menetapkan jalur yang jelas ke depan. Ini adalah kesempatan Anda untuk secara kolaboratif membuat rencana baru yang dapat ditindaklanjuti dan selaras dengan peran karyawan, kebutuhan pengembangan, dan tujuan perusahaan.

Mulailah tindak lanjut pasca-peninjauan dengan merangkum poin-poin penting dari tinjauan tersebut, termasuk kekuatan yang dapat dimanfaatkan dan area yang perlu ditingkatkan. Kemudian bekerjalah dengan karyawan tersebut untuk menetapkan tujuan SMART baru yang menangani area pertumbuhan yang teridentifikasi.

Misalnya, jika keterampilan komunikasi disorot sebagai bidang pengembangan, tujuannya mungkin adalah: “Menyelesaikan kursus keterampilan presentasi tingkat lanjut dan menyampaikan presentasi tiga tim dalam enam bulan ke depan.”

Buat rencana tindakan terperinci untuk setiap tujuan, uraikan langkah-langkah spesifik, sumber daya yang dibutuhkan, dan pencapaian. Pastikan bahwa rencana tersebut mencakup check-in rutin atau tinjauan pengembangan karyawan untuk memantau kemajuan dan memberikan dukungan berkelanjutan.

Pendekatan kolaboratif ini tidak hanya memperkuat komitmen karyawan terhadap pengembangan mereka namun juga menunjukkan investasi Anda dan organisasi dalam kesuksesan mereka.

Dengan menetapkan tujuan yang jelas dan terukur serta rencana pencapaian yang terstruktur, Anda menetapkan tahapan untuk perbaikan berkelanjutan dan peningkatan kinerja dalam periode peninjauan mendatang.

7 Dukungan dan check-in yang berkelanjutan

Tidaklah cukup hanya menawarkan tinjauan, menetapkan langkah selanjutnya, dan kemudian menjalankan bisnis Anda. Sebagai manajer karyawan Anda, sedikit upaya berkelanjutan dari Anda akan sangat membantu dalam memperkuat tujuan dan kesuksesan, memberikan peluang untuk umpan balik dan pertanyaan, dan memastikan bahwa karyawan Anda didukung dalam perjalanan pengembangan mereka.

Salah satu strategi yang efektif adalah dengan menjadwalkan pertemuan singkat dan informal. Menyiapkan obrolan kopi yang cepat dan berulang atau waktu khusus selama pertemuan empat mata untuk membahas kemajuan dan tantangan akan menciptakan lingkungan yang konstruktif dan mendukung kesuksesan. Selain itu, merayakan kemenangan kecil selama proses dapat meningkatkan semangat dan menjaga motivasi saat Anda dan karyawan Anda menuju tinjauan kinerja berikutnya.

Poin-poin penting

• Tetapkan tujuan SMART yang jelas untuk kinerja karyawan.
• Berikan umpan balik yang seimbang yang mengakui pencapaian dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
• Pastikan umpan balik bersifat spesifik, relevan, dan dapat ditindaklanjuti.
• Mendorong budaya umpan balik dan pertumbuhan yang berkelanjutan melalui pemeriksaan rutin yang memperkuat tujuan, memberikan dukungan dan umpan balik, mendiskusikan kemajuan dan tantangan, dan merayakan kemenangan kecil dalam perjalanannya.

FAQ tinjauan kinerja

Seberapa sering tinjauan kinerja harus dilakukan?

Tinjauan kinerja idealnya dilakukan setidaknya setiap tahun, namun pemeriksaan yang lebih sering—seperti triwulanan atau dua kali setahun—dapat meningkatkan komunikasi dan pengembangan. Pendekatan ini menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan dan memungkinkan penyesuaian tepat waktu terhadap tujuan dan ekspektasi kinerja.

Bagaimana masalah kinerja dapat diatasi tanpa menurunkan motivasi karyawan?

Untuk mengatasi masalah kinerja tanpa menurunkan motivasi karyawan, gunakan fakta, bukan opini, dan pendekatan langsung yang dipadukan dengan empati. Fokus pada perilaku dan hasil tertentu daripada karakteristik pribadi. Memberikan saran-saran perbaikan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti, menyusun area-area pembangunan sebagai peluang pertumbuhan, dan menggunakan model “dampak-situasi” untuk menjaga agar umpan balik tetap obyektif dan relevan.

Apa praktik terbaik untuk mendokumentasikan tinjauan kinerja?

Praktik terbaik untuk mendokumentasikan tinjauan kinerja mencakup pengumpulan data komprehensif dari berbagai sumber sehingga Anda dapat membuat penilaian berdasarkan fakta, bukan opini. Susun masukan Anda untuk mencapai kesuksesan: Mulailah dengan pencapaian, lalu targetkan rasio komentar positif dan masukan yang membangun dengan rasio 3:1, dengan menggunakan model “dampak situasi-perilaku” untuk objektivitas. Sertakan data, statistik, dan contoh yang relevan untuk mendukung penilaian.