Cara Menggunakan Kanban Pribadi dan Menjadi Sangat Produktif

Personal Kanban dapat membantu keseimbangan kreatif dalam menjalankan bisnis mereka dengan mengerjakan keahlian mereka. Panduan ini menjelaskan cara kerjanya.

Apakah Anda mencari sistem produktivitas pribadi yang sempurna untuk bisnis kreatif Anda?

Pertama berita buruknya: Itu tidak ada. Sama seperti perangkat lunak halaman arahan, Anda harus melakukan pekerjaan apa pun sistem Anda.

Sekarang kabar baiknya: Kanban adalah sistem yang mudah digunakan dan dipelajari yang dapat membantu menghindari perasaan kewalahan oleh daftar Tugas yang tak ada habisnya. Anda dapat menggunakan papan tulis atau alat seperti Trello untuk melakukannya.

Mari selami.

Apa itu Kanban?

Kanban adalah metode gesit untuk membuat produk berdasarkan pengiriman berkelanjutan. Sistem ini berasal dari sistem manufaktur Jepang.

Insinyur industri Toyota Taiichi Ohno menciptakan sistem untuk membantu manajer pabrik yang sibuk menangani proyek dan beban kerja yang rumit.

Apa Kanban Pribadi Dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Personal Kanban adalah adaptasi dari metode tangkas untuk individu dan bahkan pemilik usaha kecil. Ini bekerja dengan memaksa pengguna memvisualisasikan pekerjaan di satu tempat dan membatasi apa yang sedang mereka kerjakan.

Jim Benson dan Tonianne DeMaria Barry menawarkan kedua aturan ini dengan menggunakan sistem produktivitas ini dalam buku mereka yang sangat bagus Personal Kanban.

1. Visualisasikan pekerjaan Anda
2. Batasi pekerjaan dalam proses (WIP) Anda

Mereka berkata tentang aturan pertama, “Ketika kita melihat pekerjaan dalam berbagai konteksnya, pertukaran nyata menjadi eksplisit. Kami sekarang memiliki catatan fisik dari semua tuntutan itu pada waktu kami. Pandangan yang lebih luas tentang pekerjaan kami dan konteks kami memungkinkan kami untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Dan mereka menambahkan tentang aturan kedua "Membatasi WIP memberi kita waktu untuk fokus, bekerja dengan cepat, bereaksi dengan tenang terhadap perubahan, dan melakukan pekerjaan dengan bijaksana."

Langkah 1: Siapkan Papan Kanban Anda

Bagilah papan tulis menjadi tiga kolom. Jika Anda tidak memilikinya, pertimbangkan untuk membeli Papan Tulis Ajaib dan menempelkannya di dinding Anda atau bahkan membaginya menjadi buku catatan ukuran A4 atau ukuran letter yang besar.

Beri label kolom pertama "To Do", yang kedua "Melakukan" dan yang ketiga "Selesai".

Kolom pertama adalah untuk merekam item pekerjaan di daftar Pekerjaan baru Anda. Yang kedua untuk memutuskan apa yang akan Anda kerjakan sekarang dan yang ketiga untuk merekam apa yang telah Anda selesaikan.

Ingatlah untuk menghindari kesalahan produktivitas klasik dengan mengubah proyek menjadi tugas. Dibutuhkan serangkaian tugas (atau kartu) untuk menyelesaikan sebuah proyek. Anda juga dapat menggunakan catatan tempel untuk mewakili kartu Kaban.

Langkah 2: Bekerja Menggunakan Kanban

Tambahkan item atau kartu ke kolom "To Do" di papan Kanban Anda menggunakan spidol atau catatan Post-It.

Gunakan kata kerja tindakan dan tuliskan tugas yang dimaksud. Jika Anda memindahkan rumah, ini bisa jadi "Menyewa perusahaan pindahan". Alternatifnya, jika Anda menyiapkan presentasi besar, ini bisa menjadi "Sumber gambar stok".

Saat Anda siap untuk bekerja, seret item atau tugas dari kolom "To Do" ke "Doing".

Biasanya, saya merasa masuk akal untuk menyimpan tidak lebih dari tiga item di kolom "Melakukan". Ini membatasi pekerjaan saya yang sedang berjalan dan membantu memvisualisasikan apa yang sedang saya kerjakan. (Ingat aturannya!)

Saat Anda selesai bekerja, seret tugas lengkap dari kolom "Melakukan" ke kolom "Selesai". Kemudian tarik kartu Kanban lainnya dari “To Do” ke “Doing.”

Langkah 3: Tinjau Papan Anda

Saat Anda bekerja, Anda secara alami akan menyeret tugas dari kiri ke kanan papan Anda.

Tindakan sederhana menyeret tugas dari satu kolom ke kolom berikutnya memaksa Anda untuk memprioritaskan. Ini juga mendorong peninjauan rutin daftar Pekerjaan Anda.

Cara kerja ini mendorong keadaan mengalir. Tindakan memindahkan kartu dari satu kolom ke kolom berikutnya terasa memuaskan. Anda dapat melihat dengan cepat tugas yang mudah diselesaikan, tugas yang menghabiskan banyak waktu, dan bahkan tugas yang membuat Anda mandek. Benson mengatakan kepada saya,

“Kesalahan yang paling umum adalah tidak membatasi pekerjaan yang sedang berjalan… Orang terkadang melewatkan yang kedua karena ada “terlalu banyak yang harus dilakukan”, yang, ironisnya, adalah tujuan utama dari batas WIP.”

Jim Benson

Setelah Anda merasa lebih nyaman dengan metode Kanban, tambahkan kolom tambahan ke papan Kanban pribadi atau aplikasi Kanban Anda.

Misalnya, saya membuat kolom bernama "Menunggu" untuk menangkap tugas yang saya blokir dan tugas di mana saya membutuhkan seseorang untuk menghubungi saya kembali. Saya juga membuat kolom "Berikutnya" untuk tugas yang ingin saya kerjakan selama hari kerja tetapi tidak segera.

Kiat pro: Jika Anda membutuhkan inspirasi, telusuri Gambar Google untuk "Papan Kanban Pribadi".

Alat Kanban yang Disarankan

Saat saya mulai menggunakan Kanban Pribadi, saya menguji coba papan tulis besar dan buku catatan. Kedua alat bekerja dengan baik dan akan membantu Anda menguasai dasar-dasar Kanban. Siapa pun dapat merekam tugas yang terbuka dan selesai dengan metode ini.

Setelah Anda merasakan bagaimana sistem produktivitas ini bekerja dan menjadi bagian dari minggu kerja Anda, Anda siap untuk Dewan Kaban pribadi digital.

Trello adalah aplikasi manajemen proyek berbasis web. Ini pada dasarnya adalah jenis perangkat lunak Kanban. Anda dapat mengunggah file ke tugas atau kartu Anda, memberi label, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan sebagainya.

Mengunggah lampiran ke kartu berguna untuk mengumpulkan semua pekerjaan Anda di satu tempat. Demikian pula, saya telah menggunakan fitur kolaborasi aplikasi Trello untuk bekerja dengan kontraktor pihak ketiga.

Meskipun saya menyukai Trello untuk produktivitas pribadi, saya sarankan untuk memahami Kanban di papan tulis atau sistem analog terlebih dahulu. Lagi pula, alat itu selalu kurang penting daripada melakukan pekerjaan. Kemudian, Anda dapat beralih ke aplikasi atau perangkat lunak khusus.

Coba Kanban Pribadi Hari Ini

Tidak ada alat Kaban yang sempurna. Jika daftar To Do sederhana Anda membantu Anda menyelesaikan pekerjaan, patuhi itu.

Saya telah mencoba banyak perangkat lunak manajemen proyek selama bertahun-tahun. Masalah terbesarnya adalah daftar yang besar terkadang bisa membuat Anda kewalahan.

Jika hal ini terjadi pada Anda, Personal Kanban tidak membutuhkan waktu lama untuk dipelajari, dan akan membantu Anda mengelola pekerjaan sehari-hari tanpa merasa kewalahan. Sistem produktivitas pribadi ini juga membantu memvisualisasikan pekerjaan di satu tempat. Atau seperti kata Benson,

“Sistem ini dirancang khusus untuk memberikan fleksibilitas dengan memiliki seperangkat aturan kecil. Itulah alasan utama mengapa kami melihatnya diadopsi di setiap negara dan setiap vertikal di bumi – termasuk rumah. Anak-anak bersenang-senang menyelesaikan tugas mereka. Tim dengan cerdas menyelesaikan masalah yang kompleks. Pekerjaan proyek dan ambien mudah divisualisasikan dan diselesaikan.”

Jim Benson

Versi postingan ini awalnya muncul di Forbes.

Ini juga kutipan bab yang telah diedit dari buku baru saya This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Deserve.

Penjualan

Ini Berhasil: Fokus pada Apa yang Penting dan Dapatkan Hasil yang Pantas Anda Dapatkan

• Collins, Bryan (Pengarang)
• Bahasa Inggris (Bahasa Publikasi)
• 296 Halaman - 05/27/2019 (Tanggal Publikasi) - Nielsen (Penerbit)

Beli di Amazon

FAQ