8 Frasa untuk Membersihkan Musim Semi dari Email Anda

Kebiasaan menulis yang buruk bisa menumpuk seperti kekacauan rumah tangga. Ada baiknya untuk secara berkala menyisihkan akumulasi kelebihan cangkir kopi dan kaus oblong yang mudah dilupakan, jadi mengapa tidak mengambil tindakan serupa untuk menghilangkan beberapa klise dan ekspresi di tempat kerja yang “meh” di email Anda?

Kita harus mengakui bahwa kita juga bersalah: Ternyata menyebut klise sebagai “tidak berguna” itu sendiri adalah sesuatu yang klise, jadi kami menghapusnya. Memang benar, penulis Anda yang rendah hati tidak bangga memikirkan banyaknya email tak bernyawa yang dia kirim "kirim". Kita semua bisa melakukan yang lebih baik.

Dengan mengingat hal tersebut, kami telah mengumpulkan beberapa frasa yang lebih hambar, basi, dan umumnya kurang bagus yang mungkin Anda putuskan untuk dibuang saat membersihkan email Anda—bersama dengan beberapa alternatif yang rapi dan tajam.

1 Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik.

Anda mungkin bermaksud melakukan hal ini dengan cara yang penuh kepedulian, namun frasa ini terlalu melelahkan dan umum sehingga kini berisiko menunjukkan hal yang sebaliknya: bukan merupakan sentimen yang bijaksana, melainkan sekadar sekam yang tidak berarti.

Seringkali yang terbaik adalah menyampaikan bagian ini dan langsung ke intinya, tetapi jika Anda benar-benar menginginkan baris lain setelah salam Anda, beri penghargaan kepada pembaca dengan berbicara secara spesifik kepada mereka:

Saya suka postingan terbaru Anda di blog.

Saya menghargai presentasi Anda minggu lalu tentang penurunan keluaran karbon server kami.

Gambar anak anjing baru Anda yang Anda bagikan di Slack sangat menggemaskan.

Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, atau tidak sama sekali, Anda mungkin masih memujinya atau memulai dengan beberapa petunjuk tentang bagaimana Anda mengenalnya atau alasan Anda menghubunginya:

Kami bertemu sebentar di sebuah konferensi melalui teman bersama kami, Arjun.

Dua orang kini memberi tahu saya bahwa Anda akan menjadi tamu yang tepat untuk podcast kami.

Tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada pembaca bahwa Anda memikirkan apa yang Anda tulis.

2 Hanya menindaklanjuti. . .

Anda mungkin menggunakan frasa yang terlalu banyak bekerja ini ketika menyenggol seseorang yang belum membalas email. Kadang-kadang hal itu perlu, namun frasa ini sering kali gagal mencapai tujuannya untuk mendapatkan respons. Jadi ada baiknya bertanya pada diri sendiri terlebih dahulu: “Apakah pesan saya memerlukan balasan?” Jika jawabannya “ya”, carilah opsi yang lebih langsung.

Contoh kurang optimal 1:Hanya menindaklanjuti untuk melihat apakah ada minat terhadap . . .[siaran pers, misalnya]

Saran:Sejujurnya, kami merekomendasikan untuk memotong garis tersebut sama sekali.

Contoh suboptimal 2:Hanya menindaklanjuti untuk melihat apakah Anda memiliki masukan sebelum kami mengirimkan iterasi ini ke klien.

Saran:Klien mengharapkan sesuatu dari kami sore ini, jadi saya ingin mendapatkan perubahan terakhir pada siang hari.

Perhatikan bahwa saran terakhir berhasil mengkomunikasikan lebih banyak informasi—dengan lebih menarik—tanpa menjadi lebih panjang atau kurang sopan.

3 Hanya berputar kembali. . .

Semua masalah sama seperti di atas, kecuali lebih banyak jalan memutar. Anda dapat melakukannya tanpanya.

4 Kenormalan baru

Daftar alasan yang tidak lengkap untuk menghentikan penggunaan frasa ini mungkin mencakup penggunaan frasa ini secara berlebihan dan tidak jelas, frasa ini membuat tidak seorang pun yang mengetik atau membacanya merasa senang, dan frasa ini dimaksudkan untuk mengakui serangkaian kenyataan yang tidak menyenangkan sambil meminimalkannya.

Ini mungkin sesuatu yang bisa Anda tinggalkan dan lanjutkan:

Contoh kurang optimal:Tim kami masih menyesuaikan diri dengan kondisi normal baru, dan kami perlu memperlengkapi kembali proses wawancara kami.

Saran 1:Saatnya memperlengkapi kembali proses wawancara kita.

Pilihan bagus lainnya adalah menjadi lebih spesifik dan sedikit lebih manusiawi:

Saran 2:Pandemi ini merusak proses wawancara lama kita, jadi mari luangkan waktu untuk mengembangkan proses wawancara baru.

Rasanya tidak seperti komputer yang menulisnya dibandingkan contoh yang kita mulai—dan dengan kata-kata yang lebih sedikit.

5 Seperti yang dibahas. . .

Ini biasanya digunakan ketika email merujuk pada hal yang harus dilakukan setelah rapat, namun cenderung tidak jelas. Tanyakan pada diri Anda: “Apa cara yang lebih baik untuk mengingatkan pembaca tentang percakapan apa yang saya maksud?”

Contoh yang kurang optimal:Seperti yang dibahas pada rapat seluruh staf hari Rabu, saya sekarang telah menyusun pedoman terlampir.

Saran 1:Berdasarkan masukan dari staf yang ingin membawa anjing ke kantor, saya telah menyusun beberapa pedoman.

Saran 2:Selalu bawa anjing ke kantor.

(Yang terakhir itu hanya lelucon. Semacam itu.)

6 Maaf atas keterlambatannya.

Salah satu manfaat email adalah Anda sering kali bisa menunggu hingga rapat berikutnya, atau setelah makan siang—atau bahkan hingga besok—untuk membalas. Jadi, seberapa sering Anda perlu meminta maaf karena menggunakan fitur tersebut?

Seperti banyak frasa lain di atas, sering kali tidak apa-apa untuk memotong ide ini tanpa menggantinya, namun jika Anda harus menggunakannya, carilah cara untuk menjadikannya baru atau berbeda. Anda benar-benar pernah meminta maaf karena lupa email pada Jumat sore dengan mengutip Yang Mulia Gandalf: Kegelapan menerima tanggapan saya, dan itu “menyimpang dari pikiran dan waktu.”

Saya tetap berhasil mendapatkan pekerjaan dari editor itu, jadi setidaknya perlu kecerdikan?

7 Jika tidak, jangan khawatir!

Kami ingin Anda tahu bahwa tidak apa-apa meminta bantuan di tempat kerja atau menyampaikan kepada pembaca bahwa Anda perlu menyelesaikan sesuatu sebelum tenggat waktu. Ini bukan berarti bersikap angkuh; itu hanya kebenaran.

Contoh kurang optimal:Bolehkah saya memberi tahu saya jika Anda berminat hari ini paling lambat jam 4 sore? Jika tidak, jangan khawatir!

Saran:Tim saya ingin menyelesaikan susunan panel hari ini, jadi jika Anda siap, harap beri tahu saya paling lambat jam 4 sore

Perlu dicatat bahwa saran terakhir membutuhkan lebih banyak ruang. Itu diperbolehkan. Begitu juga kamu.

8 Saya menantikan balasan Anda.

Apa isi email yang Anda tulis jika ini tidakbenar? Gagasan ini cenderung tidak penting dan mudah dipotong, namun jika Anda ingin menggarisbawahi bahwa Anda menginginkan tanggapan yang tepat waktu, cobalah mengambil contoh dari contoh terakhir di atas, yang memberikan alasan dan jangka waktu tertentu.

Jika Anda melihat suatu tema dalam saran kami di sini, mungkin sebagian besar bentuk kekacauan email sebaiknya dihilangkan saja, bukan diganti. Lagi pula, tujuan pembersihan musim semi bukanlah untuk memperbarui barang-barang yang tidak pernah Anda gunakan, tetapi untuk membuangnya. Seperti halnya rumah yang rapi, hal yang sama juga berlaku untuk email yang rapi: Salah satu kemewahan terbesar adalah ruang kosong.