8 Frase untuk Spring-Clean dari Email Anda

Kebiasaan menulis yang buruk memiliki cara menumpuk seperti kekacauan rumah tangga. Ada baiknya untuk secara berkala menyisihkan akumulasi kelebihan cangkir kopi dan kaos oblong, jadi mengapa tidak mengambil stok yang sama untuk membersihkan email Anda dari beberapa klise dan ekspresi tempat kerja yang sangat "meh"?

Kita harus mengakui bahwa kita juga bersalah: Ternyata menyebut klise "threadbare" itu sendiri adalah sesuatu yang klise, jadi kami menghapusnya. Memang, penulis Anda yang rendah hati tidak bangga memikirkan volume email yang benar-benar tidak bernyawa yang dia "kirim" dihaluskan. Kita semua bisa melakukan lebih baik.

Dengan mengingat hal itu, kami telah mengumpulkan beberapa frasa yang lebih hambar, basi, dan umumnya substellar yang mungkin Anda putuskan untuk dibuang saat Anda membersihkan email Anda—bersama dengan beberapa alternatif yang rapi dan jelas.

1 Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik.

Anda mungkin bermaksud ini dengan cara yang peduli, tetapi frasa ini sangat lelah dan umum sehingga sekarang berisiko menyarankan yang sebaliknya: kurang merupakan sentimen yang bijaksana daripada hanya sekam yang tidak berarti.

Sering kali lebih baik untuk menyerang bagian ini dan langsung ke intinya, tetapi jika Anda benar-benar menginginkan baris lain setelah salam Anda, beri tahu pembaca dengan berbicara kepada mereka secara khusus:

Saya suka posting terbaru Anda di blog.

Saya menghargai presentasi Anda minggu lalu tentang menurunkan output karbon server kami.

Gambar-gambar yang Anda bagikan di Slack tentang anak anjing baru Anda sangat menggemaskan.

Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, atau sama sekali, Anda mungkin masih memuji mereka atau memulai dengan beberapa petunjuk tentang bagaimana Anda berkenalan atau mengapa Anda menghubungi:

Kami bertemu sebentar di sebuah konferensi melalui teman bersama kami, Arjun.

Dua orang sekarang memberi tahu saya bahwa Anda akan menjadi tamu yang sempurna untuk podcast kami.

Tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada pembaca bahwa Anda memikirkan apa yang Anda tulis.

2 Hanya menindaklanjuti. . .

Anda mungkin menerapkan frasa yang terlalu banyak bekerja ini saat menyenggol seseorang yang belum menanggapi email. Terkadang itu perlu, tetapi frasa ini terlalu sering gagal dalam tujuannya untuk mendapatkan respons. Jadi, ada baiknya Anda bertanya pada diri sendiri terlebih dahulu: “Apakah pesan saya memerlukan balasan?” Jika jawabannya adalah “ya”, maka carilah pilihan yang lebih langsung.

Contoh suboptimal 1: . . [siaran pers, misalnya]

Saran: Sejujurnya, kami merekomendasikan untuk memotong garis sama sekali.

Contoh suboptimal 2: Saran: Perhatikan bahwa saran terakhir berhasil mengomunikasikan lebih banyak informasi—lebih meyakinkan—tanpa lebih panjang atau kurang sopan.

3 Hanya berputar-putar kembali. . .

Semua masalah yang sama seperti di atas, kecuali lebih bundaran. Anda dapat melakukannya tanpa itu.

4 Normal baru

Daftar alasan yang tidak lengkap untuk menghentikan frasa ini mungkin termasuk bahwa itu terlalu sering digunakan dan tidak jelas, tidak membuat siapa pun yang mengetik atau membacanya merasa senang, dan bahwa itu dimaksudkan untuk mengakui serangkaian realitas yang tidak menyenangkan sementara bisa dibilang meminimalkannya.

Ini mungkin salah satu yang Anda lempar dan lanjutkan:

Contoh suboptimal: Saran 1: Pilihan bagus lainnya adalah menjadi lebih spesifik dan sedikit lebih manusiawi:

Saran 2: Itu terasa jauh lebih sedikit seperti komputer yang menulisnya daripada contoh yang kita mulai—dan dengan kata-kata yang lebih sedikit.

5 Seperti yang dibahas. . .

Ini biasanya digunakan ketika email mengacu pada agenda setelah rapat, tetapi cenderung tidak jelas. Tanyakan pada diri Anda: "Apa cara yang lebih baik untuk mengingatkan pembaca percakapan apa yang saya maksud?"

Contoh suboptimal: Saran 1: Saran 2: (Yang terakhir itu lelucon. Semacam.)

6 Maaf atas keterlambatannya.

Salah satu manfaat email adalah Anda sering dapat menunggu hingga rapat berikutnya, atau setelah makan siang—atau bahkan hingga besok—untuk merespons. Jadi seberapa sering Anda benar-benar perlu meminta maaf karena menggunakan fitur itu?

Seperti banyak frasa lain di atas, sering kali boleh saja memotong ide ini tanpa menggantinya, tetapi jika Anda harus menggunakannya, cari cara untuk membuatnya baru atau berbeda. Anda benar-benar pernah meminta maaf karena melupakan email Jumat sore dengan memparafrasekan Gandalf yang terhormat: Darkness menerima tanggapan saya, dan itu "melenceng dari pemikiran dan waktu."

Saya tetap berhasil mendapatkan pekerjaan dari editor itu, jadi poin untuk kecerdikan, setidaknya?

7 Jika tidak, jangan khawatir!

Kami ingin Anda tahu bahwa tidak apa-apa meminta bantuan di tempat kerja atau menyampaikan kepada pembaca bahwa Anda perlu menyelesaikan sesuatu sebelum tenggat waktu. Itu tidak angkuh; itu hanya kebenaran.

Contoh suboptimal: Jika tidak, jangan khawatir!

Saran: Perlu dicatat bahwa saran terakhir membutuhkan lebih banyak ruang. Itu diperbolehkan. Begitu juga kamu.

8 Saya menantikan balasan Anda.

Apa yang akan dikatakan tentang email yang Anda tulis jika ini tidak benar? Gagasan ini cenderung tidak penting dan mudah dipotong, tetapi jika Anda bermaksud menggarisbawahi bahwa Anda menginginkan tanggapan yang tepat waktu, cobalah menggambar dari contoh terakhir di atas, yang memberikan alasan dan kerangka waktu tertentu.

Jika Anda melihat tema dengan saran kami di sini, mungkin banyak bentuk kekacauan email sebaiknya dihapus saja, bukan diganti. Lagi pula, tujuan pembersihan pegas bukanlah untuk meningkatkan barang-barang yang tidak pernah Anda gunakan, tetapi untuk membuangnya. Seperti halnya rumah yang rapi, hal yang sama berlaku untuk email yang rapi: Di ​​antara kemewahan terbesar adalah ruang kosong.