Cara Menulis Siaran Pers: Panduan Langkah demi Langkah

Siaran pers adalah salah satu format pendiri hubungan masyarakat (PR). Humas dan siaran pers merupakan alat penting dalam manajemen persepsi. Mengetahui cara menulis siaran pers adalah keterampilan penting jika Anda ingin mendapatkan perhatian media untuk bisnis atau organisasi Anda.

Biasanya, siaran pers didistribusikan ke jaringan berita, yang kemudian menyebarkan informasi tersebut kepada jurnalis. Karena sejarah siaran pers dan cara pendistribusiannya, siaran pers tersebut menggunakan format standar.

Siaran pers adalah cara untuk mengontrol narasi seputar merek Anda sekaligus mendapatkan momentum dan jangkauan organik. Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda tentang cara menulis siaran pers untuk acara atau pengumuman penting yang menonjol dan menarik perhatian media.

Apa itu siaran pers dan apa tujuannya?

Siaran pers adalah pernyataan resmi yang disebarkan suatu organisasi kepada outlet berita atau publik. Ini adalah cara formal untuk mengumpulkan semua informasi yang relevan dengan sebuah cerita ke dalam sumber satu halaman. Fungsi siaran pers adalah untuk menarik perhatian media.

Kapan siaran pers harus dibuat atau digunakan?

Siaran pers harus dibuat kapan saja suatu organisasi menginginkan perhatian media untuk suatu peristiwa besar. Mereka juga dapat digunakan untuk membentuk narasi ketika sebuah perusahaan atau organisasi menghadapi pengawasan. Peristiwa ini dapat mencakup:

1 Perubahan kepemimpinan tingkat eksekutif

2 Peluncuran produk baru

3 Acara publik dan pribadi

4 Pengumuman pendanaan

5 Berita terkini

6 Peletakan batu pertama dan grand opening

Apa perbedaan siaran pers dengan pengumuman perusahaan lainnya?

Siaran pers lebih dari sekedar pengumuman formal. Dalam jurnalisme dan penulisan sejarah yang akurat , siaran pers dianggap sebagai sumber utama . Itu adalah dokumen asli yang berisi informasi resmi. Siaran pers juga berbeda dari pengumuman lainnya karena ditulis dengan cara tertentu, dengan tujuan untuk diambil dan diberitakan oleh media.

4 hal yang boleh dan 3 hal yang tidak boleh dilakukan dalam menulis siaran pers

Saat Anda menulis siaran pers, sebaiknya ikuti pedoman tradisional. Jika Anda ingin siaran pers Anda yang layak diberitakan diterima oleh media, Anda harus mengikuti saran berikut.

Pertimbangkan sudut siaran pers Anda

Fokus pada bagaimana pengumuman Anda memberikan nilai kepada audiens target Anda. Itulah sudut Anda (dan kail Anda). Ketika itu bermanfaat bagi orang lain, itu layak untuk dibagikan. Menyampaikan perspektif atau sudut pandang yang jelas akan menarik lebih banyak perhatian pers. Pertimbangkan outlet tempat Anda mengirimkan rilis—stasiun televisi mungkin merespons sudut pandang yang berbeda dari stasiun radio publik atau surat kabar.

Pertimbangkan bagaimana cerita Anda berdampak pada komunitas. Apakah ada kontroversi seputar acara ini? Apakah ada kemajuan yang dicapai untuk mengatasi masalah tertentu? Bagaimana siaran pers Anda dapat membangkitkan respons emosional dari pembaca?

Sertakan lima W

Lima W tersebut adalahsiapa,apa,kapan,dimana, danmengapa. Ini adalah informasi terpenting dalam siaran pers. Informasi penting harus dibagikan di awal siaran pers Anda sehingga jurnalis yang membacanya tidak perlu mencari rincian penting, seperti kapan dan di mana pengumuman atau peristiwa tersebut berlangsung dan siapa saja yang akan hadir.

Gunakan kata kunci

Jika siaran pers Anda dikirimkan melalui layanan distribusi, biasanya siaran pers tersebut dapat dicari di seluruh web. Layanan distribusi ini juga mengirimkan siaran pers Anda langsung ke kotak masuk jurnalis. Menggunakan kata kunci dalam judul dan ringkasan Anda akan membuat siaran pers Anda muncul di mesin pencari dan memudahkan untuk menemukan informasi penting.

Lakukan hyperlink atau sumber referensi apa pun yang Anda kutip

Jika Anda menggunakan referensi apa pun dalam siaran pers Anda, gunakan teks jangkar untuk membuat hyperlink ke sumbernya. Anda dapat memilih untuk mereferensikan data, kutipan, atau informasi lain yang perlu dikutip. Jurnalis sering kali menanyakan dari mana Anda mendapatkan informasi atau sumber data Anda, jadi mengemukakan informasi tersebut di awal akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut sebelum ditanyakan.

Jangan lama-lama*

Siaran pers harus jelas dan ringkas. Jurnalis tidak punya waktu untuk membaca banyak halaman, terutama ketika mereka menerima lusinan siaran pers setiap hari.

*Pengecualian terhadap peraturan ini mencakup siaran pers yang tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi yang rumit dan beragam, seperti pengumuman penelitian medis, terobosan teknologi, dll.

Jangan lupa untuk mengedit

Siaran pers adalah dokumen formal dan profesional. Anda tidak ingin siaran pers Anda mengandung kesalahan. Revisi dan edit rilis Anda secara menyeluruh sebelum mengirimkannya, waspadai kesalahan ketik, nama yang salah eja, tanggal yang salah, dan informasi yang hilang.

Jangan berlebihan

Setiap komponen siaran pers Anda adalah kesempatan lain untuk menyampaikan sudut pandang Anda dan menunjukkan bahwa acara Anda layak diberitakan. Hindari membuat judul, subjudul, dan kalimat pertama sama. Paragraf dalam siaran pers Anda masing-masing harus berisi informasi unik dan mudah mengalir bersama.

Cara menulis siaran pers

Mengikuti garis besar siaran pers menunjukkan kepada media bahwa organisasi Anda profesional. Struktur standar juga memudahkan jurnalis menemukan informasi yang mereka cari dengan cepat. Mari selami jenis siaran pers dan apa saja yang harus disertakan dalam setiap jenis siaran pers.

Garis besar siaran pers

Siaran pers pada dasarnya adalah satu halaman berita yang mengikuti garis besar tradisional. Itu harus antara 200 dan 500 kata. Berikut garis besar siaran pers standar.

1 Judul

2 Tanggal publikasi

3 Informasi kontak

4 Ringkasan

5 Paragraf pendahuluan

6 Paragraf rinci

7 Tentang

8 ###

Apa saja jenis-jenis siaran pers?

Peluncuran dan pembaruan produk

Peluncuran produk adalah saat yang tepat untuk membuat siaran pers. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengontrol informasi mana tentang produk mereka yang dipublikasikan dan membangkitkan antusiasme terhadap inovasi terbaru mereka. Selalu sertakan foto produk berkualitas tinggi dalam siaran pers produk.

Contoh:

• Apple Meluncurkan Tali Jam Apple Watch Pride Edition Baru
• Coding Dojo Meluncurkan Program UX/UI Online Paruh Waktu untuk Meningkatkan Keterampilan Pekerja Profesional
• Genesis Menghadirkan Mobil Listrik GV60 Pertama di AS

Pengumuman atau undangan acara

Siaran pers dapat digunakan untuk mengumumkan acara publik dan pribadi. Baik itu ringkasan acara amal pribadi atau pengumuman publik tentang pembukaan besar yang akan datang, siaran pers acara dapat berkontribusi pada citra dan pengakuan merek organisasi.

Jika acara tersebut terbuka untuk umum, sertakan ajakan bertindak yang jelas dan distribusikan siaran pers Anda setidaknya dua minggu sebelum acara. Mainkan aspek visual acara melalui gambar untuk menarik lebih banyak minat.

Contoh:

• Es Krim Jeni's Splendid—Favorit Midwestern—Membuka Toko Pertama di San Diego
• Bonnaroo Merilis Jadwal Lengkap
• Lupus Charity Walk Mengumpulkan $1M untuk Penelitian
• Organisasi Membantu Keluarga yang Tidak Memiliki Perumahan yang Tidak Aman Menemukan Rumah Permanen

Pembaruan merek

Siaran pers pembaruan branding menunjukkan kepada publik bagaimana dan mengapa organisasi Anda melakukan rebranding. Sertakan kutipan dari pimpinan organisasi Anda untuk membantu menyampaikan maksud dari perubahan citra tersebut. Anda dapat mengambil siaran pers rebranding selangkah lebih maju dengan menjadikannya interaktif. Jangan lupa sertakan gambar identitas brand baru.

Contoh:

• Dunkin' Donuts Sekarang Menjadi Dunkin'
• Google Menjadi “Alfabet” dalam Rebranding Besar-besaran
• Cystic Fibrosis Foundation Mendapat Logo Baru

Perubahan organisasi

Siaran pers untuk perubahan organisasi mungkin mencakup kepemimpinan C-suite baru, kemitraan dengan perusahaan lain, merger, dan akuisisi. Perubahan organisasi dapat dilihat dengan cara yang berbeda-beda, bergantung pada sejarah organisasi dan cakupan seputar perubahan tersebut. Siaran pers adalah cara termudah untuk menceritakan kisah organisasi Anda. Sertakan kutipan dari pemain kunci dalam perubahan tersebut.

Contoh:

• M&M's dan Adidas Bekerja Sama untuk Sneaker Drop Baru
• Blueprint Medicines Mengangkat Dua Pemimpin Berbakat ke Tim Eksekutifnya
• Microsoft Akan Mengakuisisi Activision Blizzard untuk Menghadirkan Kegembiraan dan Komunitas Gaming bagi Semua Orang

Penghargaan

Pengumuman penghargaan meningkatkan reputasi perusahaan Anda. Gunakan kata kunci dan kata sifat superlatif untuk menekankan pencapaian Anda dalam judul Anda. Siaran pers penghargaan juga dapat digunakan untuk menciptakan buzz jika organisasi Anda sedang mencari atau baru saja mendapatkan pendanaan.

Contoh:

• Ologies dengan Alie WardMemenangkan Pembawa Acara Podcast Terbaik Webby
• Produsen Mobil Korea Memimpin dalam Keandalan Kendaraan, JD Power Menemukan
• Udara Segar bersama Terry GrossMemenangkan Penghargaan Peabody Institution
• Startup Daur Ulang Plastik Novoloop Mengumpulkan $10 Juta

Berita terkini

Format siaran pers yang ringkas dan formal mendorong Anda untuk sekadar menyatakan fakta dan memberikan penjelasan yang jelas tanpa menggunakan bahasa yang terlalu emosional, bahkan ketika mengumumkan berita terkini yang sulit. Faktanya, siaran pers pertama yang didistribusikan pada tahun 1906 meliput kecelakaan kereta api yang tragis.

Contoh:

• EPA Mengumumkan Sumber Daya Virus Corona (COVID-19) untuk Pemerintah Negara Bagian, Lokal, dan Suku
• Gempa Dahsyat Mengguncang Peru Selatan
• Jepang Akan Melanjutkan Pariwisata pada bulan Juni
• Sophie Masloff, Mantan Walikota Pittsburgh, Meninggal pada usia 96 tahun

8 hal yang harus dimiliki semua siaran pers

1 Judul

Karena outlet media menerima ratusan berita setiap hari, Anda memerlukan judulyang menarik agar siaran pers Anda menonjol. Untuk membuat judul yang menonjol, cobalah beberapa pendekatan berikut:

• Referensi data menarik
• Bicaralah langsung kepada pembaca
• Ajukan pertanyaan
• Sertakan kata kunci
• Gunakan angka
• Jawab sebuah pertanyaan
• Terapkan aliterasi
• Tambahkan nilai

2 Tanggal publikasi

Kebanyakan siaran pers hanya mencantumkan “untuk segera dirilis” di kolomtanggal publikasi, tapi itu bukan satu-satunya pilihan Anda. Jika Anda memiliki acara mendatang, Anda selalu dapat mengirimkan siaran pers lebih awal dan mencantumkan tanggal rilis yang Anda inginkan.

3 Informasi kontak

Bidanginformasi kontakpada siaran pers harus mencantumkan penghubung hubungan masyarakat organisasi Anda. Bidang ini harus mencantumkan nama, jabatan, email, dan nomor telepon mereka.

4 Ringkasan

Ringkasan berada di atas isi siaran pers tetapi di bawah judul, informasi kontak, dan tanggal.Ringkasannya berupa satu hingga tiga poin-poin atau paragraf miring yang terdiri dari dua hingga tiga kalimat yang menyampaikan informasi paling penting. Jaga agar tetap ringkas.

5 Paragraf pendahuluan

Paragraf pertama, atauparagraf pendahuluan, harus dimulai dengan lokasi acara dan memperkenalkan isi siaran pers. Outlet media mencari pengumuman yang layak diberitakan dan tiga dari lima W—kapan, di mana, dan mengapa.

6 Paragraf detail

Anda dapat menyertakan satu atau duaparagraf detailyang berisi fakta dan angka, detail lebih lanjut, atau kutipan dari anggota organisasi terkait. Pilih hanya satu atau dua kutipan atau statistik penting yang benar-benar layak diberitakan. Anda juga dapat menggunakan paragraf ketiga untuk menghubungkan siaran pers Anda dengan peristiwa berita terkini agar lebih tepat waktu dan relevan.

7 Tentang

Juga disebut boilerplate, bagiantentangadalah tempat Anda memberi tahu pers tentang perusahaan Anda. Bagian ini harus terdiri dari dua hingga empat kalimat dan mencakup dua dari lima W terakhir—siapa dan apa. Cantumkan nama organisasi Anda dan pernyataan misinya, tanggal pendirian, dan ukuran perusahaan.

8 ###

Secara tradisional, tanda tiga pon telah disertakan di akhir siaran pers untuk menunjukkan akhir dari konten siaran pers. Tanda-tanda tersebut digunakan untuk memberi tahu layanan kawat bahwa tidak ada halaman lain dan memberi tahu para jurnalis bahwa mereka tidak perlu menunggu halaman berikutnya. Saat ini, simbol-simbol ini secara teknis tidak diperlukan, namun banyak penulis masih mengikuti format ini untuk menghormati tradisi .

FAQ siaran pers

Apa itu siaran pers?

Siaran pers adalah pernyataan resmi yang didistribusikan ke media untuk memberikan informasi resmi kepada publik. Siaran pers dianggap sebagai sumber utama.

Kapan Anda harus menulis siaran pers?

Anda harus menulis siaran pers untuk peristiwa penting dan layak diberitakan yang ingin Anda publikasikan.

• Peluncuran dan pembaruan produk
• Pengumuman atau undangan acara
• Pembaruan merek
• Perubahan organisasi
• Penghargaan
• Berita terkini

Apa saja komponen utama siaran pers?

Komponen utama siaran pers adalah:

1 Judul

2 Tanggal publikasi

3 Informasi kontak

4 Ringkasan

5 Paragraf pendahuluan

6 Paragraf rinci

7 Tentang

8 ###