Cara Menulis Siaran Pers: Panduan Langkah-demi-Langkah

Siaran pers adalah salah satu format pendiri hubungan masyarakat (PR). Humas dan siaran pers adalah alat penting dari manajemen persepsi. Mengetahui cara menulis siaran pers adalah keterampilan penting jika Anda ingin mendapatkan perhatian media untuk bisnis atau organisasi Anda.

Secara tradisional, siaran pers telah didistribusikan ke newswires, yang kemudian menyebarkan informasi tersebut kepada wartawan. Karena sejarah siaran pers dan cara penyebarannya, mereka menggunakan format standar.

Siaran pers adalah cara untuk mengontrol narasi seputar merek Anda sambil mendapatkan momentum dan jangkauan organik. Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui cara menulis siaran pers untuk acara atau pengumuman penting yang menonjol dan mendapatkan perhatian media.

Apa itu siaran pers, dan apa tujuannya?

Siaran pers adalah pernyataan resmi yang didistribusikan organisasi ke outlet berita atau publik. Ini adalah cara formal untuk mengumpulkan semua informasi yang relevan dengan sebuah cerita ke dalam satu halaman sumber. Fungsi siaran pers adalah untuk menarik perhatian media.

Kapan siaran pers harus dibuat atau digunakan?

Siaran pers harus dibuat setiap kali organisasi menginginkan perhatian media untuk acara besar. Mereka juga dapat digunakan untuk membentuk narasi ketika sebuah perusahaan atau organisasi menghadapi pengawasan. Peristiwa ini dapat mencakup:

1 Perubahan dalam kepemimpinan tingkat eksekutif

2 Peluncuran produk baru

3 Acara publik dan pribadi

4 Pengumuman pendanaan

5 Berita terkini

6 Peletakan batu pertama dan grand opening

Apa perbedaan siaran pers dengan pengumuman perusahaan lain?

Siaran pers lebih dari sekadar pengumuman formal. Dalam jurnalisme dan penulisan sejarah yang akurat , siaran pers dianggap sebagai sumber utama . Mereka adalah dokumen asli yang berisi informasi resmi. Siaran pers juga berbeda dari pengumuman lain karena ditulis dengan cara tertentu, dengan tujuan untuk diambil dan dilaporkan oleh media.

4 dos dan 3 don'ts dari menulis siaran pers

Saat Anda menulis siaran pers, sebaiknya ikuti panduan tradisional. Jika Anda ingin siaran pers Anda yang layak diberitakan diambil oleh outlet media, Anda harus mengikuti saran ini.

Pertimbangkan sudut siaran pers Anda

Fokus pada bagaimana pengumuman Anda memberikan nilai kepada audiens target Anda. Itu sudut Anda (dan kail Anda). Ketika melayani orang, itu layak untuk dibagikan. Menyampaikan perspektif atau sudut yang jelas akan lebih menarik perhatian pers. Pertimbangkan outlet tempat Anda mengirim rilis—stasiun televisi mungkin menanggapi sudut pandang yang berbeda dari stasiun radio publik atau surat kabar.

Pertimbangkan bagaimana cerita Anda berdampak pada komunitas. Apakah ada kontroversi seputar acara ini? Apakah ada kemajuan yang dibuat untuk mengatasi masalah tertentu? Bagaimana siaran pers Anda dapat membangkitkan respons emosional dari pembaca?

Sertakan lima Ws

Lima W adalah siapa , apa , kapan , di mana , dan mengapa . Ini adalah informasi terpenting dalam siaran pers. Informasi penting harus dibagikan lebih awal dalam siaran pers Anda sehingga wartawan yang membacanya tidak perlu mencari detail penting, seperti kapan dan di mana pengumuman atau acara berlangsung dan siapa yang akan berada di sana.

Gunakan kata kunci

Jika siaran pers Anda dikirim oleh layanan distribusi, biasanya akan dapat dicari di seluruh web. Layanan distribusi ini juga mengirimkan siaran pers Anda langsung ke kotak masuk wartawan. Menggunakan kata kunci dalam judul dan ringkasan Anda akan membuat siaran pers Anda muncul di mesin pencari dan memudahkan untuk menemukan informasi penting.

Lakukan hyperlink atau sumber referensi apa pun yang Anda kutip

Jika Anda menggunakan referensi apa pun dalam siaran pers Anda, gunakan teks jangkar untuk menautkan sumbernya. Anda dapat memilih untuk merujuk data, kutipan, atau informasi lain yang perlu dikutip. Wartawan akan sering bertanya dari mana Anda mendapatkan informasi Anda atau sumber data Anda, jadi menempatkan informasi itu di depan akan menjawab pertanyaan-pertanyaan itu sebelum ditanyakan.

Jangan lama-lama*

Siaran pers harus jelas dan ringkas. Wartawan tidak punya waktu untuk membaca banyak halaman, terutama ketika mereka menerima lusinan siaran pers sehari.

*Pengecualian untuk aturan ini termasuk siaran pers yang tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi yang rumit dan bernuansa, seperti yang mengumumkan studi medis, terobosan teknologi, dll.

Jangan lupa diedit

Siaran pers adalah dokumen formal dan profesional. Anda tidak ingin siaran pers Anda memiliki kesalahan. Revisi dan edit rilis Anda secara menyeluruh sebelum mengirimnya, perhatikan kesalahan ketik, nama yang salah eja, tanggal yang salah, dan informasi yang hilang.

Jangan berlebihan

Setiap komponen siaran pers Anda adalah kesempatan lain untuk menyampaikan sudut pandang Anda dan menunjukkan bahwa acara Anda layak diberitakan. Hindari membuat judul, subjudul, dan kalimat pertama Anda sama. Paragraf dalam siaran pers Anda masing-masing harus berisi informasi unik dan harus mudah mengalir bersama.

Cara menulis siaran pers

Mengikuti garis besar siaran pers yang khas menunjukkan outlet media bahwa organisasi Anda profesional. Struktur standar juga memudahkan jurnalis untuk menemukan informasi yang mereka cari dengan cepat. Mari selami jenis siaran pers dan apa yang harus disertakan oleh setiap jenis.

Garis besar siaran pers

Siaran pers pada dasarnya adalah satu halaman berita yang mengikuti garis besar tradisional. Itu harus antara 200 dan 500 kata. Berikut adalah garis besar siaran pers standar.

1 Judul

2 Tanggal publikasi

3 Informasi kontak

4 Ringkasan

5 Paragraf pendahuluan

6 Detil paragraf

7 Tentang

8 ###

Apa saja jenis siaran pers yang berbeda?

Peluncuran dan pembaruan produk

Peluncuran produk adalah waktu yang tepat untuk membuat siaran pers. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengontrol informasi mana tentang produk mereka yang dipublikasikan ke publik dan membangkitkan semangat untuk inovasi terbaru mereka. Selalu sertakan foto produk berkualitas tinggi dalam siaran pers produk.

Contoh:

• Apple Meluncurkan Band Apple Watch Pride Edition Baru
• Coding Dojo Meluncurkan Program UX/UI Online Paruh Waktu untuk Meningkatkan Keterampilan Profesional yang Bekerja
• Genesis Menghadirkan Mobil Listrik GV60 Pertama di AS

Pengumuman atau undangan acara

Siaran pers dapat digunakan untuk mengumumkan acara publik dan pribadi. Baik itu ringkasan acara amal pribadi atau pengumuman publik tentang pembukaan yang akan datang, siaran pers acara dapat berkontribusi pada citra organisasi dan pengenalan merek.

Jika acara terbuka untuk umum, sertakan ajakan bertindak yang jelas dan sebarkan siaran pers Anda setidaknya dua minggu sebelum acara. Mainkan aspek yang sangat visual dari acara melalui gambar untuk menarik lebih banyak minat.

Contoh:

• Es Krim Jeni's Splendid—favorit Midwestern—Membuka Toko Pertamanya di San Diego
• Bonnaroo Rilis Jadwal Lengkap
• Lupus Charity Walk Menggalang $1 juta untuk Riset
• Organisasi Membantu Keluarga-Keluarga yang Tidak Aman untuk Menemukan Rumah Permanen

Pembaruan merek

Siaran pers pembaruan branding menunjukkan kepada publik bagaimana dan mengapa organisasi Anda melakukan rebranding. Sertakan kutipan dari pimpinan organisasi Anda untuk membantu menyampaikan maksud dari rebranding. Anda dapat mengambil siaran pers rebrand satu langkah lebih jauh dengan membuatnya interaktif. Jangan lupa untuk menyertakan gambar identitas merek baru.

Contoh:

• Dunkin 'Donuts Sekarang Dunkin'
• Google Menjadi "Alfabet" dalam Rebranding Besar-besaran
• Yayasan Fibrosis Kistik Mendapat Logo Baru

Perubahan organisasi

Siaran pers untuk perubahan organisasi dapat mencakup kepemimpinan C-suite baru, kemitraan dengan perusahaan lain, merger, dan akuisisi. Perubahan organisasi dapat dirasakan dengan cara yang berbeda tergantung pada sejarah organisasi dan cakupan seputar perubahan tersebut. Siaran pers adalah cara termudah untuk menceritakan kisah organisasi Anda. Sertakan kutipan dari pemain kunci dalam perubahan.

Contoh:

• M&M dan Adidas Bekerja Sama untuk Sneaker Drop Baru
• Obat Cetak Biru Mengangkat Dua Pemimpin Berbakat ke Tim Eksekutifnya
• Microsoft akan Mengakuisisi Activision Blizzard untuk Membawa Kegembiraan dan Komunitas Gaming ke Semua Orang

Penghargaan

Pengumuman penghargaan meningkatkan reputasi perusahaan Anda. Gunakan kata kunci dan kata sifat superlatif untuk menekankan pencapaian Anda di judul Anda. Siaran pers penghargaan juga dapat digunakan untuk menciptakan buzz jika organisasi Anda sedang mencari atau baru saja mendapatkan pendanaan.

Contoh:

• Ologies dengan Alie Ward Memenangkan Host Podcast Terbaik Webby
• Produsen Mobil Korea Memimpin Jalan dalam Keandalan Kendaraan, JD Power Menemukan
• Udara Segar Bersama Terry Gross Raih Peabody Institution Award
• Startup Daur Ulang Plastik Novoloop Raih $10 juta

berita terbaru

Format siaran pers yang ringkas dan formal mendorong Anda untuk menyatakan fakta dan memberikan penjelasan yang jelas tanpa menggunakan bahasa yang terlalu emosional, bahkan saat mengumumkan berita terkini yang sulit. Faktanya, siaran pers pertama yang pernah didistribusikan pada tahun 1906 meliput kecelakaan kereta api yang tragis.

Contoh:

• EPA Mengumumkan Sumber Daya Coronavirus (COVID-19) untuk Pemerintah Negara Bagian, Lokal, dan Suku
• Gempa Kuat Mengguncang Peru Selatan
• Jepang akan Lanjutkan Pariwisata di Bulan Juni
• Sophie Masloff, Mantan Walikota Pittsburgh, Meninggal pada usia 96 tahun

8 hal yang harus dimiliki semua siaran pers

1 Judul

Karena outlet media menerima ratusan cerita per hari, Anda memerlukan headline yang mematikan agar siaran pers Anda menonjol. Untuk membuat judul yang menonjol, coba beberapa pendekatan berikut:

• Referensi data menarik
• Berbicara langsung kepada pembaca
• Tanyakan sesuatu
• Sertakan kata kunci
• Gunakan angka
• Menjawab pertanyaan
• Terapkan aliterasi
• Tambahkan nilai

2 Tanggal publikasi

Kebanyakan siaran pers hanya menempatkan "untuk rilis segera" di bidang tanggal publikasi , tapi itu bukan satu-satunya pilihan Anda. Jika Anda memiliki acara mendatang, Anda selalu dapat mengirimkan siaran pers Anda lebih awal dan sebagai gantinya mencantumkan tanggal rilis yang Anda inginkan.

3 Informasi kontak

Bidang informasi kontak pada siaran pers harus mencantumkan penghubung hubungan masyarakat organisasi Anda. Bidang ini harus menyertakan nama, jabatan, email, dan nomor telepon mereka.

4 Ringkasan

Ringkasan berada di atas isi siaran pers tetapi di bawah judul, informasi kontak, dan tanggal. Ringkasannya adalah satu sampai tiga poin-poin atau paragraf miring dari dua sampai tiga kalimat yang menyampaikan informasi yang paling penting. Tetap ringkas.

5 Paragraf pendahuluan

Paragraf pertama, atau paragraf intro , harus dimulai dengan lokasi acara dan memperkenalkan apa yang dimaksud dengan siaran pers. Media mencari pengumuman yang layak diberitakan dan tiga dari lima W—kapan, di mana, dan mengapa.

6 Detil paragraf

Anda dapat menyertakan satu atau dua paragraf detail yang berbagi fakta dan angka, detail lebih lanjut, atau kutipan dari anggota organisasi yang relevan. Pilih hanya satu atau dua kutipan atau statistik penting yang benar-benar layak diberitakan. Anda dapat menggunakan paragraf ketiga untuk menghubungkan siaran pers Anda dengan acara berita terkini agar lebih tepat waktu dan lebih relevan.

7 Tentang

Juga disebut boilerplate, bagian about adalah tempat Anda memberi tahu pers tentang perusahaan Anda. Bagian ini harus terdiri dari dua sampai empat kalimat dan mencakup dua terakhir dari lima W—siapa dan apa. Sertakan nama organisasi Anda dan pernyataan misinya, tanggal pendirian, dan ukuran perusahaan.

8 ###

Secara tradisional, tanda tiga pon telah dimasukkan di akhir siaran pers untuk menunjukkan akhir dari konten siaran pers. Tanda-tanda itu digunakan untuk memberi tahu layanan kawat bahwa tidak ada halaman lain dan memberi tahu wartawan bahwa mereka tidak perlu menunggu halaman lain. Saat ini, simbol-simbol ini secara teknis tidak diperlukan, tetapi banyak penulis masih mengikuti format ini untuk menghormati tradisi .

FAQ siaran pers

Apa itu siaran pers?

Siaran pers adalah pernyataan resmi yang didistribusikan ke media untuk memberikan informasi resmi kepada publik. Siaran pers dianggap sebagai sumber utama.

Kapan Anda harus menulis siaran pers?

Anda harus menulis siaran pers untuk peristiwa penting dan bernilai berita yang ingin Anda publikasikan.

• Peluncuran dan pembaruan produk
• Pengumuman atau undangan acara
• Pembaruan merek
• Perubahan organisasi
• Penghargaan
• berita terbaru

Apa saja komponen utama dari siaran pers?

Komponen kunci dari siaran pers adalah:

1 Judul

2 Tanggal publikasi

3 Informasi kontak

4 Ringkasan

5 Paragraf pendahuluan

6 Detil paragraf

7 Tentang

8 ###