Cara yang Benar untuk Menunda, Menurut Pakar Produktivitas

Hampir semua orang yang saya kenal adalah penunda pada tingkat tertentu. Mengikuti "Aturan 10.000 Jam" Malcolm Gladwell, pada dasarnya setiap mahasiswa adalah ahli menunda-nunda. Tetapi penundaan tidak berarti menunda pekerjaan selamanya dan tidak pernah melakukannya. Bagi kebanyakan orang (bahkan mahasiswa!), pekerjaan yang tertunda akhirnya harus diselesaikan. Dari perspektif ini, ahli menunda pekerjaan yang sebenarnya adalah mereka yang masih bisa menyelesaikan segala sesuatunya dengan baik. Untungnya, ada beberapa teknik produktivitas sederhana yang dapat membuat penundaan Anda berhasil.

Terimalah bahwa Penundaan Bisa Baik Untuk Anda

Dalam budaya kita, kita cenderung menjelek-jelekkan penundaan sebagai antitesis dari produktivitas. Namun, jika dilakukan dengan benar, penundaan dapat membantu Anda fokus pada tujuan Anda, mendapatkan kejelasan tentang apa yang penting, dan meningkatkan kreativitas Anda. Mendapatkan semua manfaat yang Anda dapat dari waktu istirahat Anda berarti benar-benar belajar cara menunda-nunda.

Menunda-nunda untuk Produktivitas

Penundaan yang efektif dibangun di sekitar teknik "penundaan aktif" atau "penundaan produktif". Strategi dapat mencakup restrukturisasi tugas Anda sehingga dalam menunda beberapa pekerjaan Anda benar-benar menyelesaikan tugas-tugas berharga lainnya. Anda juga dapat mencoba mengadu tugas Anda dengan kebosanan Anda sendiri. (“Anda tidak harus menulis email itu, tetapi Anda tidak dapat melakukan hal lain.”) Atau Anda dapat melakukan tugas-tugas tertentu secara default, seperti mengatur. Faktanya, penundaan aktif seringkali sangat produktif sehingga banyak orang bahkan tidak menyebutnya sebagai penundaan. Berikut adalah beberapa strategi masuk dari para ahli sukses.

1 Dapatkan Kepala Anda Benar

Seringkali kita terjun ke dalam sebuah proyek dengan sedikit arahan. Beri diri Anda waktu sebelum dan selama proyek untuk mundur, mengatur pikiran atau tindakan Anda, dan mendapatkan kejelasan tentang bagian mana dari tugas yang penting. Ini juga tidak harus terlalu formal. Ini bisa sesederhana membersihkan kekacauan di meja Anda untuk fokus atau membersihkan kekacauan di perencana Anda untuk memutuskan apa yang menjadi prioritas. Ini bisa berarti minum kopi dan secara aktif memikirkan pendekatan Anda terhadap suatu masalah atau pekerjaan. Apa pun itu untuk Anda, lakukan hal yang memungkinkan Anda untuk meluruskan pikiran.

Kadang-kadang bisa terasa seperti Anda menyulap sejuta dan satu hal pada satu waktu. Saat Anda merasa kewalahan, ada baiknya memisahkan semua tugas Anda, memprioritaskan masing-masing tugas dengan benar dan kemudian melanjutkan tindakan. Melakukan hal ini dapat menjernihkan pikiran Anda dan membuat Anda merasa tidak terlalu kewalahan. —Jorgen Sundberg, Link Humans dan Undercover Recruiter

2 Rangkullah Time Crunch

Salah satu alasan penundaan menarik bagi orang-orang adalah karena hal itu menciptakan tekanan tambahan yang diperlukan untuk mendorong kita menyelesaikan tugas atau proyek. Tekanan tambahan dari waktu yang terbatas dapat membantu kita fokus dan memprioritaskan dengan lebih baik. Jadi, biarkan diri Anda menunggu sampai (hampir) saat-saat terakhir.

Saya telah mencoba banyak hal di masa lalu untuk menyelesaikan pekerjaan: daftar tugas, membuat catatan tentang hal-hal yang perlu saya lakukan, Pomodoro. Namun, hal terbaik yang saya temukan sejauh ini adalah metode kerja 'Just in Time'. Anda tahu ada tugas yang harus dilakukan pada tanggal tertentu. Dua hari sebelum tanggal Anda menghabiskan seluruh waktu Anda untuk menyelesaikannya, tentu saja tergantung pada seberapa besar tugasnya.

Misalnya, saya punya program di mana saya perlu membuat 15 video. Saya biasanya melakukan ini selama rentang 3-4 minggu. Namun, saya menghabiskan 2 hari, sebelum program ditayangkan, dan menyelesaikan video. Dengan cara ini Anda mendapat tekanan, Anda punya komitmen, dan Anda mendapat bonus tambahan untuk tidak terlalu memikirkan hal-hal, Anda keluar dari cara Anda sendiri dan menyelesaikannya. —Stephen Aitchison, Ubah Pikiran Anda—Ubah Hidup Anda

Mengalami kesulitan pergi ke gym atau menulis posting blog itu? Biarkan diri Anda menunda-nunda atau memikirkan satu langkah kecil dari proses itu. Jika Anda perlu pergi berolahraga, luangkan waktu untuk menyiapkan tas olahraga Anda (setelah semuanya siap, kemungkinan besar Anda akan pergi). Perlu menyelesaikan posting blog? Luangkan waktu untuk memperbaiki ruang Anda atau sekadar menyusun tesis.

Bagian tersulit dari segala sesuatu adalah memulai, dan 9 dari 10 jika saya memulai, saya dapat membawa diri saya melalui dan menyelesaikan banyak hal. Di lain waktu, di mana saya masih tidak bisa melakukan apa-apa? Saat itulah saya tahu saya harus melakukan sesuatu yang menyenangkan dan mencoba lagi nanti. —Sean Ogle, Lokasi 180

4 Pastikan Anda Orang Terbaik untuk Pekerjaan itu

Penundaan memungkinkan Anda untuk berhenti sejenak dan melihat secara kritis suatu proyek. Meluangkan waktu untuk menganalisis secara kritis bagian mana dari proyek yang menghambat Anda dapat membantu Anda memahami apakah Anda orang terbaik untuk tugas itu atau tidak.

Penundaan adalah sebuah anugerah. Ini memberi Anda kesempatan untuk menilai apakah Anda orang yang tepat untuk mengerjakan tugas atau strategi itu. Mengatasi penundaan hanya membutuhkan waktu 15 menit. Jika Anda benar-benar menghindari sesuatu, Anda perlu bertanya pada diri sendiri: Apakah ini sesuatu yang HARUS saya lakukan?

Jika jawabannya tidak, tentukan apakah Anda dapat menghapusnya atau mendelegasikannya. Jika Anda dapat menghapusnya, itu luar biasa. Jika Anda dapat mendelegasikannya, kepada siapa orang terbaik untuk melakukan outsourcing? —Neen James, Neenjames.com

Penundaan yang produktif belum tentu paling cocok untuk semua orang. Bergantung pada situasi Anda, Anda mungkin lebih beruntung menghentikan penundaan sejak awal. Secara harfiah ada banyak pendekatan untuk mengelola penundaan karena ada banyak orang, dan tidak ada yang selalu benar. Jadi, penting untuk berpikir kritis tentang pekerjaan, tujuan, dan prioritas Anda saat merencanakan produktivitas Anda.

Bagaimana Anda mengelola penundaan? Apakah ada tips yang ingin Anda tambahkan?