10 Contoh Email Profesional untuk Tempat Kerja

Jika Anda pernah menebak-nebak email yang Anda kirim di tempat kerja, panduan ini cocok untuk Anda. Anggap ini sebagai sumber utama Anda untuk meninggalkan kesan yang baik di kotak masuk.

Anda menggunakan email profesional untuk banyak aspek kehidupan profesional Anda—mulai dari berkomunikasi dengan manajer Anda hingga menghubungi calon pemberi kerja, kontak jaringan, atau siapa pun yang terhubung dengan pekerjaan Anda. Email profesional memiliki seperangkat aturan dan etiketnya sendiri untuk menunjukkan bahwa Anda serius. Kami akan membahasnya juga.

Apa itu email profesional?

Email profesional adalah cara formal dan berorientasi bisnis untuk berkomunikasi secara online dengan siapa pun yang terkait dengan karier Anda. Email profesional harus ringkas, jelas, dan diformat rapi dengan ajakan bertindak yang jelas. Mereka juga harus bebas dari kesalahan.

Praktik terbaik Anda mungkin berbeda berdasarkan konteks dan hubungan Anda dengan penerima. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menekan tombol kirim:

Gunakan nada profesional

Anda dapat menyesuaikan nada email berdasarkan hubungan Anda dengan penerima. Apa pun yang terjadi, bersikaplah sopan dan hormat. Mulailah email Anda dengan salam dan gunakan judul penerima jika perlu. Sebelum mengirimkan email Anda, pindailah email tersebut untuk mencari titik-titik di mana Anda terlalu emosional atau menggunakan lebih banyak bahasa gaul daripada yang seharusnya. Keluar dengan akhiran email yang tepat.

Format email profesional Anda

Ini adalah email formal dan perlu diformat seperti itu. Dari atas ke bawah, tips berikut akan membantu Anda memformat email dengan benar.

• Gunakan baris subjek yang jelas, terarah, dan deskriptif
• Gunakan sapaan profesional
• Jadikan mudah dibaca dengan bagian, daftar poin, dan paragraf ringkas

Jaga agar tetap ringkas

Bagian dari etiket email profesional adalah menghormati waktu penerima. Langsung ke intinya. Cantumkan tujuan email Anda dalam kalimat pembuka. Pangkas email Anda agar tetap singkat dan sesuai topik sekaligus menghilangkan redundansi. Pertahankan profesionalisme sambil menambahkan sentuhan pribadi pada bahasanya.

Jenis email profesional, beserta contohnya

Berikut adalah 10 jenis email profesional yang paling umum, beserta contohnya.

1 Contoh email perkenalan

Email yang memperkenalkan diri Anda atau orang lain untuk menjalin koneksi atau memulai hubungan kerja.

Perihal: Pendahuluan — [Nama Anda]

Yang terhormat [Nama Penerima],

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Nama saya [X], dan saya ingin memperkenalkan diri. Saya adalah [posisi/peran Anda] dan mengetahui tentang [proyek/pekerjaan] Anda melalui [kontak timbal balik/situs web]. Saya bersemangat untuk terhubung dan mengeksplorasi [potensi kolaborasi atau kemitraan] antara organisasi kami.

[Latar belakang singkat dan alasan perkenalan.]

Saya berharap dapat bekerja sama secara potensial. Silakan menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin berdiskusi lebih lanjut.

Salam,

[Nama lengkap Anda]

Memperkenalkan orang lain

Perihal: Perkenalan melalui [Nama Orang Lain]

Hai [Nama Penerima],

Saya menghubungi untuk memperkenalkan [nama orang]. [Detail lebih lanjut tentang orang yang Anda perkenalkan.]

[Latar belakang singkat dan alasan perkenalan.]

Saya akan membiarkan Anda berdua melanjutkan percakapan dari sini, dan berharap Anda dapat menemukan keuntungan bersama dalam hubungan ini.

[Nama lengkap Anda]

2 Contoh email dingin

Cold email adalah email yang tidak diminta yang dikirim ke penerima yang tidak Anda kenal, dengan tujuan untuk menjalin koneksi.

Perihal: Potensi Kolaborasi di [X]?

Hai [Nama Penerima],

Saya [nama], dan saya [posisi/peran] di [perusahaan]. Saya baru-baru ini menemukan [pekerjaan/organisasi penerima] dan terkesan dengan [aspek spesifik]. Saya ingin menjajaki potensi kolaborasi antar organisasi kita jika Anda terbuka untuk itu.

[Pengenalan singkat, proposisi nilai, dan ajakan bertindak.]

Saya akan menghargai kesempatan untuk mengobrol lebih jauh jika Anda punya waktu. Silakan tambahkan waktu pertemuan ke kalender saya dengan tautan ini.

Terima kasih atas pertimbangan Anda.

Bicara segera,

[Nama lengkap Anda]

3 Contoh email pengingat

Email pengingat memberi tahu seseorang bahwa ada rapat, tenggat waktu, atau tugas yang akan datang.

Perihal: Pengingat: [Acara/batas waktu mendatang]

Yang terhormat [Nama Penerima],

Pengingat ramah bahwa [acara/tenggat waktu] akan segera tiba pada [tanggal dan waktu].

[Rincian singkat dan informasi tambahan apa pun.]

Ada pertanyaan? Silakan menghubungi kami—cukup balas email ini. Menantikannya!

Sampai berjumpa lagi,

[Nama lengkap Anda]

4 Contoh email tindak lanjut

Email tindak lanjut dikirim setelah interaksi sebelumnya—biasanya dalam rangkaian pesan—untuk memeriksa kemajuan, mencari masukan, atau menanyakan tentang langkah selanjutnya.

Perihal: Tindak lanjut [topik]

[Nama Penerima],

Saya harap Anda baik-baik saja! Saya menindaklanjuti diskusi terbaru kami tentang [topik].

[Ringkasan singkat, informasi tambahan apa pun, dan pertanyaan spesifik.]

Menantikan kabar dari Anda segera.

Dengan apresiasi,

[Nama lengkap Anda]

5 Contoh lamaran kerja melalui email

Email yang dikirim untuk melamar pekerjaan, termasuk surat lamaran dan resume.

Perihal: Lamaran [Nama Anda] untuk Posisi [Jabatan].

Manajer Perekrutan yang terhormat,

Saya menulis ini untuk menyatakan minat saya pada posisi [jabatan] yang diiklankan di situs web perusahaan Anda. Silakan temukan surat lamaran dan resume saya terlampir di bawah. Saya bersemangat untuk menyumbangkan keterampilan dan pengalaman saya kepada tim Anda.

[Isi surat lamaran singkat yang menyoroti kualifikasi yang relevan.]

Terima kasih telah mempertimbangkan lamaran saya. Saya ingin berbicara lebih banyak dengan Anda tentang posisi tersebut.

Sungguh-sungguh,

[Nama lengkap Anda]

6 Contoh email minat umum

Email yang mengungkapkan ketertarikan umum, sering digunakan untuk membangun jaringan atau mencari informasi.

Perihal: Mencari panduan tentang [topik]

Yang terhormat [Nama Penerima],

Saya menemukan profil Anda di [platform] dan melihat keahlian Anda dalam [topik]. Saat ini saya [jelaskan secara singkat situasi atau minat Anda].

[Pertanyaan atau permintaan panduan khusus.]

Saya menginginkan wawasan atau saran apa pun yang mungkin Anda miliki kapan pun Anda memiliki waktu luang. Terima kasih atas bantuan Anda! Jika Anda mau, saya akan dengan senang hati melakukan obrolan kopi virtual singkat—tolong beri tahu saya dan saya akan mengirimkan undangan kalender kepada Anda.

Salam,

[Nama lengkap Anda]

7 Contoh email balasan semua

Email yang merespons pesan yang dikirim ke beberapa penerima, dapat dilihat oleh semua penerima.

Perihal: Perihal: [subjek asli]

Halo semuanya,

Terima kasih atas tanggapan cepat Anda. Saya setuju dengan poin-poin yang dikemukakan dan percaya [masukan atau tindakan tambahan].

[Konten tambahan sesuai kebutuhan.]

Salam,

[Nama lengkap Anda]

8 Email konfirmasi

Email yang dikirim untuk mengonfirmasi detail seperti janji temu, reservasi, atau perjanjian.

Perihal: Konfirmasi [janji temu/reservasi/perjanjian]

Yang terhormat [Nama Penerima],

Email ini untuk mengonfirmasi [pertemuan/janji temu/reservasi] kami yang dijadwalkan pada [tanggal dan waktu].

[Detail dan informasi tambahan apa pun.]

Harap beri tahu saya jika ada perubahan atau jika Anda memiliki pertanyaan. Menantikan [pertemuan/janji temu/reservasi] kami.

Terbaik,

[Nama Lengkap Anda]

9 Contoh email terima kasih

Email yang mengungkapkan rasa terima kasih, sering kali dikirim setelah pertemuan, wawancara, atau bantuan.

Perihal: Terima kasih atas [tugas/kesempatan tertentu]

Yang terhormat [Nama Penerima],

Saya ingin mengucapkan terima kasih untuk [alasan tertentu]. [Waktu/bantuan/masukan] Anda sangat kami hargai.

[Sebutan singkat mengenai dampaknya dan pernyataan penutup.]

Sekali lagi terima kasih, dan saya menantikan [interaksi/kerja sama di masa mendatang].

Terbaik,

[Nama lengkap Anda]

10 Rekap contoh email

Email yang merangkum poin-poin penting, keputusan, atau hasil pertemuan atau diskusi.

Perihal: Rekap [pertemuan/acara]

Hai [Nama Penerima],

Saya ingin mengirimkan rekap [pertemuan/acara] terbaru kami sehingga kami memiliki pemikiran yang sama.

[Ringkasan singkat poin-poin penting, keputusan, dan item tindakan apa pun.]

Tolong beri tahu saya jika saya perlu menambahkan pemikiran atau klarifikasi tambahan. Terima kasih atas waktu dan kerjasamanya.

Salam,

[Nama lengkap Anda]

Biarkan Grammarly membantu Anda dengan email Anda

Grammarly dapat membantu dalam semua hal di atas, baik dalam memberikan nada yang tepat, menemukan kata-kata yang tepat, atau mencapai keringkasan. Grammarly membantu Anda mengirim email yang rapi dan profesional setiap saat.