Cara Menulis Email Profesional, Beserta Tips dan Contohnya

Menulis email profesional yang baik adalah keterampilan yang penting: Ini adalah alat dasar namun penting untuk komunikasi sehari-hari dengan rekan kerja, manajer, klien, dan pelanggan.

Hampir semua orang di bidang akademis dan profesional berkomunikasi melalui email, jadi mengetahui cara menulisnya dengan baik adalah keterampilan utama yang harus dikuasai oleh siswa atau pekerja mana pun. Di sini kami akan membahas cara menulis email profesional dan memberi Anda tip, saran, serta apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam komunikasi email profesional.

Daftar isi

Apa itu email profesional?

8 tips untuk menulis email profesional

3 contoh email profesional

FAQ email profesional

Apa itu email profesional?

Email profesional adalah email yang dikirim dalam suasana profesional, seperti antara dua kolega, supervisor dan karyawannya, mahasiswa dan profesornya, atau pelamar kerja dan manajer perekrutan. Email profesional berisi pesan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.

Email profesional dapat berupa pesan singkat yang berterima kasih kepada seseorang karena telah bertemu dengan Anda dan mengucapkan selamat akhir pekan kepada mereka. Namun, dalam kebanyakan kasus, email tersebut berisi tentang tugas di tempat kerja.

Topik email profesional

• Menjadwalkan pertemuan
• Menanyakan atau menjawab pertanyaan
• Mengklarifikasi suatu pernyataan atau arahan
• Menindaklanjuti komunikasi sebelumnya
• Mengingatkan penerima akan tenggat waktu
• Menjelaskan sesuatu

Menurut laporan “Tolok Ukur Penggunaan Email dan Dokumen”, 91% karyawan berkomunikasi dengan klien mereka melalui email, dan 61% lebih memilihnya daripada metode komunikasi lainnya. Jadi, bisa dipastikan Anda akan mengirimbanyakemail sepanjang karier Anda.

Ketika Anda mengetahui cara menulis email profesional, hal itu memberikan kesan positif kepada penerimanya tentang Anda dan, jika memungkinkan, perusahaan atau organisasi Anda. Ini menunjukkan kepada calon pemberi kerja bahwa Anda serius dengan lamaran Anda dan membuat profesor tahu bahwa Anda serius dengan tugas Anda.

Karakteristik email profesional

• Nada profesional
• Salam yang pantas
• Baris subjek yang jelas dan langsung
• Pesan singkat yang menyatakan tujuannya
• Penutup yang tepat menjelaskan tindakan apa yang harus diambil
• Sebuah penandatanganan

Skenario email profesional

Kapan pun Anda perlu mengirim email dalam lingkungan profesional atau akademis, Anda perlu menulis email profesional. Ini termasuk:

• Berkomunikasi dengan kolega dan manajer
• Berkomunikasi dengan individu di luar organisasi Anda seperti vendor, mitra, dan klien
• Berkomunikasi dengan profesor dan administrator sekolah
• Berkomunikasi dengan pejabat pemerintah
• Berkomunikasi selama proses lamaran kerja
• Berkomunikasi dengan layanan pelanggan

Pada dasarnya, email apa pun yangbukan ditujukankepada teman dekat atau anggota keluarga harus ditulis sesuai dengan pedoman email profesional. Hal ini berlaku bahkan ketika Anda merasa frustrasi atau tidak senang dengan penerimanya, misalnya saat Anda menulis email keluhan.

8 tips untuk menulis email profesional

1 Sertakan topik di baris subjek

Hal pertama yang dilihat penerima di kotak masuknya adalah baris subjek email Anda. Dalam email pemasaran, baris subjek dapat membuat perbedaan antara penerima yang membuka dan menghapusnya. Baris subjek Anda harus ringkas, menarik perhatian, dan relevan.

Nyatakan dengan tepat isi email Anda di baris subjek. Dengan cara ini, penerima mengetahui apa yang diharapkan dari email Anda. Tidak perlu menjadi kreatif atau clickbait di sini; penerima akan menghargai baris subjek yang jelas yang membantu mereka membaca dan merespons email Anda secara efisien.

2 Alamat penerima dengan benar

Cara terbaik untuk menyapa penerima email profesional adalah “Yang Terhormat”, diikuti dengan nama depan atau nama belakang mereka beserta gelar kehormatan yang sesuai. Jika Anda tidak yakin sebutan kehormatan mana yang harus digunakan, tetap gunakan nama depan atau nama depan dan belakangnya.

Alternatifnya, Anda dapat mengawali email dengan “Halo” atau “Hai”, diikuti dengan nama penerima. Biasanya, ini diperuntukkan bagi individu yang sudah menjalin hubungan dengan Anda, seperti kolega atau manajer.

3 Tetap fokus

Email profesional harus mencakup satu topik. Bisa berupa pertanyaan, permintaan, jawaban, atau penjelasan. Apa pun itu, isi email harus fokus pada topik ini. Jaga agar email Anda tetap ringkas tetapi jangan tinggalkan informasi penting.Ringkasartinya “hanya selama diperlukan”.

4 Sertakan tanda tangan Anda

Setelah menulis baris penutup email, yang harus mencakup ajakan bertindak atau langkah yang dapat ditindaklanjuti, tambahkan tanda tangan dan tanda tangan Anda yang sesuai. Tanda tangan profesional harus mencakup semua informasi yang mungkin diperlukan penerima untuk berkomunikasi dengan Anda secara tepat, seperti jabatan, nomor telepon dan ekstensi Anda, serta alamat email. Ya, kami tahu mereka bisa saja menekan balasan untuk membalas, namun menyertakan alamat email Anda akan menghilangkan potensi kebingungan tentang cara menghubungi Anda.

5 Koreksi

Sebelum Anda menekan kirim, koreksi email Anda. Lakukan pembacaan cepat untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan ejaan, atau kesalahan tata bahasa. Kesalahan email dapat merusak keseluruhan pesan Anda dan membuat Anda terlihat tidak profesional.

6 Hindari nada santai

Dalam kebanyakan kasus, ini berarti tidak menggunakan emoji.

Email profesional harus ditulis dengan nada profesional. Hindari bahasa gaul, bahasa sehari-hari, dan hal lain yang terasa cukup biasa untuk dijadikan pesan teks. Demikian pula, hindari frasa klise seperti “berputar kembali” saat menindaklanjuti.

7 Perhatikan kata-kata Anda

Ingat, siapa pun dapat meneruskan email Anda ke orang lain. Demikian pula, siapa pun dapat mengunduh, mencetak, atau mengambil tangkapan layar email Anda. Email adalah rekaman tertulis dari suatu percakapan, jadi jika Anda tidak ingin rekaman tertulis tentang sesuatu, jangan ucapkan melalui email.

8 Perjelas petunjuk arah Anda

Jangan berasumsi penerima mengetahui di mana file tertentu berada atau sumber mana yang Anda gunakan untuk mendukung posisi Anda dalam esai terbaru. Jelaskan semua yang Anda sebutkan dan sertakan tautan bila memungkinkan sehingga penerima tahu persis apa yang Anda bicarakan—dan dapat mengaksesnya dengan mudah.

3 contoh email profesional

Subjek 1 :Terima kasih atas minat Anda pada program pascasarjana musim panas kami!

Vanessa sayang,

Terima kasih banyak atas pertanyaan Anda. Saat ini, kami tidak menerima lamaran baru untuk program pascasarjana musim panas kami.

Kami mendoakan yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan!

Hormat kami, Simone Blakely, PhD Humaniora, Ketua Departemen

2 Perihal:Silakan tutup jendela Anda sebelum Anda pergi

Hai Maha,

Sesuai email terakhir saya, mohon jangan membiarkan jendela terbuka setelah meninggalkan meja Anda di penghujung hari. Tadi malam, kami datang untuk mencari air di bilik Anda.

Terima kasih, Alexei

3 Subjek: Apakah Anda punya waktu untuk menelepon minggu ini?

Tuan Albanese yang terhormat,

Saya baru-baru ini melihat postingan Anda di LinkedIn tentang cara terhubung dengan makanan ringan grosir

vendor di daerah Anda. Saya memiliki dan mengoperasikan AcmeCo Snacks, pemasok makanan ringan grosir berbasis langganan. Saya ingin memiliki waktu dua puluh menit dari Anda untuk mendiskusikan apa yang saya bawa dan pilihan harga. Apakah Anda ada waktu luang untuk menelepon sebentar akhir minggu ini?

Tolong beri tahu saya jika Anda ingin saya membagikan katalog musim panas saya. Kami memiliki beberapa produk baru yang hebat, dan saya ingin memandu Anda melalui paket kami.

Saya bebas pada hari Rabu, Kamis, dan Jumat mulai pukul 12–5 sore EST. Tolong beri tahu saya beberapa slot waktu yang paling sesuai untuk Anda.

Saya menantikan untuk mengobrol lebih banyak!

Yang terbaik, Miriam Schneider Pemilik dan CEO, AcmeCo Snacks “Butuh camilan? Kami mendukung Anda.”

FAQ email profesional

Apa itu email profesional?

Email profesional adalah email yang dikirim dalam lingkungan akademis atau bisnis yang berisi pesan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.

Kapan Anda harus menulis email profesional?

• Berkomunikasi dengan kolega dan manajer
• Berkomunikasi dengan individu di luar organisasi Anda seperti vendor, mitra, dan klien
• Berkomunikasi dengan profesor dan administrator sekolah
• Berkomunikasi dengan pejabat pemerintah
• Berkomunikasi selama proses lamaran kerja
• Berkomunikasi dengan layanan pelanggan

Apa saja elemen penting dari email profesional?

• Baris subjek
• Salam
• Paragraf isi yang ringkas
• Menutup bagian dengan langkah yang dapat ditindaklanjuti oleh penerima
• Penandatanganan
• Tanda tangan