7 Tips Berguna untuk Menulis Email Profesional yang Sempurna

Ini hari yang menyenangkan—hari pertama Anda di pekerjaan baru. Dan itu adalah jenis pertunjukan yang bisa Anda biasakan: Duduk di kursi yang nyaman dan menangani email bukanlah pekerjaan yang melelahkan, bukan? Tetapi sebagian darinya mungkin tidak datang secara alami kepada Anda, setidaknya tidak segera.

Mungkin Anda ingin email yang Anda draf untuk memproyeksikan kepercayaan dan kontrol, tetapi gugup mengatur setiap bagian dalam urutan yang benar. Mungkin Anda tidak yakin tentang cara terbaik untuk menyapa. Mungkin Anda tidak tumbuh berbicara bahasa Inggris di rumah; mungkin itu masih bukan bahasa yang Anda impikan.

Apapun masalahnya, Anda tidak perlu khawatir, karena dengan beberapa latihan, menulis email profesional yang sempurna akan mulai terasa mudah, bahkan otomatis. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memulai.

1 Sapa orang yang Anda tuju.

Mungkin tampak aneh untuk memanggil orang asing di internet sebagai Dear , tapi itu standar dalam korespondensi formal . Pilihan lain yang terhormat tetapi kurang umum termasuk Salam dan Salam .

Jika memungkinkan, sebaiknya cantumkan nama penerima. Ikuti dengan koma atau titik dua, seperti dalam contoh berikut:

• Chad yang terhormat,
• Tuan Oswald yang terhormat:
• Dear Ms. Picard-Mimms:

Jika Anda tidak yakin apakah wanita yang Anda tuju adalah Ms. atau Mrs. , Ms. biasanya merupakan pilihan yang lebih aman. Pendekatan lain yang solid dan netral gender adalah dengan hanya memasukkan nama lengkap penerima:

• Alex Lee yang terhormat:

Sebaliknya, Dear Sir atau Madam yang generik tampaknya tidak bersifat pribadi dan harus dihindari.

2 Apakah Anda berterima kasih kepada orang tersebut, atau apakah Anda menanggapi pesan terbaru dari mereka? Jika demikian, mulailah dari sana.

(Jika Anda menjangkau orang asing yang belum pernah berkorespondensi dengan Anda sebelumnya, mulailah isi email Anda dengan Langkah 3.)

Apa yang Anda pilih untuk ditulis pertama kali memberi tahu pembaca apa yang menurut Anda penting.

Jika Anda memiliki sesuatu untuk mengungkapkan rasa terima kasih, Anda ingin melakukannya di awal, sehingga tidak terasa seperti renungan. Demikian pula, jika Anda sudah berada di tengah-tengah percakapan bolak-balik, Anda ingin tetap di jalur dan tidak mengubah topik pembicaraan. Beberapa contoh:

• Terima kasih atas kontribusi baik Anda kepada Red Panda Conservation International.
• Terima kasih atas minat Anda; klien saya akan dengan senang hati mengobrol pada waktu yang Anda sarankan.
• Suku cadang pengganti yang Anda minta untuk DeLorean Anda dijadwalkan untuk dikirim minggu ini.

Kuncinya di sini adalah langsung ke intinya dengan cepat; Anda tidak ingin membuat pembaca sibuk bertanya-tanya.

3 Jelaskan apa yang Anda tulis.

Ada dua pertanyaan yang perlu Anda jawab dengan jelas. Apa yang ingin Anda wujudkan, dan bagaimana orang yang Anda tulis dapat membantu? Contohnya:

• Saya menulis untuk menanyakan tentang penelitian Anda tentang bagaimana kucing merawat bulunya.
• Saya seorang produser radio lokal yang ingin menjadwalkan wawancara langsung sebelum penampilan Anda di Oakland minggu depan.
• Firma arsitektur saya membutuhkan keahlian tentang rumah pohon, dan beberapa rekan mengatakan kepada saya bahwa wawasan Anda tidak ada bandingannya.

Dalam menyatakan tujuan Anda, Anda ingin berterus terang, tetapi tidak sampai terlihat kasar atau kasar. Jika ini terasa seperti tindakan penyeimbangan yang canggung, lakukan kesalahan di sisi formalitas. Sama seperti lebih baik berpakaian sedikit berlebihan di tempat kerja daripada terlalu santai, biasanya email pertama Anda ke kontak baru biasanya sangat sopan.

4 Ingatlah untuk tetap pendek

Email profesional tidak boleh terlalu panjang. Hormati waktu pembaca Anda, karena jika mereka merasa pesan Anda terlalu panjang, kemungkinan mereka akan mulai membaca sekilas.

Jika subjek yang berat membutuhkan diskusi yang panjang, cari cara yang lebih baik untuk mengomunikasikannya daripada email. Gunakan pesan Anda sebagai cara untuk mengatur pertemuan atau diskusi, daripada tempat untuk risalah padat tentang subjek tersebut.

5 Akhiri dengan garis penutup.

Email Anda harus diakhiri dengan satu kalimat yang memperjelas maksud Anda dan mengatur apa pun selanjutnya. Ini mungkin mendorong pembaca untuk mengambil tindakan, atau menjadi cara untuk mengakhiri percakapan dengan lembut.

• Saya akan menantikan untuk mendiskusikan hal ini dengan Anda lebih lanjut pada pukul 11 ​​pagi hari Kamis.
• Silakan lihat draf naskah yang saya lampirkan, dan beri tahu saya revisi atau pertanyaan apa yang muncul di benak saya.
• Bimbingan Anda sangat membantu, dan saya berharap dapat menghubungi Anda.

Sama seperti pesan Anda yang mungkin dimulai di tempat email sebelumnya ditinggalkan, Anda ingin yang ini diakhiri dengan menyiapkan korespondensi di masa mendatang.

6 Tanda tangani dengan penutup yang sesuai.

Ada banyak cara untuk mengakhiri email sebelum memasukkan nama Anda, tetapi demi kesopanan profesional, mungkin sebaiknya jangan terlalu kreatif. Banyak orang mengeluh tentang tanda-tanda email yang mengganggu seperti "sorak-sorai" dan "VR" (dengan sangat hormat), jadi pilihlah yang tidak akan terasa tidak pada tempatnya. Beberapa opsi yang paling dapat diandalkan adalah:

• Sungguh-sungguh,
• Hormat kami,
• Terima kasih lagi,
• Dengan penuh penghargaan,
• Salam,
• Dengan hormat,

Pada titik ini, Anda hampir selesai—hanya ada satu langkah penting terakhir.

7. Luangkan waktu sejenak untuk mengoreksi .

Melihat kembali apa yang Anda tulis sebelum menekan kirim seharusnya tidak menjadi tugas yang memakan waktu: Ingat, email yang ideal adalah yang ringkas .

Pastikan sapaan Anda terlihat benar (tidak ada yang terasa lebih buruk daripada menyadari nama orang yang baru saja Anda kirimi email salah eja) dan Anda mengucapkan terima kasih saat itu tepat. Periksa kembali apakah permintaan apa pun yang Anda buat lugas dan mudah dimengerti, tetapi tidak mendadak atau lancang.

Juga, ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk menemukan kesalahan ketik yang halus; kami telah menyaksikan lebih dari satu utas email melompat sepenuhnya dari rel ketika seseorang bermaksud mengetik "sekarang" tetapi secara tidak sengaja memasukkan "tidak" sebagai gantinya—seperti dalam, "Kami tidak mencoba untuk menyiapkan presentasi pada hari Kamis." Waspada.

Grammarly siap membantu.