Sign-Off Profesional: Cara Mengakhiri Pesan

Mempelajari cara menulis email sign-off yang kuat adalah bagian dari menjadi hebat dalam komunikasi profesional. Hampir setiap email dan surat yang Anda kirim diakhiri dengan tanda tangan—dan dalam dunia profesional, tanda tangan tersebut dapat memberikan kesan pada orang yang berkomunikasi dengan Anda.

Apa yang dimaksud dengan persetujuan profesional?

Penandatanganan profesional dilakukan di akhir email dan mencakup:

• kalimat perpisahan
• nama dan gelar Anda (jika ada)
• Informasi Kontak Anda

Menggunakan tanda tangan yang tepat menunjukkan pertimbangan bagi penerima dan hubungan profesional Anda.

Frase perpisahan

Bagian pertama dari persetujuan profesional adalah frasa penutup yang tepat. Sign-off menegaskan kembali nada pertukaran email Anda, mengakhiri setiap pesan dengan catatan yang ramah dan produktif. Faktanya,semuasign-off berfungsi untuk mengekspresikan nada pesan. Pikirkan tentang perbedaan antara kedua penandatangan ini:

• Sampai jumpa lagi
• Salam

Meskipun keduanya mengakhiri pesan, masing-masing memiliki nada yang berbeda: santai versus formal. Biarkan hubungan Anda dengan penerima email memandu Anda saat memilih penandatanganan yang ideal. Misalnya, jika Anda melamar pekerjaan, menyampaikan pemberitahuan dua minggu sebelumnya, atau mengirim email resmi, pilihlah persetujuan formal sepertiSalamatauHormat kami.Untuk kolega yang sering Anda ajak bicara, Anda tetap harus menggunakan tanda tangan profesional, namun Anda dapat memilih sesuatu yang lebih informal, sepertiCheersatauBest.

Nama dan informasi kontak

Setelah kalimat perpisahan ini, sertakan nama lengkap dan informasi kontak Anda. Umumnya, ini berarti Anda harus memasukkan nomor telepon Anda. Meskipun mungkin tampak berlebihan, membagikan alamat email Anda di sini juga bermanfaat, bersama dengan saluran lain yang dapat digunakan penerima untuk menghubungi Anda, seperti LinkedIn atau platform media sosial lainnya.

Kapan menggunakan sign-off profesional

Gunakan tanda tangan profesional dalam setiap komunikasi profesional yang Anda tulis. Tidak masalah jika Anda sudah memiliki hubungan baik atau hubungan baik dengan penerimanya; jika itu adalah bagian dari komunikasi profesional, maka perlu persetujuan profesional. Umumnya, ini mengacu pada email, tetapi juga mencakup surat bisnis cetak.

Tanda tangan email profesionalbukanlah pengganti tanda tangan yang sesuai.Meskipun Anda tidak perlu mengetikkan informasi kontak setelah nama Anda jika itu disertakan dalam tanda tangan Anda, pastikan Anda menutup email dengan kalimat perpisahan yang sesuai.

3 Tip untuk penandatanganan profesional

1 Tetap profesional

Ada banyak tanda tangan yang dapat Anda gunakan dalam pesan kepada teman atau anggota keluarga yang tidak akan Anda gunakan dalam korespondensi profesional. Beberapa contohnya adalah XX,Bicara segera, danSampai jumpa nanti. Dalam pesan profesional, hindari singkatan, obrolan, atau apa pun yang terkesan terlalu familiar bagi penerimanya.

2 Permudah untuk merespons

Profesionalisme adalah kekuatan pendorong di balik etiket email. Etiket bukanlah seperangkat aturan yang harus dihafal dan diikuti. Ini adalah pendekatan umum dalam interaksi yang bertujuan untuk membuat pihak lain merasa nyaman.

• Selalu sertakan informasi kontak Anda.
• Bila perlu, pilihlah tanda tangan yang memberikan instruksi atau harapan yang jelas, sepertiBicaralah dengan Anda besokatauNantikan panggilan kita.

3 Usahakan tetap ringkas

Satu hal yang akan Anda perhatikan tentang sebagian besar penandatanganan email adalah singkatnya. Pilih satu kata atau frasa pendek. Jika ada hal lain yang ingin Anda sampaikan, tambahkan ke isi pesan Anda.

Jangan sombong

Anda mungkin menemukan tanda terima email yang mengatakan hal-hal sepertiMenantikan kabar dari AndaatauTerima kasih sebelumnya.Meskipun persetujuan semacam ini mungkin tampak tidak berbahaya pada awalnya, hal ini menyiratkan bahwa Anda mengharapkan sesuatu yang spesifik, seperti keterlibatan yang berkelanjutan atau persetujuan atas permintaan Anda. Kecuali ekspektasi telah dikomunikasikan dengan jelas—misalnya, panggilan telepon yang direncanakan—pertahankan persetujuan yang lebih umum.

9 contoh penandatanganan profesional

Contoh penandatanganan profesional umum

• Salam
• Sungguh-sungguh
• Terbaik

Contoh penandatanganan profesional yang dipersonalisasi

• Mari kita bicara lagi segera
• Terima kasih banyak
• saya menghargai bantuan Anda

Contoh penandatanganan profesional yang ramah dan informal

• Sampai berjumpa lagi!
• Senang bertemu denganmu
• Semoga sukses

FAQ penandatanganan profesional

Apa yang dimaksud dengan persetujuan profesional?

Penandatanganan profesional adalah bagian terakhir dari pesan yang mengungkapkan nada profesional. Ini mencakup kata atau frasa pendek, nama pengirim, dan informasi kontak apa pun yang relevan.

Kapan Anda memerlukan persetujuan profesional?

Gunakan tanda tangan profesional di email atau komunikasi profesional lainnya yang Anda kirim.

Apa saja yang harus disertakan dalam penandatanganan?

Semua persetujuan profesional harus mencakup hal-hal berikut:

• Ungkapan perpisahan yang tepat
• Nama Anda dan, jika ada, gelar
• Informasi Kontak Anda