Cara Menulis Pesan Slack Profesional, dengan 8 Tips Etiket Slack

Slack ada di mana-mana di dunia profesional. Banyaknya fitur yang memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan berbagi lampiran sehingga anggota di tempat berbeda dapat bekerja sama. Banyak bisnis lebih memilih Slack dibandingkan saluran lain seperti email karena memungkinkan respons yang lebih cepat dan mendorong diskusi transparan dalam perusahaan.

Sebagai bonus tambahan, fungsi obrolan sudah tidak asing lagi bagi banyak profesional yang tumbuh besar menggunakan AIM dan GChat. Selain pesan yang diketik, Slack memungkinkan penggunaan emoji dan gif, yang menambahkan elemen kesenangan pada bentuk komunikasi yang sarat teks. Namun Slack adalah alat tempat kerja, jadi penting untuk menjaga segala sesuatunya tetap profesional di platform. Di sini kami akan menjelaskan cara menggunakan Slack seperti seorang profesional.

Apa itu pesan Slack?

Pesan Slack adalah catatan yang dikirim melalui platform komunikasi digital, Slack. Banyak bisnis menggunakan Slack untuk berkomunikasi secara internal. Slack suatu perusahaan biasanya dibagi menjadi banyak grup, yang disebut saluran, yang diatur berdasarkan topik atau proyek. Grup, yang dikenal sebagai saluran, dapat bersifat publik, dapat dilihat oleh siapa pun dalam suatu organisasi. Ini biasanya merupakan saluran utama bagi strategi komunikasi internal perusahaan. Saluran pribadi hanya dapat dilihat oleh mereka yang telah diundang ke dalam grup.

Karyawan yang bergabung atau diundang ke grup dapat melihat dan berpartisipasi dalam diskusi. Dalam satu grup mana pun, semua pesan yang telah dikirim dan dipertukarkan dapat dilihat oleh setiap anggota baru yang bergabung dalam saluran tersebut. Tidak perlu meneruskan pesan historis ke peserta baru, seperti pada rangkaian email. Dengan demikian, pesan Slack ada selamanya (kecuali penulis menghapusnya) dan dapat berfungsi sebagai catatan informasi.

Selain saluran, karyawan juga dapat mengirim pesan pribadi ke satu atau lebih orang melalui Slack. Pesan-pesan ini hanya dapat dilihat oleh penerima langsungnya.

Jenis pesan Slack

Ada tiga kategori utama pesan Slack:

• Pengumuman yang dikirim ke saluran publik: Ini biasanya merupakan pesan tentang kejadian di perusahaan, seperti kapan kantor akan tutup atau kapan pesta liburan akan diadakan, yang relevan bagi seluruh karyawan.
• Pesan grup: Catatan ini dikirim ke masing-masing saluran publik atau pribadi, dan biasanya berlaku untuk proyek atau topik saluran tersebut.
• Pesan langsung individual: Pesan-pesan ini dikirim ke satu atau beberapa orang dan hanya dapat dilihat oleh penerimanya (dan mungkin administrator Slack, bergantung pada cara perusahaan menyiapkan akun Slack-nya).

Cara menulis pesan Slack berdasarkan audiens

Pesan Slack yang efektif, seperti semua tulisan bagus, memperhitungkan audiens pesan tersebut. Jika audiensnya termasuk para eksekutif, nada pesannya harus tegas dan profesional. Jika audiensnya adalah tim langsung Anda, yang memiliki hubungan baik dengan Anda, pesan yang disampaikan bisa lebih ringan dan bahkan mungkin mengacu pada lelucon yang ada di dalam diri Anda. Berikut cara menulis pesan Slack berdasarkan audiensnya:

Saluran publik yang besar

Tulis seluruh catatan dalam satu pesan, bukan beberapa pesan satu baris, sehingga anggota grup hanya akan menerima satu notifikasi. Jaga agar pesan-pesan ini mudah dipindai karena itulah yang akan dilakukan kebanyakan orang. Gunakan poin-poin atau emoji untuk membagi poin-poin yang ingin Anda komunikasikan.

Halo semua! Kami sangat bersemangat untuk mengumumkan kebijakan kembali ke kantor kami yang baru. Terima kasih kepada semua orang yang berpartisipasi dalam survei kami dan memberikan umpan balik. Berikut beberapa kesimpulannya:

Kami akan memberlakukan jadwal gabungan 3 hari di kantor, 2 hari jarak jauh.

Koordinasikan hari-hari Anda di kantor dengan tim dan manajer Anda.

Setiap hari Rabu kami akan menyediakan makan siang di kantor.

Kantor utama di 55 Wall Street akan dibuka mulai Senin, 3 Januari.

Pertanyaan? Tolong beri tahu saya atau @HRteam! Terima kasih semuanya, dan tidak sabar untuk segera bertemu langsung dengan Anda!

Pemangku kepentingan lintas fungsi

Berikan konteks pesan Anda kepada pemangku kepentingan di tim yang berbeda. Jika Anda berada dalam grup besar dengan beberapa tim berbeda, @ tim atau orang yang ingin Anda tarik perhatiannya. Jika Anda mempunyai permintaan khusus atau tenggat waktu yang sesuai, jelaskan, mungkin dengan mencetak permintaan Anda dalam huruf tebal. Misalnya:

Hai @tim produk. Kami membuat kampanye pemasaran seputar fitur AI baru untuk pembuat popcorn kami. Bisakah Anda membagikan dokumentasi apa pun yang Anda miliki tentang fitur-fitur baru ini, dan mengonfirmasi bahwa kami masih berada di jalur yang tepat untuk meluncurkannya pada 18 Januariuntuk Hari Popcorn Nasional? Terima kasih!

tim Anda

Karena mereka adalah rekan kerja yang sering berinteraksi dengan Anda dan cenderung memahami konteks pesannya, Anda dapat menggunakan nada yang lebih lugas dan santai. Misalnya:

Hai tim! Pengingat ramah tentang kami di luar lokasi besok. Silakan datang dengan mengenakan pakaian yang nyaman. Kami akan menyediakan sarapan dan makan siang. Sampai jumpa jam 9 pagi!

Pribadi satu lawan satu

Percakapan pribadi di Slack ditujukan untuk percakapan yang Anda yakini tidak relevan dengan orang lain, atau bersifat pribadi. Jika ini pertama kalinya Anda menghubungi seseorang, berikan konteks keseluruhan tentang apa yang Anda bicarakan dalam pesan Anda. Misalnya:

Hai Annie! Saya seorang pemasar produk baru. Saya mendengar dari Heather bahwa kita akan bekerja sama secara erat, jadi saya ingin menjadwalkan waktu untuk mengenal Anda. Bisakah saya meluangkan waktu di kalender Anda untuk minggu depan? Menantikannya!

8 Tip etiket kendur

1 Pertahankan nada suara Anda tetap optimis

Slack adalah forum yang sedikit lebih informal daripada email, jadi sebaiknya tulislah dengan nada yang memancarkan keramahan, optimisme, dan kepositifan. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan tanda baca seperti tanda seru atau bahkan emoji wajah tersenyum. Anda tentu tidak ingin secara tidak sengaja terlihat brengsek di Slack dengan berkomunikasi dengan nada singkat atau mengirim pesan tanpa konteks.

2 Jangan mengirim banyak pesan satu baris

Setiap pesan langsung mengirimkan pemberitahuan kepada penerima, yang mungkin mengalihkan perhatian mereka dari apa pun yang mereka lakukan. Daripada mengirim pesan hanya dengan “Halo!” dan kemudian pesan tindak lanjut tambahan dengan permintaan Anda, gabungkan semuanya dalam satu pesan.

3 Saat mendiskusikan satu topik, gunakan thread

Untaian menyimpan balasan tentang satu topik terbatas pada satu pesan tertentu. Untuk membentuknya, arahkan kursor ke satu pesan dalam grup dan klik “Balas di Thread.” Merangkai pesan membuat keseluruhan grup relatif bersih dari topik diskusi besar. Jika ada yang tertarik dengan satu topik, mereka dapat mengeklik topik tersebut untuk mendalami lebih dalam.

4 Koreksi pesan Anda

Nasihat kuno untuk semua komunikasi di tempat kerja ini masih berlaku untuk Slack. Hanya karena Anda mengetik dengan cepat tidak berarti pesan Anda penuh dengan kesalahan ketik. Jika kesalahan ketik memang terjadi, Slack mengizinkan pesan untuk diedit setelah dikirim (setelah itu pesan ditampilkan dengan stempel “diedit”). Slack juga memungkinkan Anda mengingat pesan yang Anda kirim secara tidak sengaja. Namun sebaiknya hindari kedua hal tersebut sejak awal. Grammarly dapat dengan cepat memindai pesan Slack Anda untuk membantu Anda menghindari kesalahan ejaan dan tanda baca.

5 Jadwalkan pesan yang Anda kirim di luar jam kerja

Saat Anda menulis pesan ke saluran publik atau individu di luar jam kerja, pastikan untuk menjadwalkan pesan Anda untuk dikirim selama jam kerja. Ini menunjukkan bahwa Anda menghormati keseimbangan kehidupan kerja dan kehidupan orang lain. Hal ini sangat penting jika Anda mengirim pesan langsung karena penerima akan menerima pemberitahuan. Untuk menjadwalkan pesan untuk dikirim nanti, klik tombol panah bawah di sebelah panah kirim dan pilih waktu dan hari selama jam kerja dari menu drop-down. Kemudian, klik “Jadwalkan pesan” untuk menyelesaikannya.

6 Kurangi jumlah notifikasi yang Anda kirim

Notifikasi Slack menunjukkan rasa urgensi bagi penerimanya, jadi cobalah untuk mengurangi notifikasi yang tidak perlu yang akan dikirim dengan pesan langsung atau pesan yang menyertakan “@here ” atau “ @channel” ke suatu saluran. Gunakan kedua tanda @ ini hanya jika Anda benar-benar membutuhkan sesuatu dengan segera dan perlu mengingatkan semua orang di saluran tentang hal itu. Dan harus dikatakan: Jangan gunakan @here atau @channel di luar jam kerja (lihat tip #5).

7 Gunakan emoji untuk menandakan persetujuan

Daripada menulis “Saya setuju” sebagai balasan pesan seseorang untuk menunjukkan dukungan Anda, cobalah emoji jempol ke atas atau tanda centang. Hal ini mencegah pesan “Saya setuju” serupa, yang cenderung mengacaukan saluran. Semua anggota grup akan dapat melihat siapa yang mengirim emoji dengan mengarahkan kursor ke emoji tersebut.

8 Jika kesempatan memungkinkan, bersenang-senanglah

Slack bisa menjadi wadah untuk merayakan kemenangan dan bersenang-senang. Ini memiliki perpustakaan emoji dan gif yang dapat Anda gunakan untuk mengekspresikan perasaan berbeda. Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan suatu kelompok dan budaya perusahaan memungkinkan hal tersebut, gunakan beberapa hal tersebut untuk menghidupkan suasana.

FAQ pesan kendur

Apa itu pesan Slack?

Pesan Slack adalah catatan yang dikirim antar rekan kerja melalui platform komunikasi digital, Slack. Ini dapat dikirim ke sekelompok besar orang di saluran semua perusahaan, kelompok kecil yang membentuk tim yang mengerjakan suatu proyek, atau ke penerima individu.

Apa saja jenis pesan Slack yang berbeda?

Pesan kendur dapat berupa pengumuman publik tentang perusahaan, catatan tentang proyek tertentu, atau sekadar obrolan antar rekan kerja tentang akhir pekan mereka.

Apa tiga tip untuk menulis pesan Slack?

Untuk menulis pesan Slack yang efektif, yang terbaik adalah mengirim satu pesan yang mencakup semua yang ingin Anda katakan daripada hanya mengirim pesan “Halo!” pesan; gunakan emoji untuk menandakan persetujuan daripada membalas dengan pesan terpisah; dan menjadwalkan pesan yang Anda tulis di luar jam kerja untuk dikirim pada jam kerja.