Apa Artinya Menempatkan Pembaca sebagai Pusat Komunikasi Profesional

Artikel ini awalnya muncul di Thrive Global.

Bekerja dari jarak jauh berarti harus berkomunikasi lebih banyak melalui tulisan. Tetapi komunikasi tertulis hanya dapat menjadi metode yang efektif untuk berbagi informasi dan menjaga tim tetap terhubung ketika pesan mudah dipahami dan tujuan utama jelas.

Dan itu lebih sulit sekarang daripada dulu. Tanpa akses mudah ke umpan balik langsung, mungkin sulit untuk mengetahui bagaimana audiens Anda menerima apa yang Anda tulis. Menurut penelitian Grammarly baru-baru ini, pengalaman kesulitan ini tersebar luas: para profesional merasa sulit untuk mengetahui bagaimana mereka menemukan mereka yang membaca tulisan mereka. Mereka ingin merasa percaya diri karena mengetahui bahwa poin utama mereka jelas dan ringkas—bahwa mereka dipahami.

Pencarian kepercayaan dalam komunikasi profesional hanya tumbuh ketika perusahaan mempertimbangkan model kerja jarak jauh permanen atau memperpanjang periode kerja jarak jauh mereka. Hal ini menjadi perhatian utama kami di Grammarly, di mana anggota tim kami dapat bekerja dari jarak jauh hingga setidaknya Agustus 2021. Perusahaan kami berfokus pada membangun penawaran produk yang membantu orang-orang untuk dipahami sebagaimana yang mereka inginkan—membantu mereka menyempurnakan cara sebuah pesan akan ditafsirkan sebelumnya. itu bahkan dibagikan. Itu berarti kita selalu berpikir kritis tentang komunikasi profesional kita sendiri.

Berikut adalah tiga hal yang saya pelajari untuk diingat ketika saya menulis. Saya berharap mereka dapat membantu profesional lain menavigasi komunikasi tertulis hari ini, besok, dan lebih jauh ke masa depan kerja jarak jauh kita.

Audiens Anda datang lebih dulu

Hari-hari ini, menulis sering terjadi dengan cepat, dan kemungkinan besar saat menangani panggilan video dan kewajiban pribadi sekaligus. Ketika kita bergerak cepat melalui pekerjaan kita untuk mencentang kotak dan beralih ke hal berikutnya, kita mungkin tidak selalu berhenti untuk mempertimbangkan penerima pesan kita.

Komunikasi yang ditulis dengan baik dan bijaksana membuat pembaca Anda merasa dipahami—ini menunjukkan bahwa Anda peduli. Untuk memastikan Anda tidak bergerak terlalu cepat, pikirkan hal-hal berikut:

Pertimbangkan pertanyaan secara proaktif: Sebelum mengetik komunikasi Anda, pikirkan tentang pertanyaan yang mungkin diajukan pembaca Anda sebagai tanggapan atas pesan Anda. Mendahulukan pembaca dengan cara ini menunjukkan bahwa Anda mempertimbangkan perspektif mereka dan membantu pesan Anda beresonansi.

Sertakan sentuhan pribadi: Cara termudah untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dengan pembaca Anda adalah dengan mempersonalisasikan pesan Anda. Bangun hubungan dengan memasukkan anekdot pribadi atau referensi pencapaian penting baru-baru ini dari orang yang Anda kirimi surat.

Jadilah diri Anda sendiri: Dalam realitas kerja jarak jauh kami yang baru, banyak orang mencari sedikit lebih banyak kualitas manusiawi dalam interaksi kerja mereka. Berikan ruang dalam tulisan Anda untuk menyuntikkan kepribadian Anda sehingga pembaca Anda terhubung dengan pesan pada tingkat pribadi — plus, itu dapat memberdayakan orang lain untuk mengekspresikan diri mereka juga.

Begitulah cara Anda mengatakannya — dan seberapa banyak

Memastikan bahwa komunikasi Anda mendarat seperti yang Anda inginkan juga berarti memiliki pemahaman tentang apa yang membuat menulis menjadi efektif. Dalam lingkungan kerja jarak jauh, kita tidak memiliki kemewahan membaca ruangan atau dengan cepat mengklarifikasi poin-poin penting dengan rekan kerja kita.

Untuk memastikan bahwa pesan Anda diterima sebagaimana dimaksud, pertimbangkan hal berikut saat meninjau draf tertulis Anda:

Perhatikan struktur kalimat Anda: Apakah pesan Anda dipahami sering kali bergantung pada bagaimana Anda mengatur pikiran Anda. Mencapai keterbacaan yang optimal dengan mengupayakan kalimat yang ringkas dan membatasi konstruksi bertele-tele.

Pertimbangkan nada Anda: Pastikan nada komunikasi tertulis Anda selaras dengan konteks pesan. Misalnya, pengumuman pribadi yang menarik tidak boleh ditulis dengan nada bisnis formal, tetapi kepergian karyawan jangka panjang kemungkinan besar memerlukan pesan yang menyampaikan ketulusan yang sesuai.

Hapus redundansi: Bahkan penulis hebat pun cenderung membuat poin yang sama berkali-kali dengan cara yang berbeda. Saat Anda membaca kembali apa yang telah Anda tulis, tanyakan pada diri Anda apakah ada poin Anda yang berlebihan—atau apakah Anda terlalu sering menggunakan kata yang sama—dan jangan takut untuk menguranginya.

Iblis ada di. . . pemformatan

Dalam apa pun yang Anda tulis, Anda paling tahu informasi apa yang paling penting. Jangan membuat pembaca Anda menebak-nebak dengan mengubur poin-poin kunci Anda di dalam blok-blok teks yang besar.

Misalnya, Anda mungkin memiliki ajakan bertindak berdasarkan tenggat waktu yang memerlukan beberapa pengaturan konteks. Untuk memastikan pembaca Anda tidak melewatkan informasi ini, arahkan perhatian mereka dengan memformat poin-poin utama Anda secara berbeda.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menerobos dalam tulisan Anda:

Pimpin dengan takeaways utama Anda: Letakkan takeaways kunci Anda di awal setiap paragraf untuk memastikan pembaca Anda dengan cepat menangkap informasi penting dan tidak melewatkan poin utama Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk secara konsisten mendukung takeaways Anda dengan konteks tetapi tidak pernah mengubur petunjuk.

Keluarkan ide-ide yang berurutan: Ketika ada beberapa poin kunci yang Anda perlukan untuk dipahami oleh pembaca Anda, berikan poin-poin tersebut untuk menandakan pentingnya mereka. Jika Anda menemukan kalimat run-on dengan banyak koma, tanyakan pada diri Anda apakah informasi itu dapat disampaikan dengan lebih baik sebagai daftar.

Berani: Informasi penting yang berani—seperti tenggat waktu dan waktu rapat—yang mungkin terlewatkan dalam pesan Anda. Untuk takeaway kunci yang benar-benar penting untuk disampaikan, Anda dapat melangkah lebih jauh dan bahkan menambahkan garis bawah.

>>BACA LEBIH LANJUT: Cara Membuat Tulisan Anda Ringkas dan Jelas

Selama beberapa bulan terakhir ini, komunikasi tertulis semakin menjadi pusat pengalaman kerja kami—dan tren itu tidak akan berakhir dalam waktu dekat. Ketika kehidupan kerja jarak jauh kita terus berkembang, kita semua menemukan diri kita mencari cara untuk memastikan bahwa kita terhubung dengan rekan kerja dan membuat diri kita dipahami. Saya tahu saya selalu mengembangkan pemahaman saya tentang bagaimana berkomunikasi dengan rekan kerja secara tertulis. Saya harap tips yang saya bagikan ini dapat membantu para profesional yang menemukan diri mereka dalam situasi yang sama.