Cara Menulis Surat Referensi

Jadi, Anda diminta untuk menulis surat referensi. Hanya ada satu masalah: Anda tidak tahu cara menulisnya. Jangan panik. Surat referensi umumnya lugas dan panjangnya hanya sekitar satu halaman. Untuk membantu Anda, kami menyusun panduan tentang cara menulis surat referensi.

Surat referensi, juga dikenal sebagai surat rekomendasi, adalah surat singkat kepada sekolah, perusahaan, atau organisasi tempat seseorang melamar. Surat referensi merinci keterampilan, prestasi, dan karakter pelamar yang berkaitan dengan tujuan individu.

Apa itu surat referensi?

Surat referensi adalah pernyataan tertulis tentang pengalaman seseorang di suatu perusahaan, organisasi, atau institusi. Surat referensi menyatakan jabatan, peran, dan tugas individu selama mereka berada di organisasi. Dibahas juga karakter, etos kerja, prestasi, dan kontribusi unik mereka terhadap organisasi.

Tujuan dari surat referensi adalah untuk memberikan gambaran otentik kepada calon pemberi kerja atau direktur program tentang kinerja pelamar di masa lalu. Tujuannya bukan untuk “menjual” pelamar, namun untuk mengkomunikasikan bagaimana pengalaman dan keterampilan mereka membuat mereka cocok untuk posisi yang mereka lamar. Ini juga menjawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki setelah meninjau resume atau CV pelamar. Di satu sisi, surat referensi mirip dengan surat lamaran—tetapi tidak seperti surat lamaran, surat referensi ditulis oleh orang lain selain pemohon. Formatnya harus mirip dengan surat bisnis.

3 jenis surat referensi

Ada beberapa jenis surat referensi, tetapi rinciannya sama:

• Masing-masing ditulis oleh seseorang yang mengenal pelamar dengan baik
• Masing-masing mencatat jangka waktu pelamar bekerja/bersekolah dengan penulis surat
• Masing-masing membahas prestasi, keterampilan, dan karakter pelamar dalam kaitannya dengan tujuan pelamar

Perbedaan utama antara jenis-jenis tersebut adalah isinya. Setiap jenis surat referensi dioptimalkan untuk tujuan pelamar.

1 Profesional

Surat referensi profesional membahas keberhasilan dan pengalaman profesional pelamar. Ini mungkin menyebutkan berbagai posisi yang dipegang pelamar saat bekerja di perusahaan mereka saat ini, proyek spesifik yang mereka kontribusikan, sertifikasi yang mereka miliki, dan keahlian khusus yang mereka miliki. Umumnya, surat referensi profesional ditulis oleh manajer dan kolega.

2 Akademik

Surat referensi akademik membahas kecakapan dan pengalaman akademik pelamar. Biasanya surat referensi akademik ditulis oleh instruktur, ketua jurusan, atau pimpinan akademik lainnya. Surat referensi akademis dapat mencantumkan kursus yang diselesaikan pelamar, proyek dan penelitian yang menjadi bagiannya, dan pencapaian penting apa pun.

3 Pribadi

Berikut cara menulis surat referensi untuk kenalan pribadi. Struktur dan jenis isinya sama dengan surat referensi akademis atau profesional tetapi dengan fokus pada ciri-ciri pribadi mereka. Misalnya, Anda dapat mendiskusikan belas kasih dan rasa tanggung jawab pelamar dalam surat referensi yang menyertai lamaran sekolah kedokterannya. Biasanya, surat referensi pribadi ditulis oleh teman, tetangga, dan orang lain yang mengenal baik pelamar tetapi belum pernah mengajar, bekerja, atau bersekolah secara pribadi bersama mereka.

Apa yang harus disertakan dalam surat referensi

Saat Anda bertanya-tanya bagaimana cara menulis surat referensi, hal terpenting yang perlu diingat adalah surat referensi harus memberikan gambaran otentik tentang pencapaian, keterampilan, kekuatan, dan karakter pelamar.

Meskipun surat referensi membahas tentang subjeknya, Anda juga harus menyertakan beberapa informasi tentang diri Anda, termasuk:

• Posisi Anda
• Hubungan Anda dengan pelamar
• Berapa lama Anda mengenal mereka
• Informasi kontak Anda (email dan nomor telepon)

Ini menunjukkan bahwa Anda memenuhi syarat untuk mendiskusikan pekerjaan mereka. Namun, pastikan untuk membuat bagian ini singkat, dan kaitkan semua informasi yang Anda bagikan kembali dengan subjek surat.

Surat referensi harus mencantumkan alasan dan bagaimana pelamar cocok untuk posisi yang mereka cari; Ingatlah hal ini saat Anda memilih karakter dan pencapaian mana yang ingin Anda soroti dalam tulisan Anda.

Misalnya, jika mereka mendaftar ke program pascasarjana, fokuslah pada prestasi akademis dan stamina intelektual mereka. Jika mereka melamar posisi manajer, diskusikan pengalaman Anda dengan mereka di mana mereka unggul sebagai pemimpin.

Apa yang tidak boleh disertakan dalam surat referensi

Hilangkan informasi apa pun yang tidak relevan dengan posisi yang mereka cari, meskipun hal itu memberi kesan positif. Rekan kerja Anda mungkin adalah orang yang paling lucu di kantor, tetapi kecuali mereka melamar tempat di kelompok improvisasi atau perguruan tinggi badut, jangan sia-siakan ruang surat referensi yang berharga untuk membahasnya. Selain itu, tinggalkan informasi pribadi seperti ras, usia, jenis kelamin, atau latar belakang pribadi—ini tidak relevan.

Format surat referensi

Dari segi format, surat referensi harus serupa dengan surat lainnya.

• Salam
• Perkenalan
• Satu atau dua paragraf isi
• Penutupan
• Sign-off dan tanda tangan

Surat referensi tidak boleh lebih dari satu halaman.

Bagaimana cara menolak permintaan surat referensi

Anda mungkin menghadapi skenario di mana seseorang meminta Anda menulis surat referensi, namun Anda tidak bisa menulisnya atau Anda tidak mau. Jangan khawatir; banyak orang menemukan diri mereka dalam situasi ini. Berikut cara penanganannya, tergantung alasan mengapa Anda tidak bisa menulis surat:

Apa yang harus Anda katakan jika Anda tidak dapat merekomendasikan orang tersebut

Jika pengalaman Anda dengan pekerjaan pelamar kurang memuaskan, sekarang bukan saat yang tepat untuk memberi tahu mereka. Sebaliknya, cukup beri tahu mereka bahwa Anda merasa bukan orang terbaik untuk menulis surat referensi. Tidak perlu menjelaskan lebih lanjut, dan jika mereka meminta rincian lebih lanjut, Anda dapat menegaskan kembali bahwa orang lain akan menjadi pilihan yang lebih baik untuk menulis surat referensi atas nama mereka.

Ketika Anda tidak cukup mengenal orang tersebut

Terkadang Anda tidak dapat merekomendasikan seseorang karena Anda tidak cukup mengenalnya atau pekerjaannya. Jika ini masalahnya, Anda memiliki lebih banyak ruang untuk jujur. Katakan kepada mereka bahwa meskipun Anda merasa tersanjung ketika mereka bertanya, Anda hanya tidak mengetahui pekerjaan mereka dengan cukup baik untuk mendiskusikannya secara akurat.

Contoh surat referensi

Tuan Yu yang terhormat,

Dengan senang hati saya merekomendasikan Luz Heredia untuk posisi manajer proyek senior di perusahaan Anda. Sebagai direktur kreatif di Dapatkan Sampel Layanan Konten, Luz telah melapor kepada saya secara langsung sejak dia mulai sebagai manajer proyek di perusahaan kami pada tahun 2018.

Selama berada di Get Samples, Luz menyederhanakan alur kerja kami dengan memperkenalkan tim kami pada berbagai program manajemen proyek. Berkat upayanya, kami mampu menggandakan bandwidth kami untuk proyek klien baru dari Agustus 2018 hingga Mei 2019. Sebagai pengguna awal dalam hal teknologi, Luz membantu kantor kami mengembangkan budayanya menjadi lebih paham teknologi dan bersedia mengambil tindakan yang penuh perhitungan. risiko pada perangkat lunak dan sistem baru.

Transformasi budaya kantor kami tidak mungkin terjadi tanpa kemampuan mengajar alami Luz. Saat memperkenalkan konsep baru kepada tim, dia menjelaskan secara menyeluruh apa itu konsep, apa yang dicapai, dan manfaat penerapannya. Dia juga menjawab setiap pertanyaan yang diajukan anggota tim, menjadikan dirinya sebagai ahli materi pelajaran SaaS di kantor kami. Kualitas-kualitas ini akan menjadikannya pemimpin yang hebat di perusahaan Anda.

Luz adalah seorang pemecah masalah yang berorientasi pada solusi dan fokus pada proses, yang berpikir mandiri dan menemukan solusi untuk setiap tantangan yang dia dan timnya hadapi. Saya dengan bersemangat memberikan rekomendasi sepenuh hati kepadanya karena saya tahu dia akan menjadi aset bagi perusahaan Anda. Jika Anda ingin mendiskusikan karya Luz lebih lanjut, silakan hubungi saya di 212.555.0000 dan saya akan dengan senang hati berbicara dengan Anda.

Hormat kami, Elnaz Schmid

Direktur Kreatif Dapatkan Contoh Layanan Konten [email protected] 212.555.0000

FAQ surat referensi

Apa itu surat referensi?

Surat referensi, juga dikenal sebagai surat rekomendasi, adalah surat singkat kepada sekolah, perusahaan, atau organisasi tempat seseorang melamar. Surat referensi merinci keterampilan, prestasi, dan karakter pelamar yang berkaitan dengan tujuan individu.

Apa yang harus disertakan dalam surat referensi?

Surat referensi menyatakan jabatan, peran, dan tugas individu selama mereka bekerja di organisasinya saat ini. Dibahas juga karakter, etos kerja, prestasi, dan kontribusi unik mereka terhadap organisasi. Selain itu, surat tersebut harus memuat informasi tentang penulis surat, seperti jabatan, informasi kontak, dan hubungan dengan pelamar.

Siapa yang harus menulis surat referensi?

Surat referensi harus ditulis oleh seseorang yang mengenal baik pelamar, idealnya dalam kapasitas akademis atau profesional. Ini termasuk instruktur sebelumnya, supervisor, dan kolega.

Berapa panjang surat referensi?

Surat referensi harus kira-kira sepanjang satu halaman.