Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Cara Menulis Surat Referensi
Diterbitkan: 2017-09-01Anda telah diminta untuk menulis surat referensi—bagus! Ditanya kemungkinan berarti Anda telah melangkah cukup jauh dalam karier Anda sehingga dukungan Anda berarti. Paling tidak, itu berarti seseorang yang Anda kenal secara pribadi menghargai pendapat Anda tentang mereka.
Surat referensi adalah pokok komunikasi modern. Pada suatu waktu, hampir semua orang membutuhkannya untuk hal-hal seperti lamaran kerja, magang, lamaran kuliah atau sekolah pascasarjana, atau bahkan peluang sukarela. Membayar untuk mengetahui cara menulisnya. Untungnya, surat rekomendasi mengikuti format standar.
Sebelum Anda Menulis Surat Referensi
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda duduk untuk merekomendasikan seseorang. Meskipun tersanjung untuk diminta, perlu diingat bahwa dukungan Anda mungkin menjadi bagian dari arsip personalia, jadi penting untuk memastikan itu adalah sesuatu yang Anda bersedia untuk bertahan untuk jangka panjang. Juga, beberapa perusahaan memiliki kebijakan yang melarang karyawan memberikan referensi. Sebelum Anda memberikan stempel persetujuan Anda kepada seseorang, pastikan perusahaan Anda menyetujui praktik tersebut.
Menolak Permintaan Surat Referensi
Apa yang harus Anda lakukan jika Anda perlu menolak permintaan surat referensi? Jawabannya tergantung pada situasi.
Ketika Anda Tidak Bisa Secara Jujur Merekomendasikan Orangnya
Apa yang terjadi jika Anda diminta memberikan referensi untuk seseorang yang menurut Anda tidak nyaman untuk direkomendasikan? Katakanlah etos kerja mereka atau kualitas pekerjaan mereka tidak sesuai standar Anda. Menolak dengan sopan dengan respons umum seperti, “Saya rasa saya bukan orang terbaik untuk menulis referensi kepada Anda dapat diterima.” Tidak perlu memberikan alasan khusus.
Ketika Anda Tidak Cukup Mengenal Orangnya
Apakah Anda benar-benar mengenal orang yang diminta untuk Anda rekomendasikan? Jika Anda tidak cukup tahu tentang kualitas pekerjaan mereka untuk mengatakan hal-hal yang menarik tentang mereka, yang terbaik adalah menolak permintaan tersebut. Cukup katakan, “Maaf. Saya tersanjung bahwa Anda meminta saya untuk referensi, tapi saya tidak merasa saya cukup akrab dengan Anda atau pekerjaan Anda untuk menulis satu.
Cara Memformat Surat Referensi
Sebagian besar surat rekomendasi mengikuti format surat bisnis standar. Meskipun Anda harus mengisi semua bagian yang kosong, memiliki template untuk diikuti membuat prosesnya sedikit lebih mudah. Inilah yang harus disertakan dalam surat referensi.
Informasi kontak Anda dan salam. Sebaiknya sertakan judul, nomor telepon, dan (jika Anda tidak mengirimkan rekomendasi melalui email secara langsung) alamat email Anda. Buka surat Anda dengan salam formal.
Paragraf pembuka yang memperkenalkan diri. Beri tahu penerima siapa Anda, dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk merekomendasikan orang yang Anda tulis. Cantumkan hal-hal seperti berapa lama Anda mengenal atau bekerja dengan orang tersebut, dan dalam kapasitas apa (sebagai supervisor, penasihat, dll.).
Detail tentang orang yang Anda rekomendasikan. Bicara tentang mengapa orang ini memenuhi syarat. Atribut pribadi apa yang membuat mereka menjadi pekerja atau pelajar yang baik? Keterampilan apa yang mereka bawa ke meja? Prestasi apa yang telah Anda saksikan atau menjadi bagiannya? Jika Anda dapat menyertakan contoh singkat untuk menggambarkan kualifikasi orang tersebut, itu lebih baik.
Penutup dan tanda tangan. Penutupan Anda harus menegaskan kembali mengapa orang tersebut mendapatkan dukungan Anda. Jika Anda terbuka untuk dihubungi dengan pertanyaan lebih lanjut atau untuk rekomendasi lisan, tunjukkan itu. Menandatangani secara resmi.
Contoh Surat Referensi
Wile E. Coyote telah diminta untuk menulis surat referensi untuk magang yang dia bimbing langsung. Berikut adalah contoh format yang benar untuk surat rekomendasi hard copy (atau lampiran pdf).
Elmer J. Fudd Fudd Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123
Bapak Fudd yang terhormat,
Dengan senang hati saya merekomendasikan Road Runner untuk posisi kurir di perusahaan Anda. Road bekerja sebagai kurir magang di kantor Albuquerque Acme Corporation dari Maret hingga Juli 2017. Selama ini dia berada di bawah pengawasan langsung saya.
Dalam waktu singkatnya bersama Acme, Road menunjukkan kecepatan dan kelincahan yang luar biasa sebagai seorang kurir. Pengirimannya tepat waktu, dan dia selalu sopan dan profesional. Kemampuannya yang luar biasa untuk berpikir telah membuatnya melalui banyak situasi stres tinggi. Dia selalu tenang, bahkan di bawah tekanan. Dia telah menunjukkan kesediaan untuk mengambil risiko yang diperhitungkan dan bekerja lebih keras.
Meskipun Road umumnya pendiam, dia memiliki sikap yang sopan dan sangat baik dengan pelanggan dan rekan kerja—dia benar-benar tidak pernah mengganggu siapa pun. Saya percaya dia sangat menikmati pekerjaannya, karena dia selalu terlihat seperti sedang bersenang-senang. Saya senang dia menyapa saya setiap hari dengan “Meep meep!” yang ceria!
Saya percaya Road akan menjadi aset bagi perusahaan mana pun. Saya tidak ragu untuk memberinya rekomendasi sepenuh hati saya. Saya berharap dapat mengikuti jejak kariernya dengan cermat. Saya yakin dia akan pergi jauh. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Sungguh-sungguh,
Wile E. Coyote
Catatan Tentang Surat Referensi Email
Saat Anda mengirim surat referensi email, Anda tidak perlu menyertakan alamat Anda atau informasi kontak penerima. Sebagai gantinya, sertakan tajuk subjek seperti:
Surat Referensi: Road Runner
Tempatkan informasi kontak Anda di bawah tanda tangan Anda, seperti ini:
Sungguh-sungguh,
Wile E. Coyote
Direktur Manufaktur
Acme Corporation
(123) 456-7890
Jika Anda membutuhkan lebih banyak inspirasi, kunjungi The Balance untuk contoh berbagai jenis surat referensi. 