Cara Menulis Email Pengingat Profesional

Manusia memiliki ingatan yang tidak sempurna. Itu sebabnya ada email pengingat. Sepanjang karier Anda, kemungkinan besar Anda akan menulis banyak email pengingat. Ini adalah email yang menyebutkan topik yang telah dibahas sebelumnya, seperti permintaan profesional, pertemuan, dan poin diskusi, agar penerima tidak melupakannya. Email pengingat juga berguna dalam kehidupan non-profesional Anda, apakah itu meminta seseorang untuk melakukan RSVP untuk suatu acara, membuat rencana perjalanan, atau memberitahukan seseorang untuk membuat janji.

Apa itu email pengingat?

Email pengingat dikirim untuk mengingatkan penerima agar mengambil tindakan tertentu atau untuk memastikan mereka tidak melupakan sesuatu. Di bidang profesional dan akademis, email pengingat sering kali dikirim untuk memastikan pertemuan dijadwalkan, dokumen dibagikan, informasi diakui, dan tenggat waktu dipenuhi. Email pengingat adalah jenis email profesional dan memiliki beberapa kesamaan dengan jenis email profesional lainnya seperti email penjualan dan email tindak lanjut.

Kapan Anda harus mengirim email pengingat?

Email pengingat biasanya merupakan pesan tindak lanjut yang mendukung email sebelumnya. Misalnya, jika Anda mengirim email kepada rekan kerja untuk menjadwalkan rapat dan tidak mendapat tanggapan, Anda dapat mengirim email pengingat untuk mengulangi permintaan rapat tersebut.

Email pengingat tidak harus mengikuti email. Anda juga dapat mengirimkannya setelah panggilan telepon atau percakapan langsung. Kapan pun Anda perlu mengingatkan penerima tentang sesuatu yang telah Anda diskusikan sebelumnya, email pengingat adalah pilihan yang tepat.

Kapan harus mengirim pengingat

Berikut beberapa contoh skenario yang dapat diselesaikan melalui email pengingat:

• Keterlambatan pembayaran dari klien
• Batas waktu yang akan datang
• Dokumentasi yang perlu ditandatangani
• Pertemuan yang akan datang
• Acara
• Komunikasi yang terputus

Kapan tidak mengirim pengingat

Jangan mengirimkan email pengingat jika kurang dari 24 jam sejak Anda mengirimkan email awal. Ingatlah hal ini sebagai jangka waktu minimum yang diperlukan untuk menunggu sebelum mengirim email pengingat—dalam beberapa kasus, mungkin diperlukan untuk menunggu lebih lama.

4 tips untuk menulis email pengingat

1 Gunakan nada profesional

Email pengingat, seperti email lainnya, harus ditulis dengan nada yang langsung dan profesional. Jangan menuduh atau menegur dalam email pengingat; tujuannya bukan untuk mempermalukan penerima agar patuh tetapi sekadar mengingatkan mereka tentang rapat, telepon, atau topik lain yang mungkin terlupakan dalam kehidupan profesional sehari-hari.

2 Bersikaplah langsung

Selain bersikap sopan dan profesional, bersikaplah terus terang. Buat permintaan spesifik, seperti meminta mereka mengirimi Anda email tentang akses ke dokumen tertentu atau mengatakan “ya” pada pertemuan terjadwal di kalender mereka, dan nyatakan permintaan ini secara langsung.

3 Pengaturan waktu itu penting

Lamanya waktu menunggu sebelum mengirim email pengingat sangat bergantung pada urgensi pesan Anda. Untuk tenggat waktu yang ketat, kirimkan email pengingat kira-kira 24 jam setelah komunikasi awal Anda. Untuk masalah yang tidak terlalu mendesak, sebaiknya tunggu beberapa hari sebelum mengirim email pengingat. Pertimbangkan sudah berapa lama sejak komunikasi awal Anda serta berapa banyak waktu yang Anda miliki sebelum tenggat waktu—jika tenggat waktu tersebut semakin dekat, mengirimkan email pengingat lebih cepat, daripada terlambat, dapat membantu mereka agar tidak melewatkannya.

Dalam email pengingat yang sensitif terhadap waktu, sertakan garis waktu yang jelas. Di timeline Anda, sertakan tanggal percakapan awal Anda, tenggat waktu, dan tanggal relevan lainnya.

4 Jangan meminta maaf

Terakhir, jangan meminta maaf karena mengirimkan email pengingat. Cukup berikan penjelasan singkat kepada penerima email Anda dan minta mereka dengan sopan untuk mengambil tindakan.

Cara menulis email pengingat yang sopan

Gunakan format berikut sebagai templat untuk email pengingat yang efektif.

Garis subjek

Gunakan baris subjek yang jelas untuk email pengingat Anda. Penerima harus mengetahui isi email tersebut bahkan sebelum mereka membukanya. Berikut adalah beberapa contoh baris subjek email pengingat yang baik:

• Pengingat: Harap kirimkan dokumen orientasi yang Anda tandatangani selambat-lambatnya Kamis, 28/9
• Tindak lanjut: Pertemuan kita Selasa depan jam 11 pagi
• Diperlukan Tindakan Mendesak: Proyek Ward Street

Salam

Mulailah email Anda dengan sapaan standar profesional, sepertiHai, Halo,atauYang Terhormatdiikuti dengan nama penerima.

Penjelasan

Di bagian pertama isi email pengingat Anda, nyatakan alasan Anda mengirim pengingat. Ini bisa berupa rekap singkat percakapan Anda dengan penerima atau satu atau dua kalimat yang menjelaskan alasan Anda menghubungi. Bagaimanapun, buatlah bagian ini singkat dan langsung.

Solusi yang diusulkan/ajakan bertindak

Bagian kedua isi email pengingat Anda harus menyertakan pengingat sebenarnya. Di sinilah Anda menyatakan apa yang perlu dilakukan penerima dan tanggal kapan hal itu perlu dilakukan. Bergantung pada topik dan kerangka waktu, Anda juga dapat menyatakan bahwa tindakan tersebut harus diambil “ASAP” atau sesegera mungkin.

Tergantung pada konten email, Anda juga dapat meminta penerima untuk mengirim email atau menghubungi Anda jika ada pertanyaan yang mereka miliki.

Keluar

Selesaikan email pengingat dengan persetujuan profesional, seperti:

• Salam
• Sungguh-sungguh
• Terbaik

Ikuti penandatanganan Anda dengan tanda tangan profesional Anda.

5 contoh email pengingat

1 Email pengingat ke manajer

Perihal: Perihal: PTO dari 12/10 hingga 20/10

Hai Rosalie,

Saya ingin menindaklanjuti permintaan PTO saya untuk tanggal 12 Oktober hingga 20 Oktober. Apakah Anda bisa mendapatkan izin dari HR agar saya dapat mengambil cuti kali ini?

Harap beri tahu saya sesegera mungkin, karena saya perlu mengamankan reservasi hotel dan penerbangan jika PTO disetujui.

Terima kasih!

Terbaik,

Dalila

2 Email pengingat ke klien

Perihal: Persetujuan desain

Halo Karolin,

Terima kasih atas tanggapan cepat terhadap mock-up tersebut. Silakan kirimkan catatan atau persetujuan Anda atas usulan pembaruan desain paling lambat EOD Friday sehingga tim kreatif kami dapat melanjutkan aset mereka untuk kampanye email.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau memerlukan klarifikasi, saya selalu tersedia melalui email atau Slack.

Dengan hangat,

Carmichael

Pimpinan Desain

Agen Desain

3 Email pengingat rapat

Perihal: Menantikan panggilan kami pada jam 2 siang hari ini

Hai Darien,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya ingin mengingatkan Anda tentang status panggilan kita sore ini. Saya menantikan untuk mendiskusikan kemajuan kami dalam proyek renovasi Anda dan mendengar tanggapan Anda.

Jika Anda perlu menjadwal ulang panggilan kita, silakan lakukan dengan memilih tanggal dan waktu lain di kalender saya di sini: [tautan ke kalender].

Terbaik,

Vittorio Manoy

mandor

Konstruksi, LLC

4 Email pengingat yang mendesak

Perihal: MENDESAK: Diperlukan tindakan selambat-lambatnya 1 Oktober

Sumit yang terhormat,

Kami menghargai bisnis Anda dan dengan bangga menyebut Anda “salah satu milik kami” selama tiga tahun terakhir. Kami berharap Anda terus berinvestasi dengan Capital Company. Namun, untuk melakukannya, kami meminta Anda memperbarui akun investor Anda dan mengotorisasi autentikasi dua faktor. Hal ini untuk melindungi data sensitif Anda dan memastikan kepatuhan keamanan.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang pembaruan atau bagaimana kami menjaga keamanan data Anda, silakan balas email ini. Jika Anda tidak dapat memperbarui akun Anda dan mengotorisasi autentikasi dua faktor paling lambat tanggal 1 Oktober, akun Anda akan ditangguhkan hingga Anda menyelesaikan pembaruan.

Terima kasih banyak atas kerja sama Anda—kami bersemangat untuk terus berinvestasi bersama Anda.

Terbaik,

Ester Clark

Asisten Administrasi Keamanan

modal co.

5 Email pengingat pembayaran

Perihal: Pengingat: Silakan membayar Faktur #008

Ibu Teplitsky yang terhormat,

Ini merupakan pengingat bahwa Faktur #008 telah jatuh tempo. Harap selesaikan pembayaran Anda sesegera mungkin.

Jika Anda yakin email ini salah, harap teruskan ke Santos Bautista, Kepala Pembukuan, di [alamat email] dengan penjelasan singkat tentang kesalahan tersebut.

Terima kasih,

Debora

Admin. Asisten, Hosting Web

FAQ email pengingat

Apa itu email pengingat?

Email pengingat adalah pesan yang dikirim untuk mengingatkan penerima tentang acara mendatang, item tindakan, atau subjek yang dibahas sebelumnya.

Kapan Anda harus mengirim email pengingat?

Kirimkan email pengingat setidaknya satu hari setelah komunikasi awal Anda dengan penerima. Jika Anda mengingatkan mereka tentang tenggat waktu, sebaiknya kirimkan email pengingat setidaknya 24 jam sebelum tenggat waktu.

Apa saja yang harus disertakan dalam email pengingat?

Email pengingat harus mencakup hal-hal berikut:

• Baris subjek yang menarik dan jelas
• Salam
• Penjelasan singkat tentang alasan Anda mengirim email
• Permintaan atau pengingat yang jelas dan langsung
• Sign-off dan tanda tangan profesional

Apa sajakah jenis email pengingat?

• Tindak lanjut pertemuan
• Pengingat pembayaran terlewat
• Permintaan tindakan
• Melanjutkan komunikasi yang terputus
• Pengingat rapat