Cara menulis email pengingat – dengan sampel

Entah itu pembayaran yang hilang, rapat mendesak, atau permintaan cuti, terkadang, Anda perlu mengirim email pengingat.

Email pengingat harus sopan, profesional, dan persuasif – menyampaikan maksud Anda sambil tetap bersikap kasar. Di akhir email, penerima harus tahu persis apa yang harus mereka lakukan dan kapan.

Email pengingat yang ramah terkenal sulit untuk dipahami, tetapi itu tidak perlu terjadi. Dengan membaca panduan ini dan mengikuti prinsip kami untuk menulis email pengingat, Anda akan dapat mengirim pengingat lembut dalam hitungan menit.

Apa itu email pengingat?

Ada banyak alasan mengapa Anda mungkin perlu mengirim pengingat melalui email. Beberapa di antaranya termasuk mengonfirmasi kehadiran pada pertemuan atau wawancara yang akan datang, menyoroti faktur yang belum dibayar, atau pekerjaan yang terlambat.

Pengingat email biasanya dibagi menjadi dua jenis:

1. Email yang dikirim sebelum sesuatu terjadi – pengingat ramah bahwa rapat akan diadakan, misalnya.
2. Pengingat email setelah sesuatu gagal terjadi – pengingat bahwa faktur belum dibayar pada tanggal jatuh tempo, misalnya.

Email pengingat memiliki satu tujuan: membuat seseorang bertindak.

Baik itu membalas email Anda, menelepon Anda kembali, mengirimi Anda pekerjaan, atau membayar tagihan Anda. Di akhir email, mereka harus tahu apa yang Anda ingin mereka lakukan, bagaimana Anda ingin mereka melakukannya, dan kapan.

Sesederhana itu, jadi mengapa banyak dari kita merasa sulit menulis email pengingat yang sopan? Ini adalah media yang membuat pesan menjadi tantangan.

Tidak seperti panggilan telepon, email bersifat pasif. Menghapus elemen manusia dapat menyebabkan masalah pemahaman dan menyebabkan penghindaran dan kurangnya tindakan. Orang merasa lebih mudah untuk mengabaikan email daripada panggilan telepon.

Jadi apa yang bisa Anda lakukan? Baik Anda berkorespondensi dalam kapasitas bisnis atau pribadi, menulis email profesional adalah keterampilan penting yang harus Anda kuasai.

Saat menulis email pengingat, tantangannya adalah mencapai keseimbangan yang tepat antara bersikap profesional, sopan, dan persuasif. Email pengingat yang ramah harus mematuhi aturan formal etiket email, tetapi pastikan tidak ada ruang untuk kebingungan.

Akademisi yang mempelajari email telah menyimpulkan bahwa menggunakan "nada dan sikap yang tepat dalam email dapat membantu mengurangi tantangan yang dihadirkan media." Dengan bersikap profesional, sopan, dan persuasif namun baik hati, Anda dapat membuat orang merespons. Di sisi lain, email Anda kemungkinan besar akan diabaikan jika dianggap kasar, agresif, atau ambivalen.

Mengapa email pengingat ramah penting?

Menulis email pengingat yang sopan adalah kebutuhan dalam kehidupan pribadi dan profesional kita. Email adalah mata uang bisnis dunia, dengan lebih dari 300 miliar pesan elektronik dikirim setiap hari. Rata-rata pekerja menerima 121 email sehari, dan diperkirakan 35% yang luar biasa (atau mengejutkan) dari email bisnis ini tidak dibaca.

Mereka juga memiliki 651 email yang belum dibaca di kotak masuk mereka. Itu banyak pesan yang tidak terjawab dan pengirim yang tidak senang. Berapa banyak yang kamu punya?

Jika Anda menemukan diri Anda tenggelam dalam komunikasi digital, jangan putus asa. Penelitian yang berfokus pada R&D di perusahaan AS menemukan bahwa "Administrator inovasi memiliki jumlah kontak langsung yang lebih banyak, lebih berkomitmen dalam percakapan, dan menerima lebih banyak pesan daripada yang mereka kirim." Mereka juga menemukan bahwa orang-orang yang inovatif lebih mungkin untuk merespon dengan cepat dan profesional.

Ketika Anda mempertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuka, membaca, dan menanggapi email, tidak mengherankan bahwa bahkan korespondensi penting dapat terlewatkan. Tetapi email yang hilang dapat menyebabkan hilangnya pendapatan, dengan rata-rata UKM Inggris memiliki setidaknya lima faktur terutang, dengan rata-rata $11.700. Berapa banyak email pengingat pembayaran yang telah Anda kirim?

Responden mungkin tidak mengabaikan email Anda dengan sengaja. Faktanya, filter spam yang semakin sensitif dapat menempelkan korespondensi penting Anda di folder sampah – terutama jika itu berisi lampiran.

Email pengingat yang ramah bisa jadi sulit untuk ditulis dan sulit diterima, jadi buatlah agar tetap ringkas. Penerima perlu melakukan dua hal: Membaca email dan merespons. Sesederhana itu, jadi tidak ada alasan untuk memperumit pengiriman mereka.

Cara menulis email pengingat

Email pengingat harus singkat, tajam, dan to the point. Anda ingin orang itu melakukan sesuatu, jadi Anda harus jelas. Anda harus tegas dan menghindari bersikap kasar. Dianggap tidak sopan adalah cara tercepat agar email Anda diberhentikan sama sekali.

Dalam hal nada, kami menyarankan Anda bersikap formal saat mengirim email pengingat yang baik. Jika Anda berurusan dengan sesuatu yang serius, seperti faktur yang belum dibayar, Anda mungkin perlu merujuk ke email itu lagi di masa mendatang atau bahkan menggunakannya sebagai bukti, jadi bersikaplah sesopan mungkin.

Penelitian kami telah menemukan bahwa ada enam komponen penting dari email pengingat yang berhasil:

1. Garis subjek
2. Salam
3. Situasi
4. Larutan
5. Tindakan
6. Keluar

Mari kita lihat ini secara lebih rinci langkah demi langkah.

1. Baris subjek

Kami merekomendasikan untuk memperjelas baris subjek email pengingat Anda. Contoh kami di bawah ini menunjukkan bahwa penerima tidak dapat meragukan isi email tersebut.

2. Salam email

Bersikap sopan dan profesional adalah pendekatan yang tepat. Kami tidak akan membahas lebih dalam tentang nuansa salam email, tetapi baca panduan kami tentang cara memulai email profesional jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut.

3. Situasi

Jelaskan masalahnya dan spesifik. Sertakan referensi, tanggal, dan detail. Bersikaplah jelas dan tegas.

4. Solusi

Kami akan sedikit lebih baik dalam contoh email pengingat ini daripada yang Anda perlukan. Namun, seringkali ini membantu – terutama jika Anda adalah bisnis kecil dan orang yang berkomunikasi dengan Anda adalah klien atau pelanggan yang berharga.

Terkadang mungkin ada alasan yang sah mengapa email atau faktur diabaikan atau tidak dibayar. Bersikap sopan dan profesional memberi Anda peluang terbaik untuk mencapai hasil yang memuaskan.

5. Aksi

Beri tahu penerima dengan tepat apa yang Anda ingin mereka lakukan. Jika Anda ingin mereka membayar Anda, beri tahu mereka. Jika Anda ingin menetapkan tanggal, lakukanlah. Tapi jangan membuat ancaman atau menjadi marah. Kecil kemungkinan Anda akan mencapai hasil yang Anda inginkan jika Anda melakukannya.

Dalam kasus pembayar terlambat yang konsisten, Anda mungkin ingin menentukan tanggal pembayaran. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin menjelaskan konsekuensinya jika seseorang tidak menanggapi Anda dengan baik. Bisa jadi Anda menawarkan slot wawancara mereka kepada orang lain atau memulai proses formal untuk memulihkan pendapatan yang hilang.

Sekali lagi: Jika Anda jelas tentang apa yang Anda inginkan, tidak ada margin untuk kesalahpahaman.

6. Pendaftaran email

Akhiri email Anda secara formal dan sopan. Jika Anda memerlukan pengingat tentang cara mengakhiri email secara profesional, lihat panduan kami.

Contoh email pengingat

Berikut adalah beberapa contoh pengingat email standar dan relatif lembut yang mungkin berguna bagi Anda. Mereka juga menggunakan kerangka enam poin yang telah kami buat di atas. Apakah Anda mendapat inspirasi dari contoh kami atau tidak, selalu ingat aspek inti dari email pengingat yang kami buat di blog ini.

Email pengingat lembut ke bos

Pengingat email yang lembut kepada atasan Anda bisa menjadi topik yang sensitif, tetapi prinsipnya tetap sama. Tetap profesional, sopan, dan persuasif. Sampel ini juga dapat berfungsi sebagai email pengingat yang baik untuk manajer SDM, profesor, atau kolega.

Email pengingat ke klien

Terkadang, sebuah proyek dapat ditunda jika klien, kontraktor, pemangku kepentingan, atau orang lain gagal memainkan peran mereka. Email pengingat yang lembut kepada klien dapat mengembalikan proyek Anda ke jalur yang benar.

Email pengingat acara

Email pengingat acara diperlukan untuk memastikan acara Anda sukses. Anda mungkin akan mengirimkan beberapa dari ini, jadi contoh email pengingat ini sangat singkat, manis, dan to the point.

Email pengingat rapat

Permintaan rapat harus selalu dipersonalisasi. Anda bisa lebih spesifik tentang pentingnya rapat dan implikasi tidak hadir dibandingkan dengan email acara. Contoh ini juga dapat diubah menjadi email pengingat janji temu.

Email pengingat pembayaran lewat waktu

Pengingat pembayaran (sayangnya) terlalu umum, dengan pembayar terlambat masalah yang dihadapi semua bisnis. Kuncinya di sini adalah menghilangkan emosi dan menahan godaan untuk marah. Nyatakan faktanya, beri mereka hasil dan beri tahu mereka apa yang Anda butuhkan untuk mereka lakukan.

5 kesalahan pengingat email yang umum – dan cara menghindarinya

Contoh di atas harus memberikan beberapa panduan berharga tentang cara menyusun email pengingat yang ramah. Sebelum kita sign-off, berikut adalah lima kesalahan pengingat email yang umum dan bagaimana Anda dapat menghindarinya.

1. Langsung ke intinya

Bersikap ramah tetapi tegas. Anda menulis pengingat karena suatu alasan, jadi langsung ke intinya dengan cepat. Jadilah rinci, spesifik, dan terstruktur.

2. Hindari rasa malu

Anda tahu mereka menerima email (dan mereka mungkin juga menerimanya), tetapi jangan menyebut nama dan malu. Jaga agar email pengingat lembut Anda tetap sopan, ramah, dan fokus.

3. Jangan pernah meminta maaf

Sangat mudah untuk meminta maaf (itulah yang kami lakukan, bukan?), tetapi itu tidak akan membantu pengingat email Anda. Jika Anda mau, Anda dapat melunakkan pukulannya sedikit ( Anda mungkin melewatkan email saya sebelumnya ), tetapi Anda tidak perlu melakukannya. Juga, jangan menulis salah satu email "Hanya pengingat...".

4. Berikan solusi

Selalu jelas tentang apa yang Anda ingin penerima lakukan. Anda menginginkan tanggapan dan tindakan yang memberikan hasil yang Anda inginkan. Beri tahu orang itu apa yang Anda ingin mereka lakukan dan kapan.

5. Mendorong komunikasi

Dalam beberapa kasus, mungkin ada alasan yang sah mengapa seseorang tidak menanggapi Anda. Berikan banyak peluang dan permintaan untuk mendorong mereka membalas Anda. Jika mereka tidak ingin mengirimi Anda email, tawarkan kesempatan untuk menghubungi Anda melalui telepon.

Masih bertanya-tanya tentang cara menulis email pengingat yang lembut? Dengan Flowrite, Anda dapat mengubah poin-poin singkat menjadi email pengingat yang siap dikirim dengan AI. Minta akses awal untuk mengirim email pengingat ramah lebih cepat dari sebelumnya.