Balas-Semua: Cara Menanggapi Email Grup Dengan Percaya Diri

Fungsi balas-semua adalah berkah yang beragam. Ini bisa menjadi bagian penting dari rutinitas email harian Anda, namun jika Anda ceroboh, ini juga bisa menjadi cara mudah untuk mempermalukan diri sendiri di depan manajer, kolega, kontak profesional, dan bahkan orang asing.

Mengetahui kapan dan bagaimana cara terbaik menggunakan balasan-semua adalah kunci keberhasilan dalam hampir semua hal yang melibatkan pengiriman email, seperti penjangkauan klien, komunikasi internal, atau merencanakan tamasya tim. Di bawah ini kami akan membahas alasan penerapannya, situasi yang kurang ideal, dan cara membalas semuanya dengan bijaksana, anggun, dan percaya diri.

Kapan balasan-semua tepat?

Untuk memulainya, mari kita perjelas bahwa dalam banyak kasus, lebih baik membalas email grup dengan mengirim pesan ke individu daripada membalas semuanya.

Pertanyaan kuncinya di sini adalah,Apacara paling sederhana untuk meminimalkan kekacauan dan kebingungan kotak masuk bagi semua orang yang Anda balas? Jika Anda dapat memikirkan cara yang lebih baik untuk mencapai keduanya, Anda mungkin sebaiknya melakukannya.

Namun, ada banyak situasi di mana penggunaan reply-all jelas merupakan keputusan yang tepat.

Terkadang hal ini sudah jelas: Atasan Anda mengirim email ke tim Anda dan meminta Anda memberi informasi terbaru kepada semua orang tentang sesuatu yang sedang Anda kerjakan, misalnya. Atau klien mengirim email kepada Anda, atasan Anda, dan rekan lainnya dengan pertanyaan waktu; jika Anda adalah orang utama yang bertanggung jawab atas penjadwalan, inilah saat yang tepat untuk menggunakan balas-semua. Perhatikan bahwa dalam skenario ini, salah satu alasan untuk membalas semuanya adalah untuk memberi tahu orang lain di tim Anda bahwa Anda telah berupaya menjawab pertanyaan klien.

Meskipun balasan-semua terkadang tidak disukai karena menghasilkan email yang mengganggu, mengganggu, atau tidak perlu, satu balasan-semua yang tepat waktu dan bijaksana dapat menghindari lebih banyak email dan pertanyaan lanjutan.

Berikut ini contohnya: Katakanlah Anda bekerja di ruang redaksi dan seorang kolega mengirim email kepada lima belas orang dengan nada mendesak menanyakan apakah ada yang bisa membantunya membuka kunci lemari persediaan untuk mengambil perekam lapangan dan mikrofon untuk perjalanan pelaporannya yang akan datang.

Jika Anda hanya membalasnya dan berkata, “Tentu, saya punya kuncinya dan bisa memeriksakan perlengkapannya untuk Anda sekarang,” kemungkinan besar orang lain akan membalas dan menawarkan untuk melakukan hal yang sama, bersamaan dengan editor yang menanyakan apakah kuncinya sudah selesai. Dalam hal ini, lebih baik segera membalas semuanya dan jelaskan kepada semua orang bahwa Anda menangani permintaan tersebut.

Yang penting, logika yang sama ini bekerja dalam skala besar: Jika dua puluh orang akan menerima balasan Anda semua, dan tanggapan Anda akan berguna bagi sebagian besar dari mereka, maka tanggapan Anda layak untuk dikirimkan. Artinya, semakin banyak orang yang terlibat dalam topik tersebut, semakin tinggi standar relevansinya.

Jenis perhitungan ini juga berfungsi jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan reply-all untuk mengajukan pertanyaan. Jika hal ini mungkin menjadi perhatian sebagian besar orang lain di topik ini, mungkin ada baiknya menanyakannya dengan cara yang dapat dilihat semua orang, namun hati-hati jika melakukan hal ini secara berlebihan.

Kapan sebaiknya Andatidakmembalas semuanya?

Mari kita kembali ke pertanyaan yang telah kita bahas sebelumnya: Apa cara terbaik untuk meminimalkan kekacauan dan kebingungan di kotak masuk? Jika email yang ingin Anda kirim tidak diterima atau tidak relevan bagi sebagian besar orang yang akan dijangkau, balas semua bukanlah cara yang tepat.

Berikut ini contohnya: Anda dan semua orang di departemen Anda menerima email yang mengatakan bahwa salah satu kolega Anda telah menerima promosi dan transfer baru yang besar. Ucapan selamat sudah beres, dan semua orang diundang untuk mampir ke teras pada pukul empat untuk menikmati kue dan ucapan selamat tinggal.

Apakah Anda (dan semua orang di departemen Anda) perlu membalas semuanya dengan huruf kapitalSELAMATdan emoji kue? Mungkin tidak. Dalam hal ini, cukup balas satu per satu ke kolega terkenal tersebut, atau lebih baik lagi, ucapkan selamat secara langsung atas kuenya.

Logika serupa juga berlaku untuk masalah-masalah yang lebih sensitif atau pribadi. Saat Anda perlu mengoreksi seseorang dengan sopan atau memastikan hutang usaha memiliki formulir pajak pribadi dan alamat Anda saat ini, balas-semua jarang, jika pernah, optimal.

Gagasan ini sangat relevan ketika menyangkut umpan balik profesional karena tidak sulit untuk membayangkan sebuah skenario di mana bahkan koreksi dengan maksud baik yang diberikan di depan selusin kolega akan mempermalukan penerima utama, menimbulkan rasa ngeri pada semua orang dalam rantai, dan berisiko membuat pengirim terlihat tidak sadar.

Sekali lagi, jika email Anda tidak berguna bagi sebagian besar orang yang menerimanya, jangan gunakan balasan-semua.

Bagaimana cara menggunakan reply-all untuk menyampaikan informasi berguna dengan bijaksana?

Sama seperti yang Anda lakukan dengan email ke individu, Anda harus bersikap sopan dan singkat saat membalas semuanya. Ini berarti meminimalkan pengulangan dan mencari cara untuk membatasi pengulangan. Cobalah untuk memperjelas apa yang harus terjadi selanjutnya, terutama jika menyangkut tindakan untuk beberapa penerima. Dalam kasus seperti ini, Anda mungkin ingin menuliskan nama setiap orang dalam huruf tebal atau menggunakan daftar berpoin untuk meningkatkan keterbacaan, seperti dalam contoh ini:

Karena tamu episode ini harus menjadwal ulang sesi rekaman kami sehari sebelumnya, kami perlu menambah jangka waktu.

• Marissa:Bisakah Anda membuat draf catatan produksi pagi ini agar kita punya waktu untuk mengeditnya?
• Virgil:Bisakah Anda bersiap untuk mengubahnya dan mengirimkannya ke host sebelum jam 2 siang?
• Riley:Bisakah Anda memastikan tamu tersebut mengetahui semua detail tentang pengaturan rekaman kami?

Ingatlah audiens Anda. Pikirkan tentang informasi apa yang paling bermanfaat bagi mereka dan bagaimana mengkomunikasikannya dengan cara yang jelas, ringkas, baik hati, dan bebas kesalahan.

Grammarly dapat membantu Anda membalas semuanya dengan percaya diri

Hal terakhir yang Anda inginkan adalah menekan tombol kirim dan menyadari bahwa Anda baru saja menggunakan balasan-semua untuk menyerang kolega atau orang asing dengan email yang penuh dengan tanda baca, ejaan, dan kesalahan tata bahasa.

Grammarly dapat menghemat waktu Anda sekaligus menjaga dari kesalahan ketik yang canggung, kesalahan penempatan koma, ketidaksepakatan subjek-kata kerja, dan kesalahan lainnya. Pengguna Grammarly Premium bisa mendapatkan bantuan ekstra dengan penulisan ulang kalimat yang berfokus pada kejelasan dan penyesuaian nada , sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan percaya diri.