Balas-Semua: Cara Menanggapi Email Grup dengan Percaya Diri

Fungsi balas-semua adalah berkah campuran. Ini bisa menjadi bagian penting dari rutinitas email harian Anda, tetapi jika Anda ceroboh, itu juga bisa menjadi cara mudah untuk mempermalukan diri sendiri di depan manajer, kolega, kontak profesional, dan bahkan orang asing Anda.

Mengetahui kapan dan bagaimana cara terbaik menggunakan balasan-semua adalah kunci untuk berhasil, yah, hampir semua hal yang melibatkan pengiriman email, seperti penjangkauan klien, komunikasi internal, atau merencanakan tamasya tim. Di bawah ini kami akan membahas alasan untuk menerapkannya, situasi di mana itu kurang ideal, dan bagaimana menjawab semuanya dengan bijaksana, anggun, dan percaya diri.

Kapan reply-all sesuai?

Untuk memulai, mari kita perjelas bahwa dalam banyak kasus, lebih baik menanggapi email grup dengan mengirim pesan kepada individu daripada dengan membalas semuanya.

Pertanyaan kunci di sini adalah, Apa cara paling sederhana untuk meminimalkan kekacauan kotak masuk dan kebingungan untuk semua orang yang Anda balas? Jika Anda dapat memikirkan cara yang lebih baik untuk mencapai keduanya, Anda mungkin harus melakukannya sebagai gantinya.

Namun, ada banyak situasi di mana menggunakan balas-semua jelas merupakan panggilan yang tepat.

Terkadang ini jelas: Bos Anda mengirim email ke tim Anda dan meminta Anda untuk memberi tahu semua orang tentang sesuatu yang sedang Anda kerjakan, misalnya. Atau klien mengirim email kepada Anda, bos Anda, dan rekan lain dengan pertanyaan waktu; jika Anda adalah orang utama yang bertanggung jawab atas penjadwalan, ini adalah saat yang tepat untuk menggunakan reply-all. Perhatikan bahwa dalam skenario ini, sebagian alasan untuk membalas-semuanya adalah untuk memberi tahu orang lain di tim Anda bahwa Anda telah menjawab pertanyaan klien.

Meskipun balasan-semua terkadang tidak disukai karena menghasilkan email yang mengganggu, mengganggu, atau tidak perlu, satu balasan yang tepat waktu dan bijaksana-semuanya dapat mencegah lebih banyak email dan pertanyaan lanjutan.

Berikut ini contohnya: Katakanlah Anda bekerja di ruang redaksi dan seorang kolega mengirim email kepada lima belas orang dengan mendesak menanyakan apakah ada yang bisa membantunya membuka kunci lemari persediaan untuk mengambil perekam lapangan dan mikrofon untuk perjalanan pelaporannya yang akan datang.

Jika Anda hanya membalasnya dan berkata, "Tentu, saya punya kunci dan dapat memeriksa kit untuk Anda sekarang," kemungkinan besar orang lain akan membalas dan menawarkan untuk melakukan hal yang sama, bersama dengan editor yang menanyakan apakah itu sudah selesai. Dalam hal ini, lebih baik untuk segera membalas-semua dan menjelaskan kepada semua orang bahwa Anda menangani permintaan tersebut.

Yang penting, logika yang sama ini bekerja dalam skala besar: Jika dua puluh orang akan menerima balasan Anda semua, dan tanggapan Anda akan berguna bagi sebagian besar dari mereka, itu layak untuk dikirim. Yang mengatakan, semakin banyak orang di utas, semakin tinggi standar relevansi.

Jenis perhitungan ini juga berfungsi jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan balas semua untuk mengajukan pertanyaan. Jika itu mungkin menyangkut sebagian besar orang lain di utas, mungkin ada baiknya bertanya dengan cara yang dapat dilihat semua orang, tetapi berhati-hatilah untuk melakukan ini secara berlebihan.

Kapan sebaiknya Anda tidak membalas-semua?

Mari kembali ke pertanyaan yang telah kita bahas sebelumnya: Apa cara terbaik untuk meminimalkan kekacauan dan kebingungan di kotak masuk? Jika email yang ingin Anda kirim tidak diterima atau tidak relevan bagi sebagian besar orang yang akan dijangkaunya, balas-semua bukanlah cara yang tepat.

Berikut ini contohnya: Anda dan semua orang di departemen Anda mendapatkan email yang mengatakan bahwa salah satu kolega Anda telah menerima promosi dan transfer baru yang besar. Ucapan selamat sudah diatur, dan semua orang diundang untuk mampir ke teras pada pukul empat untuk kue dan perpisahan yang menyenangkan.

Apakah Anda (dan semua orang di departemen Anda) perlu membalas-semua dengan CONGRAT dan emoji kue? Mungkin tidak. Dalam hal ini, cukup balas satu per satu kepada rekan kerja yang terkenal, atau lebih baik lagi, ucapkan selamat kepada mereka secara langsung atas kue.

Logika serupa berlaku untuk masalah yang lebih rumit atau pribadi. Ketika Anda perlu mengoreksi seseorang dengan sopan atau memastikan bahwa hutang memiliki formulir pajak pribadi dan alamat Anda saat ini, balas-semua jarang, jika pernah, optimal.

Ide ini sangat relevan jika menyangkut umpan balik profesional karena tidak sulit membayangkan skenario di mana bahkan koreksi yang dimaksudkan dengan baik yang diberikan di depan selusin rekan kerja membuat malu penerima utama, membuat semua orang lain di rantai merasa ngeri, dan risiko membuat pengirim terlihat tidak sadar, paling banter.

Sekali lagi, jika email Anda tidak bernilai bagi sebagian besar orang yang menerimanya, jangan gunakan reply-all.

Bagaimana saya bisa menggunakan reply-all untuk menyampaikan informasi yang berguna dengan bijaksana?

Seperti yang Anda lakukan dengan email ke individu, Anda harus sopan dan singkat saat membalas semuanya. Ini berarti meminimalkan pengulangan dan mencari cara untuk membatasi bolak-balik. Cobalah untuk mengklarifikasi apa pun yang harus terjadi selanjutnya, terutama jika itu menyangkut item tindakan untuk banyak penerima. Dalam kasus seperti itu, Anda mungkin ingin membuat nama setiap orang dicetak tebal atau menggunakan daftar berpoin untuk meningkatkan keterbacaan, seperti dalam contoh ini:

Karena tamu episode ini harus menjadwal ulang sesi rekaman kami sehari sebelumnya, kami perlu meningkatkan kerangka waktu kami.

• Marissa: Virgil: Riley: Ingat audiens Anda. Pikirkan tentang informasi apa yang paling baik untuk mereka dan bagaimana mengomunikasikannya dengan cara yang jelas, ringkas, baik, dan bebas kesalahan.

  Grammarly dapat membantu Anda menjawab-semua dengan percaya diri

  Hal terakhir yang Anda inginkan adalah menekan kirim dan menyadari bahwa Anda baru saja menggunakan balas-semua untuk meledakkan rekan kerja atau orang asing dengan email yang penuh dengan kesalahan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa.

  Tata bahasa dapat menghemat waktu Anda sekaligus menjaga dari kesalahan ketik yang canggung, koma yang salah tempat, ketidaksepakatan subjek-kata kerja, dan kesalahan lainnya. Pengguna Grammarly Premium bisa mendapatkan bantuan ekstra dengan penulisan ulang kalimat dan penyesuaian nada yang berfokus pada kejelasan , sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan percaya diri.