15 tips untuk membuat email tindak lanjut penjualan yang mendorong tanggapan

Diterbitkan: 2022-03-22

Bagaimana cara menulis email tindak lanjut penjualan yang baik? Baris subjek apa yang harus saya gunakan untuk email tindak lanjut saya? Berapa kali saya harus menindaklanjuti?

Jika pekerjaan Anda melibatkan penjualan, ini hanya beberapa pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan.

Posting blog ini akan menjelaskan cara membuat email tindak lanjut penjualan yang mendorong tanggapan dari prospek Anda dan memperkenalkan Anda cara tercepat untuk menulisnya.

1. Pilih format dan patuhi itu

Anda harus mulai dengan merencanakan struktur email Anda. Komponen yang paling penting untuk dipertimbangkan adalah panjang email Anda dan jumlah paragraf yang akan dikandungnya. Anggap saja sebagai bentuk seni khusus. Anda adalah seorang seniman yang menguraikan gambar masa depan Anda.

Panjang

Tentukan perkiraan jumlah karakter yang akan Anda gunakan. Rata-rata, 54% email dibuka di ponsel, jadi email tindak lanjut penjualan yang lama tidak boleh digunakan.

Lalu apa yang singkat? Berdasarkan data Boomerang, email penjualan antara 50 dan 125 kata memiliki tingkat respons terbaik. Menjaganya dalam batas-batas itu akan membuat email tindak lanjut Anda mudah dicerna untuk audiens yang mengutamakan seluler.

Paragraf

Tahukah Anda bahwa orang menggunakan email dengan cara yang sangat berbeda dari media digital lainnya – apalagi cetak?

Alih-alih membacanya kata demi kata, orang cenderung memindai email dalam pola F. Sebagian besar melewatkan pendahuluan, memindai badan email untuk mencari sesuatu yang menarik untuk dipelajari. Itulah mengapa Anda harus menyusun salinan Anda untuk "pemindai".

Intinya, ini berarti memecah email Anda menjadi potongan teks berukuran kecil. Dua atau tiga paragraf sudah cukup untuk menyampaikan pesan Anda. Jika Anda membutuhkan lebih banyak, email Anda mungkin terlalu panjang.

2. Tentukan tujuan email tindak lanjut penjualan Anda

Apakah Anda ingin mengundang prospek Anda untuk panggilan demo? Apakah tujuan Anda untuk meminta pertemuan lagi? Apakah Anda memerlukan info lebih lanjut tentang mereka?

Sebelum menyingsingkan lengan baju Anda dan menyusun email Anda, Anda harus menentukan tujuan spesifik email Anda.

Tujuan tindak lanjut Anda akan membentuk nada dan struktur keseluruhan dari keseluruhan email. Terlebih lagi, ini akan memudahkan calon pembeli untuk memberikan jawaban.

Mari kita lihat beberapa kemungkinan tujuan tindak lanjut.

Untuk menunjuk pertemuan berikutnya
Untuk dihubungi setelah meninggalkan pesan suara
Untuk mencapai setelah tindak lanjut pertama
Untuk mendapatkan balasan setelah beberapa seri tindak lanjut tanpa tanggapan
Untuk melanjutkan diskusi setelah acara networking
Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut diperlukan untuk melanjutkan penjualan

Pilih salah satu yang sesuai untuk situasi Anda dan rencanakan salinan email Anda sesuai dengan itu. Semuanya harus bermain menuju tujuan akhir ini. Mulai dari salam sampai tanda tangan.

3. Kerjakan pekerjaan rumahmu

Kami telah menyentuh pentingnya melakukan pekerjaan rumah Anda di artikel kami sebelumnya tentang menulis email dingin.

Meskipun ini bukan pertemuan pertama Anda dengan seseorang, tidak ada salahnya untuk terus memantau update terbaru bisnis mereka. Anda juga dapat mempelajari lebih dalam tentang industri mereka untuk membagikan beberapa wawasan atau berita terbaru yang mungkin berguna bagi pemimpin tersebut.

Apa pun situasinya, berusaha untuk mengawasi penerima dan mempersonalisasi tindak lanjut Anda akan menambah poin ekstra dan akan membuat Anda terlihat lebih menarik di mata mereka.

4. Buka email dengan konteks

Setiap baris tindak lanjut Anda adalah tentang membuat penerima membaca baris berikutnya.

Mulailah email Anda dengan memberi mereka beberapa konteks seputar komunikasi awal Anda. Ini menyegarkan ingatan mereka dan memikat mereka.

Bandingkan contoh berikut untuk memahami apa yang sedang kita bicarakan.

[email protected]

Hai John,

Saya menulis untuk menindaklanjuti percakapan terakhir kami. Pemimpin tim saya meminta saya untuk memperbarui situasi Anda.

[email protected]

Hai John,

Senang sekali bisa berdiskusi dengan Anda dan tim Anda di booth kami minggu lalu.

Anda juga harus menghindari kalimat pembuka yang canggung, seperti:

"Hanya memeriksa untuk melihat ..."
"Saya ingin menindaklanjuti ..."
"Aku hanya ingin cepat-cepat check-in dan mencari tahu ..."

Semua orang ingin lakukan setelah membaca frase tersebut adalah untuk memindahkan email ke kotak sampah. Kami menggunakan "hanya" untuk meminimalkan diri kami sendiri, dan itu bisa dianggap tidak percaya diri atau bahkan tidak tulus. Anda hanya memiliki beberapa detik untuk menarik perhatian mereka, jadi Anda harus melakukannya sejak awal.

5. Jelaskan hasil yang diinginkan

Sekarang adalah waktu untuk menyampaikan pesan Anda.

Pesan tindak lanjut Anda seharusnya tidak terlihat seperti tulisan akademis. Pada akhirnya, Anda berkomunikasi dengan manusia, bukan robot. Gunakan kosakata sederhana namun profesional dan buat kalimat Anda singkat.

Apa yang harus Anda lakukan:

Jangan gunakan kata kunci
Jangan gunakan istilah yang membingungkan kecuali jika itu benar-benar relevan dengan industri Anda
Jangan menambahkan kata sifat yang tidak berarti

Berikut contoh yang bagus untuk diikuti.

[email protected]

Hai John,

Senang sekali bisa berdiskusi dengan Anda dan tim Anda di booth kami minggu lalu.

Seperti yang dijanjikan, saya mengirimi Anda informasi tentang paket harga kami. Jangan ragu untuk membahas opsi harga dengan tim. Mari kita bahas secara detail pada pertemuan kita berikutnya.

Jika pesan awal Anda atau tindak lanjut sebelumnya tidak menghasilkan tanggapan, Anda ingin mendekati proposisi nilai Anda dari sudut pandang baru dalam tindak lanjut Anda. Fokus pada rasa sakit yang berbeda yang dapat Anda pecahkan untuk prospek atau soroti manfaat lain yang ditawarkan solusi Anda. Mungkin kata-kata Anda tidak tepat?

6. Gunakan psikologi untuk keuntungan Anda

Tergantung pada tujuan tindak lanjut Anda, Anda dapat menggunakan beberapa trik pikiran sederhana untuk mencapai tujuan Anda.

Tambahkan bukti sosial

Punya testimoni dari klien yang senang? Sebutkan dalam email tindak lanjut Anda untuk membuat bisnis Anda terlihat lebih dapat dipercaya.

Buat FOMO

FOMO singkatan dari 'takut kehilangan dan merupakan pemicu psikologis yang kuat. 60% milenial melakukan pembelian berdasarkan FOMO. Gunakan ini untuk keuntungan Anda dan ciptakan perasaan kelangkaan.

Batasi pilihan Anda

Ketika dihadapkan pada terlalu banyak pilihan, orang berjuang untuk membuat keputusan, sehingga mereka akhirnya tidak membeli sama sekali. Permudah mereka untuk bergerak maju dengan mengurangi pilihan Anda. Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki lima rencana berbeda, Anda dapat memilih hanya dua opsi yang sesuai untuk prospek spesifik Anda.

Gema prospek Anda

Gema menangkap frasa atau analogi pelanggan potensial Anda. Jika Anda melihat pola komunikasi tertentu selama pembicaraan awal Anda, lanjutkan dan ulangi dalam pesan tindak lanjut Anda. Ini juga bekerja sebaliknya – jika pelanggan mulai menggemakan Anda, itu biasanya pertanda komunikasi yang berkembang dan sehat di antara Anda berdua.

Jadikan persentase bekerja untuk Anda

Jika Anda menyebutkan promosi di email tindak lanjut Anda, Anda dapat bermain dengan jumlah dan persentase dolar. Untuk produk di bawah $100, menggunakan persentase diskon alih-alih angka selalu merupakan pilihan yang menang. Misalnya, diskon 10% untuk produk $50 akan menarik pelanggan Anda lebih dari penawaran $5 hanya karena 10 lebih tinggi dari 5.

7. Tambahkan CTA tertentu

Email tindak lanjut Anda harus diakhiri dengan ajakan bertindak tertentu. Tujuan Anda adalah membuatnya semudah mungkin bagi penerima untuk melakukan apa yang Anda inginkan. Idealnya, CTA Anda harus berupa pertanyaan ya-tidak.

Contoh-contoh ini menunjukkan cara yang benar dan salah untuk melakukannya.

[email protected]

Tapi tunggu, masih ada lagi! Penelitian menunjukkan bahwa bersikap eksplisit tentang penerima yang memiliki kesempatan untuk menolak sebenarnya membuat mereka lebih mungkin untuk mengatakan ya.

8. Gunakan PS

Anda tidak boleh meremehkan dampak dari postscript lama yang bagus. Tinggalkan pembicaraan bisnis dan tambahkan sentuhan manusiawi padanya. Misalnya, Anda dapat mengomentari semangat tim yang hebat yang telah ditunjukkan pelanggan atau memberikan pujian atas rekomendasi buku yang Anda dapatkan selama pembicaraan terakhir dengan mereka.

Jika Anda kesulitan menemukan cara untuk mengakhiri tindak lanjut, lihat contoh tanda tangan email profesional.

9. Sempurnakan baris subjek

Jika Anda tidak menerima jawaban atas email awal atau tindak lanjut pertama, Anda mungkin ingin mencoba menghubungi di utas baru. SupperOffice menemukan bahwa 33% penerima email membuka email berdasarkan baris subjek. Jadi, perlakukan itu sebagai kesempatan Anda untuk membuat kesan pertama yang baru.

Personalisasi baris subjek dapat membuat tarif terbuka Anda menembus atap. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan nama depan penerima.

Berikut adalah contoh yang bagus.

[email protected]

Olivia, aku lupa menyebutkan...

Selain itu, penelitian menunjukkan bahwa baris subjek yang menyentuh keingintahuan penerima atau menyediakan utilitas lebih terbuka. Semakin sibuk penerima, semakin Anda ingin bersandar pada sisi utilitarian spektrum.

Anda mungkin juga bertanya-tanya :

Berapa banyak kata yang harus saya gunakan di baris subjek saya?

Mailchimp merekomendasikan untuk menggunakan tidak lebih dari 9 kata dan 60 karakter. Sebuah laporan oleh Retention Science menemukan bahwa baris subjek dengan 6 hingga 10 kata menghasilkan tingkat pembukaan tertinggi. Jadi, aman jika Anda membuatnya singkat.

10. Pilih font yang tepat

Apakah font Anda mudah dibaca? Campaign Monitor mengklaim bahwa pembaca email biasanya lebih menyukai font berikut:

Serambi
Arial
Kurir

Gunakan salah satu font ini atau opsi standar di klien email Anda untuk memastikan, dan pesan Anda akan menyenangkan secara visual untuk pembaca mana pun alih-alih menarik perhatian mereka secara negatif.

11. Koreksi

Kesalahan ketik dan tata bahasa yang buruk pasti akan menciptakan kesan negatif dalam email profesional. Pastikan untuk membaca badan email dan baris subjek Anda setidaknya beberapa kali. Ada baiknya juga untuk memeriksa ulang nama penerima sebelum bergegas menekan tombol kirim.

12. Fokus pada satu industri untuk menyelesaikannya

Dengan setiap tindak lanjut yang Anda buat, Anda semakin dekat dengan kesempurnaan. Namun, setiap industri atau vertikal memiliki peringatannya sendiri. Singkatnya, cara yang baik untuk memotong gigi Anda dalam menyusun email tindak lanjut adalah dengan fokus pada satu industri terlebih dahulu. Misalkan Anda memiliki kemewahan mendedikasikan beberapa waktu untuk vertikal tertentu, bahkan lebih baik. Dengan mengirimkan pesan kepada orang-orang yang bekerja di bisnis serupa, Anda dapat mempelajari seluk beluk segmen pelanggan. Gunakan untuk keuntungan Anda di email masa depan Anda.

13. Kirim tindak lanjut Anda pada waktu yang tepat

Mengatur waktu email Anda dengan benar sangat penting untuk membukanya. Untuk mengetahui kapan harus mengirim email tindak lanjut, Anda harus mengetahui orang yang ingin Anda hubungi. Itu juga tergantung pada industri tempat Anda beroperasi.

Misalnya, Superoffice menemukan bahwa sebagian besar prospek dan prospek Anda akan menikmati waktu keluarga di akhir pekan jika Anda menjual perangkat lunak. Itu berarti menjangkau mereka di akhir pekan akan menyebabkan lebih sedikit pembukaan jika ada sama sekali. Lalai

Jadi, kapan Anda harus mengirimkan komunikasi tindak lanjut Anda?
Lalai

Penelitian oleh Get Response menemukan bahwa Selasa adalah hari terbaik untuk mengirim email jika Anda ingin mendapatkan tingkat terbuka tertinggi.

Ketika Anda telah memilih hari kerja, pemikiran Anda berikutnya mungkin :

Bagaimana dengan waktu hari? Lalai

Penelitian yang sama membuktikan bahwa pelanggan kemungkinan besar membaca email Anda pada pukul 10 pagi, setelah mereka tiba di tempat kerja, atau pada pukul 1 siang, ketika mereka memeriksa kotak masuk mereka setelah makan siang.

Jelas, tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua dalam hal waktu pengiriman. Banyak variabel dapat memengaruhi waktu yang paling sesuai, jadi Anda harus bereksperimen dengannya untuk menemukan yang paling cocok untuk Anda.

14. Tentukan frekuensi pengiriman

Tahukah Anda bahwa 80% penjualan hanya terjadi setelah setidaknya lima tindak lanjut?

Dengan kata lain, Anda harus mengirim email tindak lanjut minimal lima kali, setiap kali memberi penerima lebih banyak waktu untuk merespons. Dengan memperpanjang waktu sebelum email tindak lanjut berikutnya, Anda mengurangi kemungkinan mengganggu.

Berikut struktur yang disarankan untuk email tindak lanjut:

Tindak lanjut 1 pada hari 3
Tindak lanjut 2 pada hari ke 7
Tindak lanjut 3 pada hari ke 14
Tindak lanjut 4 pada hari ke 30
Tindak lanjut 5 pada hari 60

Setelah Anda menentukan bahwa prospek telah menjadi dingin dan tidak ada gunanya melanjutkan menindaklanjuti mereka, coba lagi dengan email perpisahan. Salam Maria email penjualan ini digunakan sebagai upaya terakhir untuk membawa prospek kembali ke siklus penjualan Anda. Jika tidak ada tanggapan, Anda telah memindahkannya secara efektif dari saluran Anda tetapi meninggalkan kesan positif.

15. Pantau kemajuan Anda

Apakah Anda hanya mengirim email dan meneleponnya sehari? Tentu saja tidak. Taktik semprot dan doa tidak berhasil dalam hal tindak lanjut penjualan. Anda harus terus memantau kemajuan pekerjaan Anda untuk mengembangkan pendekatan Anda.

Berikut adalah berbagai cara untuk melakukannya tergantung pada seberapa besar peran penjualan dalam kehidupan Anda sehari-hari.

Luncurkan ekstensi Gmail untuk pelacakan terbuka

Jika Anda baru memulai dengan penjualan atau itu salah satu dari banyak hal di piring Anda, gunakan ekstensi browser ini untuk menindaklanjuti dengan lebih akurat di Gmail. Anda dapat mengetahui kapan email Anda telah dibaca, melacak jumlah klik, dan berapa kali penerima membuka pesan tindak lanjut Anda. Lalai

Gunakan sistem CRM

Biasanya tim penjualan menggunakan alat CRM untuk mengelola saluran mereka. Jika penjualan adalah bagian penting dari pekerjaan Anda, tetapi Anda masih mencari sistem CRM, berikut adalah beberapa saran.

CRM terkemuka adalah:

penggerak pipa
Tenaga penjualan
Hubspot CRM
Zoho CRM
Senin.com

Gunakan alat manajemen proyek gratis

Sumber daya rendah dan belum mampu membeli alat CRM? Tidak perlu khawatir, ada banyak perangkat lunak manajemen proyek gratis yang dapat Anda gunakan untuk membuat CRM Anda sendiri.

Alat manajemen proyek terbaik adalah:

Trello
Gagasan
asana

Cara tercepat untuk menulis email tindak lanjut penjualan

Dengan Flowrite, Anda dapat mengubah pengetahuan Anda tentang prospek menjadi email tindak lanjut penjualan yang dipersonalisasi dengan cepat. Cukup berikan beberapa poin berdasarkan tip yang Anda pelajari di artikel ini, pilih templat email tindak lanjut penjualan, dan biarkan alat penulisan AI kami melakukan semua pekerjaan kaki untuk Anda.