Cara Membuat Panduan Gaya untuk Bisnis Anda

Pikirkan tentang perusahaan favorit Anda yang berkinerja tinggi. Apa yang Anda sukai dari pengalaman yang mereka berikan? Apa kesamaan yang mereka miliki? Kemungkinannya adalah, itu adalah identitas unik dan pengalaman yang mereka ciptakan untuk pelanggan mereka. Jadi, bagaimana bisnis berkinerja tinggi memberikan pengalaman yang konsisten melalui konten dan gaya? Jawabannya terletak pada panduan gaya.

Panduan gaya adalah alat yang mengatur cara bisnis membagikan kepribadian dan identitas merek mereka kepada audiens dan pelanggan. Jika dijalankan dengan baik, panduan gaya bertindak sebagai kompas bagi perusahaan untuk mempertahankan kehadiran yang konsisten secara internal dan eksternal. Menciptakan kepribadian perusahaan yang berkesan tidak terjadi secara kebetulan atau dalam semalam, dan memerlukan perencanaan. Tidak yakin harus mulai dari mana? Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang panduan gaya dan cara membuat serta menerapkannya untuk perusahaan Anda.

Apa itu panduan gaya?

Panduan gaya adalah dokumen yang berisi aturan dan pedoman bagi suatu perusahaan. Ini mencakup beberapa item, termasuk suara, nada, gaya, dan sebagainya. Katakanlah seorang anggota organisasi Anda ingin membuat dan mempublikasikan konten. Panduan gaya membantu mereka mencapai merek dan suara yang konsisten, membangun kehadiran terpadu bagi siapa saja yang terlibat dengan bisnis ini.

Mengapa Anda memerlukan panduan gaya untuk bisnis Anda?

Bayangkan panduan gaya sebagai mercusuar yang dapat diandalkan oleh tim Anda untuk melaksanakan dengan aman bagaimana Anda ingin perusahaan Anda dipandang.

Panduan gaya memungkinkan konsistensi merek untuk bisnis, yang merupakan kuncinya karena beberapa alasan. Dari perspektif eksternal, panduan gaya perusahaan membedakan Anda dari pesaing. Hal ini juga memungkinkan pelanggan mengenal identitas merek Anda dari sudut pandang pengalaman pelanggan. Identitas merek yang konsisten memberikan pengalaman pelanggan unik yang membuat audiens Anda datang kembali untuk mendapatkan lebih banyak lagi.

Panduan gaya juga berguna bagi perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja kontingen. Jika Anda rutin menggunakan pekerja lepas dan kontraktor, panduan gaya membantu mereka mengenal identitas perusahaan Anda untuk secara konsisten membuat konten yang lancar. Bahkan lebih baik lagi, ini menghemat waktu dari sudut pandang pengeditan konten.

Elemen apa saja yang termasuk dalam panduan gaya?

Membuat panduan gaya yang efektif memerlukan elemen khusus. Berikut tujuh komponen utama yang dibutuhkan setiap panduan gaya untuk menciptakan pengalaman yang konsisten di seluruh perusahaan.

1 Akses seluruh perusahaan

Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa panduan gaya ditujukan untuk departemen pemasaran Anda. Kurang tepat. Panduan gaya harus didistribusikan ke seluruh perusahaan. Komunikasi terjadi dalam semua aspek bisnis, jadi penting bagi seluruh tim untuk memiliki akses dan memahami aturan mainnya. Luangkan waktu untuk menjelaskan cara menggunakan panduan gaya, pentingnya, dan di mana tim Anda dapat menemukan dokumen tersebut (misalnya, drive bersama, Google dokumen, dll.). Bantu perusahaan Anda memahami bahwa panduan gaya adalah sistem yang memberikan kepercayaan diri kepada tim dalam mengetahui cara menulis untuk bisnis mereka.

2 Aturan tata bahasa

Tata bahasa adalah sesuatu yang bahkan dilakukan oleh penulis paling profesional sekalipun. Gunakan paragraf yang sangat ringkas untuk mengarahkan penulis pada aturan tata bahasa. Baik Anda menggunakanThe AP StylebookatauThe Chicago Manual of Style, sertakan tiga hingga empat halaman tentang dasar-dasar manual pilihan Anda. Hal ini dapat mencakup perbedaan antara kata mempengaruhi/efek yang sering disalahgunakan, siapa/siapa, buruk/buruk, juga/kepada, dan seterusnya.

3 Tanda Baca

Tanda baca dapat digunakan sebagai masalah gaya. Misalnya, perusahaan yang berbeda mungkin menggunakan kata majemuk (tanda hubung atau tanpa tanda hubung) dan pelabelan tanggal dalam beberapa cara. Penggunaannya juga dapat berfluktuasi secara internal, jadi panduan gaya adalah tempat yang tepat untuk menentukan cara melakukannya. Pastikan panduan gaya menjelaskan koma Oxford, cara menggunakan tanda kutip, serta penggunaan tanda hubung em dan tanda hubung en.

4 Pedoman pencitraan merek

Meskipun elemen desain merek biasanya diuraikan dalam dokumen terpisah, ada baiknya Anda memiliki ikhtisar singkat pedoman perusahaan Anda dalam panduan gaya. Tempat kerja bisa sangat beragam, dan banyak dari kita bekerja secara digital, jadi merujuk pedoman branding dalam panduan gaya tertulis tradisional sangatlah membantu.

5 Suara dan nada

Suara dan nada adalah prinsip inti dari merek sebuah perusahaan, namun banyak organisasi memiliki penawaran yang terputus-putus di seluruh bisnisnya. Suara adalah identitas perusahaan Anda. Nadanya adalah cara Anda mengekspresikan identitas itu. Bergantung pada jenis konten yang Anda buat, memahami perbedaannya akan meningkatkan konsistensi. Misalnya, menulis halaman arahan dan membuat postingan blog adalah dua bentuk penulisan yang berbeda. Suara dan nada yang digariskan dengan jelas dapat menjembatani keduanya.

Panduan gaya membantu tim dengan secara eksplisit menyatakan apa yang dapat diterima dan bahasa apa yang harus dihindari. Dalam panduan gaya Anda, tentukan suara dan nada ideal Anda. Mungkin Anda ingin tampil ramah namun profesional, atau rendah hati dan informatif. Di mana pun bisnis Anda berada pada spektrum suara dan nada, pastikan spektrum tersebut didefinisikan dengan jelas.

6 Pedoman distribusi saluran

Bergantung pada saluran tempat Anda menulis konten, gaya dan format itu penting, dan cara Anda mempersonifikasikan suara dan nada merek Anda berbeda-beda. Ada kalanya Anda hanya dapat menulis 280 karakter, yang perlu disebutkan dalam panduan gaya Anda. Jika Anda memiliki beberapa saluran media sosial, pastikan panduan gaya Anda memberikan instruksi berbeda untuk masing-masing saluran. Misalnya, merek Anda mungkin mengizinkan bahasa informal, atau mungkin tidak. Apa pun pilihannya, hal itu harus dinyatakan dalam panduan gaya.

7 Segmentasi pelanggan dan persona pembeli

Yang terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah elemen segmentasi pelanggan dan persona pembeli. Organisasi umumnya memiliki informasi segmentasi pelanggan tetapi tidak memiliki kualitas atau detail untuk menghidupkan persona ini. Misalnya, persona harus memiliki nama, pekerjaan, gaji, keluarga, tempat liburan, dan hobi. Membuat persona sebenarnya alih-alih menyampaikan poin data pada halaman akan memberdayakan penulis dan anggota tim untuk memahami audiens yang mereka ajak bicara. Ketika tim memahami audiensnya, mereka dapat menciptakan pengalaman khusus yang dirancang untuk mengesankan.

Panduan gaya Grammarly > panduan gaya tradisional.

Kebanyakan panduan gaya ada di dalam dokumen yang mengumpulkan debu. Agar tulisan Anda tetap sesuai merek, Anda memerlukan alat yang hidup dan bernapas yang memberikan saran secara real-time.

Pelajari lebih lanjut tentang panduan gaya khusus kami: https://t.co/0aJoCy0GAG pic.twitter.com/5qK8J4tH1l

— Tata Bahasa (@Grammarly) 15 September 2020

Cara membuat panduan gaya untuk merek Anda

Sekarang setelah Anda memahami elemen-elemen yang masuk ke dalam panduan gaya, berikut ikhtisar tentang apa saja yang harus disertakan saat membuat panduan gaya untuk merek Anda.

• Misi dan nilai-nilai : Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas pernyataan misi bisnis Anda dan apa nilai-nilai Anda.

• Audiens: Nyatakan audiens Anda, dengan siapa Anda ingin berinteraksi, dan alasannya. Persona pembeli dan segmentasi pelanggan adalah kuncinya di sini.

• Suara: Jelaskan suara dan identitas Anda. Ini membantu menentukan bagaimana Anda ingin dilihat oleh audiens Anda.

• Nada: Tambahkan rencana perusahaan untuk mengekspresikan identitasnya, baik secara internal maupun eksternal.

• Pembeda: Perjuangkan perusahaan Anda di sini. Bagikan apa yang membuat bisnis ini unik dan mengapa Anda adalah yang terbaik dalam apa yang Anda lakukan.

• Pesaing: Ini bisa menjadi bagian singkat. Memiliki pemahaman dasar tentang pesaing akan sangat membantu untuk membantu Anda mempertahankan proposisi nilai unik Anda.

• Gaya penyalinan umum: Tentukan panduan gaya mana yang ingin Anda patuhi. Baik Anda menggunakanThe Chicago Manual of Style(koma pro-Oxford) atauTheAP Stylebook (menghilangkan koma Oxford), panduan gaya membantu bisnis menavigasi penggunaan kata, tata bahasa, dan tanda baca.

• Pedoman jaminan konten : Konten bervariasi antar departemen. Ada postingan blog, kertas putih, memo internal, siaran pers, dan masih banyak lagi. Buat bagian yang merinci persyaratan konten tertentu.

4 contoh panduan gaya yang bagus

Saat membuat panduan gaya, Anda tidak perlu menemukan kembali rodanya. Berikut empat perusahaan yang menjalankan panduan gaya berkualitas tinggi. Setiap perusahaan menampilkan kepribadian mereknya yang unik, membedakannya dari pesaingnya sekaligus memberikan pengalaman yang sesuai dan familiar bagi audiensnya.

• Mail Chimp melakukan pekerjaan luar biasa dalam memecah komponen utama. Ini mencakup tujuan, jenis audiens, suara dan nada, hak cipta dan merek dagang, dan daftar kata. Terdapat bookmark di setiap bagian sehingga pembuat konten dapat langsung menuju ke bagian yang dicari.

• Twilio juga memiliki panduan gaya luar biasa yang menghidupkan ide. Panduan gaya memberikan panduan menyeluruh bagi penulisnya; mereka merinci istilah-istilah penting, memasukkan bagian tentang suara dan nada, dan memberikan materi panduan menulis untuk audiens tertentu.

• NASA mengambil pendekatan pendidikan, memulai panduan gaya mereka dengan mengidentifikasi penggunaanThe Chicago Manual of Style. Dari sana, mereka memberikan gambaran umum tentang gaya editorial mereka, menindaklanjuti tata bahasa, ejaan, dan penamaan. Mereka juga memiliki bagian yang tidak spesifik gender dalam panduan gaya mereka.

• Atlassian memulai panduan gayanya dengan mendefinisikan identitas merek mereka secara jelas.Berani, optimis, dan praktis dalam sekejap,penonton dapat dengan jelas memahami kepribadian mereka sebagaimana ditentukan oleh konsistensi mereka.

Bagaimana Grammarly Business dapat membantu

Sekarang, Anda sudah tahu bahwa membuat panduan gaya dari awal bukanlah tugas yang mudah. Panduan gaya khusus juga dilengkapi dengan beberapa komplikasi.

Sebagai permulaan, menjaga konsistensi panduan gaya dapat bervariasi antar anggota tim. Beberapa orang mungkin mengikutinya secara langsung, dan yang lain mungkin menganggapnya sebagai sekumpulan saran dan bukan sebagai aturan umum. Jadi, bagaimana perusahaan dapat menjaga konsistensi dalam menjunjung panduan gaya mereka? Berita bagus! Grammarly Business dapat membantu.

Grammarly Business kini memiliki fitur panduan gaya yang dapat diterapkan pengguna di seluruh perusahaan. Tim Anda dapat menyesuaikan konten panduan gaya Anda dalam platform Grammarly Business. Hal ini terjadi dengan menambahkan pilihan kata, yaitu nama, merek dagang, spesifikasi tata bahasa, dan banyak lagi.

Setelah selesai, siap digunakan oleh anggota tim Anda dengan akun Grammarly Business. Dengan menggunakan fitur panduan gaya Grammarly Business, anggota tim akan menerima saran untuk menggunakan aturan yang tepat berdasarkan panduan gaya perusahaan Anda.

Dapatkan kepatuhan terhadap panduan gaya Anda secara menyeluruh dengan Grammarly Business sekaligus menghemat waktu dalam proses pengeditan. Dengan panduan gaya dari Grammarly Business, perusahaan dapat menyederhanakan komunikasi mereka, menampilkan identitas merek mereka secara maksimal.