Cara Meringkas Laporan: Teknik dan Metode Pakar

Mampu meringkas laporan adalah keterampilan yang berharga, baik Anda di tempat kerja atau sekolah. Laporan berisi detail penting yang dapat membantu kami mengambil keputusan lebih baik atau memahami topik kompleks. Tapi jujur ​​​​saja—mereka juga bisa sangat padat dan sulit untuk dilewati. Itu sebabnya belajar memilih dan berbagi poin-poin utama bisa menjadi sebuah terobosan. Ini menghemat waktu dan memastikan Anda (dan orang lain) benar-benar mendapatkan hal yang paling penting. Dalam postingan ini, kami akan menunjukkan cara melakukan hal tersebut, sehingga memudahkan siapa pun menangani laporan seperti seorang profesional.

Apa itu ringkasan laporan?

Ringkasan laporan, seperti ringkasan lainnya, adalah ikhtisar laporan, menyoroti poin-poin utama dan melewatkan detail yang tidak terkait langsung dengan poin-poin tersebut. Ada banyak jenis laporan yang mungkin perlu Anda rangkum, seperti laporan bisnis yang merinci kinerja perusahaan, laporan akademis mengenai temuan penelitian, atau laporan teknis mengenai proyek ilmiah atau teknik. Apa pun laporannya, setiap ringkasan bertujuan untuk membuat informasi kompleks lebih mudah dicerna.

Sebuah laporan, terutama yang ditulis untuk tujuan bisnis, sering kali dilengkapi dengan ringkasan eksekutif. Ringkasan ini berbeda dengan ringkasan laporan standar dalam beberapa hal, meskipun ada beberapa hal yang tumpang tindih. Keduanya bertujuan untuk menyoroti poin-poin penting dari laporan tersebut, namun ringkasan eksekutif menawarkan gambaran yang lebih rinci dan teknis. Laporan ini tidak hanya menyoroti temuan-temuan utama namun juga menyajikan rekomendasi spesifik berdasarkan wawasan yang diambil dalam laporan.

Sebagai pelajar atau profesional, Anda mungkin diminta untuk menulis ringkasan laporan, ringkasan eksekutif, atau keduanya. Dengan jenis ringkasan apa pun, prioritas Anda adalah mengomunikasikan gagasan utama laporan dan data yang mendukungnya secara ringkas. Isi ringkasan laporan bisa lebih luas dibandingkan ringkasan eksekutif, yang perlu menyertakan rekomendasi.

Memahami struktur laporan:

Laporan umumnya mengikuti struktur tertentu:

• Perkenalan
• Metodologi
• Temuan
• Kesimpulan
• Rekomendasi

Memahami struktur laporan dan bagaimana setiap bagian bersinggungan dengan bagian lainnya penting untuk meringkasnya secara efektif. Ringkasan Anda tidak hanya akan memperkenalkan tujuan dan temuan laporan tetapi juga menjelaskan mengapa poin-poin ini penting. Intinya, ringkasan adalah versi mini dari laporan asli, dan memahami strukturnya dapat membantu Anda menghindari poin-poin penting yang terlewatkan.

Elemen kunci dari ringkasan laporan

Sebuah laporan disusun untuk menyajikan informasinya secara logis dan jelas, dan ringkasan yang baik harus mencerminkan pendekatan ini. Dalam ringkasan Anda, mencakup semua aspek penting dari penelitian laporan. Mulailah dengan tujuan, lalu bahas metodologi, temuan utama, kesimpulan, dan rekomendasi, pastikan setiap bagian disampaikan dengan jelas dan logis.

Ringkasan Anda harus menghilangkan beberapa detail dari aslinya sekaligus memungkinkan pembaca untuk memperoleh hal-hal berikut:

• Mengapa penelitian itu dilakukan
• Bagaimana penelitian itu dilakukan
• Apa yang ditemukan para peneliti
• Kesimpulan yang dicapai para peneliti
• Jika berlaku, rekomendasi yang dibuat peneliti berdasarkan temuan mereka

Bersiap untuk meringkas laporan

Untuk meringkas laporan secara efektif, Anda perlu memahaminya sepenuhnya. Ini dimulai dengan membaca keseluruhan laporan dan membuat catatan. Pada dasarnya, tujuan Anda pada tahap ini adalah untuk memahami sendiri hal-hal yang sama yang perlu Anda komunikasikan nanti dalam ringkasan Anda, seperti:

• Tujuan laporan ini
• Metodologinya
• Temuannya
• Mengapa laporan tersebut relevan
• Kesimpulan dari laporan tersebut

Saat Anda membaca, tanyakan pada diri Anda pertanyaan seperti “Siapa yang mendapat manfaat dari penelitian ini?” dan “Mengapa informasi ini disertakan dalam laporan?” Ini akan membantu Anda mengidentifikasi informasi yang akan disertakan dalam ringkasan Anda. Catat juga semua data yang disajikan dalam laporan, seperti tanggal penelitian dilakukan dan statistik relevan yang mendukung poin utama. Setelah Anda selesai membaca laporan, menulis catatan yang jelas, dan menentukan jawaban atas pertanyaan yang memerlukan pemikiran kritis, seperti “Mengapa detail ini relevan?” dan “Apa tujuan penulis laporan ini?”, Anda siap menulis kerangkanya.

Langkah-langkah untuk meringkas laporan

Mulailah dengan menulis kerangka, yang merupakan “kerangka” yang memberikan kerangka untuk ringkasan Anda. Ini mengatur pendahuluan, kalimat pendukung, dan kesimpulan menjadi peta yang mudah diikuti yang dapat Anda gunakan saat Anda menulis. Sertakan statistik penting dalam kerangka Anda, dan catat ide untuk kata-kata transisi yang akan membuat draf mengalir lebih baik.

Selanjutnya, ikuti garis besar Anda dan tulis drafnya. Jangan khawatir tentang menulis ringkasan yang sempurna pada tahap ini; cukup tulis satu atau dua paragraf yang koheren sebagai titik awal. Saat Anda menulis, pastikan untuk menjaga objektivitas dan kejelasan. Ringkasan adalah tulisan yang netral dan profesional, jadi jauhkan pandangan Anda darinya. Laporan tersebut harus menyajikan isi laporan asli dengan cara yang tidak memihak.

Setelah Anda menyelesaikan draf pertama, saatnya mengedit. Bacalah dengan cermat, carilah poin-poin yang membuat tulisan Anda bisa lebih jelas atau ringkas. Selain itu, perhatikan kesalahan tata bahasa, ejaan, dan sintaksis. Pemeriksa tata bahasa Grammarly dapat membantu Anda menemukannya dan memberikan saran yang dapat Anda masukkan ke dalam tulisan Anda.

Kesalahan umum yang harus dihindari

Saat Anda meringkas laporan, penting untuk menghindari kendala umum berikut:

• Memperkenalkan bias pribadi.Ringkasan, seperti halnya laporan, adalah tulisan objektif yang membahas gagasan utama laporan dan rincian pendukungnya.
• Meninggalkan informasi penting demi singkatnya.Saat Anda membaca laporan dan membuat catatan, pastikan untuk mencatat semua rincian yang relevan untuk setiap poin penting. Meskipun ringkasannya harus singkat, ringkasannya juga harus mencakup semua informasi yang penting bagi pemahaman pembaca terhadap laporan tersebut.
• Menulis ringkasan terlalu panjang.Seperti disebutkan di atas, ringkasan harus singkat. Bertujuan untuk mengkomunikasikan pernyataan tesis laporan dan rincian yang relevan dalam kata-kata sesedikit mungkin.
• Menjiplak.Untuk menghindari hal ini, tulislah dengan kata-kata Anda sendiri. Jika Anda memasukkan teks apa pun dari laporan asli atau sumber lain, sertakan teks tersebut sebagai kutipan langsung dan kutip dengan benar.

Contoh ringkasan laporan

Pada tahun 1964, ahli bedah umum pertama di AS, Terry Luther, menerbitkan laporan berjudul “Merokok dan Kesehatan.” Laporan tersebut menghubungkan merokok dengan penyakit jantung dan paru-paru, sehingga membawa korelasi ini ke dalam kesadaran masyarakat dan mendorong tindakan pemerintah lebih lanjut. Antara tahun 1963 dan 2012, jumlah perokok di Amerika menurun sebesar 72 persen. Selain itu, tingkat perokok dewasa telah turun 50 persen sejak tahun 1965, dan pada tahun 2013, 26 negara bagian memiliki kebijakan 100 persen bebas rokok di ruang publik. Namun, masih ada kemajuan yang harus dicapai: Pada tahun 2014, lebih dari 440.000 orang Amerika meninggal karena penyakit yang berhubungan dengan merokok setiap tahunnya, dan 8 juta orang hidup dengan penyakit yang berhubungan dengan merokok. Semua contoh paparan nikotin membawa risiko kesehatan, dan dalam peringatan ulang tahunnya yang kelima puluh, Boris D. Lushniak, yang menjabat sebagai penjabat ahli bedah umum pada saat ia menulis artikel ini, mendorong pembaca untuk memberdayakan orang lain agar membuat kemajuan dalam menghilangkan kebiasaan merokok dari masyarakat. Amerika Serikat.

(Sumber: Momen Bersejarah: Peringatan 50 Tahun Laporan Pertama Ahli Bedah Umum tentang Merokok dan Kesehatan, Boris D. Lushniak, MD, MPH)

Alat dan sumber daya untuk meringkas laporan

Alat peringkas yang didukung AI Grammarly menyederhanakan proses penulisan ringkasan laporan yang solid. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat membuat ringkasan. Kemudian, Grammarly dapat membantu Anda menyempurnakannya, memastikan ringkasan Anda bebas dari kesalahan, dikutip dengan benar, dan profesional.

FAQ ringkasan laporan

Apa itu ringkasan laporan?

Peringkasan laporan adalah proses menyaring poin-poin penting, temuan, dan kesimpulan dari laporan terperinci ke dalam format yang ringkas dan mudah dipahami. Hal ini bertujuan untuk menangkap esensi laporan, memungkinkan pembaca untuk memahami informasi utama tanpa membaca keseluruhan dokumen.

Apa perbedaan antara peringkasan laporan dan parafrase?

Peringkasan laporan melibatkan pemadatan seluruh isi laporan menjadi gambaran singkat, menyoroti poin-poin utama dan kesimpulannya. Sebaliknya, parafrase melibatkan penulisan ulang bagian atau ide tertentu dari laporan dengan kata-kata yang berbeda, dengan tetap mempertahankan makna aslinya, seringkali tanpa mengurangi panjangnya secara signifikan.

Bagaimana cara menghindari plagiarisme saat merangkum laporan?

Untuk menghindari plagiarisme saat merangkum laporan, pastikan Anda memahami isinya secara menyeluruh, lalu ungkapkan gagasan utama dengan kata-kata Anda sendiri. Selalu berikan kredit pada sumber asli melalui kutipan, dan gunakan tanda kutip untuk setiap frasa atau istilah yang diambil langsung dari laporan. Hindari menyalin struktur atau urutan dokumen asli terlalu dekat.

Bagaimana cara menggunakan AI untuk meringkas laporan?

Anda dapat menggunakan alat peringkasan AI Grammarly untuk membuat ringkasan laporan hanya dengan beberapa klik.