11 Cara Mengucapkan “Terima Kasih” Melalui Email, dan 3 Kesalahan “Terima Kasih” yang Harus Dihindari

“Terima kasih”: Ini adalah ungkapan yang diucapkan kebanyakan orang setiap hari, namun bukan berarti harus refleksif. Tergantung pada situasinya, sedikit memikirkannya dapat membuat perbedaan besar.

Inilah yang perlu Anda ketahui tentang mengungkapkan rasa terima kasih dalam email profesional, termasuk kapan dan bagaimana menggunakannya, serta kesalahan umum yang harus dihindari.

Apa itu email “terima kasih”?

Email “terima kasih” yang profesional mengungkapkan apresiasi atau pengakuan atas sesuatu yang telah dilakukan penerima untuk Anda, tim, atau perusahaan Anda—dengan cara yang ringkas dan efektif.

Ada banyak cara untuk menyampaikan rasa terima kasih melalui email, mulai dari ucapan “terima kasih” yang sederhana hingga penjelasan yang lebih panjang mengenai dampak tindakan penerima dengan cara yang mengkontekstualisasikan penghargaan Anda. Anda bisa mengungkapkan rasa syukur atas tindakan di masa lalu atau di masa depan, mulai dari tindakan kecil hingga besar.

Kata-kata yang Anda pilih dan nada bicara Anda akan membentuk cara penerima menerima pesan tersebut.

“Terima kasih” dalam email profesional

Dalam konteks yang tepat—seperti email profesional—mengungkapkan rasa terima kasih bisa berdampak besar. Misalnya, ucapan terima kasih yang tulus setelah wawancara dapat membantu Anda menonjol dan mengingat nama Anda di benak manajer perekrutan. Email “terima kasih” dapat membuat hubungan dengan rekan kerja menjadi lebih ramah, dan bahkan dapat membantu mendapatkan klien atau mencapai kesepakatan jika diterapkan dengan bijaksana.

Keberhasilan email “terima kasih” bergantung pada nada dan konteks. Menambahkan ucapan “terima kasih sebelumnya” dalam email yang berfokus untuk membuat penerima akhirnya mengirimkan laporan, misalnya, mungkin dianggap tidak tulus atau bahkan pasif-agresif. Dan jika nada emailnya terlalu condong ke humor, pembaca mungkin tidak menganggap serius rasa terima kasih Anda. Jadi berhati-hatilah saat menulis email jenis ini.

“Terima kasih” dalam penandatanganan email

Baris penutup berada di akhir email, tepat sebelum tanda tangan. Jadi jika ada sesuatu yang ingin Anda ucapkan terima kasih secara khusus kepada seseorang dalam email profesional, di sinilah Anda dapat menambahkannya. Ini membantu Anda mengakhiri email dengan cara yang positif, meskipun sisa email berisi pertanyaan atau berfokus pada pekerjaan tambahan yang perlu diselesaikan.

Berikut adalah beberapa contoh kalimat penutup yang secara efektif menunjukkan rasa syukur:

• Sebagai catatan tambahan, saya juga ingin mengucapkan terima kasih atas kerja keras Anda dalam [tugas kerja] ini.
• Saya tahu ini adalah proyek yang rumit, tetapi saya menghargai betapa fleksibelnya Anda dalam [masukkan alasan].
• Terakhir, saya ingin mengucapkan terima kasih atas [masukkan alasan].

Banyak dari kita yang secara rutin berkolaborasi dengan kolega dan manajer untuk menyelesaikan tugas pekerjaan sehari-hari, dan hal ini mudah untuk dianggap remeh. Jika Anda mengirim email untuk tujuan lain tetapi menyertakan “terima kasih” sebagai tanda tangannya, ini menunjukkan bahwa Anda mengetahui bahwa penerima membantu dan mengakuinya.

Selain itu, menggunakan versi “terima kasih” atau “terima kasih lagi” sebagai tanda tangan email profesional Anda dapat menekankan kembali maksudnya, menunjukkan bahwa Anda bersungguh-sungguh.

Berikut adalah beberapa contoh dalam praktiknya:

Aku tidak bisa melakukan ini tanpamu!

[Nama]

Saya menghargai bantuan Anda!

[Nama]

“Terima kasih”' dan variasinya

Ada banyak variasi ucapan “terima kasih” yang mengungkapkan ide dengan cepat dan efektif, dan Anda hampir pasti sudah menggunakannya secara rutin dalam komunikasi email Anda.

• “Terima kasih” atau “Terima kasih”:Ini adalah kata siaga lama dan dapat berfungsi sebagai default, baik Anda menambahkannya ke badan email (yang biasanya memerlukan konteks tentang hal yang Anda syukuri) atau sebagai sebuah tandatangan.
• “Terima kasih banyak”:Variasi ini merupakan versi yang lebih kuat dari “terima kasih” yang juga sedikit kurang formal. (Namun, ini masih berfungsi dalam lingkungan profesional.) Ini dapat berfungsi sebagai tanda persetujuan, namun Anda mungkin perlu menyertakan konteks tentang penghargaan Anda dalam korespondensi bisnis Anda.
• “Terima kasih banyak”:Bentuk ucapan terima kasih ini bisa lebih formal, sehingga lebih cocok untuk hubungan kerja yang masih baru atau dalam situasi seperti mengirim email ke calon klien. Hal ini menunjukkan bahwa Anda menyadari bahwa penerima secara aktif memilih untuk melanjutkan komunikasi, selain ucapan terima kasih khusus yang mungkin Anda sampaikan.

“Terima kasih” untuk skenario tertentu

Beberapa frasa “terima kasih” paling cocok dipadukan dengan situasi tertentu, dan penting untuk memahami nuansa setiap frasa agar dapat menggunakannya dengan benar. Berikut rincian singkat dari tiga opsi umum yang mengungkapkan rasa terima kasih dalam lingkungan profesional:

• “Terima kasih lagi”:Frasa ini menyiratkan kerja sama yang berkelanjutan, namun juga dapat digunakan untuk menegaskan kembali apresiasi yang diungkapkan sebelumnya dalam email. Ini memiliki nada netral dan dapat disesuaikan dengan suasana formal dan informal.
• “Terima kasih sebelumnya”: Saat Anda menggunakan frasa ini, Anda mengucapkan terima kasih atas tindakan di masa depan. Implikasinya adalah mereka akan melakukan apa pun yang Anda rujuk. Namun, jika digunakan dalam situasi di mana penerima tidak terikat untuk melakukan apa yang diminta, frasa ini bisa terkesan lancang. Jadi paling baik digunakan ketika penerima diminta untuk mematuhinya (misalnya, jika itu bagian dari pekerjaannya).
• “Dengan penuh penghargaan”:Ini bisa menjadi tanda persetujuan yang sederhana dan berpotensi formal, sehingga dapat digunakan untuk kontak yang kurang dikenal atau mereka yang mengawasi posisi Anda. Email Anda harus bernada tulus dan menghargai agar frasa ini dipahami dengan benar.

3 kesalahan langkah “terima kasih” yang harus dihindari

Surat ucapan terima kasih yang ditulis dengan baik akan membuat penerimanya merasa senang dengan pertukaran tersebut. Beberapa kesalahan langkah umum dapat menghambatnya.

1 Terlalu percaya diri

Bersikap sombong akan menjadi sebuah masalah jika Anda berasumsi bahwa penerima akan membantu Anda—daripada melakukan tugas yang termasuk dalam deskripsi pekerjaan mereka atau yang telah mereka setujui untuk dilakukan. Hal ini dapat diterapkan pada frasa seperti “terima kasih sebelumnya”. Dalam hal ini, ungkapan seperti “Saya menghargai waktu Anda” dapat membantu Anda menghindari jebakan anggapan.

2 Informalitas

Potensi jebakan lainnya adalah bersikap terlalu santai terhadap pembaca. Sebagai aturan umum, semakin sedikit Anda mengenal seseorang, tulisan Anda seharusnya semakin formal. Frasa seperti “Saya menghargai [masukkan alasan]” dan “Saya berterima kasih atas [masukkan alasan] Anda” dapat berguna ketika Anda hanya melakukan pertukaran terbatas dengan orang yang Anda kirimi email. Sementara itu, frasa informal seperti “Anda adalah penyelamat” atau “terima kasih banyak” sebaiknya hanya digunakan dalam hubungan yang tidak terlalu formal dan lebih akrab.

3 Berlebihan

Jika Anda selalu berterima kasih kepada manajer atau anggota tim Anda atas setiap bantuan atau tindakan kecil, Anda berisiko a) terlihat tidak tulus dan b) terdengar seperti Anda kurang percaya diri. Ucapan “terima kasih” yang refleksif yang diterapkan pada setiap interaksi akan kehilangan maknanya, dan pengulangan yang terus-menerus mungkin memberi kesan bahwa Anda berpikir bahwa bantuan hanya akan diberikan jika rekan kerja dihujani pujian. Ucapan “terima kasih” yang terbaik adalah ucapan yang memiliki sedikit pemikiran di baliknya.

Lebih dari sekadar email—cara lain untuk menunjukkan penghargaan

Tergantung pada situasinya, Anda mungkin ingin mengungkapkan rasa terima kasih Anda secara offline. Hal ini sangat berguna jika ucapan terima kasih Anda lebih dari sekadar ucapan terima kasih sehari-hari, atau jika Anda ingin penerimanya merasa istimewa. Misalnya, Anda dapat mengiriminya hadiah kecil sebagai ucapan terima kasih dengan catatan yang menyatakan penghargaan Anda, dengan asumsi itu sesuai untuk hubungan tersebut. Atau Anda dapat menyoroti upaya seseorang selama rapat sehingga kolega dan manajernya dapat memberi penghargaan atas pencapaiannya.

Email bisa menjadi metode termudah untuk mengucapkan “terima kasih” dalam lingkungan profesional, namun menyampaikan rasa terima kasih Anda secara offline bisa sangat membantu dalam menunjukkan betapa Anda menghargai upaya seseorang.

FAQ email “Terima kasih”.

Apa tingkat formalitas yang tepat ketika mengucapkan “terima kasih” dalam email bisnis?

Konteks adalah kuncinya di sini, tetapi secara umum, semakin kurang Anda mengenal seseorang, Anda harus semakin formal. (Dan sebaliknya.)

Apakah pantas untuk mengucapkan “terima kasih” dalam email profesional?

Ya, itu ungkapan yang tepat dalam etika email bisnis. Jika Anda ingin mengungkapkan rasa terima kasih, baik secara umum atau karena alasan tertentu, ucapan “terima kasih” yang singkat selalu merupakan ungkapan yang berguna.

Apa sajakah cara untuk mengungkapkan rasa terima kasih melalui email tanpa terdengar basi?

Menggunakan frasa “terima kasih” atau variasi seperti “terima kasih banyak” atau “terima kasih banyak” adalah cara yang tepat untuk mengungkapkan rasa terima kasih dalam email. Meskipun ada di mana-mana, hal itu tidak dianggap klise.

Bagaimana saya bisa menunjukkan penghargaan atas bantuan besar atau bantuan penting melalui email?

Dalam hal ini, sebaiknya dedikasikan seluruh email untuk mengucapkan terima kasih kepada orang tersebut daripada menambahkannya ke email yang fokus utamanya pada hal lain. Jadi, Anda harus menjelaskan sedikit detail tentang apa yang Anda hargai, dan menunjukkan bahwa Anda menyadari hal itu memerlukan upaya yang signifikan dari pihak mereka.