Cara membuat nada yang tepat di email

Apa yang dimaksud dengan nada dalam tulisan? Cara yang bagus untuk memikirkan nada adalah sebagai suara dari kata-kata tertulis, mengekspresikan emosi, karakter, volume, intonasi, dan sikap keseluruhan pesan. Bisa dibilang perbedaan antara keduanya adalah bahwa suara adalah apa yang Anda katakan, nada Anda di email adalah bagaimana Anda mengatakannya. Jika Anda berkomunikasi secara langsung, ada begitu banyak isyarat visual, fisik, dan audio untuk diamati dan ditangkap saat Anda berinteraksi dengan seseorang. Ini termasuk hal-hal seperti bahasa tubuh, gerakan tangan, kecepatan dan nada bicara Anda, ekspresi wajah, dan banyak lagi. Semua elemen ini secara krusial menambah nada kata-kata yang Anda ucapkan.

Setelah interaksi ini beralih ke bentuk tertulis, semua isyarat ini hilang, dan Anda mengekspresikan diri Anda dengan warna yang jauh lebih sedikit. Seperti yang kita bicarakan dalam posting blog tentang memulai email profesional – nada adalah bagaimana karakter bisnis Anda muncul dengan kata-kata Anda, menggambarkan perspektif emosional Anda tanpa isyarat berguna lainnya. Jadi, mengapa tidak belajar sebanyak mungkin tentang nada dalam komunikasi bisnis dan menghindari kabel yang bersilangan? Semakin banyak pertimbangan yang Anda berikan untuk memahami suara dan nada dalam email, semakin baik Anda tercermin dan terwakili secara keseluruhan.

Dalam posting blog ini, kami membantu Anda memahami apa itu nada, menunjukkan bagaimana mengenali dan menggunakan semua jenis nada yang berbeda dalam email dan bagaimana memastikan Anda selalu mengekspresikan diri Anda seperti yang Anda inginkan. Lalai

Mengapa nada penting?

Mengekspresikan diri Anda dengan jelas, efisien, dan sopan adalah kunci keberhasilan komunikasi profesional. Ketika banyak komunikasi ini dilakukan melalui kata-kata tertulis, Anda perlu berhenti dan memikirkan jenis nada yang Anda sampaikan sehingga penerima memiliki pemahaman yang baik tentang perasaan Anda. Anda menyampaikan pesan Anda persis seperti yang Anda inginkan.

Anda sudah dapat melihat bagaimana faktor nada agar dapat dirasakan dengan baik, dan sebenarnya, bagaimana dapat menyampaikan apa yang Anda maksud seringkali dapat sepenuhnya bergantung pada nada suara Anda. Dalam media tertulis, ini tidak berbeda. Namun, kata-kata tertulis juga bisa lebih rumit jika ada ketidakpastian bagi pembaca. Misalnya, ketika kita kehilangan informasi, otak kita sering mengisi celah ini sendiri – jarang dengan gagasan positif. Hal ini dapat menyebabkan berbagai kebingungan dan pesan campuran, yang tidak diinginkan oleh siapa pun secara pribadi dan profesional.

Menguasai nada email Anda berarti:

• Kepercayaan dan pemahaman yang lebih besar dalam lingkungan kerja.
• Lebih sedikit waktu yang terbuang untuk membaca ulang, meninjau, dan menulis ulang semua komunikasi email Anda.
• Tidak ada backpedaling melalui email atau harus memperbaiki hubungan profesional yang retak.
  

Dalam konteks bisnis, adalah kepentingan terbaik Anda untuk dipahami dengan jelas dan memiliki sikap yang benar muncul di email Anda, tanpa ruang untuk kebingungan atau salah tafsir. Kesalahpahaman semacam itu dapat mengakibatkan rekan kerja yang tersinggung, pelanggan yang tidak senang, klien atau mitra yang tidak puas, atau bahkan bos yang tersinggung. Sayangnya, daftarnya terus berlanjut, tetapi pada dasarnya, tujuannya adalah untuk mencegah kemungkinan konflik dalam jangka panjang.

Pastikan etiket email Anda secara alami menyampaikan nada yang Anda inginkan dan bangun dengan semua cara berbeda yang mungkin dan dapat ditafsirkan oleh suara Anda melalui email – lalu terapkan pada pekerjaan Anda sehari-hari untuk ketenangan pikiran.

Berbagai jenis nada dalam tulisan

Nada profesional dalam email membutuhkan banyak waktu untuk memperbaikinya. Banyak orang membaca email mereka beberapa kali, membacanya dengan keras, atau bahkan mengesampingkannya sebentar untuk kembali lagi nanti. Menebak bagaimana Anda akan dianggap hampir sama frustasinya dengan menebak-nebak untuk mencoba memahami nada bicara orang lain – mencoba menafsirkan emosi orang tersebut mengenai topik tersebut dan berharap Anda telah memahaminya dengan benar.

Ada beberapa aturan emas yang perlu diperhatikan penulis sebelum mereka mulai menulis yang membantu menentukan nada yang tepat:

• Mengapa saya menulis ini?
• Kepada siapa saya menulis ini?
• Apa yang saya ingin mereka pahami di sini?
  

Jawaban atas semua ini akan memberi Anda jawaban atas pertanyaan yang membawa Anda ke sini: Nada seperti apa yang harus saya gunakan?

Berikut adalah daftar berbagai jenis nada dalam tulisan untuk dikenali dalam email dan membantu meminimalkan kemungkinan salah tafsir.

Santai

• "Hai"
• "Terima kasih banyak"
• "Tidak masalah"
  

Hormat

• "Seperti yang dikatakan Bu Dias pada panggilan kami sebelumnya"
• "Menurut penelitian departemen kami"
• "Anggota Komite yang terhormat,"
  

Ramah

• "Apa kabarmu?"
• "Selamat berakhir pekan"
• "Berharap semuanya baik-baik!"
  

Mendorong

• "Akan senang mendengar pendapat Anda di sini"
• "Kenapa kamu tidak memimpin yang satu ini?"
• "Kerja bagus pada presentasi kemarin"

Ringkas

• "Selasa dan Rabu minggu depan setelah jam 3 sore paling cocok untukku"
• "Grafik A dan B berfungsi dengan baik, tetapi stat terakhir di Grafik C tidak cukup representatif"
  

Penentu

• "Ini adalah rencana tindakan terbaik"
• "Aku akan menarik garis di bawah ini"
• "Ayo pergi dengan strategi B dan ambil dari sana"
  

Ceria

• "Saya merasa bahwa dengan satu minggu lagi untuk menghasilkan prospek, kita bisa menyelesaikan ini"
• "Segera setelah kami selesai dengan kamar, itu semua milikmu"
• "Senang membantu semampu saya"

Mengatur nada di email

Mirip dengan posting kami tentang cara menulis email profesional, pedoman untuk mengatur nada email Anda mengikuti aturan perilaku yang cukup sederhana. Praktik terbaik adalah sebagai berikut.

Bersikap sopan dan tulus

Bersikap sopan akan selalu menjadi awal yang baik untuk mengatur nada yang baik sejak awal.

Gunakan bahasa yang tidak diskriminatif

Memperlakukan semua orang secara setara adalah tanda hormat dan mencegah bias atau pelanggaran apa pun yang terjadi antara penulis dan pembaca.

Prioritaskan informasi Anda

Cari tahu hal terpenting yang Anda katakan dan pastikan itu diungkapkan dengan jelas di awal email. Ambiguitas dapat membingungkan pesan.

Pertahankan bagian depan dan tengah yang positif

Demikian pula, tekankan kabar baik dalam komunikasi Anda; itu menunjukkan bahwa Anda paling menghargai ini sebelum menangani hal lain.

Perhatikan detailnya

Pemeriksaan tata bahasa, ejaan, struktur menyiratkan bahwa Anda peduli tentang bagaimana pesan ini dikomunikasikan kepada pembaca.

Perhatikan panjangnya

Hal ini dapat menyampaikan berbagai emosi kepada pembaca. Terlalu pendek dapat terlihat ketus atau kesal. Terlalu panjang terlihat tidak fokus dan tidak jelas – banyak kata terkadang dapat mengubur makna sebenarnya dari sebuah pesan.

Contoh nada dalam menulis email

Dengan pembelajaran baru dalam pikiran, mari kita lihat beberapa contoh nada email. Jika Anda berada dalam situasi profesional berikut atau serupa, kuncinya adalah untuk secara akurat mewakili perasaan dan keinginan Anda untuk dianggap. Kami berharap contoh-contoh ini akan lebih membantu Anda untuk memahami dan menyampaikan nada dalam komunikasi bisnis.

Tidak setuju dengan rekan kerja

Hai Bet,

Ini adalah saran yang hebat dan kreatif, saya sangat menghargai usaha Anda untuk melihat beberapa opsi ini. Kami berpotensi mengeksplorasi ini di beberapa titik tergantung pada umpan balik yang kami kumpulkan di seluruh demografi, meskipun jika saya jujur, saya akan melihat pendekatan ini mengasingkan beberapa pengguna kami dan tidak suka harus membatalkan banyak kerja keras Anda di sana. Mungkin sesuatu seperti kampanye yang lebih luas melalui email akan mencakup semua titik kontak yang kita perlukan untuk berinteraksi?

Terbuka untuk ide meskipun!

Terima kasih banyak,
Stefanus

Nada email ini ditafsirkan sebagai tidak langsung, dan karenanya agak tidak tulus. Apa yang Anda coba ungkapkan hilang dalam bahasa yang berbunga-bunga dan kalimat yang panjang. Cara yang lebih baik untuk melakukannya adalah seperti contoh berikut.

Hai Bet,

Ide bagus, saya melihat dari mana Anda berasal; namun, kami perlu mewakili lebih banyak basis pelanggan kami, ditambah saya pikir kami harus bergerak cukup cepat dalam hal ini. Mari kita coba kampanye email sederhana untuk semua kategori usia dan tinjau hasilnya dalam seminggu. Kedengarannya bagus?

Terima kasih,
Stefanus

Frustrasi karena tidak didengar

patrick,

Sesuai dengan DUA (!) email saya sebelumnya, ini tidak akan berfungsi. Bagian mana yang tidak kamu mengerti?? Tanggal ini tidak sesuai dengan Tuan Arnaux, dan dia TIDAK akan menghadiri acara minggu depan!

Jo

Email ini adalah contoh nada yang sangat merendahkan. Tidak ada salam, kalimatnya sangat blak-blakan, dan tidak perlu menggunakan banyak tanda tanya dan tanda seru. Kata-kata yang menggunakan huruf kapital juga menyampaikan nada marah yang harus dihindari dengan cara apa pun. Tarik napas, tetap tenang, dan coba pendekatan yang segar tapi langsung. Inilah cara agar terdengar lebih profesional saat menyampaikan pesan yang sama.

Hai Patrick,

Tidak ada yang berubah di pihak kami - tanggal acara masih tidak berfungsi untuk Tuan Arnaux.

Sepertinya kabel kita mungkin akan bersilangan di sini. Apakah Anda punya waktu untuk panggilan cepat sore ini? Akan sangat bagus untuk berada di halaman yang sama.

Terbaik,
Jo

Menolak orang yang diwawancarai untuk peran di tim Anda

Halo Sara,

Meskipun menyenangkan berbicara dengan Anda mengenai posisi terbuka minggu lalu, saya menyesal memberi tahu Anda bahwa kami dengan sedih tidak akan melanjutkan aplikasi Anda. Saya sangat menyesal harus memberi Anda kabar buruk, dan saya harap Anda tidak terlalu kecewa dengan umpan balik yang dihasilkan ini.

Terimalah permintaan maaf saya yang tulus.

Terbaik,
Martin

Nada di sini sangat menyesal untuk sesuatu yang merupakan hasil alami dalam proses wawancara. Menggunakan gaya bahasa ini menyampaikan kesedihan yang tidak proporsional, dan secara default, rasa bersalah, yang bukan merupakan kesan yang bagus untuk merek pemberi kerja bisnis. Ini adalah bagaimana Anda dapat menulis email yang sama dengan nada yang lebih profesional. Juga, lihat beberapa tip lainnya tentang menulis email penolakan kandidat yang sempurna.

Halo Sara,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu minggu lalu. Sayangnya, kami tidak akan melanjutkan aplikasi Anda saat ini.

Saat ini, kami sedang mencari kandidat dengan keahlian yang lebih spesifik untuk memenuhi peran ini, meskipun kami sangat terkesan dengan keseluruhan pengalaman Anda. Kami ingin tetap berhubungan mengenai peluang lebih lanjut yang kami rasa mungkin cocok untuk Anda jika Anda senang kami melakukannya?

Terbaik,
Martin

Memperbarui proyek yang menantang

Halo semua,

Sayangnya, kami tidak berada di tempat yang kami harapkan pada tahap pengembangan ini. Meskipun merencanakan setiap segmen dengan hati-hati, kami berjuang untuk mencapai jumlah target mingguan. Saya tidak melihat perubahan ini di bulan depan, meskipun kami melihat beberapa temuan menarik di area lain dari proyek ini.

Saya berharap ini tidak terlalu banyak kemunduran. Jangan ragu untuk membagikan pemikiran apa pun tentang ini.

Terbaik,
Mia

Tak perlu dikatakan, ini adalah nada yang terlalu negatif. Ya, ada baiknya untuk mengambil kepemilikan atas kemajuan atau kegagalan yang lambat, namun membingkai email dengan cara ini tidak menunjukkan janji, harapan, atau keyakinan apa pun yang akan memastikan manajemen mengetahui bahwa individu tersebut mampu menghadapi situasi tersebut. Email tersebut menggambarkan kurangnya kepercayaan diri dan perasaan putus asa tentang pekerjaan, yang harus dihindari. Inilah cara meningkatkan nada dan cara komunikasi dari kesulitan yang sama.

Halo semua,

Ketika awalnya menetapkan tujuan untuk proyek ini, saya lalai memperhitungkan periode di luar musim dalam kalender olahraga. Dapat dimengerti, ini berarti jumlah kami akan lebih rendah dari yang diproyeksikan – namun, kami telah melihat perilaku konsumen yang sangat positif di toko online kami melalui kampanye media sosial hebat yang telah dijalankan oleh tim kami, serta pertumbuhan besar dalam keseluruhan pengikut sosial kami.

Kami akan melihat perkembangan ini lebih lanjut dan memberi Anda informasi terbaru saat kami menyesuaikan kembali angka yang diharapkan untuk bulan ini.

Setiap pertanyaan tentang ini lebih dari diterima.

Terbaik,
Mia

Kegembiraan pada prospek penjualan

Hai Jorge,

Berita luar biasa!!! Sangat senang bahwa Anda akan bergabung sebagai pelanggan Crossify! Tim di sini sangat senang kami telah memproses semua dokumen (lihat terlampir!) dengan harapan kami dapat menyelesaikan semua ini hari ini :D Kedengarannya bagus?!

Ada pertanyaan atau pertanyaan, hubungi saya kapan saja di +34 8711540, dan kita bisa menyelesaikan semuanya.

Salam Hormat,
Petrus

Meskipun jelas merupakan alasan untuk bahagia, nada email yang antusias di sini agak tidak pantas dan tidak sesuai dengan konteksnya. Calon klien mungkin membaca ini sebagai amatir, tidak profesional, atau bahkan putus asa – sudah lama Anda tidak melakukan penjualan? Balas dengan cara yang positif tetapi terukur dan yang terpenting, tetap percaya diri dengan kemampuan profesional Anda dalam negosiasi ini. Nada yang sesuai untuk korespondensi email ini bisa terlihat seperti ini.

Hai Jorge,

Cemerlang! Saya dan tim menantikan untuk memperkenalkan Anda sebagai pelanggan Crossify resmi. Anda dapat menemukan semua dokumen yang diperlukan terlampir tetapi beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.

Atau, kami juga dapat mengatur panggilan untuk minggu depan untuk menyelesaikan hal-hal secara langsung. Lebih dari senang untuk memandu Anda melalui dokumentasi.

Salam Hormat,
Petrus

Membiasakan diri Anda dengan ikhtisar dan contoh ini akan berfungsi sebagai pemeriksa nada email yang sangat berharga. Anda juga dapat menggunakan Flowrite untuk membantu Anda terdengar seperti yang Anda inginkan di email Anda.

Flowrite memiliki pemilih nada yang membantu Anda selalu menyampaikan pesan seperti yang Anda inginkan – Anda memilih nada yang ingin Anda sampaikan melalui email, dan alat tulis bertenaga AI kami akan menangani sisanya. Pelajari lebih lanjut tentang alat penulisan AI kami di sini .