Kebiasaan Komunikasi Virtual yang Kami Pertahankan IRL

Ketika dunia bergerak menuju tahun ketiga pandemi, beberapa perusahaan telah menjalankan operasi tempat kerja yang sepenuhnya jarak jauh sementara yang lain telah memilih model hibrida atau kembali sepenuhnya ke kantor.

Karyawan yang membersihkan meja lama mereka membawa serta kebiasaan komunikasi baru yang mereka kembangkan saat bekerja dari rumah. Meskipun praktik seperti aturan berpakaian "bisnis di atas, pesta di bawah" mungkin tidak berlaku secara langsung, norma komunikasi jarak jauh tertentu dapat bermanfaat untuk pekerjaan di kantor.

Praktik komunikasi virtual untuk disimpan

Ketiga kebiasaan komunikasi virtual ini layak untuk dipertahankan di tempat kerja fisik.

Menolak rapat yang tidak penting

Rapat virtual adalah mode komunikasi dan kolaborasi yang diperlukan di dalam dan di antara tim. Ketidakmampuan untuk menyinkronkan secara informal tentang status proyek atau pembaruan di lorong atau mendekati rekan kerja di meja mereka menyebabkan menjamurnya rapat virtual melalui platform konferensi video. Itu juga menyebabkan peningkatan kebiasaan multitasking selama pertemuan berbasis video seperti itu, menurut sebuah studi Stanford 2021 .

Di luar multitasking, tim berusaha untuk mendapatkan kembali waktu mereka selama bekerja jarak jauh dengan membatasi pertemuan yang tidak perlu demi komunikasi saat diperlukan daripada pada waktu yang ditentukan.

Ketika kolaborasi tidak terlibat, akan efektif menggunakan metode komunikasi asinkron melalui email, dasbor proyek, intranet, atau alat perpesanan, seperti Slack.

Membedakan pertemuan penting versus pertemuan yang berlebihan adalah sifat komunikasi virtual yang harus dipertahankan saat beralih kembali ke kantor.

Bergiliran dalam percakapan

Kurangnya pertemuan tatap muka membuat peserta tidak bisa lagi mengandalkan " kesadaran tatapan " untuk mengenali aliran alami bergiliran dalam percakapan dan kapan waktu yang tepat untuk berbicara secara bergantian.

Untuk mengatasi hal ini, peserta rapat mengembangkan kesadaran dan keterampilan bergiliran untuk berbicara selama rapat video. Kebiasaan komunikasi yang disengaja ini mengurangi situasi canggung seperti membicarakan orang lain atau menyela pembicara sebelum waktunya.

Mempertahankan kebiasaan ini di kantor membantu mendorong kesetaraan komunikasi, memungkinkan lebih banyak peserta untuk terlibat dan didengar.

Mempertahankan format virtual untuk pertemuan tertentu

Berkumpul secara langsung tidak hanya membutuhkan waktu untuk pertemuan atau acara itu sendiri, tetapi juga berarti kehilangan waktu dan produktivitas untuk bepergian ke dan dari pertemuan.

Sementara dunia dikunci, pertemuan formal dan informal mengadopsi format virtual. Praktis untuk mengadakan pertemuan yang diperlukan secara langsung bagi pekerja yang telah kembali ke lingkungan kantor. Namun, menurut penelitian Stanford, memesan rapat hanya untuk percakapan penting membantu karyawan tetap fokus dan produktif.

Acara yang tidak terkait dengan pekerjaan, seperti pelatihan atau sesi sekolah informasi, dapat diadakan melalui format virtual, seperti video atau Zoom, misalnya.

Kebiasaan "Sebelumnya" untuk dipulihkan

Demikian pula, ada beberapa kebiasaan pra-pandemi yang memelihara kolaborasi dan hubungan di tempat kerja.

basa-basi pra-pertemuan

Seringkali, percakapan dalam rapat virtual terstruktur secara formal, dengan peserta tiba-tiba melompat ke tujuan rapat tanpa "pemanasan" percakapan. Meskipun pendekatan yang berfokus pada tujuan ini mungkin tampak efektif dalam memperhatikan batasan waktu, pendekatan ini mengorbankan apa yang disebut oleh para peneliti UC Santa Cruz sebagai " timbal balik dalam percakapan ."

Timbal balik dalam percakapan mengacu pada kecenderungan orang untuk mengoreksi diri komunikasi mereka untuk mencapai percakapan yang seimbang. Sebuah studi baru-baru ini, yang diterbitkan di Language and Speech , menemukan bahwa peserta yang memiliki waktu untuk mengobrol tentang topik yang tidak terkait dengan pekerjaan sebelum secara resmi memulai rapat memiliki tingkat kenikmatan yang lebih besar dalam melakukan tugas kolaboratif.

Mendorong aliran basa-basi yang alami sebelum memulai agenda rapat dapat meningkatkan moral tim.

Obrolan ringan di tempat kerja

Obrolan ringan acak di dapur kantor atau saat berjalan dengan rekan kerja ke pertemuan mingguan memiliki dampak yang berarti di tempat kerja . Percakapan santai ini berkontribusi pada budaya perusahaan dan membantu dalam membangun hubungan.

Misalnya, mendorong “pembicaraan pendingin air” mungkin sangat berdampak bagi anggota tim yang mungkin memiliki kecemasan sosial dalam situasi berbicara formal, seperti rapat atau tatap muka dengan manajer. Obrolan sosial spontan dengan rekan kerja atau kepemimpinan menyediakan lingkungan yang santai untuk membangun hubungan dan kepuasan di tempat kerja.

Meskipun komunikasi virtual memiliki kelemahan—seperti “ kelelahan Zoom ” yang terkenal —ada manfaat untuk membawa kebiasaan komunikasi jarak jauh yang dipelajari ke dalam ruang kerja fisik.