Cara Melakukan Tinjauan Mingguan: Langkah demi Langkah

Kapan terakhir kali Anda mengadakan review mingguan?

Bekerja tanpa tinjauan mingguan adalah resep untuk kewalahan, menunda-nunda, dan berfokus pada prioritas orang lain daripada prioritas Anda sendiri. Ini adalah bagian penting dari manajemen waktu atau sistem produktivitas yang baik.

Lagi pula, bagaimana Anda bisa tahu ke mana Anda akan pergi jika Anda tidak berhenti dan melihat ke atas dari waktu ke waktu?

Tinjauan mingguan berguna untuk semua jenis profesional, termasuk pengusaha, kreatif, dan bahkan penulis.

Penulis David Allen pertama kali mengusulkan konsep tinjauan mingguan dalam buku produktivitas populernya: Getting Things Done (alias GTD). Ini pada dasarnya melibatkan meninjau apa yang Anda lakukan, bagaimana minggu Anda berjalan, dan apa yang akan Anda kerjakan selanjutnya. Dan hanya membutuhkan waktu sekitar 30 menit untuk menyelesaikannya.

Pada artikel ini, saya akan menjelaskan apa itu GTD, bagaimana mengadakan tinjauan mingguan, dan apakah latihan ini dapat membantu Anda.

Apa yang Menyelesaikan Sesuatu?

Getting Things Done adalah sistem produktivitas populer oleh David Allen. Inti dari GTD adalah satu prinsip:

“Pikiran Anda adalah untuk memiliki ide, bukan menahannya”

GTD awalnya ditujukan untuk para pebisnis, tetapi baru-baru ini, GTD mendapatkan pengikut online karena memungkinkan siapa saja untuk menjadi lebih kreatif dan produktif.

Jika Anda ingin menyelesaikan sesuatu atau GTD:

• Memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil
• Catat tugas-tugas ini dalam daftar atau sistem tepercaya
• Tindaki tugas dalam daftar Anda setiap hari
• Tinjau kemajuan Anda dan area fokus Anda yang lebih luas setiap minggu (apa yang akan kami bahas)

Apa Itu Review Mingguan?

Tinjauan mingguan adalah konsep utama GTD. Ini juga merupakan cara untuk memeriksa diri sendiri.

Anggap saja sebagai memperkecil dari minggu kerja Anda, tugas harian, dan proyek lain untuk melihat gambaran besarnya. Ini adalah kesempatan untuk menilai apakah Anda bekerja menuju hasil ideal yang lebih besar.

Selama tinjauan mingguan, dapatkan informasi terbaru tentang semua item terbuka di daftar tugas, kalender, catatan, dan area lain bisnis Anda. Dengan informasi ini, Anda dapat mengukur seberapa efektif Anda dan menetapkan target atau sasaran untuk minggu depan.

GTD-ers juga menggunakan terminologi khusus untuk mendeskripsikan area lain dalam kehidupan pribadi atau profesional mereka yang mereka ulas. Sebagai contoh:

• "Menunggu" mengacu pada item dimana Anda sedang menunggu informasi atau keputusan dari orang lain. Selama tinjauan mingguan, pertimbangkan apakah Anda harus menindaklanjuti.
• “Tindakan berikutnya” atau “Item tindakan” mengacu pada tugas di daftar tugas Anda. Selama tinjauan mingguan, identifikasi langkah selanjutnya dan rencanakan apa yang Anda perlukan selama seminggu ke depan.
• "Ruang kerja" mengacu pada tempat Anda mengerjakan proyek tertentu. Misalnya, jika Anda sedang menulis laporan, apakah Anda perlu mengumpulkan materi untuk ruang kerja Anda terlebih dahulu?
• “Berkas Tickler” mengacu pada tempat Anda menyimpan kertas lepas, sumber daya, dan informasi terbuka lainnya yang akan Anda tinjau di beberapa titik.
• “Agenda” mengacu pada daftar item untuk didiskusikan dengan orang-orang penting di tim Anda atau di bisnis Anda saat Anda bertemu mereka lagi. Perbarui ini secara teratur.

Langkah 1. Persiapkan Tinjauan Mingguan Anda

Pada dasarnya, seminggu sekali, habiskan 30 menit untuk meninjau apa yang Anda kerjakan dan untuk berapa lama. Untuk persiapan, pesan waktu peninjauan ini di kalender Anda sebagai janji temu berulang dan berkomitmen untuk menepati janji temu Anda.

Jumat sore atau Minggu malam keduanya ideal karena ini adalah bagian yang lebih sepi dari minggu kerja bagi mereka yang bekerja dari Senin hingga Jumat.

Anda harus bekerja atau fokus di tempat yang sunyi setidaknya selama 30 menit tanpa gangguan. Selesaikan apa pun yang sedang Anda kerjakan sebelumnya atau tutup selama seminggu.

Idealnya, Anda memiliki tujuan, catatan, dan dokumen lainnya. Anda juga harus memiliki akses ke pengelola tugas, kalender, dan kotak masuk atau keranjang lainnya.

Jika ini membantu, aktifkan mode jangan ganggu dan nonaktifkan notifikasi untuk email dan media sosial. Tolak juga undangan rapat apa pun yang terjadi selama periode ini. Anda juga dapat menggabungkan ulasan mingguan pribadi dan bisnis.

Langkah 2: Tinjau Kotak Masuk dan Komitmen Anda

Sekarang Anda siap meninjau minggu Anda. Telusuri setiap kotak masuk atau keranjang Anda. Contohnya termasuk:

• To-do atau daftar tugas dari minggu lalu
• Data dan acara kalender Anda (baik yang lalu maupun yang akan datang)
• Kertas lepas
• Kliping web yang tidak disortir atau tidak ditandai di alat seperti Evernote
• Email dengan tindakan baru
• Catatan rapat dan kotak masuk catatan lainnya
• Barang Aksi
• Metrik yang terkait dengan tujuan Anda
• Agenda lainnya

Anda pada dasarnya ingin menangkap dan menggabungkan loop terbuka sebanyak mungkin dan memasukkannya ke pengelola tugas Anda. Selama peninjauan Anda, Anda mungkin ingin mengajukan atau menyortir item di atas juga. Dalam Getting Things Done, David Allen menjelaskan:

“Kebanyakan orang merasa nyaman dengan pekerjaan mereka seminggu sebelum liburan, tetapi itu bukan karena liburan itu sendiri. Apa yang Anda lakukan minggu lalu sebelum Anda melakukan perjalanan besar? Anda membersihkan, menutup, mengklarifikasi, dan menegosiasi ulang semua kesepakatan Anda dengan diri sendiri dan orang lain. Saya hanya menyarankan agar Anda melakukan ini setiap minggu, bukan setiap tahun.

Langkah 3: Evaluasi Kemajuan Anda

Saat meninjau item dari pekerjaan atau kehidupan pribadi Anda, jangan benar-benar mengerjakannya . Jika Anda menemukan ulasan mingguan memakan waktu lebih dari 30 menit, itu mungkin karena Anda sedang mengerjakan tugas atau proyek daripada meninjaunya.

Misalnya, menyortir ratusan kliping web Evernote adalah sebuah proyek. Meninjau satu atau dua sebagai bagian dari sistem pencatatan adalah tugas. Nilai kemajuan Anda, pemblokir, dan apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya.

Misalnya, jika Anda seorang penulis atau profesional kreatif, ulasan ini bukanlah waktunya untuk menulis atau mengedit karya Anda. Anda ingin mengevaluasi jumlah kata atau kemajuan dengan klien. Selama ulasan Anda, jujurlah dengan diri Anda sendiri. Ajukan dan jawab pertanyaan seperti:

• Apa yang telah saya capai atau kerjakan minggu ini?
• Apa yang berjalan dengan baik/tidak berjalan dengan baik?
• Apa tugas terpenting saya untuk minggu depan?
• Berapa jam yang saya habiskan untuk mengerjakan prioritas saya?
• Bagaimana saya memasarkan atau mempromosikan karya saya?
• Acara apa yang ada di kalender saya selama tujuh hari sebelumnya/berikutnya yang harus saya tindak lanjuti?
• Apa yang telah saya tunda?
• Apa yang harus saya hentikan atau katakan tidak?
• Apakah saya bergerak menuju atau menjauh dari tujuan jangka panjang saya?

Tanyakan dan jawab pertanyaan-pertanyaan ini dalam jurnal jika Anda mau. Jika Anda memiliki dokumen yang Anda gunakan untuk melacak metrik yang relevan, perbarui. Bersihkan daftar tugas Anda. Dan menilai kembali komitmen Anda.

Ketika Anda sudah jelas tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya, Anda dapat mematikan akhir pekan sambil merasa percaya diri untuk memulai minggu berikutnya dengan segar. Terkadang, Anda harus check-in untuk check-out!

Langkah 4: Rencanakan Minggu Mendatang

Gunakan ulasan mingguan Anda untuk mengklarifikasi prioritas dan rencana Anda untuk minggu berikutnya.

Ini mungkin berarti menambahkan aktivitas yang terlewat atau tenggat waktu yang akan datang ke kalender Anda yang akan datang atau memutuskan apakah Anda perlu menegosiasikan ulang komitmen dengan editor atau klien Anda.

Jika Anda menggunakan daftar tugas atau pengelola tugas, inilah saatnya untuk memperbaruinya dengan item baru dan menghapus item lama yang tidak ingin Anda selesaikan. Demikian pula, jika Anda memulai proyek baru, Anda dapat mengumpulkan apa yang Anda butuhkan sekarang atau merekam tindakan untuk minggu depan.

Saya juga merekomendasikan untuk menuliskan 1-3 hasil ideal untuk minggu depan. Sama seperti tujuan menulis, ini akan fokus pada pikiran.

Selama tinjauan mingguan, saya mengajukan penelitian saya, mengatur catatan saya, dan dengan cepat membaca ide-ide yang saya dapatkan selama seminggu. Ini membantu saya mengevaluasi apakah ada sesuatu yang saya abaikan atau jika ada ide yang dapat saya gunakan dalam beberapa hari mendatang dalam pekerjaan saya.

Saya juga menuliskan atau menandai pencapaian kecil selama seminggu, seperti mencapai target jumlah kata atau menyelesaikan satu bab buku.

Langkah 5: Ajukan 3 Pertanyaan Sederhana

Dalam bukunya yang populer, David Allen mengatakan ulasan mingguan yang sukses menghasilkan 3 hasil:

• Dapatkan jelas, yaitu, Apakah Anda tahu apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya dengan tindakan yang jelas?
• Dapatkan saat ini, yaitu, Apakah pengelola tugas, kalender, dan file proyek Anda mutakhir?
• Dapatkan lengkap, yaitu, apakah Anda meninjau semua kotak masuk Anda?

Jika Anda tidak melakukan semua ini dengan benar, jangan khawatir. Diperlukan beberapa putaran mengadakan tinjauan mingguan untuk merangkul proses sepenuhnya.

Jadilah Kreatif Dengan Ulasan Mingguan Anda

Tinjauan mingguan harus disesuaikan dengan cara Anda bekerja. Tinjauan mingguan adalah bagian penting dari sistem produktivitas saya untuk menjalankan Menjadi Penulis Hari Ini. Sebagai seorang penulis, saya telah menemukan ulasan mingguan yang ideal untuk menyeimbangkan penulisan dan area bisnis lainnya.

Ini memberi saya keyakinan bahwa saya sedang menulis hal yang tepat pada waktu yang tepat, dan itu membantu saya menyinari bagian-bagian kerajinan yang terabaikan.

Biasanya, saya mengulas tulisan saya dan tujuan lain pada hari Jumat atau Minggu malam, dan itu hanya membutuhkan waktu 30 menit. Saya membaca catatan saya, mengevaluasi jumlah kata saya selama seminggu, dan menjumlahkan berapa lama saya menghabiskan waktu untuk menulis.

Saya juga memutuskan apa yang akan saya habiskan untuk menulis di minggu mendatang.

Kata Terakhir Pada Ulasan Mingguan Anda

Tinjauan mingguan hanya membutuhkan waktu sekitar setengah jam, tetapi ini akan menghemat waktu Anda selama seminggu ke depan. Lagi pula, penembak jitu menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari tahu ke mana harus membidik daripada benar-benar menembak.

Ini adalah strategi produktivitas yang kuat, yang, jika digunakan dengan benar, akan membantu Anda berhasil dalam bisnis Anda, aman karena mengetahui bahwa Anda memiliki sumber daya dan waktu untuk menyelesaikan apa yang Anda mulai.