Cara Menulis Pesan Selamat Datang untuk Karyawan Baru

Beberapa hari pertama karyawan baru di sebuah perusahaan menentukan masa kerja mereka di sana. Pesan sambutan hangat, yang sering kali dikirimkan pada hari-hari penting pertama orientasi, memberi tahu anggota tim baru tentang proses, nilai, dan budaya perusahaan. Sambutan ini juga dapat membantu mereka mengembangkan jaringan informasi saat mereka mengenal tim dan bagaimana peran baru mereka berhubungan dengan tujuan yang lebih besar.

Menurut survei Sapling HR , pengalaman orientasi yang buruk dapat mengakibatkan karyawan baru dua kali lebih mungkin mencari pekerjaan lain di tempat lain.

Karena semakin banyak perusahaan yang memperluas pekerjaan jarak jauh atau beralih ke sistem kerja campuran jangka panjang , menjangkau karyawan baru secara efektif dapat memupuk hubungan kerja sama, apa pun lingkungan kerjanya.

Apa itu surat atau pesan selamat datang?

Proses orientasi untuk karyawan baru sering kali mencakup serangkaian dokumen yang harus ditandatangani, pembuatan akun sistem, berbagi proses, pelatihan, dan perkenalan.

Pesan selamat datang dapat secara formal memperkenalkan karyawan baru kepada kelompok besar dalam organisasi, atau dapat berupa perkenalan informal antar rekan kerja. Seringkali, beberapa detail dibagikan, yang dapat mencakup informasi tentang peran mereka sebelumnya dan kontribusi apa yang akan mereka berikan kepada perusahaan.

Apa saja yang harus disertakan?

Hal spesifik tentang apa yang harus disertakan dalam ucapan selamat datang, serta nadanya, bergantung pada pengirimnya. Di bawah ini adalah contoh pesan selamat datang yang dapat disertakan, bergantung pada siapa pengirimnya.

SDM/Perekrut

Surat selamat datang yang ditulis oleh perekrut atau anggota tim Sumber Daya Manusia akan membuka pesan dengan sambutan yang antusias.

Ini kemudian mungkin mencakup daftar tugas administratif yang harus diselesaikan karyawan pada hari pertama agar mereka siap untuk mulai bekerja. Misalnya, dapat merinci instruksi untuk membuat akun pengguna untuk intranet organisasi atau menyertakan lampiran atau tautan ke dokumen awal yang perlu ditandatangani.

Surat selamat datang dari perekrut dan anggota tim SDM mungkin juga memberikan rencana pertemuan yang harus dihadiri dengan kepala departemen, manajer perekrutan, atau personel lain sebagai bagian dari proses orientasi. Pedoman organisasi, seperti aturan berpakaian, persyaratan istirahat, informasi parkir, tunjangan perusahaan, dan kebijakan lainnya juga dapat dibagikan dalam surat selamat datang mereka.

HR mungkin juga merilis pengumuman umum perusahaan melalui email atau portal internal dengan ikhtisar pengalaman kerja karyawan baru di masa lalu dan apa yang harus mereka capai dalam tim.

Mempekerjakan manajer

Manajer perekrutan yang akan bekerja sama dengan karyawan baru sering kali memberikan lebih banyak informasi tentang apa yang diharapkan oleh karyawan baru dalam beberapa hari pertama, dan mungkin bahkan beberapa minggu dan bulan pertama mereka. Selain membuka surat dengan sambutan yang ramah, pesan tersebut mungkin mencakup perincian sesi pelatihan atau proses departemen setiap hari dan setiap jam untuk ditinjau.

Ini juga bisa menjadi peluang bagi manajer perekrutan untuk menyebutkan nama anggota tim lain dan peran mereka. Biasanya, pesan akan ditutup dengan mengundang karyawan baru untuk mengajukan pertanyaan atau meminta klarifikasi, jika diperlukan.

Rekan satu tim

Anggota tim individu mungkin juga merasa terdorong untuk menghubungi karyawan baru dengan perkenalan yang ramah. Pesan-pesan ini biasanya bersifat informal dalam struktur, nada, dan format.

Misalnya, seorang rekan mungkin menulis pesan langsung singkat di Slack yang memperkenalkan diri mereka dan apa yang mereka lakukan dalam tim dan menutupnya dengan ucapan santai “Selamat datang di tim!”

Contoh pesan selamat datang

Menyambut karyawan baru di tim Anda dapat dilakukan dalam berbagai bentuk. Korespondensi ini sering kali berbentuk panjang atau pendek. Mengenai saluran komunikasi kerja mana yang akan digunakan, surat selamat datang berbentuk panjang biasanya disampaikan melalui email atau sebagai surat fisik, sementara pesan pendek dapat dilakukan di platform perpesanan, seperti Slack.

Berikut adalah beberapa contoh untuk mengilustrasikan tampilan setiap jenis pesan selamat datang.

Bentuk panjang

Yang terhormat [nama lengkap karyawan],

Atas nama [perusahaan/departemen], saya ingin menyambut Anda di tim. Keahlian Anda dalam [keterampilan/industri] akan membantu kami mencapai tujuan kami di tahun mendatang, dan kami menantikan kontribusi Anda.

Berikut ikhtisar jadwal hari pertama dan tugas yang harus Anda selesaikan:

Rencana perjalanan:

• [waktu] Orientasi karyawan baru
• [waktu] Pengenalan CEO dan COO
• [waktu] Makan siang
• [waktu] Satu lawan satu dengan manajer
• [waktu] Pertemuan pendaftaran manfaat

Tugas:

• Membaca dan menandatangani dokumen terlampir
• Siapkan akun pengguna untuk alat perusahaan dan departemen
• Buat profil intranet Anda
• Jadwalkan pertemuan perkenalan dengan mentor/teman Anda

Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan menghubungi saya di [nomor telepon/email]. Sekali lagi, kami sangat senang Anda memilih untuk bergabung dengan organisasi kami.

Salam,

[nama pengirim]

[judul pengirim]

Bentuk pendek

Hai [nama depan karyawan baru]! Saya [nama depan pengirim] dan saya [judul]. Saya menangani [tugas XYZ] dan akan bekerja sama dengan Anda secara erat, jadi saya ingin menghubungi dan secara pribadi menyambut Anda di tim. Beri tahu saya jika ada bantuan yang Anda perlukan selama masa transisi. Saya harap Anda menikmati hari pertama Anda sejauh ini!

Gunakan nada yang tepat

Sebanyak 69 persen karyawan lebih mungkin untuk bertahan di perusahaan selama tiga tahun jika mereka memiliki pengalaman orientasi yang positif, menurut SHRM. Komunikasi sentuhan pertama dalam pesan selamat datang dapat memberikan efek jangka panjang pada karyawan baru.

Terlepas dari siapa yang menulis surat atau pesan selamat datang, menggunakan nada yang tepat bisa jadi rumit. Jika Anda berada di tim kepemimpinan atau HR, Anda mungkin ingin pesan Anda disampaikan dengan nada formal namun memberi semangat. Rekan kerja yang menyambut karyawan baru mungkin ingin menyampaikan pesan mereka dengan nada ramah dan kooperatif.

Jika Anda kesulitan menemukan keseimbangan yang tepat, fitur pendeteksi nada Grammarly dapat membantu menghilangkan dugaan dengan mengidentifikasi nada yang Anda coba gunakan dan menawarkan saran penulisan untuk mempertahankannya secara konsisten di seluruh pesan Anda.