Cara Menulis Pesan Selamat Datang untuk Karyawan Baru

Beberapa hari pertama seorang karyawan baru di sebuah perusahaan mengatur nada untuk masa jabatan mereka di sana. Pesan sambutan hangat, yang sering dikirim selama beberapa hari pertama yang kritis dari orientasi, memberi tahu anggota tim baru tentang proses, nilai, dan budaya perusahaan. Sambutan ini juga dapat membantu mereka mengembangkan jaringan informasi saat mereka mengenal tim dan bagaimana peran baru mereka terkait dengan tujuan yang lebih besar.

Menurut survei Sapling HR , pengalaman orientasi yang buruk dapat mengakibatkan karyawan baru dua kali lebih mungkin mencari pekerjaan lain di tempat lain.

Karena semakin banyak pemberi kerja memperluas pekerjaan jarak jauh atau transisi ke pengaturan hibrida jangka panjang , menjangkau karyawan baru secara efektif dapat memupuk hubungan kooperatif terlepas dari pengaturan kerja.

Apa itu surat atau pesan selamat datang?

Proses orientasi untuk karyawan baru sering kali mencakup serbuan dokumen untuk ditandatangani, akun sistem untuk dibuat, berbagi proses, pelatihan, dan perkenalan.

Pesan sambutan dapat secara formal memperkenalkan karyawan baru ke kelompok besar dalam organisasi, atau dapat berupa perkenalan informal antar rekan kerja. Seringkali, beberapa detail dibagikan, yang dapat mencakup informasi tentang peran mereka sebelumnya dan apa yang akan mereka sumbangkan ke perusahaan.

Apa yang harus disertakan?

Spesifik tentang apa yang harus disertakan dalam ucapan selamat datang, serta nadanya, tergantung pada pengirimnya. Di bawah ini adalah contoh pesan selamat datang yang dapat disertakan, bergantung pada siapa yang mengirimnya.

SDM/Perekrut

Surat sambutan yang ditulis oleh perekrut atau anggota tim Sumber Daya Manusia akan membuka pesan dengan salam antusias.

Kemudian mungkin termasuk daftar tugas administratif yang harus diselesaikan karyawan pada hari pertama mereka untuk menyiapkan diri mereka untuk mulai bekerja. Misalnya, itu bisa merinci instruksi untuk membuat akun pengguna untuk intranet organisasi atau menyertakan lampiran atau tautan ke dokumen awal yang perlu ditandatangani.

Surat sambutan dari perekrut dan anggota tim SDM mungkin juga memberikan jadwal pertemuan untuk dihadiri oleh kepala departemen, manajer perekrutan, atau personel lain sebagai bagian dari proses orientasi. Pedoman organisasi, seperti aturan berpakaian, persyaratan istirahat, informasi parkir, keuntungan perusahaan, dan kebijakan lain mungkin juga dibagikan dalam surat sambutan mereka.

HR mungkin juga merilis pengumuman umum perusahaan melalui email atau portal internal dengan gambaran umum tentang pengalaman kerja karyawan baru sebelumnya dan apa yang telah mereka bawa ke tim untuk dicapai.

Mempekerjakan manajer

Mempekerjakan manajer yang akan bekerja sama dengan karyawan baru sering memberikan lebih banyak informasi tentang apa yang dapat diharapkan oleh karyawan baru dalam beberapa hari pertama mereka, dan bahkan mungkin beberapa minggu dan bulan pertama mereka. Selain membuka surat dengan sapaan yang ramah, pesan tersebut mungkin mencakup perincian sesi pelatihan atau proses departemen setiap hari dan setiap jam untuk ditinjau.

Ini mungkin juga merupakan kesempatan untuk mempekerjakan manajer untuk menyebutkan anggota tim lain dan peran mereka. Biasanya, pesan akan ditutup dengan mengundang karyawan baru untuk mengajukan pertanyaan atau meminta klarifikasi, jika diperlukan.

rekan satu tim

Anggota tim individu mungkin juga merasa terdorong untuk menjangkau karyawan baru dengan perkenalan yang ramah. Pesan-pesan ini biasanya informal dalam struktur, nada, dan format.

Misalnya, seorang rekan mungkin menulis pesan langsung singkat tentang Slack memperkenalkan diri mereka dan apa yang mereka lakukan di tim dan menutup dengan santai "Selamat datang di tim!"

Contoh pesan selamat datang

Menyambut karyawan baru ke dalam tim Anda dapat dilakukan dalam berbagai bentuk. Korespondensi ini sering dalam bentuk panjang atau pendek. Mengenai saluran komunikasi kerja mana yang akan digunakan, surat selamat datang bentuk panjang biasanya disampaikan melalui email atau sebagai surat fisik sementara pesan bentuk pendek mungkin dilakukan pada platform perpesanan, seperti Slack.

Berikut adalah beberapa contoh untuk menggambarkan bagaimana setiap jenis pesan selamat datang mungkin terlihat.

Bentuk panjang

Yang terhormat [Nama lengkap karyawan],

Atas nama [perusahaan/departemen], saya ingin menyambut Anda di tim. Keahlian Anda dalam [keterampilan/industri] akan membantu kami mencapai tujuan kami di tahun mendatang, dan kami menantikan kontribusi Anda.

Berikut ini ikhtisar jadwal dan tugas hari pertama Anda yang harus diselesaikan:

Rencana perjalanan:

• [waktu] Orientasi karyawan baru
• [waktu] Pengenalan CEO dan COO
• [waktu] Makan siang
• [waktu] Satu lawan satu dengan manajer
• [waktu] Manfaat pertemuan pendaftaran

Tugas:

• Baca dan tanda tangani dokumen terlampir
• Siapkan akun pengguna untuk alat perusahaan dan departemen
• Buat profil intranet Anda
• Jadwalkan pertemuan intro dengan mentor/teman Anda

Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya di [nomor telepon/email]. Sekali lagi, kami sangat senang Anda telah memilih untuk bergabung dengan organisasi kami.

Salam,

[nama pengirim]

[judul pengirim]

Bentuk pendek

Hei [nama depan karyawan baru]! Saya [nama depan pengirim] dan saya [judul]. Saya sedang menangani [tugas XYZ] dan akan bekerja sama dengan Anda dengan erat, jadi saya ingin menghubungi dan secara pribadi menyambut Anda ke dalam tim. Beri tahu saya jika Anda memerlukan bantuan selama masa transisi. Saya harap Anda menikmati hari pertama Anda sejauh ini!

Tekan nada yang tepat

Sebanyak 69 persen karyawan lebih mungkin untuk tinggal di perusahaan selama tiga tahun jika mereka memiliki pengalaman orientasi yang positif, menurut SHRM. Komunikasi sentuhan pertama dari pesan selamat datang dapat memiliki efek yang bertahan lama pada karyawan baru.

Terlepas dari siapa yang menulis surat atau pesan selamat datang, menggunakan nada yang sesuai bisa jadi rumit. Jika Anda berada di tim kepemimpinan atau SDM, Anda mungkin ingin pesan Anda menyampaikan nada yang formal, tetapi mendorong. Rekan-rekan yang menyambut karyawan baru mungkin ingin mencapai nada ramah dan kooperatif dalam pesan mereka.

Jika Anda kesulitan menemukan keseimbangan yang tepat, fitur pendeteksi nada Grammarly dapat membantu menghilangkan tebakan dengan mengidentifikasi nada yang Anda coba gunakan dan menawarkan saran penulisan untuk mempertahankannya secara konsisten di seluruh pesan Anda.