Apa Itu Siaran Pers yang Diembargo?

Sekitar 25% bisnis menerbitkan setidaknya 10 siaran pers setiap tahun. Sementara beberapa di antaranya mungkin tentang berita yang relatif kecil, beberapa bisa menjadi cerita penting yang perlu Anda keluarkan. Salah satu cara yang mungkin untuk memastikan Anda mengeluarkan berita kapan dan bagaimana Anda inginkan adalah dengan siaran pers yang diembargo.

Jika Anda mencoba mencari tahu apakah akan menggunakan siaran pers biasa atau yang diembargo, penting bagi Anda untuk memahami sepenuhnya apa yang masuk ke dalam siaran pers yang diembargo. Mari kita lihat apa itu, bagaimana mereka digunakan, pro dan kontra, dan bagaimana Anda dapat memaksimalkan siaran pers Anda.

Apa Itu Siaran Pers yang Diembargo?

Siaran pers yang diembargo adalah siaran pers yang Anda kirimkan ke media sebelum tanggal publikasi resmi. Hal ini dapat memberikan waktu ekstra bagi jurnalis untuk meninjau rilis, menyiapkan cerita mereka, dan meminta informasi tambahan jika diperlukan.

Siaran pers reguler berjudul "untuk rilis segera" dan outlet dapat menerbitkannya kapan saja. Sebaliknya, siaran pers yang diembargo mengatakan "tidak untuk segera dirilis" dan menyertakan tanggal publikasi.

Bagaimana Siaran Pers yang Diembargo Digunakan?

Siaran pers yang diembargo paling sering digunakan untuk mengumumkan berita besar. Untuk bisnis, ini dapat mencakup merger, proyek baru, perubahan manajemen, atau hasil penelitian. Umumnya, pengumuman ini agak dibatasi waktu.

Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan siaran pers yang diembargo dalam akuisisi perusahaan publik. Dalam hal ini, Anda tidak dapat langsung membagikan detail kepada publik hingga waktu tertentu dan perlu melakukannya dengan hati-hati.

Pengumuman yang rumit dan membutuhkan penjelasan yang cermat juga merupakan kandidat ideal untuk rilis yang diembargo. Hal ini memungkinkan jurnalis yang bekerja dengan Anda mengumpulkan informasi yang cukup untuk membuat cerita yang akurat dan menyeluruh.

Ketika informasi sangat penting dan dapat memengaruhi keselamatan publik, Anda mungkin juga ingin menggunakan rilis yang diembargo. Karena itu, pejabat pemerintah biasanya menggunakannya untuk mengumumkan keputusan kebijakan dan jurnal medis akan menggunakannya untuk pengumuman kesehatan.

Manfaat Siaran Pers yang Diembargo

Siaran pers yang diembargo dapat menjadi alat yang berharga untuk menyebarkan cerita Anda. Jika Anda memanfaatkan sepenuhnya embargo pers, Anda dapat merilis informasi berharga tepat saat Anda membutuhkannya.

Cerita yang Lebih Baik

Mereka menyediakan media dengan penelitian tambahan dan waktu menulis. Ini dapat membantu memastikan jurnalis Anda menulis cerita bagus yang akurat dan berisi semua detail yang diperlukan.

Memiliki waktu ekstra ini juga dapat memberi Anda sedikit lebih banyak kendali atas apa yang dirilis. Jika Anda perlu menyetujui informasi apa pun atau memberikan detail tambahan, Anda akan punya waktu untuk melakukannya.

Rilis yang Disinkronkan

Selain itu, dapat membantu menyinkronkan publisitas. Melakukan hal itu bisa menjadi penting jika Anda perlu cerita untuk istirahat pada waktu tertentu. Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakannya dalam berbagi informasi tentang usaha patungan atau merger agar pesaing Anda tidak mengetahui berita tersebut.

Kerugian Siaran Pers yang Diembargo

Meskipun siaran pers yang diembargo sangat berharga jika digunakan dengan benar, terkadang ada beberapa kelemahannya.

Rilis Awal

Media dilarang merilis informasi yang terkandung dalam siaran pers sebelum tanggal publikasi. Informasi tersebut dianggap rahasia. Sayangnya, kebocoran terjadi dan ada lebih dari beberapa kasus di mana wartawan merilis informasi sebelum tanggal publikasi.

Ini berarti merilis siaran pers yang diembargo bisa berisiko.

Seorang jurnalis mungkin merasa senang dan mendorong cerita untuk rilis lebih awal. Ini terkadang terjadi karena outlet ingin menjadi orang yang memecahkan cerita. Di lain waktu, seorang jurnalis mungkin mengklaim bahwa mereka tidak melihat tanggal publikasi.

Either way, rilis awal dapat membuat hubungan Anda tegang dengan outlet media. Untuk menghindari masalah seperti ini, jangan pernah mengirim siaran pers yang diembargo ke outlet media yang memiliki reputasi rilis awal. Selain itu, selalu berusaha untuk membangun hubungan dengan outlet sebelum memberikan mereka informasi yang berharga.

Tidak Disukai oleh Beberapa Jurnalis

Selain itu, banyak jurnalis tidak menyukai rilis yang diembargo. Beberapa manajer hubungan masyarakat mengirim rilis embargo ke setiap outlet media yang melaporkan industri mereka. Ini bisa menjadi kerugian bagi jurnalis yang ingin menjadi orang yang membuka berita.

Jika semua orang hanya bisa merilis informasi sekaligus, itu benar-benar hanya berharga sampai outlet pertama merilis ceritanya. Setelah itu, insentif untuk mempublikasikan cerita yang telah diliput menjadi berkurang, terutama jika mereka tidak memiliki informasi tambahan untuk ditambahkan.

Sulit untuk Bekerja Dengan

Meskipun berita yang diembargo penting bagi Anda, mungkin sulit untuk bekerja sama dengan jurnalis. Jurnalis menerima hingga 100 promosi setiap hari, dan mereka perlu memastikan bahwa cerita yang mereka liput relevan dan menarik bagi audiens mereka.

Misalnya, wartawan mungkin tidak menemukan pembicara di sebuah acara yang cukup menarik seperti Anda, membuat embargo menjadi penghalang yang mengganggu untuk meliput. Penghalang jalan umum lainnya adalah embargo yang ditetapkan terlalu lama. Sayangnya, yang lebih dari seminggu mungkin terlupakan dan tidak tercakup sebagai hasilnya.

Cara Mengirim Siaran Pers yang Diembargo

Mengelola dan mengirimkan siaran pers Anda dengan benar dapat mengurangi banyak kekhawatiran yang menyertai rilis yang diembargo. Ini adalah tip teratas untuk menghindari kontroversi PR yang diembargo.

Berhati-hatilah dengan Kendala Waktu

Anda harus mengatur waktu Anda dengan benar saat bekerja dengan rilis yang diembargo. Bertujuan untuk mengirimkan rilis Anda setidaknya dua sampai lima hari sebelum Anda ingin diumumkan. Ini akan memberikan cukup waktu bagi jurnalis untuk membangun cerita mereka.

Namun, Anda juga tidak boleh mengirimkannya terlalu dini karena ini memberi lebih banyak peluang kebocoran. Umumnya, rilis Anda harus keluar tidak lebih dari satu minggu sebelum pengumuman resmi.

Saat mengirimkan rilis Anda, sebaiknya hubungi terlebih dahulu, menggunakan cuplikan pengumuman. Kemudian, pastikan untuk mendapatkan persetujuan tertulis untuk embargo sebelum mengirimkan seluruh rilis. Langkah-langkah ini opsional tetapi dapat membantu membangun kepercayaan antara Anda dan outlet.

Rilis Embargo Selektif vs. Eksklusivitas Berita

Anda harus selektif dengan siapa Anda mengirim rilis yang diembargo. Hanya mengirimnya ke outlet tepercaya yang akan mengurangi kemungkinan kebocoran. Secara umum, yang terbaik adalah tetap berpegang pada sekitar lima media terkemuka untuk siaran pers yang diembargo.

Atau, Anda dapat mempertimbangkan eksklusivitas berita. Pendekatan ini dapat membantu Anda mendapatkan lebih banyak perhatian atau mengelola berita yang sangat sensitif.

Dengan pendekatan ini, tawarkan rilis hanya ke satu organisasi pada satu waktu. Anda akan dapat memiliki kontrol lebih besar atas cerita dan siapa yang berbicara tentangnya. Selain itu, Anda bisa mendapatkan lebih banyak kredibilitas media.

Buat Rencana Manajemen Kebocoran

Apa yang terjadi jika cerita Anda secara tidak sengaja (atau sengaja) bocor sebelum embargo berakhir? Kemungkinan, outlet media lain juga akan segera meliput berita tersebut agar dapat mendahuluinya. Anda membutuhkan cara untuk menghadapi apa yang akan terjadi jika hal ini terjadi.

Untuk beberapa organisasi, ini mungkin berarti tindakan awal. Misalnya, jika Anda merilis informasi tentang peluncuran produk, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memajukan hari peluncuran resmi. Ini juga membutuhkan persiapan tim Anda untuk bertindak cepat.

Ini juga dalam bentuk yang baik untuk menyediakan outlet media yang menempel pada perjanjian dengan informasi tambahan. Anda mungkin ingin mengirim gambar atau video eksklusif, statistik, atau bahkan akses ke wawancara pakar atau eksekutif. Ini dapat membantu mereka membuat konten yang lebih baik sebagai hadiah karena mematuhi permintaan Anda.

Selain itu, Anda harus mengirimkan siaran pers ke semua outlet media lain yang memberi tahu mereka tentang rilis awal. Hal ini dapat membantu menjaga hubungan Anda dengan outlet lain. Jika tidak, mereka mungkin berpikir ada ketidakadilan karena mereka disuruh menunggu sementara outlet yang dirilis lebih awal diizinkan untuk melakukannya.

Gunakan Layanan Distribusi Siaran Pers

Layanan distribusi siaran pers dapat mempermudah pengiriman dan pengelolaan siaran pers, baik yang diembargo atau reguler. Mereka dapat mengirim siaran pers Anda ke outlet media besar serta jurnalis berlangganan. Ini dapat membantu memastikan Anda menjangkau outlet yang dapat dipercaya dan akan meliput cerita Anda.

Di eReleases, Anda bahkan dapat menargetkan outlet tertentu berdasarkan industri, menempatkan cerita Anda di depan outlet dengan audiens yang lebih tertarik dengan berita Anda. Plus, kami menggunakan pengoptimalan mesin telusur untuk membantu cerita Anda ditemukan di mesin telusur utama, tanpa menggunakan praktik penipuan.

Jika Anda menginginkan bantuan tambahan dengan siaran pers Anda, eReleases bahkan dapat menyediakan layanan penulisan siaran pers. Ini akan memberi Anda rilis yang kuat yang mengeluarkan informasi yang Anda butuhkan.

Manfaatkan Siaran Pers yang Diembargo

Siaran pers yang diembargo dapat menjadi alat yang berharga untuk mengeluarkan berita Anda tepat kapan dan bagaimana Anda menginginkannya. Tapi, Anda harus berhati-hati untuk menghindari batu sandungan umum saat melakukannya.

Mengirim siaran pers Anda dengan cara yang benar dan menggunakan layanan distribusi siaran pers dapat membuat prosesnya lebih mudah. Mulailah dengan eReleases hari ini!