Mengapa Menulis Laporan: 10 Alasan Teratas untuk Meningkatkan Keterampilan Anda

Mengapa menulis laporan? Lihatlah panduan kami dan temukan keuntungan menulis berbagai jenis laporan untuk mengembangkan kemampuan bisnis dan akademik Anda.

Laporan akademik, bisnis, atau ilmiah memperkenalkan dan membahas fakta tentang subjek tertentu. Laporan juga mengikuti struktur dan menyertakan tabel, grafik, dan lampiran agar data yang disajikan dapat dicerna oleh audiens.

Ada dua alasan utama sekolah mewajibkan siswa untuk menulis laporan: untuk membagikan apa yang mereka pelajari, dan untuk meningkatkan keterampilan berpikir kritis. Ini penting untuk mempersiapkan siswa untuk karir dan usaha masa depan mereka.

10 Motif Teratas untuk Mulai Menulis Laporan

1. Untuk Menginformasikan Audiens Sasaran

Sebuah laporan menyajikan hasil proyek penelitian untuk menginformasikan audiens target Anda. Dalam sebuah laporan, Anda akan mempresentasikan temuan Anda dengan jelas dan ringkas, dan Anda bahkan mungkin memiliki rekomendasi untuk memecahkan masalah yang teridentifikasi.

Menulis laporan mengharuskan Anda untuk mendokumentasikan bagaimana Anda melakukan tugas penelitian Anda, mendiskusikan metode yang digunakan, dan mempresentasikan temuan Anda. Laporan yang berhasil memberi pembacanya informasi yang diperlukan yang mereka butuhkan jika mereka ingin menggunakan laporan Anda untuk penelitian lebih lanjut.

2. Ini Alat Pengambilan Keputusan yang Hebat

Tim peneliti dapat menggunakan alat pengambilan keputusan untuk menghindari kesalahan seperti analisis berlebihan dan cakupan yang luas. Dalam penelitian ilmiah, kesalahan dalam laporan penelitian dapat menimbulkan asumsi yang merugikan. Sementara itu, kesalahan dalam laporan bisnis berarti masalah berupa kerugian.

Bergantung pada tujuan organisasi Anda, laporan sangat penting untuk mengumpulkan data guna menentukan langkah yang tepat dan mencapai keputusan yang tepat. Namun, mendapatkan data faktual itu sulit karena berbagai sumber ada, terutama di internet.

Menulis laporan mempermudah dan mempercepat pemilihan metode yang paling menguntungkan yang dapat digunakan tim Anda untuk menjadi sukses. Untuk mempersempit daftar referensi yang panjang, Anda harus menulis laporan yang melayani audiens tertentu dengan informasi yang menurut audiens relevan dengan topik. Cari informasi terbaru dan cari kemungkinan alternatif.

3. Melakukan Investigasi

Sebuah laporan dapat menyelidiki beberapa masalah, terlepas dari ukuran dan dampaknya. Ini memberikan kesempatan bagi para pejabat untuk memikirkan inisiatif untuk menyelesaikan masalah dengan cepat untuk mencegahnya menjadi lebih buruk. Memiliki laporan juga membantu mereka yang memiliki kekuatan untuk mengenali akar masalah dan membantu mereka dalam menerapkan langkah-langkah untuk menghindari terulangnya kesalahan yang sama. Laporan investigasi juga dapat mengubah dinamika dalam tim dengan menjadikannya lebih kondusif untuk perubahan dan pembelajaran positif.

Laporan investigasi teknis harus mencakup hal-hal berikut:

• Investigasi penuh
• Alasan penyelidikan
• Informasi penting diperoleh dari eksplorasi
• Hasil atau Putusan
• Solusi yang diusulkan
• Implementasi

4. Mengevaluasi Anggota Tim

Laporan membantu pemimpin dalam mengevaluasi kinerja anggota timnya. Laporan-laporan ini berfungsi sebagai catatan untuk mengawasi kemajuan tim dan bagaimana seorang anggota menghambat atau berkontribusi pada pertumbuhannya. Mengidentifikasi anggota ini memungkinkan Anda mengetahui siapa yang membutuhkan lebih banyak panduan. Laporan-laporan ini harus memiliki jangka waktu tertentu untuk memberikan kesempatan kepada anggota terlemah untuk berkembang.

Laporan kinerja juga menunjukkan mereka yang berkinerja terbaik dan yang sedang berjuang. Evaluasi ini dapat memotivasi individu untuk meningkatkan dan berjuang untuk sukses. Antusiasme mereka akan menyebar ke anggota lain dan menguntungkan organisasi. Dalam pengaturan bisnis, ini adalah anggota yang pantas mendapatkan promosi.

Secara keseluruhan, keseimbangan dalam meningkatkan anggota tim yang lebih lemah dan menginspirasi mereka yang berada di atas sangat penting dalam memajukan proyek dan menyelesaikannya tepat waktu. Namun, perlu diingat bahwa semua laporan evaluasi harus tetap adil dan otentik untuk menghindari konflik.

5. Untuk Kemajuan Karir

Menulis laporan meningkatkan keterampilan perencanaan dan organisasi Anda serta mengasah kemampuan komunikasi, koordinasi, dan penilaian Anda. Ini juga meningkatkan pemahaman Anda tentang metode penelitian, operasi bisnis, dan tren pasar.

Penulisan laporan membantu Anda melakukan tugas sehari-hari secara efektif, yang mengarah ke peluang kemajuan profesional yang lebih besar. Promosi di posisi yang lebih rendah lebih mudah karena kinerja pekerjaan yang baik terkadang cukup. Namun, manajemen atas menuntut kompetensi intelektual untuk posisi yang lebih tinggi.

Selain itu, menulis laporan yang berisi informasi tentang posisi, prestasi, dan tingkat kinerja Anda di masa lalu adalah salah satu cara untuk mengekspresikan kompatibilitas Anda dengan manajemen atas dan meningkatkan peluang Anda untuk maju.

6. Menyajikan Fakta yang Tidak Bias

Memiliki sudut pandang netral saat menyajikan fakta sangat penting untuk menunjukkan ketidakberpihakan Anda kepada semua pihak yang terlibat. Ini penting karena ketika audiens mendeteksi bias, mereka meragukan kredibilitas koran. Dalam menulis, berhati-hatilah agar tidak terdengar memihak, karena hal itu menurunkan kualitas kertas dan keandalan penulis. Saat Anda menulis laporan, Anda harus memastikan bahwa semua data faktual diteliti, dihitung, dan dievaluasi secara menyeluruh untuk menjelaskan setiap informasi dengan benar.

Menulis laporan mengurangi kemungkinan terlihatnya Anda memiliki bias karena menampilkan statistik, bagan, dan prosedur yang digunakan untuk mendapatkan kesimpulan. Sebuah laporan mengidentifikasi dan memeriksa pokok bahasan, dengan mempertimbangkan rincian yang relevan. Itu berusaha untuk seobjektif mungkin dan hanya mempertimbangkan fakta daripada pendapat.

7. Untuk Penyesuaian Proyek

Laporan adalah dokumen penting yang menunjukkan apakah operasi dan kegiatan telah sepenuhnya tercapai sesuai dengan rencana dan tujuan tim. Ini mengidentifikasi tautan lemah yang menyebabkan penundaan atau masalah dalam program yang memengaruhi jadwal proyek. Menulis dan meninjau laporan sebelumnya membantu mengidentifikasi masalah dalam proyek sehingga Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang tepat untuk menjaga kemajuan proyek dengan sukses.

8. Ini Alat Manajemen yang Hebat

Laporan sangat penting untuk merencanakan, mengendalikan, dan memotivasi anggota tim. Pemimpin perlu tahu bagaimana menghasilkan laporan untuk membuat keputusan tentang berbagai aspek proyek.

Misalnya, laporan akhir bulan sangat penting untuk bisnis karena digunakan untuk membuat rencana untuk bulan-bulan mendatang. Informasi dalam laporan ini sangat penting untuk mengembangkan bisnis dan menemukan lebih banyak cara untuk meningkatkan layanan.

Dalam pengaturan profesional, membuat laporan dan menyajikannya ke tingkat manajemen lainnya meningkatkan koordinasi, mengurangi jarak kekuasaan antar karyawan, dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan menerima perlakuan yang adil.

9. Untuk Menyusun Informasi

Arsip laporan membentuk basis pengetahuan dan menjadi perpustakaan informasi bagi organisasi. Karena laporan ini berisi semua jenis peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu, mereka akan menjadi referensi di masa mendatang bagi para peneliti atau manajemen berikutnya. Menggunakan referensi ini memudahkan tim selanjutnya untuk mengatasi situasi rumit yang mungkin muncul.

Laporan informatif dapat membantu mengembangkan produk atau rencana baru untuk meningkatkan proyek. Hal ini terutama berlaku dalam laporan ilmiah jika hasil penelitian berbeda dari asumsi peneliti. Jika Anda mengalami masalah dengan penjualan produk, Anda dapat merujuk ke laporan bisnis sebelumnya untuk menemukan produk yang dihentikan tetapi berkinerja baik. Anda dapat meluncurkan kembali produk ini atau mengembangkannya menjadi barang dagangan baru dan lebih baik.

10. Untuk Memantau Kemajuan

Di sekolah, siswa membuat laporan untuk membagikan apa yang mereka pelajari. Laporan tertulis membantu Anda melacak aktivitas, mengidentifikasi masalah, dan memantau kemajuan. Untuk bisnis, menulis laporan setidaknya setiap empat bulan memberi tahu mereka hal-hal berikut:

• Apa yang telah selesai
• Apa yang kurang
• Apa yang perlu diubah dalam produk atau manajemen

Laporan juga membantu melacak pengeluaran dan penjualan, memungkinkan penganggaran yang lebih baik dan menghemat lebih banyak sumber daya perusahaan. Ketika saatnya tiba, Anda dapat menggunakan laporan tersebut untuk menghasilkan strategi baru, lebih baik, dan praktis untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menulis laporan, Anda secara bertahap membuat garis waktu studi Anda saat itu berkembang. Anda juga dapat menyimpan data statistik dan pola strategis yang dapat Anda gunakan untuk pengembangan di masa mendatang.