Kata-kata untuk Dibersihkan Dari Email Anda

Apakah email Anda yang membengkak membutuhkan diet? Jika email terlalu bertele-tele, penerima mungkin tidak akan membacanya dengan cermat. Jadikan email Anda singkat, bersih, dan efektif dengan menghilangkan frasa yang tidak perlu ini.

Satu Kata yang Berpotensi Tidak Sopan

Saat Anda mengetik email, penerima tidak dapat melihat mata Anda yang berbinar dan seringai nakal. Kata-kata tertentu, seperti “sebenarnya”, bisa terkesan sarkastik, merendahkan, atau bahkan tidak sopan. Pertimbangkan contoh percakapan ini, dan putuskan mana dari keduanya yang mengirimkan pesan yang lebih sopan.:

Boss: Marie, saya meminta Anda untuk laporan Boulder pagi ini. Bisakah Anda membawanya ke kantor saya secepatnya?

Balasan 1: Sebenarnya, saya meletakkannya di meja Anda sebelumnya. Itu harus di bawah pemberat kertas hijau Anda. Beri tahu saya jika Anda tidak melihatnya.

Balasan 2: Saya meletakkannya di bawah meja Anda sebelumnya. Itu harus di bawah pemberat kertas hijau Anda. Beri tahu saya jika Anda tidak melihatnya.

Apakah versi satu benar-benar tampak agak snippy? Daripada menanggung risiko kata-kata Anda disalahartikan, mengapa tidak meninggalkan frasa "sebenarnya" yang tidak perlu di email Anda?

7 Kata dan Frasa Musang

Kata-kata musang membuat Anda terdengar tidak yakin atau tidak dapat diandalkan. Secara khusus, ada tujuh ekspresi yang harus dihilangkan jika Anda ingin membuat kesan yang baik pada pembaca: seperti, semacam, jenis, mungkin, mungkin, mungkin, dan bisa. Mari kita lihat contoh email lain dengan dan tanpa musang.

Klien: Apakah paket akan tiba pada hari Senin?

Balasan 1: Kami mungkin dapat mengirimkan paket pada hari Senin. Saya agak membutuhkan nomor pelacakan Anda. Mungkin jika Anda mengirimnya, saya bisa melihat di mana paketnya.

Balasan 2: Untuk melihat dengan tepat di mana paket Anda, saya memerlukan nomor pelacakan. Silakan kirim dan saya akan memberi tahu Anda jika paket akan tiba pada hari Senin.

Balasan dua adalah langsung dan jujur. Tidak menjawab satu suara ragu-ragu? Jika Anda ingin mengirim kesan bahwa Anda memiliki segalanya di bawah kendali, hindari ekspresi yang terdengar seperti Anda mencoba untuk keluar dari sesuatu.

3 Add-Nothing Adverbia

Beberapa penulis membenci kata keterangan, tetapi sebagian besar setuju bahwa kata keterangan itu ada tempatnya. Henry James menulis "Kata sifat adalah gula sastra dan kata keterangan garam." Untuk membawa metafora ke depan, garam meningkatkan rasa makanan bila digunakan dalam proporsi yang tepat. Terlalu banyak garam merusak hidangan. Di sisi lain, garam tidak memiliki tempat dalam makanan tertentu. Bayangkan memasukkan garam ke dalam limun Anda, misalnya! Tiga kata keterangan adalah yang terburuk dari yang terburuk karena mereka tidak menambahkan apa pun yang penting pada sebuah frasa. Hindari pada dasarnya, saat ini, dan serius. Lihatlah contoh-contoh ini untuk melihat mengapa Anda harus meninggalkan ketiga kata ini secara permanen.

Pesan 1: Saya serius mempertimbangkan tawaran pekerjaan Anda. Pada dasarnya, saya menulis untuk menolak karena saat ini saya memiliki komitmen yang diperpanjang hingga 2 April tahun depan. Setelah terpenuhi, saya akan menghubungi Anda kembali untuk membahas lowongan apa saja yang Anda miliki.

Pesan 2: Saya menulis untuk menolak tawaran pekerjaan Anda karena saya memiliki komitmen sebelumnya yang diperpanjang hingga 2 April tahun depan. Setelah terpenuhi, saya akan menghubungi Anda kembali untuk membahas lowongan apa saja yang Anda miliki.

Ini adalah tawaran pekerjaan! Tentu saja Anda serius mempertimbangkannya. Anda menulis dalam present tense. Oleh karena itu, "saat ini" adalah asing. "Pada dasarnya" menunjukkan bahwa sebuah pernyataan merangkum aspek terpenting dari situasi yang rumit. Namun, Anda menjelaskan poin utama. Jika pembaca Anda membutuhkan lebih banyak detail, mereka akan bertanya.

3 Frasa yang Berlebihan atau Tidak Tepat

Kami telah membahas beberapa frasa berlebihan yang tidak lebih dari menulis mengasapi. Dalam email, di mana singkatnya sangat dihargai, frasa ini harus segera dipotong. Mari kita tinjau kembali beberapa pelanggar terburuk:

Faktanya

Faktanya berarti "dalam kenyataan." Pembicara sering menggunakannya untuk mengoreksi kesalahpahaman atau menunjukkan kesalahan.

Pembicara 1: Saya tidak makan polenta karena saya alergi gandum.

Pembicara 2: Faktanya, polenta adalah produk jagung.

Ingat ketika kita membahas mengapa "sebenarnya" harus dihindari? Jika Anda membaca percakapan di atas dengan lantang, mungkin Anda membayangkan Pembicara 2 memberikan koreksi dengan tangan di pinggul dan memutar bola mata. Mengapa mengambil risiko menyinggung pembaca Anda? Jangan anggap remeh bahwa mereka akan memahami motif Anda. Itu selalu lebih baik untuk membuat koreksi penting atau klarifikasi secara langsung. Jika Anda harus mengirim email, pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Sebuah kebijaksanaan kecil berjalan jauh.

Dalam proses

Klien yang terhormat, kami sedang dalam proses renovasi toko kami. Lokasi Bates akan ditutup hingga pemberitahuan lebih lanjut.

Apakah klien Anda akan bingung jika Anda mengeluarkan frasa "dalam proses"? Akankah mereka muncul di etalase sambil menggaruk-garuk kepala? Jika Anda membaca ulang kalimat tanpa "dalam proses", Anda masih mengerti mengapa lokasi ditutup. Mengapa menyatakan yang jelas?

Untuk semua maksud dan tujuan

Untuk semua maksud dan tujuan berarti “berlaku”. Orang menggunakannya ketika mungkin ada beberapa ambiguitas dalam pernyataan fakta. Misalnya, bayangkan Anda adalah pemilik perusahaan yang ingin menghentikan pembuatan suatu produk. Anda mengatur tanggal untuk menghentikan produksi. Sebagian besar bahan untuk membuat produk harus digunakan pada tanggal tersebut. Jika Anda memiliki sisa bahan, Anda akan melanjutkan produksi selama beberapa hari lagi untuk menghindari pemborosan. Daripada membahas detail lengkap dengan pekerja Anda, Anda menyatakan: Untuk semua maksud dan tujuan, produksi akan berhenti pada 15 Oktober.

Alih-alih frasa bertele-tele ini, pilihlah cara yang lebih tepat untuk mengungkapkan detail yang ambigu. Pada contoh di atas, pemilik perusahaan dapat mengatakan bahwa produksi diprediksi akan berhenti pada 12 Oktober. Atau, dia dapat mengatakan bahwa produksi akan berhenti pada pertengahan Oktober. Either way, para pekerja akan memahami kerangka waktu umum dari akhir produksi.

Jika Anda tidak yakin, pertimbangkan masalah lain yang muncul dengan “untuk semua maksud dan tujuan.” Banyak orang salah menggunakannya. Daripada mengambil kesempatan untuk menjadi salah satu dari mereka, Anda mungkin ingin menggunakan sinonim seperti "berlaku".

Bahasa Inggris penuh dengan kata-kata pengisi yang tidak dibutuhkan. Email terbaik jelas, langsung, dan singkat. Jika Anda ingin email Anda menyampaikan tujuannya, hilangkan frasa yang berlebihan ini.