Etiket Obrolan Kerja yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan

Jika hari kerja Anda mencakup pengiriman pesan dengan rekan kerja melalui platform komunikasi seperti Slack, Anda mungkin punya alasan untuk mempertimbangkan etiket yang tepat untuk obrolan kerja. Terlalu mudah untuk dianggap tidak pengertian jika Anda tidak berhati-hati, jadi di sini kami akan memberikan beberapa Anjuran dan Larangan yang bermanfaat.

Baik tim Anda menggunakan Slack atau yang serupa melalui Teams, Hangouts, Flock, Chanty, atau banyak lainnya, kami siap membantu Anda dengan apa yang harus dilakukan—dan apa yang harus dihindari—untuk menyempurnakan dan menyempurnakan etiket obrolan kerja Anda.

Jangan: Mulailah dengan permainan menebak.

Saat mengirim pesan kepada kolega yang tidak Anda kenal dengan baik, membuka dengan “hai” saja bisa berbahaya, terutama jika tidak ada konteks tambahan atau emoji. Tak seorang pun ingin menebak apa yang sedang terjadi—dan jika mereka sedang sibuk dan perlu merespons di kemudian hari, percakapan harus dimulai kembali dari awal yang canggung.

Lakukan: Bersikaplah jelas dan disengaja saat Anda membuka percakapan

Sebaiknya berikan beberapa informasi dasar di awal:Tentang apa ini?Selain itu, perlu diingat bahwa siapa pun yang Anda kirimi pesan kemungkinan besar memiliki banyak pekerjaan lain, dan pesan Anda mungkin bukan prioritas mereka yang paling mendesak. (Jika memang memang demikian,Anda sebaiknya menjelaskan alasannya dengan jelas dan cepat.)

Jika tidak, pertimbangkan pembukaan yang sederhana dan cukup jelas seperti, “Hai, apakah Anda punya waktu untuk bertukar pikiran tentang konten yang akan datang?”

Jangan: Berpikir keras, satu baris dalam satu waktu

Ini idenya—ping! Jika ini terus terjadi—ping! Ini akan menjadi tua—ping! Sangat cepat—ping!

Juga Jangan: Mengirimkan satu pesan kepada orang lain sepanjang satu bab buku

Ini kebalikan dari item terakhir—penerima mendapat satu pesan epik dan luas yang menyebabkan mata berkaca-kaca dan hati tenggelam saat pesan itu muncul. Hanya membacanya secara menyeluruh mungkin memerlukan secangkir kopi lagi, dan menyerapnya dengan penuh makna, ya, itu mungkin memerlukan sedikit waktu. Oh, dan sambil menunggu seseorang mengetikkan karya seperti itu, mengamati titik-titik antisipasi untuk selamanya juga tidak menyenangkan.

Lakukan: Cobalah untuk mencapai keseimbangan antara panjang dan volume pesan.

Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Jika pemikiran Anda tersebar, luangkan waktu sejenak untuk mengumpulkannya dan mencari tahu apa yang ingin Anda dapatkan dari percakapan tersebut, lalu aturlah sesuai dengan itu.

Jika Anda mempunyai masalah sebaliknya, pecahkan pikiran Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Membagikan ide-ide Anda dalam potongan-potongan kecil memberi kesempatan kepada penerima untuk merespons dan mengajukan pertanyaan, yang juga dapat memberi tahu bagaimana Anda melanjutkan. Dan hal ini dapat meredakan beberapa ketegangan yang disebutkan di atas.

Dan ingat, alat seperti Slack tidak sempurna untuk semua kesempatan; terkadang alternatif seperti percakapan telepon atau memo tertulis lebih praktis.

Jangan: Lupakan dengan siapa Anda berbicara

Dalam lingkungan seperti Slack, di mana ucapan “sama-sama” yang sederhana mungkin terlihat pada teman kerja sebagai emoji yang mengenakan kacamata hitam, Anda akan dengan mudah beralih ke mode yang terlalu santai dengan orang yang tidak terlalu Anda kenal. Namun kecuali Anda dan atasan Anda memiliki hubungan yang sangat jujur, pikirkan profesionalisme sebelum menempelkan GIF Simpsons itu.

Lakukan: Pertimbangkan audiens Anda

Hal di atas tidak hanya berlaku untuk kesopanan tetapi juga istilah—tidak semua orang fasih dalam dialek niche Anda. Misalnya, sesama produser podcast mungkin tahu apa yang Anda maksud jika Anda mengatakan bahwa Anda "memantulkan sesi", tetapi itu hanya sekedar kata-kata untuk siapa pun di tim Anda yang tidak "memotong rekaman". Lebih baik katakan saja Anda hampir selesai mengedit episode tersebut.

Mungkin juga ada kecenderungan kebiasaan dari obrolan di kantor menyebar ke percakapan di luar pekerjaan—dengan hasil yang kurang memuaskan. Misalnya, pasangan Anda tidak ingin diberi tahu melalui SMS bahwa Anda akan “melingkari” rencana makan malam atau kemungkinan “jalur paralel” untuk makanan India atau pizza.

Oleh karena itu, cobalah berlatih memeriksa ulang apa yang Anda katakan dan kepada siapa sebelum Anda menumbuk “kirim”. Karena hal ini menjadi kebiasaan pada waktunya, hal ini dapat menyelamatkan Anda dari banyak kecanggungan.

Yang terakhir, penting, dan dapat dibawa pulang. Lakukan: Tulislah dengan empati mungkin.

Inti dari segala sesuatu yang ditulis adalah agar seseorang membaca dan memahaminya, dan tulisan terbaik berupaya membuat proses itu semudah mungkin bagi pembaca. Di sini, kunci kesuksesan adalah empati, dan itu penting baik Anda sedang menulis novel atau label peringatan atau pesan Slack yang sederhana: Bagaimana hal ini akan diterima oleh orang yang membacanya?

Jika menurut Anda apa yang Anda katakan tampak kasar, berlebihan, atau sulit diikuti, itu pertanda kuat bahwa perlu ada revisi.