Anjuran dan Larangan dalam Etiket Obrolan Kerja

Diterbitkan: 2020-12-15

Jika hari kerja Anda mencakup pengiriman pesan dengan rekan kerja melalui platform komunikasi seperti Slack, Anda mungkin memiliki alasan untuk mempertimbangkan etiket yang tepat untuk obrolan kerja. Terlalu mudah untuk dianggap tidak pengertian jika Anda tidak berhati-hati, jadi di sini kami akan memberikan beberapa Anjuran dan Larangan yang berguna.

Tulis dengan tepat apa yang Anda maksud
Grammarly membantu Anda mencapai nada yang sempurna dengan setiap rekan kerja
Menulis dengan Grammarly

Baik tim Anda menggunakan Slack atau yang serupa melalui Teams, Hangouts, Flock, Chanty, atau salah satu dari banyak lainnya, kami membantu Anda mengetahui apa yang harus dilakukan—dan apa yang harus dihindari—untuk menyempurnakan dan menyempurnakan etiket obrolan kerja Anda.

Jangan: Mulailah dengan permainan menebak.

Saat mengirim pesan kepada kolega yang tidak Anda kenal dengan baik, hanya membuka dengan "hai" bisa berbahaya, terutama jika tidak ada konteks tambahan atau emoji. Tidak ada yang ingin menebak apa yang terjadi—dan jika mereka sibuk dan perlu merespons nanti, percakapan harus dimulai kembali dari awal yang canggung.

Lakukan: Bersikaplah jelas dan disengaja saat Anda membuka percakapan

Adalah bijaksana untuk memberikan beberapa informasi dasar di awal: tentang apa ini? Juga, ingatlah bahwa siapa pun yang Anda kirimi pesan kemungkinan memiliki banyak pekerjaan lain, dan pesan Anda mungkin bukan prioritas mereka yang paling mendesak. (Jika, pada kenyataannya, memang demikian , Anda pasti ingin menjelaskan alasannya, dan dengan cepat.)

Jika tidak, pertimbangkan pembukaan yang sederhana dan cukup jelas seperti, "Hei, apakah Anda punya waktu untuk bertukar pikiran tentang konten yang akan datang?"

Jangan: Berpikir keras, satu baris pada satu waktu

Ini sebuah ide—ping! Jika ini terus terjadi—ping! Ini akan menjadi tua—ping! Sangat cepat—ping!

Juga Jangan: Kirimi orang satu pesan sepanjang satu bab buku

Ini adalah kebalikan dari item terakhir—penerima mendapatkan satu pesan epik dan luas yang menyebabkan mata berkaca-kaca dan hati tenggelam saat pesan itu muncul. Membacanya saja mungkin membutuhkan secangkir kopi lagi, dan menyerapnya dengan penuh arti, yah, itu mungkin perlu sedikit. Oh, dan sambil menunggu seseorang mengetik karya seperti itu, menonton titik-titik antisipasi untuk keabadian juga tidak menyenangkan.

Lakukan: Cobalah untuk menyeimbangkan antara panjang dan volume pesan.

Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Jika pikiran Anda tersebar, luangkan waktu sejenak untuk mengumpulkannya dan mencari tahu apa yang ingin Anda keluarkan dari percakapan, lalu atur sesuai dengan itu.

Jika Anda memiliki masalah yang berlawanan, pecahkan pikiran Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Berbagi ide-ide Anda dalam potongan-potongan kecil memberi kesempatan kepada penerima untuk menanggapi dan mengajukan pertanyaan, yang juga dapat menginformasikan bagaimana Anda melanjutkan. Dan itu bisa meredakan beberapa ketegangan di atas.

Dan ingat, alat seperti Slack tidak sempurna untuk semua kesempatan; terkadang alternatif seperti percakapan telepon atau memo tertulis lebih praktis.

Jangan: Lupakan dengan siapa Anda berbicara

Dalam lingkungan seperti Slack, di mana kata "terima kasih kembali" yang sederhana mungkin terwujud kepada teman kerja sebagai emoji yang memakai kacamata hitam, mudah untuk masuk ke mode yang terlalu santai dengan orang yang tidak benar-benar Anda kenal. Tetapi kecuali Anda dan bos Anda memiliki hubungan yang sangat baik, pikirkan profesionalisme sebelum menempelkan GIF Simpsons itu.

Lakukan: Pertimbangkan audiens Anda

Hal di atas tidak hanya berlaku untuk kesopanan tetapi juga istilah—tidak semua orang fasih dalam dialek niche Anda. Misalnya, sesama produser podcast mungkin tahu apa yang Anda maksud jika Anda mengatakan Anda "memantulkan sesi rn", tetapi itu adalah setumpuk kata untuk siapa pun di tim Anda yang tidak "memotong pita". Lebih baik katakan saja Anda hampir selesai mengedit episode.

Mungkin juga ada kecenderungan kebiasaan dari obrolan kantor untuk menyusup ke percakapan di luar pekerjaan—dengan hasil yang kurang memuaskan. Misalnya, pasangan Anda tidak ingin diberi tahu melalui teks bahwa Anda akan "berputar kembali" tentang rencana makan malam atau kemungkinan "jalur paralel" untuk makanan India atau pizza.

Untuk alasan ini, cobalah untuk berlatih memeriksa ulang apa yang Anda katakan dan kepada siapa sebelum Anda menumbuk "kirim". Karena ini menjadi kebiasaan pada waktunya, ini bisa menyelamatkan Anda dari banyak kecanggungan.

Terakhir, penting, dibawa pulang Lakukan: Tulislah dengan empati mungkin.

Inti dari apa pun yang ditulis adalah agar seseorang membaca dan memahaminya, dan tulisan terbaik berusaha membuat proses itu sesederhana mungkin bagi pembaca. Di sini, kunci sukses adalah empati, dan itu penting baik Anda sedang menulis novel atau label peringatan atau pesan Slack yang sederhana: Bagaimana ini akan mendarat dengan orang yang membacanya?

Jika menurut Anda apa yang Anda katakan mungkin tampak kasar, atau berlebihan, atau sulit diikuti, itu pertanda kuat bahwa revisi sedang dilakukan.