Bisakah Anda Sebenarnya Menggunakan Emoji di Email Kantor?

Kemungkinan Anda menemukan emoji setiap hari. Ikon-ikon menggemaskan ini bermunculan di mana-mana—dalam teks dengan teman dan keluarga, pos media sosial, dan bahkan di bioskop.

Tapi apakah mereka ada di email kantor Anda? Dan—inilah pertanyaan yang lebih menonjol— haruskah itu ada di email kantor Anda?

Penggunaan emoji terus meningkat sejak diciptakan di Jepang pada akhir 1990-an. Bagi banyak dari kita, mereka sekarang menjadi bagian normal dari komunikasi digital, tetapi apakah mereka termasuk di tempat kerja? Jika Anda menyertakan emoji tersenyum dalam pesan kepada atasan Anda, apakah Anda sedang membangun hubungan baik—atau apakah atasan Anda akan menganggap Anda tidak profesional? Bagaimana kalau mengirim tumpukan emoji kotoran ke kolega?

Apakah Anda terganggu dengan kecemasan bertanya-tanya emoji mana yang sesuai, atau Anda telah menghujani kolega Anda dengan emoji kiri dan kanan, Anda pasti ingin terus membaca.

Hari ini kami menavigasi nuansa halus penggunaan emoji di tempat kerja dan memberikan beberapa jawaban nyata untuk pertanyaan etiket bisnis yang sering diajukan ini.

Mengapa Kami Menggunakan Emoji?

Jika ada kontroversi seputar emoji dalam komunikasi bisnis, lalu mengapa kita merasa terdorong untuk menggunakannya? Mengapa tidak meninggalkan mereka sama sekali?

Jawaban sederhananya: kami ingin lebih dipahami.

Komunikasi email terkenal bermasalah karena tidak memiliki isyarat emosional yang kita andalkan dalam percakapan tatap muka atau telepon. Tanpa nada suara atau ekspresi wajah untuk membimbing kita, ada banyak ruang untuk kesalahpahaman ketika kita membaca email. Pesan yang dimaksudkan untuk menjadi positif sering ditafsirkan sebagai netral, dan pesan netral ditafsirkan sebagai negatif.

Ingat saat Anda menulis email yang terperinci dan dipikirkan dengan matang kepada atasan Anda, hanya untuk menerima tanggapan singkat dan satu baris? Kemungkinan bos Anda senang dengan pekerjaan Anda, tetapi email mereka gagal menyampaikan kehangatan dan persetujuan yang akan dimiliki percakapan tatap muka atau telepon.

Tidak ada yang ingin disalahpahami atau dianggap sebagai orang brengsek, jadi kami telah menemukan cara untuk menghindari ambiguitas email. Menurut sebuah studi tahun 2014, kami menggunakan emotikon dalam email kami tidak untuk menyampaikan emosi secara langsung, tetapi sebagai petunjuk konteks untuk menunjukkan kepada penerima bagaimana menafsirkan pesan kami. (Misalnya, menyertakan smiley setelah baris yang dimaksudkan sebagai lelucon.)

Tetapi ketika Anda mengirim emoji winkie itu ke atasan Anda, apakah Anda berkomunikasi lebih efektif atau mungkinkah itu merugikan tujuan Anda?

Mengapa Anda Tidak Harus Menggunakan Emoji di Email Kantor

Kami mungkin memiliki niat baik ketika kami menggunakan emoji dalam komunikasi kerja kami (kehangatan yang lebih besar, hubungan yang lebih baik!), tetapi penelitian terbaru tentang penggunaan emoji telah menunjukkan hasil yang mengecewakan.

Berjudul The Dark Side of a Smiley: Effects of Smiling Emoticon on Virtual First Impressions, penelitian tersebut menemukan bahwa:

…berlawanan dengan senyuman yang sebenarnya, smiley tidak meningkatkan persepsi kehangatan dan justru menurunkan persepsi kompetensi. Persepsi kompetensi rendah pada gilirannya merusak berbagi informasi.

Singkatnya, jika Anda menggunakan smiley dalam komunikasi dengan seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, mereka

• Mungkin tidak akan menganggap pesan Anda sebagai "lebih hangat"
• Mungkin akan menganggap Anda "kurang kompeten".
• Mungkin akan memasukkan lebih sedikit informasi dalam tanggapan mereka kepada Anda karena mereka melihat Anda tidak kompeten

Aduh! Itu bumerang yang cukup serius. Berdasarkan informasi baru ini, haruskah kita membuang emoji dari tempat kerja selamanya?

Tidak semuanya.

Studi tersebut juga menemukan bahwa senyuman dapat menggantikan senyuman tatap muka jika Anda sudah memiliki hubungan dengan penerima.

Kesimpulan? Emoji dapat membantu bila digunakan dalam konteks yang tepat.

Itu bagus, tapi sekarang Anda mungkin bertanya-tanya apa konteks yang "benar". Untuk menjawab pertanyaan itu, kami telah mengumpulkan beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam penggunaan emoji, dan semuanya tergantung pada siapa audiens Anda.

Kapan TIDAK Menggunakan Emoji

Biasanya merupakan ide yang buruk untuk menggunakan emoji dalam konteks berikut:

• Dengan seseorang yang belum Anda jalin hubungan dengan
• Dengan atasan Anda atau atasan lainnya
• Dengan klien Anda
• Dengan rekan kerja Anda memiliki hubungan yang tidak nyaman dengan
• Di tempat kerja yang secara inheren lebih formal (Jika Anda mengenakan jas, Anda tidak boleh menggunakan emoji!)
• Untuk mengganti kata sepenuhnya (misalnya, menggunakan emotikon hati alih-alih kata "cinta")
• Dalam pesan dengan berita buruk atau permintaan yang tidak menyenangkan (misalnya, menambahkan kerutan setelah meminta seseorang untuk bekerja selama akhir pekan dapat mengganggu penerima alih-alih merapikan semuanya)
• Dalam pesan dengan kata-kata yang ambigu (Cara terbaik untuk menghindari miskomunikasi adalah dengan menulis pesan yang jelas dan tidak ambigu!)

Ketika Emoji Bermanfaat

Berikut adalah beberapa konteks di mana Anda dapat menggunakan emoji untuk membangun hubungan:

• Dengan rekan kerja Anda jika budaya tempat kerja Anda informal (misalnya, di sebagian besar perusahaan rintisan teknologi)
• Menembak email cepat ke tim erat Anda
• Mengobrol dengan tim Anda di Slack atau aplikasi perpesanan lainnya
• Dalam korespondensi dengan seseorang di level yang sama dengan Anda yang juga menggunakan emoji