Cara Menulis Surat Pengantar

Surat lamaran, juga dikenal sebagai surat lamaran, adalah surat pribadi dari Anda kepada orang yang mengawasi proses perekrutan untuk pekerjaan yang Anda lamar.

Surat lamarantidaksama dengan resume . Meskipun resume memberikan peta karier Anda yang jelas poin demi poin sejauh ini, surat lamaran menceritakan sisi pribadi kisah karier Anda. Idealnya, surat lamaran dan resume Anda saling melengkapi, dengan masing-masing dokumen menjawab pertanyaan apa pun yang dimiliki perekrut tentang keahlian dan pengalaman kerja Anda setelah membaca satu sama lain.

Apa saja yang harus disertakan dalam surat lamaran?

Pastikan surat lamaran Anda mencakup semua hal berikut:

• Posisi yang Anda lamar
• Bagaimana Anda menemukan lowongan pekerjaan
• Mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan
• Mengapa Anda melamar posisi spesifik yang Anda cari
• Keterampilan, pengalaman, dan ciri-ciri kepribadian yang berhubungan dengan pekerjaan yang membuat Anda sangat cocok untuk peran tersebut

Menyebutkan posisi yang Anda lamar dan cara Anda menemukannya sangatlah sederhana—cukup nyatakan minat Anda pada jabatan tersebut dalam kalimat pembuka:

• “Saya menulis ini sebagai tanggapan terhadap posisi penulis konten yang diposting di Indeed.”

Saat Anda membicarakan alasan Anda ingin bekerja di perusahaan tersebut, Anda tidak bisa hanya menulis “karena saya butuh pekerjaan”. Sekalipun itu benar, hal itu tidak membuat Anda menonjol sebagai kandidat yang memenuhi syarat untuk peran tersebut. Bagian surat lamaran Anda ini harus mengkomunikasikan bagaimana nilai spesifik dan tujuan karier Anda sesuai dengan misi perusahaan. Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti:

• “Sebagai seorang aktivis hak-hak hewan, saya sangat antusias atas kesempatan untuk bekerja dengan sebuah organisasi yang secara langsung memberikan manfaat bagi spesies yang terancam.”

Surat lamaran Anda juga perlu menjelaskan tentang bagaimana dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk posisi yang Anda lamar. Kalimat yang mengkomunikasikan poin-poin ini dapat terlihat seperti ini:

• “Selama bertahun-tahun mengajar bahasa Inggris di Jepang, saya mengembangkan keterampilan manajemen kelas, kepekaan budaya, dan dasar pengetahuan linguistik yang diperlukan untuk berhasil sebagai guru ESL.”
• “Saya telah bekerja di layanan pelanggan selama tujuh tahun terakhir. Selama waktu itu, saya telah menjadi ahli dalam komunikasi yang jelas, pemecahan masalah, dan membimbing pelanggan menuju produk yang paling cocok untuk mereka.”

Selain menyampaikan mengapa Anda tertarik bekerja untuk perusahaan tertentu dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk peran tersebut, sertakan sedikit tentang diri Anda dan bagaimana hal ini menonjol di tempat kerja:

• “Saya seorang organisator alami. Dalam peran saya sebelumnya, saya telah membantu kolega saya meningkatkan produktivitas mereka dengan memperkenalkan mereka pada alat dan strategi organisasi favorit saya.”

Apakah surat lamaran diperlukan?

Pada sebagian besar lamaran kerja, Anda mungkin pernah melihat frasa “surat lamaran opsional”.

Tapi apakah ini benar-benar opsional? Statistik apakah surat lamaran benar-benar akan membantu Anda mendapatkan pekerjaan atau tidak masih beragam. Menurut laporan Jobvite Recruiter Nation tahun 2016 ,74 persenperekruttidakmempertimbangkan surat lamaran saat menilai apakah akan mempekerjakan pelamar kerja. Namun,90 perseneksekutif dari perusahaan perekrutan Robert Half melaporkan bahwa mereka tidak hanya mempertimbangkan surat pengantar dalam proses perekrutan, namunsurat pengantar itu sangat berharga.

Sebenarnya, surat lamaran lebih penting di industri tertentu atau untuk peran tertentu dibandingkan di industri lain. Biasakan diri Anda dengan norma-norma industri Anda untuk surat lamaran, yang dapat Anda lakukan dengan berbicara dengan profesional yang lebih senior di industri Anda dan meninjau lowongan pekerjaan untuk posisi seperti yang Anda cari. Jika lowongan pekerjaan menyatakan surat lamaran diperlukan, tulislah surat lamaran. Dan jika tidak, tulis saja. Satu-satunya saat ketika Andatidak bolehmenulis surat lamaran adalah ketika lowongan pekerjaan secara eksplisit mengatakan untuk tidak mengirimkannya dan ketika proses lamaran tidak mengizinkan Anda untuk memberikannya.

Jika ragu,lebih baik bersiap secara berlebihan daripada kurang siap.Meskipun pemikiran untuk mengirimkan surat lamaran yang tidak dibaca oleh siapa pun dapat mengganggu, kehilangan peluang besar karena Anda tidak menulis surat lamaran dapat membuat Anda kecewa.

Cara menulis surat lamaran yang baik

Saat Anda melamar suatu pekerjaan, sangat jarang Anda menjadi satu-satunya pelamar. Di hampir semua kasus, Anda adalah salah satu dari sekelompok, mungkin ratusan, pelamar.

Itu berarti surat lamaran Anda adalah salah satu dari ratusan surat lamaran yang berpotensi akan dibaca oleh perekrut . Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi Anda untuk menulis surat lamaran yang unggul dalam hal-hal berikut:

• Menarik perhatian perekrut
• Mengkomunikasikan secara efektif mengapa Anda adalah kandidat ideal untuk peran tersebut
• Membuat Anda menonjol dari keramaian

Ingat, tujuan Anda dengan surat lamaran bukanlah untuk memberikan rekap riwayat pekerjaan Anda kepada perekrut (resume Anda harus mencapai hal itu dan Anda tidak ingin menjadi mubazir), tetapi untuk membuat mereka cukup tertarik untuk menawari Anda wawancara .

Lakukan riset dan brainstorming terlebih dahulu

Sebelum Anda mulai menulis surat lamaran Anda, kenali peran tersebut dan persyaratannya. Baca daftar pekerjaan dengan hati-hati dan ambil informasi yang paling penting, seperti keahlian spesifik apa yang ingin Anda soroti dalam surat lamaran dan bagaimana pengalaman Anda mempersiapkan Anda untuk peran ini. Kemudian, luangkan waktu di situs web perusahaan untuk memahami budaya, nilai, dan misi perusahaan.

Setelah Anda benar-benar memahami semua hal yang diperlukan dalam peran tersebut, pikirkan cara paling efektif untuk mengomunikasikan kesesuaian Anda untuk peran tersebut dalam surat lamaran Anda. Brainstorming adalah bagian penting dari proses penulisan . Saat Anda bertukar pikiran, tentukan semua topik yang mungkin untuk disertakan dalam surat lamaran Anda dan cara untuk menekankan kompetensi Anda untuk peran tersebut.

Personalisasikan salam

Hal pertama yang akan dilihat oleh perekrut atau manajer perekrutan dalam surat lamaran Anda adalah apakah Anda menyampaikannya secara pribadi kepada mereka.

Tidak selalu mudah untuk menemukan nama perekrut atau manajer perekrutan, tetapi melakukannya selalu sepadan dengan waktu Anda. Jika nama mereka tidak tercantum dalam lowongan pekerjaan, luangkan waktu untuk menemukannya. Anda mungkin dapat menemukannya di situs web perusahaan. Jika tidak membuahkan hasil, coba LinkedIn.

Jika Andabenar-benar tidak dapatmenemukan nama yang relevan, sapaan umum seperti “Manajer Perekrutan yang Terhormat” atau “Tim [Nama Perusahaan] yang Terhormat” dapat diterima. Namun lakukan ini sebagai upaya terakhir—yang terbaik adalah menghubungi langsung orang yang akan membuat keputusan perekrutan.

Menarik perhatian pembaca

Sama seperti sebuah buku yang perlu menarik perhatian pembacanya dalam beberapa halaman pertama, surat lamaran Anda juga perlu menarik perhatian dalam satu atau dua kalimat pertama. Ingat, perekrut akan membacabanyak surat pengantar— surat pengantar yang berisi konten yang sangat mirip. Jika surat lamaran Anda tidak memikat mereka sejak awal, Anda mungkin akan diabaikan.

Anda dapat menarik perhatian pembaca dengan memulai dengan fakta menarik tentang diri Anda:

• “Di dua universitas terakhir tempat saya bekerja, saya akhirnya berperan sebagai Santa di pesta liburan. Mungkin karena saya periang, mungkin karena saya suka kue, tapi menurut saya itu karena saya mempelopori kampanye pemberian alumni yang paling sukses setiap tahunnya.”

Atau Anda dapat menyoroti kegunaan unik dari salah satu keterampilan kerja Anda:

• “Sebagai manajer proyek, saya tidak asing lagi dalam menghubungkan orang-orang agar proyek tetap berjalan. Namun saya tidak pernah membayangkan akan mampu mengelola upaya untuk memajukan perahu ponton yang terdampar—sampai perusahaan saya melakukan perjalanan memancing tahun lalu.”

Pastikan pembuka Anda berhubungan dengan kebugaran Anda untuk peran yang Anda cari.

Tunjukkan kekuatan dan keterampilan Anda yang paling relevan

Anda mungkin pernah diminta untuk “menunjukkan, bukan memberi tahu” dalam tugas menulis sebelumnya. Surat lamaran Anda tidak berbeda. Daripada menyebutkan kekuatan dan keterampilan Anda (ingat, resume Anda mencantumkan hal tersebut), ceritakan kisah yang menunjukkan aset-aset tersebut dalam tindakan.

Gunakan teknik yang sama yang Anda gunakan untuk menarik perhatian pembaca di kalimat pembuka Anda. Misalnya, Anda dapat menyoroti pencapaian karier yang besar dengan terlebih dahulu menjelaskan keadaan yang mendorong Anda mengambil tindakan dan mencapai hasil tertentu.

Anekdot seperti ini menunjukkan mengapa Anda adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

Jadikan hal itu tentang perusahaan Anda dan juga tentang Anda

Yang ini mungkin rumit. Kuncinya di sini adalah tidak sekadar menulis surat tentang diri Anda, namunmengomunikasikan manfaat yang Anda tawarkan kepada pemberi kerjasaat Anda melakukannya.

Di sinilah penelitian awal Anda terhadap budaya perusahaan membuahkan hasil. Orang (atau tim) yang ditugaskan untuk mengisi posisi yang terbuka tidak hanya mencari seseorang yang dapat melakukan pekerjaan tersebut; mereka mencari seseorang yang cocok dengan struktur dan budaya perusahaan yang ada. Dengan menulis surat lamaran Anda sedemikian rupa sehingga mencerminkan gaya merek mereka, Anda mengomunikasikan bahwa Anda memahami siapa mereka dan tipe orang seperti apa yang mereka cari. Jika salinan di situs web perusahaan mereka memiliki gaya yang bersahaja dan sederhana, pertahankan tulisan yang sederhana dan lugas di surat lamaran Anda. Jika surat lamaran Anda lebih bernuansa trendi dan edgy, Anda punya ruang untuk sedikit menonjolkan diri dalam surat lamaran Anda.

Jika karyawan saat ini di perusahaan tersebut merujuk Anda pada peran tersebut, sebutkan hal itu di surat lamaran Anda. Namun jangan hanya menyebutkan nama mereka—sertakan satu atau dua kalimat tentang alasan mereka secara khusus menghubungi Anda dan merekomendasikan Anda untuk menekuni peran tersebut.

Tunjukkan antusiasme Anda terhadap peran tersebut

Sepanjang surat lamaran Anda, gunakan bahasa yang mengomunikasikan hasrat Anda terhadap jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Pilihan kata Anda memainkan peran besar dalam membentuk cara perekrut memandang sikap Anda terhadap pengalaman kerja dan antusiasme Anda terhadap peran tersebut.

Saat Anda menyoroti pencapaian Anda di masa lalu, gunakan bahasa dan kata-kata tindakan yang spesifik. Lihatlah perbedaan antara kedua kalimat ini:

• Saya adalah seorang manajer di tim yang terdiri dari empat tenaga penjualan.
• Saya menjalankan departemen penjualan yang gesit.

Atau pertimbangkan perbedaan antara ini:

• Setelah enam belas tahun menjadi teller bank, saya memutuskan untuk lebih memilih menjadi tukang listrik.
• Setelah lebih dari satu dekade menjadi teller bank, saya beralih ke karier baru dan mulai magang di bidang kelistrikan.

Dengan kata-kata seperti "berlari", "gesit", dan "berputar", Anda memberikan gambaran yang lebih dinamis dibandingkan dengan kata-kata seperti "adalah seorang manajer" dan "memutuskan".

Berikut cara mudah lainnya untuk membuat tulisan Anda lebih dinamis: gunakan kalimat aktif . Daripada “di bawah kepemimpinan saya, 50 pinjaman telah disiapkan,” katakanlah “di bawah kepemimpinan saya, tim kami menyiapkan 50 pinjaman.”

Saat Anda menggunakan kalimat aktif, Anda mengakui pencapaian Anda.

Mintalah wawancara

Anda juga harus meminta wawancara. Lakukan ini di paragraf terakhir Anda sebelum menandatangani. Meminta wawancara secara langsung mungkin terasa canggung, tetapi ini adalah bagian penting dari surat lamaran Anda. Berikut adalah beberapa cara untuk mengungkapkan permintaan wawancara:

• “Saya ingin bertemu langsung untuk membahas posisi ini lebih lanjut. Silakan hubungi saya di [masukkan nomor telepon] atau [masukkan alamat email].”
• “Saya menantikan bertemu dengan Anda untuk mendiskusikan kecocokan saya untuk peran ini lebih lanjut.”
• “Saya harap Anda mempertimbangkan saya untuk posisi ini. Silakan hubungi saya di [masukkan nomor telepon] atau [masukkan alamat email] untuk menjadwalkan wawancara.”

Meskipun Anda harus berterus terang, hindari menampilkan diri Anda sebagai orang yang sombong atau berhak di bagian surat lamaran Anda ini.

Ketika tiba waktunya untuk keluar, buatlah tetap sederhana. Tetap berpegang pada salah satu hal mendasar, seperti “tulus” atau “terbaik”.

Surat lamaran yang boleh dan tidak boleh dilakukan

Saat Anda menulis surat lamaran, ingatlah poin-poin penting berikut:

Usahakantetap objektif. Anda tidak meminta mereka untuk mempekerjakan Anda, Anda menunjukkan mengapa Anda adalah kandidat terbaik untuk peran tersebut.

Janganmenggunakan bahasa yang terlalu formal, kaku, atau rumit. Meskipun surat lamaran tidak boleh menggunakan bahasa gaul atau bahasa yang terlalu santai, surat lamaran harus terasa ramah dan menarik. Pendeteksi nada Grammarly dapat membantu Anda menguasai kosakata dan frasa profesional dengan tepat.

Mintalahorang lain membaca surat lamaran Anda dan memberi Anda umpan balik yang membangun sebelum Anda mengirimkannya ke perekrut. Ini bisa jadi pasangan Anda, teman Anda, orang tua Anda, atau siapa pun yang cukup mengenal Anda. Pembaca dekat ini dapat membantu Anda menentukan di mana harus menambah atau menghapus informasi, cara menampilkan pencapaian Anda secara akurat , dan bahwa surat lamaran Anda mencakup semua yang diperlukan untuk posisi spesifik yang Anda cari.

Janganmenggunakan kembali surat lamaran yang sama untuk setiap pekerjaan. Surat lamaran Anda bisa serupa dan Anda bahkan dapat menggunakan satu surat lamaran sebagai templat untuk surat lamaran lainnya, namun perekrut tahu kapan mereka membaca surat lamaran yang umum. Tunjukkan kepada setiap perekrut bahwa Anda membaca deskripsi pekerjaan dengan cermat dan Anda benar-benar tertarik dengan pekerjaan tersebut dengan menulis surat lamaran pribadi yang secara khusus membahas peran dan perusahaan tersebut.

Masukkankata kunci ke dalam surat lamaran Anda. Anda dapat menemukan kata kunci ini di daftar pekerjaan. Biasanya, itu adalah jabatan, departemen, industri, dan tugas tertentu. Banyak perusahaan besar menggunakan perangkat lunak untuk menyaring pelamar dan program ini mencari kata kunci tertentu dalam surat lamaran.

Janganmenulis surat lamaran yang panjang dan bertele-tele. Simpan di bawah satu halaman dengan paragraf yang pendek dan mudah diatur. Grammarly Premium menyertakan saran pemformatan, seperti mengidentifikasi kapan Anda menulis paragraf yang sulit diikuti, dan saran interaksi, yang dapat membantu Anda menulis ulang kalimat agar lebih menarik perhatian pembaca.

Selain resume Anda, surat lamaran adalah cara Anda mengomunikasikan pengalaman kerja dan keterampilan Anda kepada setiap calon pemberi kerja. Investasikan dalam karier Anda dan tingkatkan kemungkinan Anda mendapatkan nilai wawancara dengan menguasai seni surat lamaran.

Artikel ini awalnya ditulis pada tahun 2013 oleh Karen Hertzberg. Telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.