Cara Menulis Surat Pengantar

Diterbitkan: 2021-05-24

Surat lamaran, juga dikenal sebagai surat lamaran, adalah surat pribadi dari Anda kepada orang yang mengawasi proses perekrutan untuk pekerjaan yang Anda lamar.

Surat lamaran tidak sama dengan resume . Sementara resume memberikan peta karir Anda yang jelas, poin demi poin sejauh ini, surat lamaran menceritakan sisi pribadi dari kisah karir Anda. Idealnya, surat lamaran dan resume Anda saling melengkapi, dengan setiap dokumen menjawab pertanyaan apa pun yang dimiliki perekrut tentang keterampilan dan pengalaman kerja Anda setelah membaca yang lain.

Jadikan surat lamaran Anda bersinar
Grammarly membantu Anda memoles tulisan Anda
Menulis dengan Grammarly

Apa yang harus disertakan dalam surat lamaran?

Pastikan surat lamaran Anda mencakup semua hal berikut:

  • Posisi yang Anda lamar
  • Bagaimana Anda menemukan lowongan pekerjaan
  • Mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan?
  • Mengapa Anda melamar ke posisi tertentu yang Anda cari
  • Keterampilan, pengalaman, dan sifat kepribadian terkait pekerjaan yang membuat Anda sangat cocok untuk peran tersebut

Menyebutkan posisi yang Anda lamar dan bagaimana Anda menemukannya sederhana—cukup nyatakan minat Anda pada judul pekerjaan dalam kalimat pembuka Anda:

  • “Saya menulis sebagai tanggapan atas posisi penulis konten yang diposting di Indeed.”

Ketika Anda berbicara tentang mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan, Anda tidak bisa hanya menulis "karena saya butuh pekerjaan." Bahkan jika itu benar, itu tidak membuat Anda menonjol sebagai kandidat yang memenuhi syarat untuk peran tersebut. Bagian dari surat lamaran Anda ini harus mengomunikasikan bagaimana nilai dan tujuan karir spesifik Anda sesuai dengan misi perusahaan. Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti:

  • “Sebagai aktivis hak-hak hewan seumur hidup, saya senang mendapat kesempatan untuk bekerja dengan organisasi yang secara langsung memberi manfaat bagi spesies yang terancam.”

Surat lamaran Anda juga perlu berbicara tentang bagaimana dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk posisi yang Anda lamar. Kalimat yang mengomunikasikan poin-poin ini dapat terlihat seperti ini:

  • “Selama bertahun-tahun mengajar bahasa Inggris di Jepang, saya mengembangkan keterampilan manajemen kelas, kepekaan budaya, dan basis pengetahuan linguistik yang diperlukan untuk berhasil sebagai guru ESL.”
  • “Saya telah bekerja di layanan pelanggan selama tujuh tahun terakhir. Selama waktu itu, saya telah menjadi ahli dalam komunikasi yang jelas, pemecahan masalah, dan membimbing pelanggan ke produk yang paling cocok untuk mereka.”

Selain berbagi mengapa Anda tertarik bekerja untuk perusahaan tertentu dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk peran tersebut, sertakan sedikit tentang diri Anda dan bagaimana hal ini bersinar di tempat kerja:

  • “Saya seorang organisator alami. Dalam peran saya sebelumnya, saya telah membantu rekan kerja saya meningkatkan produktivitas mereka dengan memperkenalkan alat dan strategi organisasi favorit saya kepada mereka.”

Apakah surat lamaran diperlukan?

Dengan sebagian besar lamaran pekerjaan, Anda mungkin pernah melihat frasa “surat lamaran opsional.”

Tapi apakah itu benar-benar opsional? Statistik apakah surat lamaran benar-benar akan membantu Anda mendapatkan pekerjaan atau tidak beragam. Menurut laporan Jobvite Recruiter Nation 2016 , 74 persen perekrut Namun, 90 persen eksekutif dari perusahaan perekrutan Robert Half melaporkan bahwa mereka tidak hanya mempertimbangkan surat pengantar dalam proses perekrutan, tetapi surat pengantar itu sangat berharga .

Sebenarnya, surat pengantar lebih penting di industri tertentu atau untuk peran tertentu daripada di industri lain. Biasakan diri Anda dengan norma industri Anda untuk surat pengantar, yang dapat Anda lakukan dengan berbicara dengan lebih banyak profesional senior di industri Anda dan meninjau posting pekerjaan untuk posisi seperti yang Anda cari. Jika lowongan pekerjaan mengatakan surat pengantar diperlukan, tulis surat pengantar. Dan jika tidak, tetap tulis satu. Satu-satunya waktu ketika Anda tidak boleh menulis surat lamaran adalah ketika lowongan pekerjaan secara eksplisit mengatakan untuk tidak mengirimnya dan ketika proses aplikasi tidak mengizinkan Anda untuk memberikannya.

Jika ragu, selalu lebih baik untuk bersiap secara berlebihan daripada tidak siap. Meskipun pemikiran untuk mengirimkan surat lamaran yang tidak dibaca siapa pun dapat mengganggu, kehilangan peluang besar karena Anda tidak menulis surat lamaran dapat membuat Anda menendang diri sendiri.

Bagaimana cara menulis surat lamaran yang baik?

Ketika Anda melamar pekerjaan, sangat jarang menjadi satu-satunya pelamar. Dalam hampir semua kasus, Anda adalah salah satu dari sekelompok, berpotensi ratusan, pelamar.

Itu berarti surat lamaran Anda adalah salah satu dari ratusan kemungkinan yang akan dibaca oleh perekrut . Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi Anda untuk menulis surat lamaran yang unggul dalam hal berikut:

  • Menarik perhatian perekrut
  • Mengkomunikasikan secara efektif mengapa Anda adalah kandidat ideal untuk peran tersebut
  • Membuat Anda menonjol dari keramaian

Ingat, tujuan Anda dengan surat lamaran bukan untuk memberi perekrut rekap riwayat pekerjaan Anda (resume Anda harus mencapai itu dan Anda tidak ingin berlebihan), tetapi untuk membuat mereka cukup tertarik untuk menawarkan Anda sebuah wawancara .

Riset dan brainstorming dulu

Sebelum Anda mulai menulis surat lamaran Anda, biasakan diri Anda dengan peran dan persyaratannya. Baca daftar pekerjaan dengan hati-hati dan tarik informasi yang paling penting, seperti keahlian spesifik Anda yang mana untuk disorot dalam surat lamaran Anda dan bagaimana pengalaman Anda mempersiapkan Anda untuk peran ini. Kemudian, luangkan waktu di situs web perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang kuat tentang budaya, nilai, dan misi perusahaan.

Setelah Anda benar-benar memahami semua peran yang diperlukan, lakukan curah pendapat tentang cara paling efektif untuk mengomunikasikan kesesuaian Anda untuk peran tersebut dalam surat lamaran Anda. Brainstorming adalah bagian penting dari proses menulis . Saat Anda melakukan brainstorming, tentukan semua topik yang mungkin untuk disertakan dalam surat lamaran Anda dan cara untuk menekankan kompetensi Anda untuk peran tersebut.

Personalisasi salam

Hal pertama yang akan diperhatikan oleh perekrut atau manajer perekrutan dalam surat lamaran Anda adalah apakah Anda menyampaikannya kepada mereka secara pribadi.

Tidak selalu mudah untuk menemukan nama perekrut atau manajer perekrutan, tetapi selalu ada baiknya waktu Anda untuk melakukannya. Jika nama mereka tidak tercantum dalam lowongan pekerjaan, luangkan waktu untuk menemukannya. Anda mungkin dapat menemukannya di situs web perusahaan. Jika itu tidak membuahkan hasil, coba LinkedIn.

Jika Anda benar-benar tidak dapat menemukan nama yang relevan, sapaan umum seperti “Manajer Perekrutan yang Terhormat” atau “Tim [Nama Perusahaan] yang Terhormat” dapat diterima. Tetapi lakukan ini sebagai upaya terakhir—selalu yang terbaik adalah berbicara langsung dengan orang yang akan membuat keputusan perekrutan.

Tarik perhatian pembaca

Sama seperti sebuah buku yang perlu menarik perhatian pembacanya dalam beberapa halaman pertama, surat lamaran Anda perlu menarik perhatian dalam satu atau dua kalimat pertama. Ingat, perekrut akan membaca banyak surat pengantar — surat pengantar yang berisi konten yang sangat mirip. Jika surat lamaran Anda tidak memikat mereka sejak awal, Anda bisa saja diabaikan.

Anda dapat menarik perhatian pembaca dengan memulai dengan fakta menarik tentang diri Anda:

  • “Di dua universitas terakhir tempat saya bekerja, saya akhirnya bermain sebagai Santa di pesta liburan. Mungkin karena saya periang, mungkin karena saya suka kue, tapi saya suka berpikir itu karena saya mempelopori kampanye pemberian alumni yang paling sukses setiap tahun.”

Atau Anda dapat menyoroti cara unik salah satu keterampilan kerja Anda berguna:

  • “Sebagai manajer proyek, saya tidak asing dengan menghubungkan orang untuk membuat proyek terus berjalan. Tapi saya tidak pernah membayangkan saya akan mengelola upaya untuk membuat perahu ponton yang terdampar bergerak maju—sampai perjalanan memancing perusahaan saya tahun lalu.”

Pastikan pembuka mendesis Anda berhubungan dengan kebugaran Anda untuk peran yang Anda cari.

Pamerkan kekuatan dan keterampilan Anda yang paling relevan

Anda mungkin pernah diminta untuk "menunjukkan, bukan memberi tahu" dalam tugas menulis sebelumnya. Surat lamaran Anda tidak berbeda. Alih-alih mencantumkan kekuatan dan keterampilan Anda (ingat, resume Anda melakukan itu), ceritakan kisah yang menunjukkan aset ini dalam tindakan.

Gunakan teknik yang sama yang Anda gunakan untuk menarik perhatian pembaca Anda di baris pembuka Anda. Misalnya, Anda dapat menyoroti pencapaian karir utama dengan terlebih dahulu menjelaskan keadaan yang membuat Anda mengambil tindakan dan mencapai hasil tertentu.

Anekdot seperti ini menunjukkan mengapa Anda adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

Buatlah sebanyak mungkin tentang majikan seperti halnya tentang Anda

Yang satu ini bisa rumit. Kuncinya di sini adalah untuk tidak hanya menulis surat tentang diri Anda, tetapi mengomunikasikan manfaat yang Anda tawarkan kepada atasan saat Anda melakukannya.

Di sinilah penelitian awal Anda ke dalam budaya perusahaan terbayar. Orang (atau tim) yang ditugaskan untuk mengisi posisi terbuka tidak hanya mencari seseorang yang dapat melakukan pekerjaan itu; mereka mencari seseorang yang cocok dengan struktur dan budaya perusahaan yang ada. Dengan menulis surat lamaran Anda dengan cara yang mencerminkan gaya merek mereka, Anda mengomunikasikan bahwa Anda memahami siapa mereka dan jenis orang yang mereka cari. Jika salinan di situs web perusahaan mereka memiliki gaya yang sederhana dan bersahaja, tetap gunakan tulisan yang sederhana dan lugas di surat lamaran Anda. Jika mereka memiliki lebih dari pinggul, merasa tegang, Anda memiliki ruang untuk keluar dari kotak sedikit di surat lamaran Anda.

Jika karyawan saat ini di perusahaan merujuk Anda ke peran tersebut, sebutkan itu dalam surat lamaran Anda. Tapi jangan hanya menyebutkan nama mereka—sertakan satu atau dua kalimat tentang mengapa mereka secara khusus menghubungi Anda dan merekomendasikan Anda untuk mengejar peran tersebut.

Tunjukkan antusiasme Anda tentang peran itu

Sepanjang surat lamaran Anda, gunakan bahasa yang mengomunikasikan hasrat Anda untuk jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Pilihan kata Anda memainkan peran besar dalam membentuk bagaimana perekrut memandang sikap Anda terhadap pengalaman kerja dan antusiasme Anda terhadap peran tersebut.

Saat Anda menyoroti pencapaian Anda sebelumnya, gunakan bahasa dan kata-kata tindakan tertentu. Perhatikan perbedaan antara dua kalimat ini:

  • Saya adalah seorang manajer untuk tim yang terdiri dari empat tenaga penjualan.
  • Saya menjalankan departemen penjualan yang gesit.

Atau pertimbangkan perbedaan antara ini:

  • Setelah enam belas tahun sebagai teller bank, saya memutuskan untuk menjadi tukang listrik.
  • Setelah lebih dari satu dekade sebagai teller bank, saya beralih ke karir baru dan memulai magang listrik saya.

Dengan kata-kata seperti "berlari", "gesit", dan "berputar", Anda melukiskan gambaran yang lebih dinamis daripada yang Anda lakukan dengan kata-kata seperti "adalah seorang manajer" dan "memutuskan".

Berikut cara mudah lainnya untuk membuat tulisan Anda lebih dinamis: gunakan suara aktif . Alih-alih "di bawah kepemimpinan saya, 50 pinjaman disiapkan," katakan "di bawah kepemimpinan saya, tim kami menyiapkan 50 pinjaman."

Saat Anda menggunakan suara aktif, Anda memiliki pencapaian Anda.

Minta wawancaranya

Anda juga harus meminta wawancara. Lakukan ini di paragraf terakhir Anda sebelum menandatangani. Meminta wawancara secara langsung bisa jadi canggung, tetapi ini adalah bagian penting dari surat lamaran Anda. Berikut adalah beberapa cara untuk mengungkapkan permintaan wawancara:

  • “Saya ingin bertemu langsung untuk membahas posisi ini lebih lanjut. Silakan hubungi saya di [masukkan nomor telepon] atau [masukkan alamat email].”
  • “Saya berharap dapat bertemu dengan Anda untuk membahas kecocokan saya untuk peran ini lebih lanjut.”
  • “Saya harap Anda akan mempertimbangkan saya untuk posisi ini. Silakan hubungi saya di [masukkan nomor telepon] atau [masukkan alamat email] untuk menjadwalkan wawancara.”

Meskipun Anda harus berterus terang, hindari menampilkan diri Anda sebagai orang yang lancang atau berhak di bagian surat lamaran Anda ini.

Saat tiba waktunya untuk sign-off, buatlah sederhana. Tetap berpegang pada salah satu dasar, seperti "tulus" atau "terbaik".

Surat pengantar yang harus dan tidak boleh dilakukan

Saat Anda menulis surat lamaran Anda, ingatlah poin-poin penting ini:

Tetap objektif. Anda tidak meminta mereka untuk mempekerjakan Anda, Anda menunjukkan mengapa Anda adalah kandidat terbaik untuk peran tersebut.

Jangan gunakan bahasa yang terlalu formal, kaku, atau rumit. Meskipun surat lamaran tidak boleh menyertakan bahasa gaul atau bahasa yang terlalu santai, surat itu harus terasa ramah dan menarik. Detektor nada Grammarly dapat membantu Anda mendapatkan kosakata dan frasa profesional dengan tepat.

Mintalah orang lain membaca surat lamaran Anda dan memberi Anda umpan balik yang membangun sebelum Anda mengirimkannya ke perekrut. Ini bisa menjadi pasangan Anda, teman Anda, orang tua Anda, atau siapa pun yang cukup mengenal Anda. Pembaca dekat ini dapat membantu Anda menentukan tempat untuk menambahkan atau menghapus informasi, cara menampilkan pencapaian Anda secara akurat , dan bahwa surat lamaran Anda mencakup semua yang diperlukan untuk posisi tertentu yang Anda cari.

Jangan menggunakan kembali surat lamaran yang sama untuk setiap pekerjaan. Surat pengantar Anda bisa serupa dan Anda bahkan dapat menggunakan satu surat pengantar sebagai templat untuk orang lain, tetapi perekrut tahu kapan mereka membaca surat pengantar umum. Tunjukkan kepada setiap perekrut bahwa Anda membaca deskripsi pekerjaan dengan cermat dan Anda benar-benar tertarik dengan pekerjaan itu dengan menulis surat lamaran pribadi yang secara khusus membahas peran dan perusahaan.

Kerjakan kata kunci ke dalam surat lamaran Anda. Anda dapat menemukan kata kunci ini di daftar pekerjaan. Biasanya, itu adalah jabatan, departemen, industri, dan tugas-tugas tertentu. Banyak perusahaan besar menggunakan perangkat lunak untuk menyaring pelamar dan program ini mencari kata kunci tertentu dalam surat lamaran.

Jangan menulis surat pengantar yang panjang dan bertele-tele. Simpan di bawah satu halaman dengan paragraf pendek yang mudah diatur. Grammarly Premium menyertakan saran pemformatan, seperti mengidentifikasi kapan Anda telah menulis paragraf yang sulit diikuti, dan saran keterlibatan, yang dapat membantu Anda menulis ulang kalimat untuk lebih menarik perhatian pembaca.

Di samping resume Anda, surat lamaran adalah bagaimana Anda dapat mengomunikasikan pengalaman dan keterampilan kerja Anda kepada setiap calon pemberi kerja. Investasikan dalam karir Anda dan tingkatkan kemungkinan Anda untuk mencetak wawancara dengan menguasai seni surat lamaran.

Artikel ini awalnya ditulis pada tahun 2013 oleh Karen Hertzberg. Ini telah diperbarui untuk memasukkan informasi baru.