Cara Menulis Surat kepada Perwakilan Terpilih Anda

Salah satu ciri demokrasi adalah kemampuan individu untuk menyampaikan pandangan, meminta informasi atau bantuan, dan berupaya membujuk orang-orang terpilih untuk mewakili mereka. Salah satu cara paling populer untuk berkomunikasi dengan pejabat terpilih adalah melalui surat atau email.

Surat dan email pribadi membantu pesan Anda menonjol dari kumpulan surat dan email yang diterima perwakilan terpilih Anda setiap hari. Jika Anda ingin pesan Anda mendapat lebih banyak perhatian, pertimbangkan untuk menulis atau mencetak surat untuk dikirim melalui pos. Namun jika pesan Anda adalah tentang sesuatu yang sensitif terhadap waktu seperti pemungutan suara yang tertunda, email mungkin merupakan sarana koneksi terbaik untuk Anda.

Baik Anda sedang mencari notulensi rapat dari sidang dewan sekolah, meminta anggota dewan kota untuk mengisi lubang yang ada, atau mencoba menarik perhatian senator AS, artikel ini akan memberi Anda panduan untuk menulis surat atau email yang jelas dan penuh hormat agar Anda dapat menyuarakan pendapat Anda. mendengar. Baca terus untuk mengetahui cara menulis surat kepada pejabat terpilih Anda, apa saja yang harus disertakan, dan temukan contohnya.

Mengapa menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda?

Tujuan menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda bergantung pada hasil yang ingin Anda capai. Anda dapat menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda untuk menyampaikan pendapat Anda, meminta mereka bertindak atas isu tertentu, atau mendapatkan dokumen publik.

Misalnya, Anda dapat menulis surat kepada anggota dewan kota Anda meminta mereka menyelesaikan suatu masalah di lingkungan Anda. Atau Anda dapat menulis surat kepada anggota kongres Anda untuk memberi tahu mereka tentang suatu undang-undang yang penting bagi Anda.

Baik Anda mengirim surat tulisan tangan atau email, cara paling langsung untuk memberi tahu perwakilan terpilih Anda apa yang penting bagi Anda adalah dengan menulis pesan kepada mereka.

Kapan harus menulis surat kepada perwakilan Anda

Jika Anda punya waktu, surat mungkin akan mendapat perhatian paling besar, namun email pribadi juga bisa efektif. Surat adalah cara yang tepat untuk meminta informasi, mengungkapkan pendapat Anda, atau menyampaikan ajakan bertindak.

Berikut adalah beberapa keadaan yang mengharuskan Anda menulis surat kepada perwakilan Anda:

• Ketika Anda membutuhkan informasi atau layanan
• Saat Anda ingin menarik perhatian pada suatu masalah atau kebutuhan
• Saat Anda ingin berterima kasih kepada mereka karena telah mengatasi suatu masalah atau kebutuhan
• Ketika Anda ingin berbagi kekecewaan atau frustrasi Anda dengan tindakan mereka

Cara menulis surat, email, atau pesan kepada perwakilan Anda

Sebelum Anda menulis pesan, surat, atau email, tentukan siapa yang harus menerimanya. Ini mungkin anggota dewan lokal, senator atau perwakilan negara bagian, atau senator atau perwakilan federal. Setelah Anda mengetahui kepada siapa Anda menulis surat, Anda dapat mengatasinya dengan benar.

Kemudian, perjelas apa yang Anda tulis dan berikan tiga poin untuk mendukung perspektif Anda. Jika bisa, pikirkan kisah pribadi yang dapat Anda bagikan untuk memanusiakan pesan Anda. Jelaskan bagaimana masalah tersebut memengaruhi hidup Anda.

Apa aturan menulis surat?

Berikut beberapa aturan yang harus Anda ikuti saat menulis surat kepada pejabat terpilih Anda:

• Simpan di bawah satu halaman atau lima ratus kata jika Anda menulis email.
• Sampaikan hanya satu topik dalam surat Anda.
• Cantumkan alamat rumah Anda.
• Jika menggunakan email, kirimkan hanya ke satu perwakilan dalam satu waktu.
• Nyatakan subjek Anda dengan jelas di baris subjek atau kalimat pertama surat itu.
• Sertakan fakta.
• Hindari serangan pribadi.

Nada apa yang harus Anda gunakan?

Surat kepada pejabat terpilih harus menggunakan nada penulisan yang lebih hormat dan formal . Penerima mungkin menyimpan surat untuk referensi resmi atau, pada beberapa kesempatan, bahkan membacanya di depan Kongres.

Penting untuk diingat bahwa perwakilan terpilih Anda, baik lokal maupun federal, adalah manusia sejati. Mengekspresikan rasa hormat dan penghargaan Anda atas waktu mereka dengan menggunakan nada yang sopan akan membantu pesan Anda mendapat perhatian yang layak.

Jika pejabat terpilih Anda telah bertindak dengan cara yang Anda hargai, baik sebelum atau sesudah Anda menulis surat kepada mereka, pertimbangkan untuk mengirimkan surat penghargaan kepada mereka .

Bagaimana seharusnya surat itu disusun?

Surat Anda harus terdiri dari sekitar empat paragraf dan tidak lebih dari satu halaman atau lima ratus kata.

Berikut adalah garis besar yang dapat Anda ikuti saat menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda:

• Sapaan
• Ringkasan
• Konteks
• Kisah pribadi
• Penutupan dengan penuh hormat

Informasi apa yang harus dimuat dalam surat itu?

Jika Anda menulis surat yang dicetak atau ditulis tangan, cantumkan tanggal Anda menulis surat di sudut kanan atas. Jika Anda menulis email, mulailah dengan salam. Paragraf pertama Anda , paragraf ringkasan, harus menguraikan siapa Anda, mengapa Anda menulis, dan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Anda dapat menyertakan kredensial Anda — jabatan Anda atau penghargaan apa pun yang pernah Anda terima — jika itu relevan dengan masalah yang Anda tulis.

Di paragraf kedua, berikan konteks kepada perwakilan tersebut. Mengapa isu yang Anda tulis penting? Dengan cara ini, mereka tahu persis apa yang Anda ingin mereka lakukan mengenai masalah ini. Anda dapat meminta mereka untuk memilih rancangan undang-undang tertentu, mengambil tindakan terhadap masalah yang ada di komunitas Anda, atau memasukkan pendanaan untuk masalah Anda ke dalam anggaran.

Kemudian, berikan tiga poin pendukung terbaik Anda. Data tersebut dapat berupa data, peristiwa relevan, atau poin bukti penting lainnya. Anda dapat membagi bukti Anda ke dalam daftar poin setelah paragraf kedua atau memasukkannya ke dalam paragraf.

Di paragraf terakhir surat Anda, bantu mereka terhubung dengan Anda. Menyertakan kisah pribadi bisa membuat surat Anda lebih meyakinkan. Jika Anda memiliki hubungan pribadi, atau Anda mengenal seseorang yang memilikinya, ceritakan sebuah kisah tentangnya. Anda juga dapat menambahkan kalimat transisi di awal paragraf keempat.

Di akhir surat Anda, sertakan penutup yang sopan. Anda dapat menulis “dengan hormat”, “terima kasih”, atau semacamnya. Anda dapat menandatangani nama Anda, tetapi pastikan untuk mencetaknya juga di bawah tanda tangan Anda. Anda dapat menambahkan gelar Anda, jika ada, pada nama Anda.

Setelah nama Anda, sertakan alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda. Dengan cara ini, jika ada banyak badan pemerintahan yang terlibat, perwakilan terpilih Anda akan mengetahui bahwa Anda adalah konstituen mereka. Mereka juga dapat menghubungi Anda jika memerlukan informasi lebih lanjut. Jangan lupa untuk mengoreksi surat Anda, memeriksa kesalahan ejaan , tanda baca , dan tata bahasa .

Contoh surat kepada perwakilan

Kami telah menulis tiga contoh surat kepada perwakilan di tingkat federal, negara bagian, dan lokal.

1 Surat kepada perwakilan AS

[Nama Anda] [Alamat Anda]

Yang Terhormat Perwakilan [Nama belakang] Dewan Perwakilan Rakyat AS Washington, DC 20515

Perwakilan yang terhormat [Nama belakang],

Nama saya [X], dan saya tinggal di distrik Anda. Saya menulis surat ini untuk mendesak Anda meningkatkan pendanaan untuk [lembaga/program/inisiatif X].

Seperti yang Anda ketahui, [agensi X] bertanggung jawab atas [X]. Dengan adanya [acara X] di negara bagian kita, saya harap Anda melihat betapa pentingnya melanjutkan pendanaan [X].

• Fakta 1 tentang pentingnya program
• Fakta 2 tentang dampak di daerah pejabat
• Fakta 3 tentang dampaknya terhadap masyarakat di luar distrik mereka

Uang yang diinvestasikan di [X] berkontribusi kepada komunitas di seluruh negeri, termasuk negara bagian kita, menciptakan lapangan kerja dan menstimulasi perekonomian lokal. Saya pribadi mengenal banyak orang di komunitas saya yang akan mendapat manfaat dari [X].

Saya harap Anda mempertimbangkan untuk menyetujui peningkatan pendanaan untuk [X]. Terima kasih atas waktu dan pertimbangannya. Silakan hubungi saya jika Anda ingin membicarakan hal ini lebih lanjut.

Sungguh-sungguh,

[Nama Anda] [Judul Anda] [Email Anda] [Nomor telepon Anda]

2 Email ke senator negara bagian

Senator yang terhormat [Nama belakang],

Sebagai direktur aliansi perumahan nirlaba, saya menulis surat ini untuk mendesak Anda agar memilih ya pada [Nomor RUU].

Seperti yang Anda ketahui, [Nomor RUU] adalah proposal bipartisan dan netral anggaran untuk membangun perumahan yang lebih terjangkau di [Wilayah]. Menyetujui RUU ini memberi otorisasi pendanaan penting untuk perumahan dasar penting bagi konstituen Anda.

[Nomor tagihan] bermanfaat bagi konstituen Anda karena alasan berikut:

• RUU ini menciptakan lapangan kerja lokal dan merangsang perekonomian dengan mendanai proyek perumahan baru.
• RUU ini akan menyediakan perumahan bagi lebih dari dua ribu keluarga yang mencari perumahan terjangkau, banyak di antaranya saat ini tidak mempunyai tempat tinggal.
• RUU ini akan meningkatkan pendapatan pajak properti bagi pemerintah negara bagian.

Melalui [hubungan pribadi atau pengalaman kerja atau hidup], saya tahu betapa pentingnya menyediakan perumahan yang terjangkau dan mudah diakses bagi konstituen. Ada ribuan keluarga di negara bagian kita yang mencari rumah yang mampu mereka sewa. Saya mendorong Anda untuk memilih ya pada [Nomor tagihan].

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca email ini. Saya menantikan kabar dari Anda segera.

Sungguh-sungguh,

[Nama lengkap], [Gelar jika relevan] [Alamat] [Nomor telepon] [Email]

3 Surat kepada anggota dewan kota

[Nama Anda] [Alamat Anda]

Anggota Dewan [Nama belakang] [Alamat kantor]

Anggota Dewan/Anggota Dewan yang terhormat [Nama belakang],

Nama saya [Nama Anda], penduduk [Kota Anda]. Saya menulis surat ini untuk mendesak Anda meningkatkan pendanaan untuk departemen jalan raya pada anggaran tahun 2023.

Seperti yang mungkin Anda ketahui, lubang dan gelombang es telah melanda jalanan [Kota Anda]. Kondisinya menjadi jauh lebih buruk tahun ini dan harus diperbaiki sebelum menjadi lebih buruk. Lubang dapat menyebabkan kerusakan pada suspensi, pelurusan, poros, wadah oli, dan ban pada kendaraan bermotor.

• Gabungan gelombang es dan lubang menyebabkan kerusakan senilai lebih dari $200.000 setiap musim dingin di Amerika Serikat bagian timur laut.
• Ada lebih dari tiga puluh laporan jalan berlubang dan 150 gelombang es berulang di [Kota Anda].
• Dibutuhkan biaya hanya $1.350 untuk memperbaiki lubang berlubang yang dilaporkan di [Kota Anda].

Saya pribadi telah menghabiskan lebih dari $1.500 untuk perbaikan mobil selama dua belas bulan terakhir karena kondisi jalan kita. Saya mendorong Anda untuk menyediakan dana untuk memperbaiki lubang tersebut. Saya juga ingin meminta agar dewan kota mempertimbangkan untuk mengaspal ulang [Nama jalan] untuk mengurangi gelombang es.

Saya menghargai waktu dan pertimbangan Anda.

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

Kirimkan surat kepada perwakilan Anda untuk didengarkan

Banyak pejabat terpilih bertanggung jawab atas suara ribuan orang. Mereka juga ditugaskan untuk menavigasi lanskap permasalahan yang terus berubah seperti keselamatan publik, anggaran, layanan kesehatan, pembangunan perkotaan, dan banyak lagi. Itulah mengapa penting meluangkan waktu untuk menulis surat kepada perwakilan Anda.

Berinteraksi dengan perwakilan lokal Anda melalui surat dan email hampir selalu mempunyai dampak yang lebih besar dibandingkan menulis surat kepada pejabat di tingkat yang lebih tinggi. Pejabat lokal mewakili lebih sedikit orang dan memiliki lebih banyak pendapat mengenai dampak langsung terhadap Anda.

Surat-surat yang mempunyai pengaruh paling besar adalah tulisan tangan, pribadi, ringkas, dan bijaksana. Menjalin hubungan dengan perwakilan Anda dengan menulis surat kepada mereka dapat membantu surat Anda memiliki dampak yang lebih besar. Penting untuk memiliki suara yang aktif dan terlibat dalam pemerintahan jika Anda ingin membantu melakukan perubahan.