Cara Menulis Surat kepada Perwakilan Terpilih Anda

Salah satu ciri demokrasi adalah kemampuan individu untuk berbagi pandangan, meminta informasi atau bantuan, dan berusaha membujuk mereka yang terpilih untuk mewakili mereka. Salah satu cara paling populer untuk berkomunikasi dengan pejabat terpilih adalah melalui surat atau email.

Surat dan email pribadi membantu pesan Anda menonjol dari kerumunan surat dan email pemotong kue yang diterima perwakilan terpilih Anda setiap hari. Jika Anda ingin pesan Anda mendapat perhatian lebih, pertimbangkan untuk menulis atau mencetak surat untuk dikirim melalui pos. Tetapi jika pesan Anda tentang sesuatu yang sensitif terhadap waktu seperti pemungutan suara yang tertunda, email mungkin merupakan sarana koneksi terbaik untuk Anda.

Apakah Anda sedang mencari notulen rapat dari sidang dewan sekolah, meminta anggota dewan kota Anda untuk mengisi lubang, atau mencoba untuk mendapatkan perhatian senator AS Anda, artikel ini akan menawarkan Anda panduan untuk menulis surat atau email yang jelas dan hormat agar suara Anda terdengar. mendengar. Baca terus untuk mengetahui cara menulis surat kepada pejabat terpilih Anda, apa yang harus disertakan, dan temukan contohnya.

Mengapa menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda?

Tujuan menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda tergantung pada hasil yang ingin Anda capai. Anda dapat menulis perwakilan terpilih Anda untuk mengungkapkan pendapat Anda, meminta mereka untuk bertindak atas masalah tertentu, atau mendapatkan dokumen publik.

Misalnya, Anda dapat menulis surat kepada anggota dewan kota Anda meminta mereka menyelesaikan masalah di lingkungan Anda. Atau Anda bisa menulis surat kepada anggota kongres Anda untuk memberi tahu mereka tentang undang-undang yang penting bagi Anda.

Baik Anda mengirim surat tulisan tangan atau email, cara paling langsung untuk memberi tahu perwakilan terpilih Anda tentang apa yang penting bagi Anda adalah dengan menulis pesan kepada mereka.

Kapan harus menulis surat kepada perwakilan Anda

Jika Anda punya waktu, surat mungkin akan mendapat perhatian paling besar, tetapi email pribadi juga bisa efektif. Surat adalah cara yang tepat untuk meminta informasi, mengungkapkan pendapat, atau menyampaikan ajakan bertindak.

Di bawah ini adalah beberapa keadaan di mana Anda harus menulis surat kepada perwakilan Anda:

• Ketika Anda membutuhkan informasi atau layanan
• Ketika Anda ingin menarik perhatian pada suatu masalah atau kebutuhan
• Ketika Anda ingin berterima kasih kepada mereka karena telah mengatasi masalah atau kebutuhan
• Ketika Anda ingin berbagi kekecewaan atau frustrasi Anda dengan tindakan mereka

Cara menulis surat, email, atau pesan ke perwakilan Anda

Sebelum Anda menulis pesan, surat, atau email, tentukan siapa yang harus menerimanya. Ini mungkin anggota dewan lokal, senator atau perwakilan negara bagian, atau senator atau perwakilan federal. Setelah Anda mengetahui kepada siapa Anda menulis surat, Anda dapat mengatasinya dengan benar.

Kemudian, jelaskan apa yang Anda tulis dan buatlah tiga poin untuk mendukung perspektif Anda. Jika Anda bisa, pikirkan kisah pribadi yang dapat Anda bagikan untuk memanusiakan pesan Anda. Jelaskan bagaimana masalah tersebut memengaruhi hidup Anda.

Bagaimana aturan menulis surat?

Berikut adalah beberapa aturan yang harus Anda ikuti saat menulis surat kepada pejabat terpilih Anda:

• Simpan di bawah satu halaman atau lima ratus kata jika Anda menulis email.
• Alamat hanya satu topik dalam surat Anda.
• Sertakan alamat rumah Anda.
• Jika menggunakan email, kirimkan hanya ke satu perwakilan dalam satu waktu.
• Nyatakan subjek Anda dengan jelas di baris subjek atau kalimat pertama surat itu.
• Sertakan fakta.
• Hindari serangan pribadi.

Nada apa yang harus Anda gunakan?

Surat kepada pejabat terpilih harus mempertahankan nada penulisan yang hormat dan lebih formal . Penerima dapat menyimpan surat untuk referensi resmi atau, pada beberapa kesempatan, bahkan dapat membacanya di depan Kongres.

Penting untuk diingat bahwa perwakilan terpilih Anda, baik lokal maupun federal, adalah manusia sejati. Mengekspresikan rasa hormat dan penghargaan Anda atas waktu mereka dengan menggunakan nada sopan akan membantu pesan Anda menerima perhatian yang layak.

Jika pejabat terpilih Anda telah bertindak dengan cara yang Anda hargai, baik sebelum atau sesudah Anda menulis surat kepada mereka, pertimbangkan untuk mengirimi mereka surat penghargaan .

Bagaimana seharusnya surat itu disusun?

Surat Anda harus terdiri dari sekitar empat paragraf dan tidak lebih dari satu halaman atau lima ratus kata.

Berikut adalah garis besar yang dapat Anda ikuti saat menulis surat kepada perwakilan terpilih Anda:

• Sapaan
• Ringkasan
• Konteks
• cerita pribadi
• Penutup dengan hormat

Informasi apa yang harus terkandung dalam surat itu?

Jika Anda menulis surat cetak atau tulisan tangan, sertakan tanggal Anda menulis surat di sudut kanan atas. Jika Anda menulis email, mulailah dengan salam. Paragraf pertama Anda , paragraf ringkasan, harus menguraikan siapa Anda, mengapa Anda menulis, dan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Anda dapat menyertakan kredensial Anda — jabatan Anda atau penghargaan apa pun yang telah Anda terima — jika relevan dengan masalah yang Anda tulis.

Di paragraf kedua Anda, beri perwakilan beberapa konteks. Mengapa masalah yang Anda tulis penting? Dengan cara ini, mereka tahu persis apa yang Anda ingin mereka lakukan tentang masalah tersebut. Anda mungkin meminta mereka untuk memilih RUU tertentu, mengambil tindakan atas lubang di komunitas Anda, atau memasukkan pendanaan untuk masalah Anda dalam anggaran.

Kemudian, berikan tiga poin pendukung terbaik Anda. Itu bisa berupa data, peristiwa yang relevan, atau poin bukti kunci lainnya. Anda dapat memecah bukti Anda menjadi daftar berpoin setelah paragraf kedua Anda atau memasukkannya ke dalam paragraf.

Di paragraf terakhir surat Anda, bantu mereka terhubung dengan Anda. Menyertakan kisah pribadi dapat membuat surat Anda lebih meyakinkan. Jika Anda memiliki hubungan pribadi, atau Anda mengenal seseorang yang memilikinya, ceritakan sebuah kisah tentangnya. Anda juga dapat menambahkan kalimat transisi di awal paragraf keempat.

Di akhir surat Anda, sertakan penutup yang sopan. Anda dapat menulis “dengan tulus”, “terima kasih”, atau sesuatu seperti itu. Anda dapat menandatangani nama Anda, tetapi pastikan untuk mencetaknya di bawah tanda tangan Anda juga. Anda dapat menambahkan gelar Anda, jika ada, pada nama Anda.

Setelah nama Anda, sertakan alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda. Dengan cara ini, jika banyak badan pemerintahan yang terlibat, perwakilan terpilih Anda akan tahu bahwa Anda adalah konstituen mereka. Mereka juga dapat menghubungi Anda jika mereka membutuhkan informasi lebih lanjut. Jangan lupa untuk mengoreksi surat Anda, memeriksa kesalahan ejaan , tanda baca , dan tata bahasa .

Contoh surat untuk perwakilan

Kami telah menulis tiga contoh surat kepada perwakilan di tingkat federal, negara bagian, dan lokal.

1 Surat untuk perwakilan AS

[Nama Anda] [Alamat Anda]

Perwakilan Yang Terhormat [Nama belakang] Dewan Perwakilan AS Washington, DC 20515

Perwakilan yang terhormat [Nama belakang],

Nama saya [X], dan saya tinggal di distrik Anda. Saya menulis ini untuk mendesak Anda meningkatkan pendanaan untuk [agen/program/inisiatif X].

Seperti yang Anda ketahui, [agensi X] bertanggung jawab atas [X]. Dengan [X event] di negara bagian kami, saya harap Anda melihat betapa pentingnya melanjutkan pendanaan [X].

• Fakta 1 tentang pentingnya program
• Fakta 2 tentang dampak di daerah pejabat
• Fakta 3 tentang bagaimana dampaknya bagi mereka yang berada di luar distrik mereka

Uang yang diinvestasikan di [X] berkontribusi pada komunitas di seluruh negeri, termasuk negara bagian kita, menciptakan lapangan kerja dan merangsang ekonomi lokal. Saya pribadi mengenal banyak orang di komunitas saya yang akan mendapat manfaat dari [X].

Saya harap Anda akan mempertimbangkan untuk menyetujui peningkatan pendanaan untuk [X]. Terima kasih atas waktu dan pertimbanganmu. Silakan hubungi saya jika Anda ingin mendiskusikan ini lebih lanjut.

Sungguh-sungguh,

[Nama Anda] [Judul Anda] [Email Anda] [Nomor Telepon Anda]

2 Email ke senator negara bagian

Senator yang terhormat [Nama belakang],

Sebagai direktur aliansi perumahan nirlaba, saya menulis surat ini untuk mendesak Anda memilih ya pada [Nomor tagihan].

Seperti yang Anda ketahui, [Nomor tagihan] adalah proposal bipartisan, anggaran-netral untuk membangun perumahan yang lebih terjangkau di [Wilayah]. Menyetujui RUU ini memberi wewenang pendanaan penting untuk perumahan dasar penting konstituen Anda.

[Nomor tagihan] bermanfaat bagi konstituen Anda karena alasan berikut:

• RUU ini menciptakan lapangan kerja lokal dan merangsang ekonomi dengan mendanai proyek perumahan baru.
• RUU ini akan menyediakan perumahan bagi lebih dari dua ribu keluarga yang mencari perumahan yang terjangkau, banyak dari mereka saat ini tidak memiliki tempat tinggal.
• RUU ini akan meningkatkan penerimaan pajak properti bagi pemerintah negara bagian.

Melalui [hubungan pribadi atau pekerjaan atau pengalaman hidup], saya tahu betapa pentingnya menyediakan perumahan yang terjangkau dan dapat diakses oleh para konstituen. Ada ribuan keluarga di negara bagian kita yang mencari rumah yang bisa mereka sewa. Saya mendorong Anda untuk memilih ya pada [Nomor tagihan].

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca email ini. Saya berharap untuk mendengar dari Anda segera.

Sungguh-sungguh,

[Nama lengkap], [Gelar jika relevan] [Alamat] [Nomor telepon] [Email]

3 Surat untuk anggota dewan kota

[Nama Anda] [Alamat Anda]

Anggota Dewan [Nama belakang] [Alamat kantor]

Anggota Dewan/Dewan yang terhormat [Nama belakang],

Nama saya [Nama Anda], penduduk [Kota Anda]. Saya menulis untuk mendesak Anda meningkatkan pendanaan untuk departemen jalan raya dalam anggaran 2023.

Seperti yang Anda ketahui, lubang dan lapisan es telah mengganggu jalan-jalan di [Kota Anda]. Mereka menjadi jauh lebih buruk tahun ini dan harus diperbaiki sebelum menjadi lebih buruk. Lubang dapat menyebabkan kerusakan suspensi, pelurusan, gardan, bak oli, dan ban pada kendaraan bermotor.

• Embun beku dan lubang gabungan menyebabkan kerusakan senilai lebih dari $200.000 setiap musim dingin di Amerika Serikat bagian timur laut.
• Ada lebih dari tiga puluh lubang yang dilaporkan dan 150 lapisan es yang berulang di [Kota Anda].
• Biayanya hanya $1.350 untuk memperbaiki lubang yang dilaporkan di [Kota Anda].

Saya pribadi telah menghabiskan lebih dari $1.500 untuk perbaikan mobil selama dua belas bulan terakhir karena jalan kita. Saya mendorong Anda untuk menyediakan dana untuk memperbaiki lubang. Saya juga ingin meminta agar dewan kota mempertimbangkan untuk memperbaiki [Nama jalan] untuk mengurangi lapisan es.

Saya menghargai waktu dan pertimbangan Anda.

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

Tulis surat kepada perwakilan Anda untuk didengar

Banyak pejabat terpilih bertanggung jawab atas suara ribuan orang. Mereka juga ditugaskan untuk menavigasi lanskap masalah yang selalu berubah seperti keselamatan publik, anggaran, perawatan kesehatan, pembangunan perkotaan, dan banyak lagi. Itulah mengapa penting untuk meluangkan waktu untuk menulis surat kepada perwakilan Anda.

Berinteraksi dengan perwakilan lokal Anda melalui surat dan email hampir selalu memiliki dampak yang lebih besar daripada menulis surat kepada pejabat di tingkat yang lebih tinggi. Pejabat lokal mewakili lebih sedikit orang dan memiliki lebih banyak pendapat tentang apa yang memengaruhi Anda secara langsung.

Surat-surat yang memiliki dampak paling besar adalah tulisan tangan, pribadi, ringkas, dan penuh perhatian. Membangun hubungan dengan perwakilan Anda dengan menulis surat kepada mereka dapat membantu surat Anda memiliki dampak yang lebih besar. Sangat penting untuk memiliki suara yang aktif dan terlibat dalam pemerintahan jika Anda ingin membantu membuat perubahan.