Bagaimana Memberikan Umpan Balik Tertulis: Anjuran dan Larangan

Umpan balik yang konstruktif dan langsung dapat membantu manajer dan rekan kerja saling memotivasi sambil merayakan pertumbuhan dan mengakui tantangan, dan pendekatan kita dalam berbagi umpan balik sangat penting agar rekan kerja kita menerimanya.

Memberikan umpan balik tidak terjadi secara alami bagi semua orang, tapi jangan khawatir; kami telah menyusun panduan lengkap untuk menulis masukan yang membangun. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan rumus tiga langkah kami untuk memberikan masukan tertulis, tips menulis masukan profesional, dan contoh masukan tertulis.

Apa itu umpan balik tertulis?

Umpan balik tertulis adalah catatan panduan yang dimaksudkan untuk membantu seseorang di tempat kerja meningkatkan dan berkembang secara profesional. Umumnya, umpan balik tertulis dapat mencakup pujian, pandangan tentang apa yang dapat ditingkatkan, dan beberapa langkah selanjutnya yang harus diikuti oleh orang tersebut.

Umpan balik tertulis dapat bersifat formal atau informal dan dapat disampaikan dalam berbagai media, termasuk format umum berikut:

• Ulasan tahunan
• Retrospektif proyek
• Evaluasi
• Pertemuan mingguan
• Umpan balik rekan
• Email
• Komentar dalam dokumen, alat manajemen proyek, atau platform kerja lainnya
• Permintaan revisi

Kapan memberikan umpan balik tertulis

Umpan balik tertulis adalah cara terbaik untuk meninggalkan jejak kertas yang mendokumentasikan kemajuan seseorang dan memberikan referensi bagi manajer dan penerima ketika melacak pekerjaan atau pergerakan menuju suatu tujuan (sedangkan umpan balik verbal dapat dilupakan atau salah diingat).

Banyak tempat kerja menganggap masukan sebagai bidang kemajuan dan tantangan, bukan sebagai penilaian positif dan negatif. Umpan balik yang kritis terhadap pekerjaan atau perilaku seseorang mungkin sulit untuk diberikan dan diterima, namun menghindarinya akan lebih buruk. Dengan menahan umpan balik negatif, Anda merugikan orang tersebut: Bagaimana mereka bisa berkembang jika mereka tidak tahu bahwa mereka tidak memenuhi standar?

Anda mungkin ingin memberikan umpan balik tertulis dalam situasi berikut.

• Tinjauan atau evaluasi yang diperlukan perusahaan
• Untuk meninggalkan jejak kertas atau menyimpan catatan
• Situasi tidak rumit yang mudah dijelaskan
• Pelanggaran aturan tertulis
• Memberikan umpan balik setelah suatu acara

Kapan sebaiknya Anda menunda masukan?

Selalu ada situasi ketika umpan balik harus ditunda atau ditahan.

Jika umpan balik tidak dapat ditindaklanjuti atau tidak dapat menguatkan, tanyakan pada diri Anda mengapa Anda ingin memberikan umpan balik. Ketika emosi meningkat, atau informasi yang ingin Anda bagikan bersifat pribadi, ambillah langkah mundur dan evaluasi kembali.

Umpan balik yang konstruktif harus mencakup catatan tentang pekerjaan atau perilaku penerima yang memerlukan perbaikan—bukti tentang apa yang telah mereka lakukan dengan baik, apa yang telah mereka lakukan dengan buruk, dan langkah-langkah yang jelas selanjutnya untuk memotivasi mereka . Umpan balik positif harus spesifik dan saling melengkapi.

Terakhir, Anda harus menghindari penggunaan umpan balik tertulis sebagai metode penyampaian utama jika situasi yang Anda hadapi terlalu rumit untuk dijelaskan secara tertulis, atau jika situasi tersebut dapat diambil di luar konteks. Anda dapat menggunakan umpan balik tertulis untuk mencatat percakapan, namun situasi yang berbeda sebaiknya disimpan untuk umpan balik verbal.

Anda harus menahan diri dari umpan balik tertulis dalam situasi berikut:

• Saat emosi meningkat
• Ketika umpan balik pribadi tidak konstruktif
• Dalam situasi yang berbeda

Bagaimana memberikan umpan balik tertulis

Apakah subjeknya adalah perilaku yang Anda ingin penerimanya teruskan atau ubah, Anda dapat menyampaikan penilaian Anda secara positif secara tertulis.

Apa pun jenis umpan balik yang ingin Anda berikan, pastikan umpan balik tersebut diterima dengan segera. Kebanyakan umpan balik tertulis diberikan setelah suatu peristiwa terjadi. Aturan praktis yang baik adalah menyampaikan umpan balik dalam waktu satu minggu setelah acara kecuali jika itu berupa tinjauan tahunan, umpan balik proyek, atau bentuk umpan balik terjadwal lainnya.

Bersikaplah spesifik

Dalam hal umpan balik, hindari generalisasi. Contoh tindakan penerima dan rekomendasi Anda untuk langkah selanjutnya harus sejelas mungkin.

Semakin spesifik Anda, maka penerima akan semakin mudah mencerna informasi yang Anda sampaikan. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri, “Apa yang ingin saya capai dengan memberikan masukan ini?” dan bekerja mundur dari sana.

Jika Anda menawarkan umpan balik yang membangun, berikan contoh ketika pekerjaan atau perilaku orang tersebut tidak memenuhi standar. Kemudian beri mereka tujuan yang jelas, terukur, dan dapat dicapai untuk dicapai dalam jangka waktu yang ditentukan. Jika Anda memberikan masukan positif, tunjukkan tindakan atau hasil spesifik yang ingin Anda lihat lagi.

Tekankan pentingnya

Meskipun Anda mungkin merasa masukan yang Anda diskusikan dengan penerima itu penting, mereka mungkin tidak merasakan hal yang sama. Merupakan tanggung jawab Anda untuk menyampaikanmengapaapa yang Anda bagikan itu penting.

Anda dapat menunjukkan kepada mereka bahwa hal ini penting dengan menjelaskan dampak dari tindakan mereka (atau kurangnya tindakan).

Bersikaplah empati

Masukan Anda akan lebih mungkin diterima dengan baik jika Anda membagikannya dengan empati dan kebaikan. Umpan balik yang baik bersifat membangun, penuh hormat, suportif, dan penuh kasih sayang. Anda dapat mengakui tantangan dan pengaruh eksternal dan menyatakan (jika itu benar) bahwa Anda menghargai upaya mereka.

Kebaikan dapat disampaikan dengan:

• Memberikan waktu bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan kepada Anda.
• Menggunakan pernyataansayadan bukan pernyataanAnda, misalnya, “Saya memperhatikan bahwa metrik mingguan datang terlambat” atau “Saya berharap untuk melihat presentasi yang lebih baik tentang tujuan tim kami.”
• Memuji hal-hal yang ingin Anda lihat lebih banyak.
• Mengakui tantangan eksternal jika ada.

Contoh umpan balik tertulis

Contoh pesan umpan balik komunikasi

Hei, Lex. Saya ingin tahu apakah Anda memiliki pembaruan status pada proyek hotel. Jika Anda mengalami masalah, beri tahu saya sesegera mungkin agar saya dapat membantu Anda kembali ke jalur yang benar. Menjelang akhir proyek, bisakah Anda mengirimi saya pesan beberapa kali sepanjang minggu agar saya tahu di mana posisi kita? Terima kasih!

Contoh pesan instan umpan balik positif

Hannah—terima kasih karena berpikiran terbuka dan gigih dalam pendirian kami hari ini. Pemikiran kreatif Anda membantu kami melihat masalah ini dengan cara baru, dan saya yakin kami akan mampu menyelesaikan proyek ini tepat waktu. Selanjutnya, mari kita fokus mengatur ulang dua sprint terakhir kita untuk memenuhi tenggat waktu. Pertahankan kerja bagus Anda!

Contoh umpan balik manajer

Hai Martha, bisakah kita menjadwalkan waktu untuk mendiskusikan komunikasi kita dan tujuan saya? Ketika saya bertanya tentang tujuan penjualan saya baru-baru ini, saya merasa belum menerima jawaban yang jelas tentang apa yang harus saya tuju. Saya ingin bertemu Anda minggu depan untuk mencapai target saya pada akhir kuartal. Apakah Anda ada waktu luang pada hari Rabu?

Contoh email ulasan tahunan

Hai Erik,

Terima kasih telah menghadiri pertemuan tinjauan tahunan kami hari ini. Terlampir Anda akan menemukan formulir tinjauan lengkap. Saya telah menyertakan hal-hal penting di bawah ini.

Apa yang terjadi:Anda telah menjadi komunikator yang kuat dan tepat waktu serta manajer proyek yang rajin dan berorientasi pada detail. Tim Anda memuji Anda (lihat dokumen terlampir), dan upaya kolaboratif Anda tidak luput dari perhatian!

Apa yang perlu diperbaiki:Anda hanya memenuhi dua dari enam tenggat waktu proyek Anda tahun ini. Hal ini menyebabkan proyek melebihi anggaran dan mengganggu kemampuan kami untuk menjadwalkan kontraktor dengan benar.

Langkah selanjutnya:Seperti yang telah kita diskusikan dalam pertemuan kita, mohon prioritaskan tenggat waktu di tahun mendatang. Jangan ragu untuk memberi tahu saya jika Anda memerlukan lebih banyak staf, lebih sedikit proyek, atau sumber daya lainnya.

Saya siap membantu Anda jika Anda perlu membicarakan masalah ini atau memiliki pertanyaan atau permasalahan lain.

Sungguh-sungguh,

Lauren

Contoh umpan balik rekan

Hai Mak, kolaborasi Anda dengan tim sangat bagus selama seminggu terakhir ini, namun saya merasa proyek saya sendiri terhenti ketika Anda meminta bantuan saya untuk membuat grafik untuk kampanye email. Saya sudah cukup banyak melihat karya Anda di masa lalu untuk merasa yakin bahwa Anda bisa menghasilkan karya yang bagus sendiri. Apakah menurut Anda Anda dapat mencoba menghadapinya sendirian minggu depan? Jika tidak, beri tahu saya dan kita akan membahas beberapa alternatif.

Umpan balik adalah kunci pengembangan profesional

Menciptakan umpan balik yang efektif membutuhkan kerja keras. Untuk menciptakan masukan yang produktif dan mudah dicerna, pastikan masukan tersebut jelas, penuh empati, dan dapat ditindaklanjuti.

Berikan contoh ketika pekerjaan atau perilaku mereka tidak ideal, dan berikan tujuan tindak lanjut yang jelas dan dapat dicapai. Juga, tunjukkan pencapaian dan tekankan mengapa umpan balik itu penting. Tempatkan diri Anda pada posisi penerima dan atur masukan tertulis Anda. Tetap berpegang pada pendekatan ini, dan Anda akan segera memberikan umpan balik tertulis yang efektif.

Umpan balik positif dan negatif mengharuskan Anda menulis dengan bijaksana. Jadi ingatlah dasar-dasar ini:

1. Mulailah dengan hal positif.
2. Tunjukkan apa yang kurang, jika ada.
3. Selesaikan dengan langkah selanjutnya yang jelas dan dapat dicapai.

Anda mungkin memiliki tujuan tertentu saat memberikan masukan tertulis. Namun ingatlah bahwa hasil terbaik adalah orang tersebut menghargai wawasan tersebut dan mengetahui apa yang harus dilakukan dengan informasi tersebut.