Cara Memberikan Umpan Balik Tertulis: Anjuran dan Larangan

Umpan balik yang konstruktif dan langsung dapat membantu manajer dan rekan kerja saling memotivasi sambil merayakan pertumbuhan dan mengakui tantangan, dan pendekatan kami untuk berbagi umpan balik sangat penting untuk bagaimana rekan kerja kami menerimanya.

Memberi umpan balik tidak datang secara alami kepada semua orang, tetapi jangan khawatir; kami telah menyusun panduan lengkap untuk menulis umpan balik yang konstruktif. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan rumus tiga langkah kami untuk memberikan umpan balik tertulis, tip untuk menulis umpan balik profesional, dan contoh umpan balik tertulis.

Apa itu umpan balik tertulis?

Umpan balik tertulis adalah catatan panduan yang dimaksudkan untuk membantu seseorang di tempat kerja menjadi lebih baik dan berkembang secara profesional. Umumnya, umpan balik tertulis dapat mencakup pujian, melihat apa yang dapat diperbaiki, dan beberapa langkah selanjutnya untuk diikuti oleh orang tersebut.

Umpan balik tertulis bisa formal atau informal dan bisa datang dalam banyak media, termasuk format umum berikut:

• Ulasan tahunan
• Proyek retrospektif
• Evaluasi
• Pertemuan mingguan
• Umpan balik rekan
• Email
• Komentar dalam dokumen, alat manajemen proyek, atau platform kerja lainnya
• Permintaan revisi

Kapan harus memberikan umpan balik tertulis

Umpan balik tertulis adalah cara yang bagus untuk meninggalkan jejak kertas yang mendokumentasikan kemajuan seseorang dan memberikan referensi kepada manajer dan penerima ketika melacak pekerjaan atau gerakan menuju tujuan (sedangkan umpan balik verbal dapat dilupakan atau salah diingat).

Banyak tempat kerja membingkai umpan balik sebagai bidang kemajuan dan tantangan, bukan penilaian yang positif dan negatif. Umpan balik yang mengkritik pekerjaan atau perilaku seseorang bisa jadi sulit untuk diberikan dan diterima, tetapi menghindarinya lebih buruk. Dengan menahan umpan balik negatif, Anda merugikan orang tersebut: Bagaimana mereka bisa meningkat jika mereka tidak tahu bahwa mereka tidak memenuhi standar?

Anda mungkin ingin memberikan umpan balik tertulis dalam situasi berikut.

• Tinjauan atau evaluasi yang diperlukan perusahaan
• Untuk meninggalkan jejak kertas atau menyimpan catatan
• Situasi tidak rumit yang mudah dijelaskan
• Pelanggaran aturan tertulis
• Memberikan umpan balik setelah acara

Kapan Anda harus menunda umpan balik?

Selalu ada situasi ketika umpan balik harus ditunda atau ditahan.

Jika umpan balik tidak dapat ditindaklanjuti atau menegaskan, tanyakan pada diri sendiri mengapa Anda ingin memberikan umpan balik. Ketika emosi meningkat, atau informasi yang ingin Anda bagikan bersifat pribadi, mundur selangkah dan evaluasi kembali.

Umpan balik yang konstruktif harus mencakup catatan tentang pekerjaan atau perilaku penerima yang perlu diperbaiki—bukti tentang apa yang telah mereka lakukan dengan baik, apa yang telah mereka lakukan dengan buruk, dan langkah selanjutnya yang jelas untuk memotivasi mereka . Umpan balik positif harus spesifik dan gratis.

Terakhir, Anda harus menghindari penggunaan umpan balik tertulis sebagai metode penyampaian utama jika situasi yang Anda hadapi terlalu rumit untuk dijelaskan secara tertulis, atau jika dapat diambil di luar konteks. Anda dapat menggunakan umpan balik tertulis untuk mencatat percakapan, tetapi situasi bernuansa paling baik disimpan untuk umpan balik verbal.

Anda harus menahan diri dari umpan balik tertulis dalam situasi berikut:

• Saat emosi memuncak
• Ketika umpan balik pribadi tidak konstruktif
• Dalam situasi bernuansa

Bagaimana memberikan umpan balik tertulis

Apakah subjeknya adalah perilaku yang Anda ingin penerima lanjutkan atau ubah, Anda dapat menyampaikan penilaian Anda secara positif secara tertulis.

Apa pun jenis umpan balik yang ingin Anda berikan, pastikan umpan balik itu tiba dengan segera. Sebagian besar umpan balik tertulis diberikan setelah suatu peristiwa terjadi. Aturan praktis yang baik adalah mengirimkan umpan balik dalam waktu satu minggu setelah suatu acara kecuali jika itu adalah tinjauan tahunan, umpan balik proyek, atau bentuk umpan balik terjadwal lainnya.

Jadilah spesifik

Dalam hal umpan balik, hindari generalisasi. Contoh tindakan penerima dan rekomendasi Anda untuk bergerak maju harus sejelas mungkin.

Semakin spesifik Anda, semakin mudah bagi penerima untuk mencerna informasi yang Anda sampaikan. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri, “Apa yang ingin saya capai dengan memberikan umpan balik ini?” dan bekerja mundur dari sana.

Jika Anda menawarkan umpan balik yang konstruktif, berikan contoh ketika pekerjaan atau perilaku orang tersebut tidak memenuhi standar. Kemudian beri mereka tujuan yang jelas, terukur, dan dapat dicapai untuk dicapai dalam jangka waktu yang ditentukan. Jika Anda memberikan umpan balik positif, tunjukkan tindakan atau hasil tertentu yang ingin Anda lihat lagi.

Tekankan pentingnya

Meskipun Anda mungkin merasa umpan balik yang Anda diskusikan dengan penerima itu penting, mereka mungkin tidak merasakan hal yang sama. Anda bertanggung jawab untuk menyampaikan mengapa hal yang Anda bagikan itu penting.

Anda dapat menunjukkan kepada mereka pentingnya dengan menjelaskan dampak dari tindakan mereka (atau kurangnya tindakan).

Berempati

Umpan balik Anda kemungkinan besar akan diterima dengan baik jika Anda membaginya dengan empati dan kebaikan. Umpan balik yang baik bersifat konstruktif, penuh hormat, mendukung, dan berbelas kasih. Anda dapat mengakui tantangan dan pengaruh eksternal dan perhatikan (jika itu benar) bahwa Anda menghargai usaha mereka.

Kebaikan dapat disampaikan dengan:

• Memberikan waktu bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan kepada Anda.
• Menggunakan pernyataan saya daripada pernyataan Anda , misalnya, "Saya perhatikan bahwa metrik mingguan datang terlambat" atau "Saya berharap untuk melihat presentasi yang lebih halus dari tujuan tim kami."
• Memuji hal-hal yang ingin Anda lihat lebih banyak.
• Mengakui tantangan eksternal jika ada.

Contoh umpan balik tertulis

Contoh pesan umpan balik komunikasi

Hei, Lex. Saya ingin tahu apakah Anda memiliki pembaruan status pada proyek hotel. Jika Anda mengalami masalah, beri tahu saya sesegera mungkin agar saya dapat membantu Anda kembali ke jalur semula. Saat kita mendekati akhir proyek, bisakah Anda mengirimi saya pesan beberapa kali sepanjang minggu agar saya tahu di mana posisi kami? Terima kasih!

Contoh pesan instan umpan balik positif

Hannah—terima kasih telah berpikiran terbuka dan gigih dalam stand-up kami hari ini. Pemikiran kreatif Anda membantu kami melihat masalah dengan cara baru, dan saya yakin kami akan dapat menyelesaikan proyek tepat waktu. Selanjutnya, mari kita fokus mengatur ulang dua sprint terakhir kita untuk memenuhi tenggat waktu. Pertahankan kerja yang sangat baik!

Contoh umpan balik manajer

Hai Martha, bisakah kita menjadwalkan waktu untuk membahas komunikasi dan tujuan saya? Ketika saya bertanya tentang tujuan penjualan saya baru-baru ini, saya tidak merasa telah menerima jawaban yang jelas tentang apa yang harus saya tuju. Saya ingin bertemu dengan Anda dalam minggu depan untuk mencapai target saya pada akhir kuartal ini. Apakah Anda bebas pada hari Rabu?

Contoh email ulasan tahunan

Hai Erik,

Terima kasih telah menghadiri rapat tinjauan tahunan kami hari ini. Terlampir Anda akan menemukan formulir ulasan lengkap. Saya telah menyertakan highlight di bawah ini.

Apa yang benar: Anda telah menjadi komunikator yang kuat dan tepat waktu serta manajer proyek yang rajin dan berorientasi pada detail. Tim Anda memuji Anda (lihat dokumen terlampir), dan upaya kolaboratif Anda tidak luput dari perhatian!

Apa yang perlu ditingkatkan: Anda hanya memenuhi dua dari enam tenggat waktu proyek Anda tahun ini. Hal ini menyebabkan proyek melebihi anggaran dan mengganggu kemampuan kami untuk menjadwalkan kontraktor dengan benar.

Langkah selanjutnya: Seperti yang kita diskusikan dalam pertemuan kita, harap prioritaskan tenggat waktu di tahun mendatang. Jangan ragu untuk memberi tahu saya jika Anda membutuhkan lebih banyak staf, lebih sedikit proyek, atau sumber daya lainnya.

Saya di sini untuk Anda jika Anda perlu membicarakan sesuatu atau memiliki pertanyaan atau masalah lain.

Sungguh-sungguh,

Lauren

Contoh umpan balik rekan

Hai Mak, kolaborasi Anda dengan tim sangat bagus minggu lalu, tetapi saya merasa proyek saya dikesampingkan ketika Anda meminta bantuan saya dengan grafik untuk kampanye email. Saya telah melihat cukup banyak karya Anda di masa lalu untuk merasa yakin bahwa Anda dapat membuat set yang bagus sendiri. Apakah Anda pikir Anda bisa mencoba menanganinya sendirian minggu depan? Jika tidak, beri tahu saya dan kami akan membahas beberapa alternatif.

Umpan balik adalah kunci untuk pengembangan profesional

Menyusun umpan balik yang efektif membutuhkan usaha. Untuk membuat umpan balik yang produktif dan mudah dicerna, pastikan itu jelas, empatik, dan dapat ditindaklanjuti.

Berikan contoh ketika pekerjaan atau perilaku mereka tidak ideal, dan berikan tujuan tindak lanjut yang jelas dan dapat dicapai. Juga, tunjukkan pencapaian dan tekankan mengapa umpan balik itu penting. Tempatkan diri Anda pada posisi penerima dan atur umpan balik tertulis Anda. Tetap berpegang pada pendekatan ini, dan Anda akan segera memberikan umpan balik tertulis yang efektif.

Umpan balik positif dan negatif mengharuskan Anda menulis dengan bijaksana. Jadi ingatlah dasar-dasar ini:

1. Mulailah dengan hal-hal positif.
2. Tunjukkan apa yang kurang, jika ada.
3. Akhiri dengan langkah selanjutnya yang jelas dan dapat dicapai.

Anda mungkin memiliki tujuan tertentu saat memberikan umpan balik tertulis. Tetapi ingat bahwa hasil terbaik adalah orang tersebut menghargai wawasan dan tahu apa yang harus dilakukan dengan informasi tersebut.