10 suggerimenti per l'etichetta e-mail quando si ha a che fare con i giornalisti

Inviare la tua presentazione via email a un giornalista? Assicurati di seguire queste semplici regole di etichetta:

1. Esci con le maiuscole nella riga dell'oggetto. Stai cercando di mostrare eccitazione nella riga dell'oggetto? Ti assicuro che usare tutte le maiuscole non è il modo di farlo. Dimentichiamo l'idea che i maiuscoli siano considerati urlare nel mondo della messaggistica. Ancora di più, devi ricordare che le caselle di posta dei giornalisti sono piene di spam. E una riga dell'oggetto con tutte le maiuscole gli urlerà spam. E anche se non... beh, è ​​semplicemente fastidioso.
2. Elimina i punti esclamativi. I punti esclamativi eccessivi sono il segno di uno scrittore alle prime armi. Le persone sembrano pensare che usandoli ripetutamente, trasmetteranno quanto siano interessanti ed eccitanti le loro notizie. Tuttavia, proprio come le maiuscole, usare troppi punti esclamativi è semplicemente irritante. E per non parlare del fatto che quando li usi ripetutamente perdono il loro valore. Tuttavia, uno o due punti esclamativi ben posizionati possono aggiungere quell'eccitazione che stai cercando. Posizionali con saggezza.
3. Metti le informazioni migliori nella riga dell'oggetto. È semplicemente scortese sprecare il tempo di un giornalista. E se il titolo dell'e-mail non offre loro nulla, verrà sicuramente eliminato. Detto questo, assicurati che la riga dell'oggetto della tua email fornisca loro le informazioni più importanti. Non farli lavorare per scoprire perché dovrebbero ascoltare il tuo tono, perché non lo faranno, sia per mancanza di tempo che per semplice arroganza. Qualunque sia la parte più grande del tuo discorso, rendila chiara come il giorno prima che abbiano anche la possibilità di fare clic.
4. Controllo ortografico. Davvero. Abbiamo passato i giorni delle scuse per gli errori di ortografia. La nostra e-mail praticamente lo fa per noi. Anche se non si fa clic sul pulsante di controllo ortografico, di solito vengono sottolineati gli errori di ortografia. La mancata correzione indica al giornalista che l'e-mail non è molto importante per te.
5. Non essere elegante. Non ho mai capito il fascino delle persone per gli sfondi e i caratteri delle e-mail. A me sembra semplicemente giovanile. Perchè è! Ascolta, quando inizi a cambiare il colore del testo e ad aggiungere elementi grafici e tutto il resto, tutto ciò che fai è distrarli e rendere più difficile la lettura del tuo tono. Non sono interessanti nei tuoi caratteri carini. Basta arrivare al punto. E per l'amor di Dio, non usare Comic Sans.
6. Assicurati che il tuo allegato sia effettivamente allegato. "Per favore, trova il documento allegato..." significa molto poco se il documento allegato non è effettivamente lì. Sei già estremamente fortunato che il giornalista abbia persino aperto la tua e-mail, tanto meno abbia provato a scaricare il tuo allegato. E se il tuo attaccamento in realtà non è lì, è probabile che quando lo capisci e lo rinvii, non si preoccuperanno nemmeno di cercare perché pensano che tu sia incompetente.
7. Dì no alle emoticon. Un altro modo per dare sui nervi a un giornalista e apparire come un principiante. Ascolta, l'idea qui è che prendano te e il tuo campo sul serio. Ma siamo onesti qui: chi prenderà sul serio qualcuno che segue la sua firma con tre faccine sorridenti? Tienilo ai messaggi che fai con i tuoi amici.
8. Sii educato. Non hai diritto a jack. Detto questo, sii umile ed educato. Dì per favore e grazie."
9. Non inviare più email. Il follow-up va bene e tutto, ma se non ricevi risposta, inviare e-mail per vedere se "hanno ottenuto il tuo tono" non è solo inutile, ma è spam. Quindi, se stai cercando di essere inserito nella lista nera, vai avanti e infrangi questa regola.
10. Se rispondono, assicurati di restituire il favore. Ti hanno risposto via email? Grande! E adesso? Ti hanno fatto una domanda? Vogliono un colloquio? Qualunque cosa abbiano richiesto, falla immediatamente. Sono stati così gentili da prenderne atto, quindi non farli aspettare.

Riesci a pensare ad altre regole per l'etichetta e-mail che dovrei aggiungere alla mia lista? Aggiornami!

Questo articolo è stato scritto da Mickie Kennedy, fondatore di eReleases (https://www.ereleases.com), il leader online nella distribuzione di comunicati stampa a prezzi accessibili. Prendi la tua copia gratuita di 160 pagine del Big Press Release Book – Press Releases for Every Occasion and Industry qui: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/