4 modi migliori per esprimere "Ci scusiamo per l'inconveniente" via e-mail

A nessuno piace essere portatore di cattive notizie, soprattutto per iscritto. Quando comunichiamo una notizia sfortunata, un errore o una svolta deludente degli eventi, tendiamo a inserire una frase particolare per attutire il colpo: “Ci scusiamo per l’inconveniente”. La tentazione di usare questa frase è comprensibile. Ma spesso se ne abusa, sia che si tratti di segnalare un piccolo fastidio, come cambiare l'orario di una riunione, o qualcosa di più significativo, come l'annullamento di un contratto importante.

Ma anche se utilizzato sul serio, questo banale modo di dire è diventato così comune che, ironicamente, può sembrare falso. Soprattutto se il destinatario vedrà l'inconveniente come un grande fastidio, le scuse predefinite possono trasmettere poco rimorso; rischi di sembrare falso o insensibile.

Ci sono opzioni migliori per chiedere scusa. A volte esiste un modo più appropriato per esprimere rammarico, soprattutto se è fuori dal tuo controllo. Forse sta scrivendo una lettera di scuse . Altre volte, quando provi davverorimorsoe colpa, ci sono modi più forti per dirlo. Qui abbiamo raccolto una manciata di alternative per le diverse situazioni che potresti incontrare.

1 “Capisco la tua frustrazione.”

Soprattutto nei ruoli a contatto con il cliente in contesti professionali, è facile usare "Ci scusiamo per l'inconveniente" come scusa generica (ad esempio, un pacco smarrito, un appuntamento mancato o un servizio difettoso). In questi casi, la frase può risultare invalidante o poco professionale anziché premurosa. Ciò può aumentare la frustrazione.

È importante elaborare risposte che dimostrino di comprendere il punto di vista del destinatario e di voler rimediare agli errori commessi. Piuttosto che respingere il reclamo come un semplice “inconveniente”, è più probabile che riconoscere i propri sentimenti e accettare la colpa porti a una riparazione. Usare "Capisco la tua frustrazione" guida la risposta con empatia. È un modo più forte per attenuare, si spera, le emozioni intense e raggiungere una soluzione di cui entrambe le parti si sentono bene.

2 “Mi rendo conto che è deludente.”

Immagina questo: sei esausto dopo un'intensa settimana lavorativa e devi annullare un appuntamento a cena. . . trenta minuti prima dell'inizio. Inviare "Ci scusiamo per l'inconveniente" è un modo impersonale per fornire quella notizia. Anche se le nostre comunicazioni sono sempre più digitali, non siamo robot. Ricorda che c'è una persona dall'altra parte della corrispondenza.

Riconoscere la delusione e assumersene la responsabilità sono fondamentali qui. Mostra che stai pensando alla loro prospettiva. Prova invece a iniziare il messaggio con qualcosa del tipo: "Mi rendo conto che il preavviso è breve e che è tutta la settimana che non vediamo l'ora di incontrarci nel tuo ristorante preferito. . .” Con questo ti assumi la responsabilità. Includere i dati personali comunica anche attenzione.

Lasciare che il destinatario sappia che sei consapevole dei tuoi difetti e che miri a sistemare le cose creerà fiducia e sicurezza nella relazione, sia personale che professionale.

3 "Grazie per la pazienza."

Il rimpianto e il rimorso non sono la stessa cosa. A volte accadono cose sfortunate o deplorevoli ma che sfuggono al nostro controllo. Queste circostanze in realtà non giustificano le tue scuse. Ad esempio: immagina di essere un addetto alle prenotazioni di una compagnia aerea e una tempesta di neve invernale provoca un ritardo del volo di ore. Non sei responsabile del clima estremo. In questo caso, usare "Mi dispiace per l'inconveniente" può attribuire la colpa a te stesso quando non ce n'è.

Chiedendo scusa rischi di accettare la responsabilità di qualcosa che va oltre il tuo controllo. Invece, sposta l’emozione in questione dal rimorso alla gratitudine. Esprimere gratitudine per la comprensione capovolge il copione ed è probabile che susciti lo stesso sentimento anche nel destinatario. Prova: "Grazie mille per la pazienza. Ci auguriamo che le condizioni siano presto sicure per il decollo”. Ciò consente al destinatario di sapere che sei empatico e comprendi la sua esasperazione.

4 “Lascia che ti aiuti”.

Invece di offrire scuse, offri una soluzione. Le persone si lamentano quando sono deluse perché vogliono essere ascoltate o vogliono che il loro problema venga risolto. "Mi dispiace per l'inconveniente di versare vino rosso sui tuoi pantaloni bianchi" non toglierà la macchia. D'altra parte, "Lasciami pagare il lavaggio a secco" lo farà.

Avere la consapevolezza di essere proattivo nel processo di risoluzione dei problemi dimostrerà al tuo destinatario che ti sforzi di essere una persona più responsabile. Questo approccio può salvarti dai mal di testa lungo la strada. La prossima volta che c'è un problema che è in tuo potere risolvere, offriti di risolverlo.