4 modi migliori per esprimere "Scusa per l'inconveniente" nell'e-mail

A nessuno piace essere portatore di cattive notizie, soprattutto per iscritto. Quando comunichiamo notizie sfortunate, un errore o una svolta degli eventi deludente, tendiamo a lanciare una frase in particolare per attutire il colpo: "Scusa per l'inconveniente". La tentazione di usare questa frase è comprensibile. Ma è spesso abusato, sia che stiamo segnalando un leggero fastidio, come cambiare l'ora di una riunione, o qualcosa di più significativo, come l'annullamento di un contratto importante.

Ma anche se impiegato sul serio, questo banale giro di parole è diventato così comune che, ironia della sorte, può sembrare insincero. Soprattutto se il destinatario vedrà l'inconveniente come un grande fastidio, le scuse in scatola possono trasmettere poco rimorso; rischi di sembrare falso o insensibile.

Ci sono opzioni migliori per chiedere scusa. A volte c'è un modo più appropriato per esprimere rammarico per una situazione, soprattutto se è fuori dal tuo controllo. Altre volte, quando sei veramente pentito e in colpa, ci sono modi più forti per dirlo. Qui, abbiamo raccolto una manciata di alternative per diverse situazioni in cui potresti trovarti.

1 "Capisco la tua frustrazione".

Soprattutto nei ruoli a contatto con i clienti in contesti professionali, è facile usare "Ci scusiamo per l'inconveniente" per una serie di problemi (ad es. pacco smarrito, appuntamento mancato o servizio difettoso). In questi casi, la frase può risultare invalidante o non professionale invece di preoccupante. Questo può aumentare la frustrazione.

È importante elaborare risposte per mostrare che comprendi il punto di vista del destinatario e vuoi rimediare alle irregolarità. Piuttosto che liquidare la loro denuncia come un semplice "inconveniente", è più probabile che riconoscere i loro sentimenti e accettare la colpa porti a una riparazione. L'uso di "Capisco la tua frustrazione" guida la risposta con empatia. È un modo più efficace per ridurre, si spera, le emozioni accresciute e raggiungere una soluzione per la quale entrambe le parti si sentono bene.

2 "Mi rendo conto che questo è deludente."

Immagina questo: sei esausto per un'intensa settimana di lavoro e devi annullare un appuntamento per cena . . . trenta minuti prima che cominci. Inviare "Scusa per l'inconveniente" sembra un modo impersonale per fornire quella notizia. Anche se le nostre comunicazioni sono sempre più digitali, non siamo robot. Ricordando che c'è una persona dall'altra parte della corrispondenza.

Riconoscere la delusione e assumersi la responsabilità è fondamentale qui. Mostra che stai pensando alla loro prospettiva. Invece, prova a iniziare il tuo testo con qualcosa del tipo: "Mi rendo conto che si tratta di un preavviso breve e che non vedevamo l'ora di incontrarci nel tuo ristorante preferito per tutta la settimana . . . ” Con questo, ti assumi la responsabilità. Includere i dati personali comunica anche la cura.

Far sapere al destinatario che sei consapevole dei tuoi difetti e che miri a sistemare le cose creerà fiducia e sicurezza nella relazione, sia personale che professionale.

3 "Grazie per la pazienza."

Il rimpianto e il rimorso non sono la stessa cosa. A volte accadono cose che sono sfortunate o deplorevoli ma sfuggono al nostro controllo. Queste circostanze in realtà non giustificano le tue scuse. Ad esempio: immagina di essere un addetto alla prenotazione di una compagnia aerea e una tempesta di neve invernale provoca un ritardo del volo di un'ora. Non sei responsabile per il tempo estremo. In questo caso, usare "Mi dispiace per l'inconveniente" può dare la colpa a te stesso quando non ce n'è.

Chiedendo scusa, rischi di accettare la responsabilità di qualcosa che sfugge al tuo controllo. Invece, sposta l'emozione a portata di mano dal rimorso alla gratitudine. Esprimere grazie per la comprensione capovolge il copione ed è probabile che susciti lo stesso sentimento anche nel destinatario. Prova: "Grazie mille per la tua pazienza. Ci auguriamo che le condizioni saranno presto sicure per il decollo". Ciò consente al destinatario di sapere che entri in empatia e comprendi la sua esasperazione.

4 “Lasciami aiutare”.

Invece di scusarti, offri una soluzione. Le persone si lamentano quando sono deluse, non perché a loro piace piagnucolare, ma perché vogliono essere ascoltate o vogliono che il loro problema venga risolto. "Mi dispiace per l'inconveniente di aver versato vino rosso sui tuoi pantaloni bianchi" non toglierà la macchia. D'altra parte, "Lasciami pagare per il tuo lavaggio a secco".

Avere la consapevolezza di essere proattivi nel processo di risoluzione dei problemi dimostrerà al destinatario che ti sforzi di essere una persona più responsabile. Questo approccio può salvarti dai mal di testa lungo la strada. La prossima volta che c'è un problema che puoi risolvere, offri di risolverlo.