5 semplici modi per scrivere di problemi negativi con una rotazione positiva

Hai mai scritto qualcosa solo per avere il destinatario completamente frainteso il tuo intento? O sei stato accusato di bruschezza quando pensavi di essere professionale ed efficiente? Ci sono molte parti in movimento quando si tratta di comunicare in modo efficace, ma tra le più importanti c'è il tono.

Ho trascorso quasi due decenni nelle trincee online in ruoli che vanno dal proprietario di un'azienda al moderatore del forum allo straordinario scrittore di e-mail di PR, un vero diplomatico virtuale. Ecco il mio miglior consiglio per scrivere di questioni negative in un modo che suoni positivo e produttivo.

1 Presentare soluzioni invece di problemi.

È meglio parlare di ciò che puoi fare piuttosto che di ciò che non puoi. Formula una soluzione o un piano alternativo e presentalo invece.

2 Dichiara quello che vuoi, non quello che non vuoi.

Perché concentrarti sulla prevenzione di un esito negativo quando puoi incoraggiarne uno positivo? Invece di iniziare le richieste con "non farlo", prova a dichiarare ciò che vuoi .

3 Tieni sotto controllo l'iperbole.

A volte il linguaggio esagerato viene utilizzato con grande efficacia (in particolare dagli inserzionisti) per promuovere qualcosa o parlare di questioni positive, ma quando lo usi in un contesto negativo può evocare cattivi sentimenti. Fai attenzione alle parole come sempre e mai . È più probabile che a volte significhino uno di questi due estremi.

4 Prova "Dichiarazioni I".

Quando stai affrontando un problema difficile, le affermazioni che iniziano con "tu" (e soprattutto "tu sempre" e "tu mai" - vedi il suggerimento precedente sull'iperbole) tendono a suonare come accuse. E le accuse, ovviamente, sollevano le difese di una persona.

Quando parli di qualcosa di negativo, concentrati su come ti fa sentire la situazione piuttosto che su ciò che ha fatto l'altra persona.

5 “Mi dispiace, ma . . .” significa che non sei dispiaciuto.

Quando ero un bambino, e mi scusavo per qualche atto atroce di tradimento infantile, mi scusavo spesso dicendo: "Mi dispiace, ma..." Mia madre mi interrompeva, dicendo: "In qualsiasi momento aggiungi un 'ma' significa che non sei dispiaciuto, ti stai solo difendendo".

Quando ti dispiace, scusa. Le scuse e le altre difese rendono inutili le scuse.

Ecco un paio di cose da considerare prima di inviare un'e-mail, scrivere un post sui social media o affrontare qualsiasi cosa negativa per iscritto.

• Fai un controllo dell'empatia. Leggi ciò che hai scritto come se fossi il destinatario. Come ti sentiresti se qualcuno te lo mandasse? C'è qualcosa che puoi cambiare per rendere il messaggio più positivo o per concentrarti sulle soluzioni invece che sui problemi?
• Sieditici sopra. Ti è mai capitato di lanciare una feroce missiva e te ne sei quasi subito pentito? Concedi ai testi su problemi negativi un periodo di riflessione prima di inviarli o pubblicarli. È probabile che sarai in grado di riscrivere con una mentalità più positiva una volta che avrai avuto un po' di tempo per elaborare.

Non è sempre appropriato essere ottimisti ed entusiasti. Un agente immobiliare, ad esempio, non vorrebbe sembrare allegro quando scrive per dire a un cliente che il valore della sua casa è diminuito in modo significativo a causa di una flessione del mercato. Ma mantenere un tono positivo e incentrato sulla soluzione può rendere cose come cattive notizie o critiche meno devastanti.