7 cose dell'ultimo minuto da confermare prima della presentazione del comunicato stampa

Se non sei una persona orientata ai dettagli, guadare i piccoli dettagli di un comunicato stampa può essere difficile. Spesso con un progetto lungo e più bozze, non vuoi leggerlo di nuovo. Tuttavia, con qualsiasi invio di comunicati stampa, è fondamentale che il documento sia privo di errori. Utilizza questo elenco di controllo di 7 voci per eliminare dal tuo comunicato stampa i problemi che non si verificano prima della distribuzione.

1. Le 5 W

Ricontrolla che le tue informazioni principali siano corrette prima di inviare un comunicato stampa. Questi includono le risposte a chi, cosa, quando, dove, perché e come domande.

Hai scritto correttamente i nomi di tutti? Ricontrolla perché anche Smith e Jones possono avere ortografie alternative e non convenzionali come Smythe e Jewnes.

Assicurati di sapere che giorno è. È facile scrivere un comunicato stampa con qualche giorno di anticipo e poi pubblicarlo con una frase che è un giorno libero. Assicurati di sapere quale giorno della settimana è e di avere tutte le date corrette.

Se stai creando la tua lista di controllo per i comunicati stampa, aggiungi elementi separati per ciascuna di queste informazioni di base.

2. Programmazione della presentazione di un comunicato stampa

Se stai inviando un comunicato stampa tramite un servizio di comunicati stampa, assicurati che la data e l'ora in cui hai programmato l'uscita del comunicato siano corrette. Quando coordini account di social media, post di blog, comunicati stampa, e-mail e altre comunicazioni, devi assicurarti che siano tutti nell'ordine giusto.

Assicurati che le tue impostazioni siano anche per il fuso orario corretto. Anche se imposti tutto per uscire a intervalli di cinque minuti, se uno è impostato per l'ora orientale e uno è impostato per l'ora del Pacifico, il tuo ordine sarà comunque incasinato.

3. Includi una foto

Hai incluso una foto che la stampa può pubblicare? Molti articoli di notizie sono ora pubblicati online e includere un'immagine è un must per gli editori online.

Chiunque legga online si aspetta di vedere una foto. Le foto aiutano a catturare l'attenzione e a trasmettere parte della storia.

4. Stile AP

Leggi tutto prima di inviare, cercando errori di stile del comunicato stampa. Le notizie dovrebbero essere sempre in stile AP, quindi anche se qualcosa è tecnicamente errato, se è formattato in modo errato la stampa se ne accorgerà.

Dovranno dedicare più tempo per modificarlo e potrebbero scegliere di non includerlo affatto se la modifica richiede troppo tempo.

Un modo per assicurarti di cogliere tutti gli errori di battitura è impostare il tuo comunicato stampa per alcune ore, o anche durante la notte, se hai tempo. Mettilo via, salva i tuoi file e torna più tardi. Questo ti aiuterà ad avere occhi nuovi per vedere eventuali errori.

Chiedi a un collega di leggerlo per te. Avere una persona che non conosce il documento che lo esamina può aiutare a cogliere errori evidenti o parole imbarazzanti. Devi essere aperto alle critiche, però, se segui questa strada.

5. Includi informazioni di contatto

Chi dovrebbe contattare la stampa in caso di ulteriori domande? La tua azienda potrebbe essere abbastanza piccola c'è solo una persona per tutte le interviste ai media.

Eppure potresti anche avere qualcuno che parlerebbe alla stampa per ogni dipartimento. A seconda delle notizie e delle informazioni, potrebbe essere necessario modificare le informazioni di contatto di base incluse in ogni versione.

Avere un piano in atto per mettere in campo le richieste. Includere la linea diretta della persona di contatto o un numero generale a cui un addetto alla reception o un altro gatekeeper può aiutare a rispondere alle chiamate?

Esiste una casella di posta elettronica generica con più di una persona responsabile del controllo o tutte le domande andranno a un'e-mail specifica per la persona di contatto principale?

6. Titolo accattivante

Il tuo titolo attira l'attenzione? Se vuoi che le persone leggano le informazioni che stai presentando, devi includere un titolo che attiri il lettore.

Ci sono molti modi per attirare l'attenzione di qualcuno. Gli argomenti spigolosi attirano sempre l'attenzione, ma non dovresti falsificare un titolo solo per includere la parola "omicidio" o un altro linguaggio spigoloso. Assicurati che i tuoi titoli non siano fuorvianti.

Usa i numeri per cifra nei titoli per attirare l'attenzione. Se riesci a riformulare un titolo in modo che funzioni in un numero, girerai più teste rispetto a quando dichiari un fatto o vai dritto al punto.

Il linguaggio misterioso può anche creare curiosità. Usa parole che fanno meravigliare le persone, come "insolito" o "sospetto". Ecco alcune altre parole che stimolano la curiosità:

• Segreti
• Scaltro
• Strano
• Doloroso
• Libero

Scatena le persone senza offenderle. Non vuoi allontanare i lettori, ma vuoi premere un interruttore che li faccia guardare di nuovo.

Esercitati a lavorare con i titoli anche quando non stai scrivendo una storia immediata. Migliorerai le tue abilità e migliorerai più ti allenerai!

7. Ricerca

Ti sei assicurato che tutte le tue ricerche siano accurate? Se non sei sicuro, non dovresti pubblicarlo. Prima di affermare qualcosa come un fatto, assicurati di avere una fonte credibile per le tue informazioni.

Riviste scientifiche ed esperti sono ottime fonti, così come ricercatori aziendali pagati e testate giornalistiche affidabili. Anche le organizzazioni governative sono spesso fonti credibili.

Assicurati di fornire alla stampa informazioni che possono citare senza preoccuparti della sua affidabilità.

Evitare gli errori

Quando si dispone di un comunicato stampa è necessario uscire entro una certa scadenza, può essere facile inviarlo senza verificare la presenza di errori. Dopotutto, lo hai modificato per ore o giorni e non può esserci nulla di sbagliato.

Tuttavia, piccoli errori possono rovinare il tuo comunicato stampa e ridurne l'impatto. L'uso dei suggerimenti di cui sopra può aiutarti a evitare questi fastidiosi problemi e ottenere una storia fluida per il prossimo ciclo di notizie.

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