Una raccolta di 10 post in linguaggio semplice di base

Writers Write è una risorsa di scrittura in un linguaggio semplice. In questo post, abbiamo riunito alcuni dei nostri post di base in linguaggio semplice del 2012 in un'unica pagina di facile lettura.

Abbiamo iniziato a scrivere di un linguaggio semplice perché è diventato legge in Sud Africa.

Abbiamo emesso questo comunicato stampa: Comunica chiaramente o affronta le conseguenze

Quindi, per completare i nostri post sull'argomento, abbiamo chiesto a un esperto legale, Michele van Eck, di scrivere una serie di brevi articoli sull'argomento. Questi sono i suoi post riuniti in una pagina.

1.) Come la legge definisce il linguaggio semplice

Il Parlamento ha iniziato a incorporare requisiti linguistici semplici nella legislazione. Sebbene la conformità non sia l'unico vantaggio derivante dall'utilizzo di un linguaggio semplice, è comunque una considerazione importante durante la comunicazione.

Il National Credit Act , il Companies Act e il Consumer Protection Act hanno essenzialmente gli stessi requisiti per un linguaggio semplice. Danno una certa chiarezza sulle aspettative per l'uso del linguaggio semplice nei documenti.

1. Un documento è considerato in un linguaggio semplice se una persona comune con un livello medio di capacità di alfabetizzazione e un'esperienza minima nel campo può comprendere il documento.
2. In sostanza, devi considerare il tuo pubblico previsto e comunicare al livello di alfabetizzazione e conoscenza del tuo pubblico.
3. La legge va oltre affermando che una persona deve essere in grado di comprendere il contenuto, il significato e l'importanza del documento e solo allora un documento è considerato in un linguaggio semplice.

Le aziende non possono permettersi di ignorare i requisiti del linguaggio semplice e dovrebbero tenerne conto quando comunicano.

2.) 3 modi per scrivere in un linguaggio semplice

Sii breve e semplice

Un documento non ha più valore perché è più lungo. Ripetere le informazioni non le rende più importanti. L'uso del gergo non rende il messaggio più significativo.

3.) 8 fattori che influenzano il linguaggio semplice

Se scrivi per lavoro, devi scrivere in un linguaggio semplice.

Il National Credit Act, il Companies Act e il Consumer Protection Act hanno alcune linee guida per il linguaggio semplice. Questi determineranno se il tuo documento è in un linguaggio semplice.

Sono:

1. Il contenuto del documento . Cosa dice il documento?
2. Il livello di comprensione del documento . Cosa capisce il tuo pubblico quando legge il documento?
3. La consistenza delle informazioni . Le informazioni contenute nel documento sono utilizzate in modo uniforme e coerente?
4. L'organizzazione e lo stile del documento . Il layout del documento è di facile comprensione?
5. Il vocabolario utilizzato . Il tuo pubblico sarebbe in grado di comprendere la lingua che hai utilizzato nel documento?
6. La struttura della frase . Le frasi sono brevi, concise e facili da leggere?
7. Intestazioni . Hai usato i titoli per aiutare a guidare il tuo pubblico attraverso il documento?
8. Illustrazioni e aiuti visivi . Hai utilizzato illustrazioni o diagrammi per aiutare il tuo pubblico a comprendere il documento?

4.) Come perdere un'elezione in un linguaggio semplice

Gli esperti hanno predetto guai, ma i politici hanno insistito a prescindere. Molti elettori hanno letto male le istruzioni sulle schede elettorali. Alcuni elettori hanno completato le schede elettorali come nelle precedenti elezioni. Un totale di 147.000 schede elettorali (4%) sono state viziate e respinte. In alcuni collegi elettorali ciò si è tradotto in una maggioranza per alcuni partiti politici.

Il partito di governo è stato sconfitto da un seggio unico. Il 4% di schede distrutte avrebbe potuto portare a un risultato elettorale diverso.

Fonte: Oxford Guide to Plain English di Martin Cutts, Oxford University Press

5.) Perché il linguaggio semplice è popolare

1. Il linguaggio semplice funziona.
2. Le persone preferiscono capire cosa stanno leggendo.
3. Comunicare in un linguaggio comprensibile mostra rispetto per il tuo lettore.

C'è un'idea sbagliata che il linguaggio semplice sia il processo di "smorzare" il linguaggio. Questo non è il caso. Il messaggio non è meno efficace a causa del linguaggio semplice. In effetti, un linguaggio semplice consente una migliore comprensione. Il linguaggio semplice è comunicare con il lettore in mente. Trasmette il messaggio in modo rapido ed efficace.

L'efficacia della tua comunicazione aumenterà se:

1. mettiti nei panni del tuo lettore; e
2. presumere che il lettore non sappia nulla dell'argomento.

6.) Come scrivere termini e condizioni in un linguaggio semplice

Conosci i termini e le condizioni del tuo contratto di telefonia mobile?

La chiarezza nei documenti legali può essere migliorata da:

1. Usando i pronomi, ad esempio: io, noi, tu.
2. Eliminare i 'doppietti', ad esempio: "regole e regolamenti" o "accetta e concorda".
3. Rimozione di parole extra.
4. Usare frasi più brevi.
5. Utilizzo di liste verticali.

Il paragrafo seguente è tratto dai termini e condizioni di una società di telecomunicazioni sudafricana. È in un linguaggio semplice?

Lo capisci?

“L'abbonato accetta e accetta che questi termini e condizioni diventeranno vincolanti per esso una volta alla Data di inizio, ovvero una volta che la Società avrà elaborato il Modulo di domanda e accettato di fornire all'Abbonato il Servizio mobile selezionato e i Beni mobili selezionati. , nota come data di inizio. In altre parole, l'accordo avrà inizio alla Data di inizio.”
Abbiamo apportato alcune modifiche utilizzando i principi del linguaggio semplice.

Capisci questa versione?

Accetti questi termini e condizioni. Sarai vincolato a questi termini e condizioni dalla Data di inizio. La data di inizio inizierà quando avremo:

1. elaborato il modulo di domanda; e
2. ha accettato di fornirti i beni e i servizi che hai selezionato.

7.) I termini e le condizioni di E-Toll sono scritti in un linguaggio semplice?

È scritto in un linguaggio semplice?

Alcune aree che creano confusione nel documento:

1. Ci sono 26 termini definiti che rendono il documento difficile da capire.
2. L'uso di acronimi come “ANPR” (tecnologia di riconoscimento automatico delle targhe), TCH (transaction clearing house), VLN (numero di targa dei veicoli a motore) e VPC (centro di elaborazione delle violazioni).
3. L'uso del legalese.
4. Usando la voce passiva.
5. Frasi lunghe e complicate.

L'applicazione di un linguaggio semplice migliorerà la chiarezza del documento.

Esempi:

" 5. In qualità di utente registrato, l'utente verrà fatturato e sarà responsabile per le transazioni di pedaggio registrate in base al VLN dell'utente o al suo e-tag ."

In parole povere : devi pagare il pedaggio per il numero di targa o l'e-tag del tuo veicolo.

“ 6.6. L'utente comprende e accetta che la sua responsabilità di incorrere in pedaggi sorge quando il suo veicolo a motore supera un punto di pedaggio. L'importo del pedaggio è calcolato con riferimento al punto di pedaggio e non con riferimento ai chilometri percorsi prima che l'utente raggiungesse il punto di pedaggio .

In parole povere : devi pagare il pedaggio. Il pedaggio viene determinato quando si supera un punto di pedaggio. I chilometri percorsi non determinano il pedaggio.

8.) Il linguaggio semplice è un diritto democratico

L'articolo, Il giro del mondo in parole semplici , spiega che uno dei fallimenti nell'uso di un linguaggio semplice deriva dal governo.

L'uso continuato di un linguaggio confuso e poco chiaro nella legislazione crea incertezza. I problemi sorgono attorno a questioni di interpretazione. L'articolo afferma che la capacità di comprendere ciò che viene comunicato, in particolare dal governo ai suoi cittadini, è un diritto democratico.

In Sud Africa, leggi come il Consumer Protection Act hanno obbligato le aziende a usare un linguaggio semplice quando comunicano con i propri clienti.

“ La comunicazione rimane al centro della nostra società in cambiamento. Indipendentemente dal fatto che il messaggio venga scambiato tra due persone o tra numerosi paesi, deve iniziare con un linguaggio familiare e appropriato per il pubblico previsto .

Fonte: The European Policitcal Newspaper, “Il giro del mondo in parole semplici” di Marie Clair (Plain English Campaign) 8 aprile 2012.

9,) Linguaggio semplice: conosci il tuo pubblico

C'è un malinteso sul linguaggio semplice. La gente pensa che si tratti semplicemente di sostituire parole complicate con parole semplici.

Include anche l'attento studio del pubblico a cui ti rivolgi e modellare la comunicazione per assicurarti che sia compresa.

Ecco quattro aspetti da considerare riguardo al tuo pubblico:

1. Età: l'età media del tuo pubblico influenzerà la facilità con cui il tuo messaggio viene letto e compreso.
2. Istruzione : l'istruzione del tuo pubblico influenzerà l'uso del gergo, la terminologia specifica del settore e il livello della lingua nella tua comunicazione. Ad esempio, il linguaggio utilizzato tra i medici sarà molto diverso dal linguaggio utilizzato tra un medico e un paziente.
3. Livello di alfabetizzazione : il livello medio di alfabetizzazione del tuo pubblico di destinazione influenzerà la loro capacità di comprendere il tuo messaggio.
4. Lingua : il modo in cui modelli la tua comunicazione sarà influenzato dal fatto che l'inglese sia la prima, la seconda o anche la terza lingua del tuo pubblico.

10.) Perché dovresti scegliere di usare un linguaggio semplice

I tempi sono cambiati. Ci sono pressioni sempre crescenti sulle imprese affinché utilizzino un linguaggio semplice nella comunicazione interna ed esterna.

In poche parole, il linguaggio semplice è l'uso di un linguaggio chiaro, efficace e scritto senza problemi. Viene compreso dal pubblico la prima volta che viene letto o ascoltato. È il modo più efficace per comunicare per garantire che il messaggio non venga frainteso.

Per un'azienda l'uso di un linguaggio semplice ha i seguenti vantaggi:

1. Il pubblico comprende ciò che viene comunicato, il che a sua volta riduce l'incertezza e la frustrazione.
2. Ci sono risparmi misurabili su tempo e costi. È stato dimostrato che l'uso di un linguaggio semplice riduce le chiamate all'helpdesk, le domande e la duplicazione del lavoro. Il risparmio di tempo ha un vantaggio economico tangibile per un'azienda.
3. Rispetto della legge ed evitare costi legali inutili. Il Consumer Protection Act, il National Credit Act e il Companies Act (solo per citarne alcuni) hanno reso obbligatorio l'uso di un linguaggio semplice per le imprese.

È tempo che le aziende rivedano il modo in cui comunicano. Devono prendere sul serio l'uso del linguaggio semplice. Il linguaggio semplice è qui per restare.

Speriamo che questi post ti abbiano aiutato a capire un po' meglio il linguaggio semplice.

La serie è stata scritta da Michele van Eck . Michelle ha un BComm in gestione aziendale e diritto, oltre a un LLB e un LLM. Specializzato in diritto societario e contrattuale, Michele scrive per De Rebus ed è coautore di articoli per TSAR (rivista di diritto sudafricano).

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